Functies

OutSmart is een uitgebreid field service platform die jou alle mogelijkheden biedt om je werkprocessen te optimaliseren. Hieronder beschrijven we een aantal van de meest gebruikte functionaliteiten. Klik op de functie waar je meer van wilt weten om er direct naar toe te scrollen.

Digitale Werkbonnen

De basis van Outsmart zijn digitale werkbonnen. We hebben fantastische apps ontwikkeld (iOS, Android) die zowel op smartphone als tablet te gebruiken zijn. Complexe zaken worden heel simpel gemaakt dankzij onze jarenlange ervaring.

  • overzicht per dag van al je klussen
  • urenregistratie (prikklok-functie)
  • materiaalregistratie
  • voeg foto’s toe van voor en na het werk
  • laat de bon door je klant aftekenen
  • objecten, formulieren, indirecte urenregistratie
  • direct afrekenen (met SumUp)
  • beschikbaar vanaf BASIC plan

Digitaal plannen

Online plannen was nog nooit zo eenvoudig

Met het OutSmart planbord kunnen de planners orders slepen naar de buitendienst-medewerkers. Zie op een kaartje real-time waar de mensen in het veld zijn. Vanuit de werkvoorraad kunnen eenvoudig de juiste mensen toegekend worden aan klussen.

  • planbord in te stellen per dag / week / maand
  • groeperen van medewerkers
  • filter op naam, skills of groep
  • alles drag & drop
  • real-time tonen van alle mensen op een kaartje
  • werkvoorraad
  • beschikbaar vanaf BASIC plan

CRM

Alles op één plek voor het beheren van je relaties

Met OutSmart CRM staan al je relaties en contactpersonen op één centrale plek. Per relatie zie je de geschiedenis van de klant bij jouw bedrijf, de status van bonnen, eventuele openstaande klantenservicekwesties en nog veel meer.

  • alle gegevens van een klant op een centrale plek
  • bekijk de geschiedenis van afgeronde bonnen
  • bekijk verstuurde en openstaande offertes en facturen
  • voeg notities en taken toe
  • beschikbaar vanaf BASIC plan

Offertes

Met OutSmart Offertes maak je snel een aanbieding op maat. Laat de offerte online aftekenen en zet deze direct om naar een werkbon.
Wie wil er niet een proces dat zo efficiënt werkt.

  • online ondertekenen van een offerte
  • maak je eigen layout
  • automatische herinneringen versturen
  • zet een offerte direct om naar een werkbon of factuur
  • templates naar eigen wens inrichten
  • bestanden (bijv algemene voorwaarden) toevoegen aan de offerte als bijlage of als onderdeel van de offerte
  • beschikbaar vanaf BASIC plan

Facturen

Maak in-1-klik van een werkbon een online factuur

Met OutSmart Facturen zet je een werkbon snel om naar een factuur. Automatische bewaking en versturen van herinneringen.
Boek je omzet. Je kunt zelfs vanuit de app klanten direct laten afrekenen (i.c.m. met SumUp).

  • creëer je eigen factuur layout(s)
  • maak een factuurschema’s op maat
  • automatisch herinneringen versturen
  • communicatie logboek
  • debiteuren/omzet dashboard
  • betalen/factureren in de App met Sumup
  • zet werkbonnen/offertes direct om in een factuur
  • beschikbaar vanaf BASIC plan

Contracten

Bewaak de kwaliteit van je bedrijf, wij helpen je je aan de afspraken te houden

Met OutSmart Contracten leg je simpel de afspraken vast tussen jou en je klant. Contracten helpt jou om je afspraken te bewaken en kan zelfs orders automatisch inplannen. Weet altijd precies wat beloofd is en of je voldoet aan alle afspraken. Zodoende kun je kwaliteit bieden.

  • keuze uit diverse Contract typen
  • werkbonnen worden o.b.v. het contract standaard op het juiste moment in de werkvoorraad geplaatst
  • koppelen van objecten, formulieren, materialen, uursoorten zijn standaard in te stellen
  • contractbeheer, eenvoudig starten en stoppen van contracten.
  • beschikbaar vanaf PRO plan

Projectmanagement

Bewaak je projecten en krijg nieuwe inzichten

  • aanmaken van activiteiten binnen een project
  • definiëren van uren en kosten obv voorcalculatie
  • project voortgang bewaking
  • projectplanning
  • beschikbaar vanaf TEAM plan

Formulieren

Maak zelf formulieren-op-maat, van checklist tot BTW-attest

Met de OutSmart formulieren editor maak je eenvoudig je eigen formulieren. De formulieren worden in de app ingevuld en kunnen optioneel met een werkbon in PDF naar de klant gemaild worden.

  • creëer je eigen formulieren met de formulieren editor
  • via de app eenvoudig vragenlijsten beantwoorden
  • voeg foto’s en handtekening toe aan het formulier
  • diverse type vragen mogelijk als dropdown, keuzerondjes, open vagen en aanvinkblokjes.
  • maak velden verplicht
  • voeg formulieren standaard toe aan je onderhoudscontract.
  • optioneel: we kunnen als maatwerk een formulier PDF helemaal eruit laten zien zoals je wilt
  • beschikbaar vanaf TEAM plan

Objectbeheer

Beheer alle assets van je klanten overzichtelijk

Met OutSmart Objectbeheer beheer je alle objecten van je klanten. Daarnaast kun je je buitendienst exact aansturen naar de objecten die geserviced moeten worden.
In de app ziet de buitendienst in één opslag de gehele geschiedenis van een object. Zo wordt de digitale gereedschapskoffer helemaal compleet.

  • creëer al je objecten of importeer vanuit Excel
  • in een boomstructuur kunnen ook object-onderdelen worden toegevoegd
  • geschiedenis van alle service-opdrachten per object inzichtelijk vanuit zowel de app als web-portaal
  • inzichtelijk ook voor de klant in klantportaal
  • beschikbaar vanaf PRO plan

Urenregistratie

Manage ook alle indirecte uren van het personeel

Met OutSmart Timesheets registreer je eenvoudig vanuit de app je indirecte uren.
De manager houdt op het web-account overzicht en kan de uren goed- of afkeuren.

  • boek indirect uren vanuit de app
  • manager beheert alle ingeboekte uren
  • beschikbaar vanaf TEAM plan

Customer portal

Bied een online portaal met jouw logo als professionele service aan jouw klanten.
Het OutSmart klantenportaal is te customizen in jouw huisstijl. Geef je klanten altijd en overal inzicht in de service opdrachten of laat ze zelf opdrachtaanvragen doen.

  • per relatie aan te bieden
  • in je huisstijl aan te passen
  • toon alle werkbonnen van de klant
  • toon alle (openstaande) facturen (i.c.m. koppeling Exact Online)
  • beschikbaar vanaf PRO plan