Verträge

Nie wieder vergessen, immer pünktlich.

Mit Verträgen in OutSmart automatisierst du wiederkehrende Vereinbarungen mit Kunden, wie z. B. jährliche Wartungen von Heizkesseln, periodische Prüfungen oder Servicebesuche. Wo Unternehmen oft noch mit Listen oder Excel-Dateien arbeiten, erzeugt OutSmart automatisch Arbeitsaufträge auf Basis des Vertrags. So wird kein Termin übersehen.

Über 20.000 zufriedene Nutzer täglich

Vertragsmanagement-Software für den Außendienst digitalisiert Wartungsverträge und erstellt automatisch pünktliche Arbeitsaufträge. Alle Objekte, Laufzeiten und SLAs sind zentral erfasst — kein Termin wird vergessen. Mit OutSmart werden Verträge, Aufträge und Abrechnungen in einem System verwaltet. Über 5.000 Betriebe nutzen OutSmart. Ab €168/Jahr.

Benchmark: Wartungsverträge in Zahlen

In OutSmart sind 148.677 Wartungsverträge erfasst, davon 113.301 aktiv. Nach dem Anlegen eines Vertrags entsteht der erste automatisch generierte Auftrag im Median innerhalb von 4,2 Tagen. Vertragsarbeit ist vor allem etwas für Betriebe ab fünf Monteuren: dort arbeiten 37 % mit Verträgen, gegenüber 10 % bei Betrieben mit zwei bis vier Monteuren.

148.677

erfasste Verträge

davon 113.301 aktiv

4,2 Tage

bis zum ersten automatischen Auftrag

Median, 461 Betriebe

37 %

der Betriebe mit 5–9 Monteuren

arbeitet mit Wartungsverträgen

1,34 Mio.

erfasste Objekte

Anlagen, Maschinen und Standorte

Quelle: aggregierte Nutzungsdaten aus 2.210 OutSmart-Kundenumgebungen, Stand 4. Juni 2026. Alle Werte sind Medianwerte über Betriebe, sofern nicht anders angegeben. Zum vollständigen Außendienst-Benchmark 2026.

Alles auf einen Blick

Du legst die Frequenz und Laufzeit eines Vertrags selbst fest: jährlich, monatlich oder sogar wöchentlich. Du wählst auch, ob Arbeitsaufträge direkt eingeplant werden oder zuerst in eine Warteschlange kommen. Das gibt dir vollständige Kontrolle, während OutSmart die repetitive Arbeit übernimmt. Das Ergebnis: weniger Verwaltungsaufwand, mehr Kontinuität und Zuverlässigkeit gegenüber Kunden.

Verträge bieten außerdem jederzeit Einblick in laufende Vereinbarungen. Du siehst in einer Übersicht, welche Verträge aktiv sind und wann der nächste Wartungstermin ansteht. Das stärkt deinen Service, verhindert Überraschungen und gibt dir die Sicherheit, dass deine Kunden pünktlich und professionell betreut werden.

Praxisbeispiel

Ein Sanitärbetrieb legt Serviceverträge für Heizkessel in OutSmart an. Alle 12 Monate wird automatisch ein neuer Arbeitsauftrag erstellt, 60 Tage vor dem geplanten Monat, sodass der Planer genügend Zeit hat, die Monteure effizient einzuplanen.

Vorteile

Automatische Arbeitsaufträge – nie wieder einen Service-Termin verpassen
Immer transparent – Übersicht aller aktiven Verträge
Flexibel – Frequenz, Laufzeit und Planung selbst bestimmen
Besserer Service – Kunden erleben Kontinuität und Zuverlässigkeit

3232784

Arbeitsauftrage per Jahr

5172

Unternehmen digitalisiert met OutSmart

Jahre Erfahrung

OutSmart ist benutzerfreundlich, umfassend und einfach zu bedienen. Für uns ist es das Tool, das ich jeder Organisation empfehlen würde.

Kimberley, Oostendorp Nederland

OutSmart ist sehr professionell und für unsere Geschäftsprozesse unverzichtbar. Alle Prozesse laufen jetzt viel effizienter ab.

Twan van Horssen, Mobility Installations

Teste OutSmart 14 Tage völlig kostenlos!

Vertragsmanagement mit und ohne OutSmart

Schritt	Ohne OutSmart	Mit OutSmart
Verträge verwalten	Excel-Listen, Papierordner oder E-Mail-Suche	Alle Verträge zentral — mit Laufzeit, Objekt und SLA
Wartungstermine planen	Manuell im Kalender eintragen — oft vergessen	Automatischer Arbeitsauftrag zum richtigen Zeitpunkt
Objekte dokumentieren	Papiermappe beim Kunden — unvollständig oder verloren	Vollständige Objekthistorie digital abrufbar, auch offline
SLA-Einhaltung überwachen	Kein Überblick — Verstöße fallen erst beim Kunden auf	Automatische Alerts bei SLA-Abweichungen in Echtzeit
Abrechnung nach Wartung	Manuell aus Wartungsprotokoll abtippen	Stunden und Material direkt aus Auftrag auf die Rechnung
Vertragsverlängerungen	Kündigung wird zu spät bemerkt — Auftrag geht verloren	Automatische Erinnerung vor Ablauf — rechtzeitig handeln

Häufige Fragen zu Vertragsmanagement in OutSmart

Vertragsmanagement-Software digitalisiert Wartungs- und Serviceverträge. Sie speichert Laufzeiten, Objekte und SLAs zentral und erstellt automatisch Arbeitsaufträge zum vereinbarten Termin. OutSmart kombiniert Vertragsmanagement mit digitalen Arbeitsaufträgen, Zeiterfassung und direkter Abrechnung — alles in einem System. Ab €168/Jahr.

Du legst im Vertrag fest, wann und wie oft ein Wartungsauftrag erstellt werden soll — täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich. OutSmart erstellt den Auftrag automatisch zum richtigen Zeitpunkt, weist ihn einem Techniker zu und informiert den Kunden. Kein manuelles Einplanen nötig.

OutSmart unterstützt Wartungsverträge, Inspektionsverträge, Serviceverträge und individuelle Vereinbarungen mit beliebigen Intervallen. Du kannst pro Objekt einen oder mehrere Verträge anlegen, jeweils mit eigenen SLAs und Abrechnungsmodalitäten.

Ja. OutSmart zeigt die SLA-Fristen pro Auftrag in Echtzeit an und sendet automatische Alerts, wenn eine Frist zu verfallen droht. So erkennst du Abweichungen bevor der Kunde sie bemerkt und kannst rechtzeitig reagieren.

Ja. Techniker können Objekte, Installationsdaten und Auftragsdetails auch ohne Internetverbindung einsehen und Aufträge abschließen. Sobald sie wieder online sind, werden alle Daten automatisch synchronisiert.

Nach Abschluss eines Wartungsauftrags überträgt OutSmart alle erfassten Stunden und Materialien automatisch auf die Rechnung. Die Rechnung wird direkt an dein Buchhaltungsprogramm übertragen — Exact Online, AFAS, SnelStart, Moneybird oder Billomat.

OutSmart kostet ab €168 pro Jahr (€14/Monat pro Nutzer, jährlich abgerechnet). Das Vertragsmanagement ist in allen Tarifen enthalten — ohne versteckte Kosten. 14 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig.

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