Nooit meer een servicecontract vergeten,
automatisch op tijd bij elke klant

Contractbeheer software voor servicebedrijven is een systeem waarmee je alle servicecontracten, SLA-afspraken en periodieke onderhoudsplanningen beheert in één overzicht. In OutSmart koppel je elk contract aan een klant, stel je intervallen en SLA-afspraken in, en zorgt het systeem automatisch voor werkbonnen, planning en facturatie.

Je legt het contract eenmalig vast in OutSmart met het afgesproken interval (maandelijks, kwartaal of jaarlijks) en de gekoppelde monteur. Op de afgesproken datum maakt OutSmart automatisch een werkbon aan en zet die klaar in het planbord. De monteur ziet de opdracht direct in zijn app — zonder dat jij er iets voor hoeft te doen.

Per klant of contracttype stel je de maximale reactietijd en hersteltijd in. Zodra een storingsmelding binnenkomt, start OutSmart de SLA-klok. Je ziet in het dashboard welke meldingen dreigen de deadline te overschrijden. Na afhandeling wordt de reactie- en hersteltijd vastgelegd — aantoonbaar bij audits of discussies.

Ja. Per contract stel je het facturatieinterval en tarief in. OutSmart genereert automatisch de factuur op de afgesproken datum en stuurt die door naar je boekhoudpakket — Exact Online, AFAS, Snelstart of Moneybird. Geen handmatig controleren meer, geen gemiste facturen.

Een servicecontract in OutSmart regelt de periodieke onderhoudsmomenten: wanneer, wie, hoe vaak en voor welk tarief. Een SLA (Service Level Agreement) is de bijbehorende afspraak over reactie- en hersteltijden bij storingen. In OutSmart beheer je beide in één scherm per klant.

Ja. Je stelt de looptijd en het automatisch herhalende interval in. OutSmart signaleert vóór de vervaldatum dat een contract afloopt — zodat je op tijd kunt verlengen zonder dat er onderhoud wordt gemist of facturatie stopt.

OutSmart contractbeheer is geschikt voor alle servicebedrijven met terugkerende onderhoudsafspraken: installatietechniek, beveiliging, koeltechniek & HVAC, deuren & toegangstechniek, bouw & onderhoud en facilitaire diensten. Elke branche met periodiek onderhoud en SLA-verplichtingen profiteert van geautomatiseerd contractbeheer.

Ja. Je start altijd met een gratis proefperiode van 14 dagen, zonder creditcard of verplichting. Bekijk de actuele prijzen op de tarieven pagina.

Ja. Je stelt per contract in wanneer de factuur wordt aangemaakt. OutSmart ondersteunt facturatie bij aanvang van de contractperiode, waarna de factuur automatisch wordt doorgezet naar je boekhoudpakket. Zo is de betaling geregeld voordat de eerste werkbon van start gaat.

Ja. Via de rapportagemodule maak je een overzicht van actieve contracten met factuurdatum, contractprijs en geplande bezoekdata. Je filtert op periode en exporteert naar Excel.

Ja. OutSmart signaleert automatisch wanneer een contract bijna afloopt. Via automatiseringen stuur je een herinnering naar de klant, maak je een taak voor de binnendienst of zet je een notitie op het planbord.

OutSmart kent drie contracttypen. Een preventief contract gebruik je voor gepland terugkerend onderhoud — het werkt met een vast schema (dag, week of maand) en de instelling ‘dagen vooraf’, die bepaalt hoe ver op voorhand de werkbon wordt aangemaakt. Een correctief contract gebruik je voor overeenkomsten met SLA-verplichtingen: in plaats van een vast schema bewaakt OutSmart de afgesproken reactie- en oplostijd (zie de SLA-pagina voor de volledige uitleg). Een jaarorder-contract gebruik je wanneer een klant per jaar een vast aantal werkbonnen afneemt, zonder vaste periodieke datum. Wijzigen van het type kan later, maar dan controleer je best de type-specifieke instellingen opnieuw.

Ja. Je koppelt een contract aan een object wanneer de overeenkomst geldt voor specifieke apparatuur of een specifieke locatie. Zo blijft onderhoud gekoppeld aan het juiste toestel en blijft de onderhoudshistorie overzichtelijk. Afhankelijk van je configuratie kan één contract op één of meerdere objecten betrekking hebben.

Ja. Je koppelt een contract aan een project wanneer het werk dat eruit voortkomt binnen een bredere projectadministratie valt. Dat is met name relevant bij grotere installatie- of onderhoudstrajecten waarbij je terugkerend werk wilt afstemmen op projectrapportage. Verplicht is dit niet — gebruik het alleen wanneer het contract deel uitmaakt van een projectgebaseerde workflow.

Ja. Met een contractimport maak je in één keer meerdere contracten aan, inclusief werkbonsjabloongegevens en — voor preventieve contracten — de terugkerende planningsgegevens. Zorg dat gekoppelde gegevens zoals contractvoorwaarden en klanten al bestaan voordat je importeert; rijen met ontbrekende referenties worden anders afgewezen bij de import.

Dat bepaal je zelf met de instelling ‘dagen vooraf’. Die telt terug vanaf de geplande datum: staat het schema bijvoorbeeld op 31 augustus en ‘dagen vooraf’ op 30, dan maakt OutSmart de werkbon al op 1 augustus aan. Zo geef je planners voldoende voorbereidingstijd. Zet je ‘dagen vooraf’ op 0, dan wordt de werkbon precies op de geplande datum aangemaakt. Voor correctieve contracten geldt dit niet — die gebruiken SLA-logica in plaats van een vast schema.

Ja. Met contractbudgetten vergelijk je de afgesproken financiële omvang van een contract met het daadwerkelijk uitgevoerde werk en de gemaakte kosten. Dat is niet hetzelfde als facturatie — budgettracking helpt je juist beoordelen of het werk binnen de afgesproken scope blijft, wat weer input geeft voor het verlengingsgesprek.