Contracten

Contractbeheer software is een digitaal systeem waarmee je servicecontracten, onderhoudsafspraken en SLA’s centraal beheert. Je legt looptijden, frequenties en afspraken vast per klant of object. Het systeem bewaakt termijnen, maakt automatisch werkbonnen aan en zorgt dat je nooit meer een onderhoudsmoment of factuurmoment mist.

In OutSmart maak je een contract aan door de klant, het object, de looptijd en de onderhoudsfrequentie in te stellen. Je kunt kiezen voor een vaste datum of een terugkerend interval (wekelijks, maandelijks, jaarlijks). OutSmart maakt vervolgens automatisch een werkbon aan op het geplande moment.

Een SLA (Service Level Agreement) is een afspraak over de servicekwaliteit die je levert — meestal uitgedrukt in responstijd en oplostijd. In OutSmart stel je SLA-termijnen in per contract. Het systeem bewaakt automatisch of klussen binnen de afgesproken tijd worden opgepakt en opgelost. Je ziet in het dashboard direct welke klussen de SLA dreigen te overschrijden.

Op basis van het ingestelde interval maakt OutSmart automatisch een werkbon aan op het juiste moment. Je hoeft niets handmatig in te plannen. De werkbon verschijnt in het planbord en de monteur ziet de opdracht direct in zijn app — inclusief objectgegevens en onderhoudshistorie.

Ja. In OutSmart koppel je een contract direct aan een of meerdere objecten bij de klant. De monteur ziet bij elke werkbon welke installatie het betreft, de onderhoudshistorie en eventuele keuringsrapporten. Zo is alles altijd aan elkaar gekoppeld — contract, object en werkbon.

Je stelt in OutSmart in wanneer en hoe een contract gefactureerd wordt: per onderhoudsbeurt, maandelijks of jaarlijks vooruit. Op het afgesproken moment genereert OutSmart automatisch de factuur en stuurt deze door naar je boekhoudsoftware zoals AFAS, Exact of Snelstart.

OutSmart geeft een signalering zodra een klus de afgesproken respons- of oplostijd dreigt te overschrijden. De planner ziet dit direct in het overzicht en kan snel herplannen. Zo voorkom je SLA-boetes en houd je de klanttevredenheid hoog.

OutSmart contractbeheer werkt voor servicebedrijven van 5 tot 500+ medewerkers. Of je 20 contracten beheert of 2.000 — het systeem schaalt mee. Kleine bedrijven profiteren van automatisering en overzicht; grotere bedrijven van SLA-rapportages, koppelingen met ERP en geavanceerde contractfacturatie.