Automatische Fakturierung

Von der Werkbon zur Rechnung — ohne eine Zeile abzutippen. OutSmart verbindet Auftragsabschluss direkt mit Ihrer Buchhaltung.

Mithilfe von intelligenten Algorithmen erstellt OutSmart effiziente Touren unter Berücksichtigung der aktuellen Gesamtsituation und ermöglicht eine flexible und dynamische Planung, die auch durch spontane Termine nicht durcheinandergebracht wird. Es bleibt mehr Zeit für die Kundenbetreuung. Die OutSmart-Tourenplanung ist eine Software-Erweiterung der OutSmart-Suite und ist vor allem in der Distribution und Logistik beliebt.

5_stars    Über 20.000 zufriedene Nutzer täglich
alexandra-1

Schnellübersicht

Fakturierungssoftware ist ein digitales System für Außendienstbetriebe, das Rechnungen automatisch auf Basis abgeschlossener Aufträge erstellt. Mit OutSmart werden Stunden, Materialien und Reisekosten automatisch aus der Werkbon übernommen — kein manuelles Übertragen, keine Verzögerung.

  • Von der Werkbon zur Rechnung — ein Klick, keine Doppeleingabe
  • Boekhoudkoppeling — Rechnung in OutSmart anlegen und direkt in Exact, AFAS oder Snelstart synchronisieren
  • Sofort fakturieren — Monteur schließt Auftrag ab, Rechnung ist sofort bereit
  • Sammelrechnungen — mehrere Aufträge für einen Kunden in einer Rechnung bündeln
  • Ergebnis: Kunden berichten von 80 % weniger Zeit beim Fakturieren

So läuft Ihnen monatlich Umsatz unbemerkt weg — ohne automatische Fakturierung

Was Inhaber uns erzählen — bevor sie auf OutSmart umgestiegen sind.

“Die Rechnung kann ich nicht rausschicken bis die Werkbon da ist”

Die Rechnung steht bereit, aber die abgezeichnete Werkbon ist noch nicht eingegangen. Tage vergehen.

“Ich tippe Stunden und Materialien aus dem Zettel in die Rechnung”

Doppeleingabe kostet Zeit und führt zu Fehlern. Das ist Arbeit, die nichts einbringt.

“Manche Aufträge werden gar nicht fakturiert — wir merken es zu spät”

Ohne System fallen kleine Aufträge einfach durchs Netz. Verlorene Einnahmen, unbemerkt.

“Unser Buchhaltungsprogramm und OutSmart stimmen nicht überein”

Kein automatischer Sync bedeutet: manuelle Übertragung, Fehler, Stunden im Abgleich.

“Von Auftrag bis bezahlter Rechnung vergehen manchmal 6 Wochen”

Verzögerter Cashflow schadet dem Betrieb. Lieferanten warten, Gehälter müssen gezahlt werden.

“Wir wissen nicht, welche Rechnungen noch offen sind”

Ohne Überblick rufen Kunden an bevor wir mahnen. Peinlich und ineffizient.

Kommt Ihnen das bekannt vor? So löst OutSmart das.

Lösung ansehen ↓

Kundenbeispiel

Wie DeMo Service 15 % mehr Aufträge mit demselben Team bewältigt

01 Situation

Manuelles Fakturieren — wochenlange Verzögerung

DeMo Service übertrug Stunden und Materialien wöchentlich manuell aus Zetteln in die Rechnungssoftware. Jede Rechnung dauerte durchschnittlich 20 Minuten.

02 Aktion

Automatische Fakturierung mit OutSmart

DeMo verbandete OutSmart mit Exact Online. Sobald ein Monteur einen Auftrag abschließt, sind Stunden und Materialien automatisch in der Rechnung — ein Klick genügt.

03 Ergebnis

15 % Wachstum ohne zusätzliches Personal

“Wir wachsen um 15 % pro Jahr. Und was man normalerweise sieht, ist dass man sofort mehr Personal braucht. Wir merken aber, dass wir dieses Wachstum mit demselben Team stemmen können.”

Frank Meijsen · DeMo Service- und Betriebstüren

Lösung

Fakturierung: So rechnen moderne Außendienstbetriebe ab

Von der Auftragserteilung bis zur bezahlten Rechnung — alles in einem System.

OutSmart automatische Fakturierung

Automatische Fakturierung

Von der Werkbon zur Rechnung — ohne abzutippen

Vorteil: Monteur schließt Auftrag ab — Rechnung ist sofort bereit

Sobald ein Monteur einen Auftrag in OutSmart abschließt, stehen alle Stunden, Materialien und Reisekosten automatisch in der Rechnung. Sie klicken auf "Rechnung erstellen" — fertig.

  • Stunden und Materialien automatisch aus der Werkbon übernommen
  • Rechnung mit Kunden logo, Zahlungsfrist und Referenz in einem Klick
  • Sammelrechnung: mehrere Aufträge für einen Kunden bündeln

"OutSmart ist übersichtlich und benutzerfreundlich. Der effizienteste Weg, mit dem Außendienst zu kommunizieren."

Tom Groot · VKS Schiedam

Boekhoudkoppelingen

Rechnungen direkt in Ihrer Buchhaltung

Vorteil: Keine Doppeleingabe — Rechnung in OutSmart = Rechnung im Buchhaltungsprogramm

Legen Sie eine Rechnung in OutSmart an — und sie steht sofort in Ihrem Buchhaltungsprogramm. Debitoren aktualisiert, Mehrwertsteuer verbucht, offene Posten im Blick. Kein System-Abgleich mehr.

  • Exact Online — bidirektionale Synchronisierung
  • AFAS, Snelstart und Moneybird ebenfalls unterstützt
  • Kein manueller Abgleich, keine Fehler durch Doppeleingabe

"Als wir eine Notfallmeldung erhalten, erstellen wir sofort einen digitalen Auftrag. Schnelles Handeln ohne Telefonieren."

Martijn Kooijman · AAprotec

OutSmart Fakturierung Koppeling

Vergleich

Automatische Fakturierung vs. manuelle Abrechnung

Viele Betriebe fakturieren mit Excel oder einem separaten Paket. Das funktioniert — bis der erste Auftrag durch das Netz fällt.

SituationPapier / ExcelOutSmart digital
Werkbon → RechnungManuell abtippenEin Klick, automatisch übernommen
BuchhaltungssyncManuelle ÜbertragungAutomatisch synchronisiert
Offene PostenManuell verfolgenÜbersicht in OutSmart
SammelrechnungenAufwändig zusammenstellenPer Klick aus mehreren Aufträgen
FakturadatumOft wochenlang verzögertTag der Fertigstellung
Fehlende AufträgeErst bemerkt wenn Kunde fragtKein Auftrag fällt durchs Netz
MahnwesenManuell oder gar nichtAutomatische Zahlungserinnerung

Häufige Fragen

Häufige Fragen zur automatischen Fakturierung

Was ist automatische Fakturierung?

Automatische Fakturierung bedeutet, dass Rechnungen auf Basis abgeschlossener Aufträge erstellt werden — ohne manuelles Eintippen. In OutSmart werden Stunden, Materialien und Reisekosten automatisch aus der Werkbon in die Rechnung übernommen.

Kann ich OutSmart mit meinem Buchhaltungsprogramm verbinden?

Ja. OutSmart verbindet sich mit Exact Online, AFAS, Snelstart und Moneybird. Rechnungen werden automatisch synchronisiert — kein manueller Export, keine Doppeleingabe.

Wie schnell kann ich nach Auftragsabschluss fakturieren?

Sofort. Sobald ein Monteur den Auftrag in OutSmart abschließt, sind alle Daten in der Rechnung verfügbar. Viele OutSmart-Kunden schicken Rechnungen noch am selben Tag raus.

Kann ich Sammelrechnungen für einen Kunden erstellen?

Ja. Mehrere Aufträge für denselben Kunden können in einer Sammelrechnung gebündelt werden — übersichtlich für den Kunden, effizienter für Sie.

Wie behalte ich den Überblick über offene Rechnungen?

In OutSmart sehen Sie alle offenen, bezahlten und überfälligen Rechnungen auf einen Blick. Zahlungserinnerungen können automatisch versendet werden.

Kann OutSmart Rechnungen mit Logo und eigenem Design erstellen?

Ja. Rechnungen in OutSmart enthalten Ihr Logo, Firmenname, Zahlungsfrist und Bankverbindung — professionelles Erscheinungsbild, automatisch.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Die meisten Betriebe sind innerhalb von 2 Wochen live. 14-Tage-Test, keine IT-Kenntnisse erforderlich.