Verträge

Vertragsmanagement-Software digitalisiert Wartungs- und Serviceverträge. Sie speichert Laufzeiten, Objekte und SLAs zentral und erstellt automatisch Arbeitsaufträge zum vereinbarten Termin. OutSmart kombiniert Vertragsmanagement mit digitalen Arbeitsaufträgen, Zeiterfassung und direkter Abrechnung — alles in einem System. Ab €180/Jahr.

Du legst im Vertrag fest, wann und wie oft ein Wartungsauftrag erstellt werden soll — täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich. OutSmart erstellt den Auftrag automatisch zum richtigen Zeitpunkt, weist ihn einem Techniker zu und informiert den Kunden. Kein manuelles Einplanen nötig.

OutSmart unterstützt Wartungsverträge, Inspektionsverträge, Serviceverträge und individuelle Vereinbarungen mit beliebigen Intervallen. Du kannst pro Objekt einen oder mehrere Verträge anlegen, jeweils mit eigenen SLAs und Abrechnungsmodalitäten.

Ja. OutSmart zeigt die SLA-Fristen pro Auftrag in Echtzeit an und sendet automatische Alerts, wenn eine Frist zu verfallen droht. So erkennst du Abweichungen bevor der Kunde sie bemerkt und kannst rechtzeitig reagieren.

Ja. Techniker können Objekte, Installationsdaten und Auftragsdetails auch ohne Internetverbindung einsehen und Aufträge abschließen. Sobald sie wieder online sind, werden alle Daten automatisch synchronisiert.

Nach Abschluss eines Wartungsauftrags überträgt OutSmart alle erfassten Stunden und Materialien automatisch auf die Rechnung. Die Rechnung wird direkt an dein Buchhaltungsprogramm übertragen — Exact Online, AFAS, SnelStart, Moneybird oder Billomat.

OutSmart kostet ab €180 pro Jahr (€15/Monat pro Nutzer, jährlich abgerechnet). Das Vertragsmanagement ist in allen Tarifen enthalten — ohne versteckte Kosten. 14 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig.

Ja. Jeder Arbeitsauftrag, der aus einem Wartungsvertrag entsteht, wird beim Kunden gespeichert und, wenn du den Vertrag mit einer bestimmten Anlage oder einem Gerät verknüpfst, auch bei diesem Objekt. Die gesamte Historie liegt damit in derselben Akte wie der Vertrag selbst: frühere Wartungen, einzelne Störungseinsätze, verbrauchte Materialien, Fotos und unterschriebene Berichte. Ein Techniker sieht beim Öffnen des Auftrags direkt, was zuvor gemacht wurde und von wem, ohne im Büro anzurufen.

Ja, genauso wie für jede andere Branche in OutSmart: Du legst Laufzeit und Verlängerungsbedingungen einmalig fest, und OutSmart meldet automatisch, wenn ein Vertrag bald ausläuft, sodass nichts unbemerkt verfällt, während jeder geplante Wartungstermin dazwischen automatisch als Arbeitsauftrag angelegt wird. Das gilt genauso für Aufzugs- und Rolltreppenservice, die Reparatur von Haushaltsgeräten, Wasser- und Kanalarbeiten, Großküchengeräte und die Immobilienverwaltung wie für jedes andere Dienstleistungsunternehmen mit wiederkehrender, SLA-gebundener Arbeit.

Ja. Du hinterlegst ein Enddatum und die Verlängerungsbedingungen am Vertrag, und OutSmart meldet ihn rechtzeitig, bevor er ausläuft, damit nichts unbemerkt verfällt. In Kombination mit einer Automatisierung und einer deiner Kommunikationsvorlagen geht die Verlängerungsmitteilung automatisch an den Kunden, ohne manuelles Nachfassen.

Ja. Der Vertrag bestimmt, wie seine Arbeitsaufträge aussehen: welche Arbeitsart sie erhalten, welche Formulare mit Checklisten und Anweisungen mitlaufen und welcher Techniker zugewiesen wird. Im Wiederholungsplan eines Wartungsvertrags trägst du den Techniker direkt ein, dann wird der Auftrag sofort auf das Ausführungsdatum gelegt; lässt du das Feld leer, bekommt der Auftrag nur eine Frist und du planst ihn später im Scheduler. Eine Einstellung für die Tage im Voraus steuert, wie früh jeder Auftrag angelegt wird, und der Vertragsplan zeigt das Ergebnis, bevor er läuft.

Ja, über Preisvereinbarungen. Unter Price Management legst du für einen Artikel oder eine Stundenart einen Festpreis oder einen Rabattprozentsatz fest, verknüpft mit einem Kunden oder einem Projekt, mit Startdatum und optionalem Enddatum. OutSmart verwendet diesen Preis danach automatisch auf Angeboten, Arbeitsaufträgen und Rechnungen dieses Kunden. Am Vertrag selbst gibt es keine eigene Preisliste: Da du einen Vertrag mit einem Projekt verknüpfen kannst, läuft die Vertragspreisgestaltung über die Kunden- oder Projektvereinbarung, die die Arbeitsaufträge des Vertrags übernehmen.

Ja. Du öffnest den Vertrag und passt die Vertragsdaten oder die Vorlage für künftige Arbeitsaufträge an. Bereits erstellte Arbeitsaufträge behalten ihren Status und bleiben in der Kundenhistorie, eine Vertragsänderung überschreibt also nie bereits ausgeführte Arbeit. Der Vertrag führt erstellte und künftige Arbeitsaufträge in getrennten Reitern, sodass du vorab genau siehst, was die Änderung betrifft.

Ja. Ein Vertrag hat in OutSmart genau einen Typ, deshalb trennst du die beiden Abläufe: ein präventiver Vertrag für die geplante Wartung mit festem Rhythmus und ein korrektiver Vertrag mit SLA-Regel für Störungen, auf Basis von Reaktions- und Lösungszeiten. Ein Kunde kann beide Verträge gleichzeitig haben. Die geplanten Einsätze siehst du im Plan des präventiven Vertrags, bei den Störungseinsätzen läuft die SLA-Frist — und in der Kundenhistorie stehen beide Arten von Arbeit nebeneinander.

Der Start (die Mobilisierung) eines neuen Vertrags folgt in OutSmart einer festen Reihenfolge. Stelle zuerst sicher, dass der Kunde und alle Einsatzadressen angelegt sind: Standorte fügst du im Adressbuch des Kunden hinzu. Importiere danach die Anlagen als Objekte aus Excel über den Datenimport in den Einstellungen — ordne die Spalten zu, halte die Objektcodes eindeutig und teste zuerst mit wenigen Zeilen. Anschließend importierst du die Verträge mit der Vertragsimportvorlage, die Vertragsdaten, Arbeitsauftragsvorlage und präventiven Wartungsplan in einem Schritt enthalten kann. Für jeden präventiven Vertrag legst du die Wiederholung und die 'Tage im Voraus' fest und verknüpfst die betroffenen Objekte. Ab dann erstellt OutSmart die Arbeitsaufträge automatisch — bei Bedarf als eigener Auftrag pro Objekt — und du prüfst die kommenden Termine im Vertragsplan vor dem ersten Einsatz.

Das OutSmart Vertragsmanagement eignet sich für jeden Außendienstbetrieb mit wiederkehrenden Wartungsterminen und SLA-Verpflichtungen — von Aufzugs- und Rolltreppenservice über Hausgerätereparatur, Wasser- und Abwasserarbeiten sowie Großküchengeräte-Service bis zur Immobilien- und Liegenschaftspflege. Die Logik bleibt in jeder Branche gleich: Du legst Laufzeiten und Intervalle einmal fest, und OutSmart erstellt die Wartungsaufträge automatisch zum richtigen Zeitpunkt.