Automatische Fakturierung

Von der Werkbon zur Rechnung — ohne eine Zeile abzutippen. OutSmart verbindet Auftragsabschluss direkt mit Ihrer Buchhaltung.

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OutSmart Fakturierung erstellt Rechnungen direkt aus abgeschlossenen Arbeitsaufträgen — mit allen Arbeitsstunden, Materialien und Spesenpositionen automatisch befüllt. Rechnungen werden als PDF per E-Mail versendet und lassen sich mit Buchhaltungssoftware wie Exact Online, easybill oder Billomat synchronisieren.

Definition

Was ist automatische Fakturierung?

Automatische Fakturierung bedeutet, dass Rechnungen direkt aus abgeschlossenen Arbeitsaufträgen erstellt werden, ohne manuelles Abtippen: Erfasste Stunden, Material und Kundendaten gehen unmittelbar vom Auftrag in die Rechnung. So wird keine Position vergessen und schneller abgerechnet.

In OutSmart wird ein abgeschlossener Arbeitsauftrag mit einem Klick zur Rechnung. Die Rechnung geht als PDF per E-Mail an den Kunden und wird an die Buchhaltungssoftware übertragen, zum Beispiel Exact Online, easybill oder Billomat.

  • Vom abgeschlossenen Auftrag bis zur Rechnung vergehen im Median 4,1 Tage.
  • 2025 haben OutSmart-Kunden zusammen 2,97 Mio. Arbeitsaufträge verarbeitet.

Zahlen: OutSmart Benchmark Außendienst 2026 (Nutzungsdaten von 2.210 OutSmart-Accounts, Mediane, Stand Juni 2026). Zuletzt aktualisiert: Oktober 2026

Benchmark: vom abgeschlossenen Auftrag zur Rechnung

Betriebe, die aus OutSmart heraus fakturieren, tun das im Median 4,1 Tage nach Abschluss des Auftrags. Die Verwaltung danach dauert deutlich länger: bis ein Auftrag endgültig abgeschlossen und archiviert ist, vergehen im Median 39 Tage, und ein Viertel der Betriebe braucht dafür mehr als 218 Tage.

4,1 Tage
vom Auftrag zur Rechnung
Median, 877 Betriebe
4,6 Tage
bis verwaltungstechnisch bearbeitet
Median, 1.850 Betriebe
39 Tage
bis endgültig archiviert
Median; ein Viertel über 218 Tage
28 Tage
vom Angebot zur Rechnung
ohne Zwischenauftrag

Quelle: aggregierte Nutzungsdaten aus 2.210 OutSmart-Kundenumgebungen, Stand 4. Juni 2026. Alle Werte sind Medianwerte über Betriebe, sofern nicht anders angegeben. Zum vollständigen Außendienst-Benchmark 2026.

So läuft Ihnen monatlich Umsatz unbemerkt weg — ohne automatische Fakturierung

Was Inhaber uns erzählen — bevor sie auf OutSmart umgestiegen sind.

“Die Rechnung kann ich nicht rausschicken bis die Werkbon da ist”

Die Rechnung steht bereit, aber die abgezeichnete Werkbon ist noch nicht eingegangen. Tage vergehen.

“Ich tippe Stunden und Materialien aus dem Zettel in die Rechnung”

Doppeleingabe kostet Zeit und führt zu Fehlern. Das ist Arbeit, die nichts einbringt.

“Manche Aufträge werden gar nicht fakturiert — wir merken es zu spät”

Ohne System fallen kleine Aufträge einfach durchs Netz. Verlorene Einnahmen, unbemerkt.

“Unser Buchhaltungsprogramm und OutSmart stimmen nicht überein”

Kein automatischer Sync bedeutet: manuelle Übertragung, Fehler, Stunden im Abgleich.

“Von Auftrag bis bezahlter Rechnung vergehen manchmal 6 Wochen”

Verzögerter Cashflow schadet dem Betrieb. Lieferanten warten, Gehälter müssen gezahlt werden.

“Wir wissen nicht, welche Rechnungen noch offen sind”

Ohne Überblick rufen Kunden an bevor wir mahnen. Peinlich und ineffizient.

Kommt Ihnen das bekannt vor? So löst OutSmart das.

Lösung ansehen ↓

Kundenbeispiel

Wie DeMo Service 15 % mehr Aufträge mit demselben Team bewältigt

01 Situation

Manuelles Fakturieren — wochenlange Verzögerung

DeMo Service übertrug Stunden und Materialien wöchentlich manuell aus Zetteln in die Rechnungssoftware. Jede Rechnung dauerte durchschnittlich 20 Minuten.

02 Aktion

Automatische Fakturierung mit OutSmart

DeMo verbandete OutSmart mit Exact Online. Sobald ein Monteur einen Auftrag abschließt, sind Stunden und Materialien automatisch in der Rechnung — ein Klick genügt.

03 Ergebnis

15 % Wachstum ohne zusätzliches Personal

“Wir wachsen um 15 % pro Jahr. Und was man normalerweise sieht, ist dass man sofort mehr Personal braucht. Wir merken aber, dass wir dieses Wachstum mit demselben Team stemmen können.”

Frank Meijsen · DeMo Service- und Betriebstüren

Lösung

Fakturierung: So rechnen moderne Außendienstbetriebe ab

Von der Auftragserteilung bis zur bezahlten Rechnung — alles in einem System.

OutSmart automatische Fakturierung

Automatische Fakturierung

Von der Werkbon zur Rechnung — ohne abzutippen

Vorteil: Monteur schließt Auftrag ab — Rechnung ist sofort bereit

Sobald ein Monteur einen Auftrag in OutSmart abschließt, stehen alle Stunden, Materialien und Reisekosten automatisch in der Rechnung. Sie klicken auf "Rechnung erstellen" — fertig.

  • Stunden und Materialien automatisch aus der Werkbon übernommen
  • Rechnung mit Kunden logo, Zahlungsfrist und Referenz in einem Klick
  • Sammelrechnung: mehrere Aufträge für einen Kunden bündeln

"OutSmart ist übersichtlich und benutzerfreundlich. Der effizienteste Weg, mit dem Außendienst zu kommunizieren."

Tom Groot · VKS Schiedam

Boekhoudkoppelingen

Rechnungen direkt in Ihrer Buchhaltung

Vorteil: Keine Doppeleingabe — Rechnung in OutSmart = Rechnung im Buchhaltungsprogramm

Legen Sie eine Rechnung in OutSmart an — und sie steht sofort in Ihrem Buchhaltungsprogramm. Debitoren aktualisiert, Mehrwertsteuer verbucht, offene Posten im Blick. Kein System-Abgleich mehr.

  • Exact Online — bidirektionale Synchronisierung
  • AFAS, Snelstart und Moneybird ebenfalls unterstützt
  • Kein manueller Abgleich, keine Fehler durch Doppeleingabe

"Als wir eine Notfallmeldung erhalten, erstellen wir sofort einen digitalen Auftrag. Schnelles Handeln ohne Telefonieren."

Martijn Kooijman · AAprotec

OutSmart Fakturierung Koppeling
Rechnungserstellung

Rechnung aus dem Auftrag — alle Positionen automatisch übernommen

Vorteil: Rechnungen am selben Tag — sofortige Liquidität

Wenn ein Techniker einen Auftrag abschließt, sind alle Stunden und Materialien sofort im System. Mit einem Klick erstellt OutSmart daraus eine professionelle Rechnung — alles korrekt, nichts vergessen.

Rechnungen können als PDF, per Papier oder als Peppol-E-Rechnung versendet werden. Kundendaten, Zahlungskonditionen und Rabatte sind gespeichert — automatisch korrekt ausgefüllt.

Auftrag abgeschlossen → Rechnung mit einem Klick
Peppol-E-Rechnung, PDF und Papierrechnung — alle Formate
Zahlungskonditionen und Rabatte pro Kunde gespeichert
"Jetzt greift alles – vom Angebot bis zur Rechnung – nahtlos ineinander. Das spart Zeit und vermeidet Fehler."
Rudmer de Vries · Drowa & Infilldrain
Buchhaltungsschnittstellen

Exact Online, easybill & Billomat — Rechnungen direkt in die Buchhaltung

Vorteil: Kein doppeltes Eintippen — Rechnungen landen automatisch in der Buchhaltung

OutSmart überträgt Rechnungen automatisch an Buchhaltungssoftware wie Exact Online, easybill, Billomat oder Uniconta. Kein manueller Export, kein CSV-Import.

Welche Buchhaltungsprogramme angebunden werden können, steht in der Übersicht aller Schnittstellen.

Schnittstellen zu Exact Online, easybill, Billomat und Uniconta
Exact Online & AFAS — bidirektionale Synchronisation
Automatischer Buchungsimport beim Steuerberater
"Mit einem Softwarepaket den gesamten Ablauf bis zur Rechnung verfolgen und steuern. Das ist einfach sehr angenehm."
Frank Meijsen · DeMo
Mahnwesen & Zahlungsübersicht

Offene Rechnungen im Blick — automatische Zahlungserinnerungen

Vorteil: Schnellere Zahlungen, weniger Mahnaufwand

Im Rechnungsmodul sehen Sie alle offenen, teilbezahlten und überfälligen Rechnungen sofort. Automatische Erinnerungen gehen nach konfigurierbaren Zeiträumen raus.

Teilzahlungen und Anzahlungsrechnungen werden vollständig verfolgt. Status aktualisiert sich automatisch bei Zahlungseingang.

Offene-Posten-Liste nach Fälligkeit sortiert
Automatische Zahlungserinnerungen nach Zeitplan
Teilzahlungen und Anzahlungsrechnungen vollständig verfolgt
"Fakturierung? Einfach erledigt. OutSmart ist eine App, die das alles übernimmt."
Anouar · Loodgieter Den Haag Stad

Vergleich

Automatische Fakturierung vs. manuelle Abrechnung

Viele Betriebe fakturieren mit Excel oder einem separaten Paket. Das funktioniert — bis der erste Auftrag durch das Netz fällt.

SituationPapier / ExcelOutSmart digital
Werkbon → RechnungManuell abtippenEin Klick, automatisch übernommen
BuchhaltungssyncManuelle ÜbertragungAutomatisch synchronisiert
Offene PostenManuell verfolgenÜbersicht in OutSmart
SammelrechnungenAufwändig zusammenstellenPer Klick aus mehreren Aufträgen
FakturadatumOft wochenlang verzögertTag der Fertigstellung
Fehlende AufträgeErst bemerkt wenn Kunde fragtKein Auftrag fällt durchs Netz
MahnwesenManuell oder gar nichtAutomatische Zahlungserinnerung

Häufige Fragen

Häufige Fragen zur automatischen Fakturierung

Wie komme ich schneller an mein Geld — durch schnelleres Abschließen und Fakturieren von Aufträgen?

Je schneller ein Auftrag abgeschlossen und fakturiert wird, desto schneller kommt die Zahlung. In OutSmart stehen Stunden, Materialien und Unterschrift direkt nach Auftragsabschluss für die Rechnung bereit — viele Betriebe fakturieren noch am selben Tag. Ergänzt um automatische Zahlungserinnerungen für offene Rechnungen bleibt der Überblick über Forderungen jederzeit aktuell, ohne dass Sie selbst hinterhertelefonieren müssen.

Was ist automatische Fakturierung?

Automatische Fakturierung bedeutet, dass Rechnungen auf Basis abgeschlossener Aufträge erstellt werden — ohne manuelles Eintippen. In OutSmart werden Stunden, Materialien und Reisekosten automatisch aus der Werkbon in die Rechnung übernommen.

Kann ich OutSmart mit meinem Buchhaltungsprogramm verbinden?

Ja. OutSmart verbindet sich mit Exact Online, AFAS, Snelstart und Moneybird. Rechnungen werden automatisch synchronisiert — kein manueller Export, keine Doppeleingabe.

Wie schnell kann ich nach Auftragsabschluss fakturieren?

Sofort. Sobald ein Monteur den Auftrag in OutSmart abschließt, sind alle Daten in der Rechnung verfügbar. Viele OutSmart-Kunden schicken Rechnungen noch am selben Tag raus.

Kann ich Sammelrechnungen für einen Kunden erstellen?

Ja. Mehrere Aufträge für denselben Kunden können in einer Sammelrechnung gebündelt werden — übersichtlich für den Kunden, effizienter für Sie.

Wie behalte ich den Überblick über offene Rechnungen?

In OutSmart sehen Sie alle offenen, bezahlten und überfälligen Rechnungen auf einen Blick. Zahlungserinnerungen können automatisch versendet werden.

Kann OutSmart Rechnungen mit Logo und eigenem Design erstellen?

Ja. Rechnungen in OutSmart enthalten Ihr Logo, Firmenname, Zahlungsfrist und Bankverbindung — professionelles Erscheinungsbild, automatisch.

Kann ich den vom Kunden unterschriebenen Arbeitsauftrag automatisch mit der Rechnung mitschicken?

Ja. Öffnen Sie unter Rechnungen über das Zahnrad das Rechnungslayout, das Sie verwenden, und aktivieren Sie die Option, den Arbeitsauftrag zum PDF hinzuzufügen. Ab dann geht der Arbeitsauftrag — einschließlich der Unterschrift, die der Kunde vor Ort geleistet hat — als Teil des Rechnungs-PDFs an den Kunden. So hat der Kunde den Nachweis der erbrachten Leistung direkt bei der Rechnung, und Diskussionen über Stunden und Material bleiben aus.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Die meisten Betriebe sind innerhalb von 2 Wochen live. 14-Tage-Test, keine IT-Kenntnisse erforderlich.