Häufige Fragen
Häufige Fragen zum digitalen Planungsboard
Was ist ein digitales Planungsboard?
Ein digitales Planungsboard ist ein visuelles System, mit dem Außendienstbetriebe alle Aufträge und Techniker auf einem Bildschirm koordinieren. In der OutSmart-Plantafel sehen Disponenten alle Einsätze auf einen Blick und können per Drag & Drop Aufträge zuweisen und umplanen.
In welchem Paket ist die OutSmart-Plantafel enthalten?
Die OutSmart-Plantafel ist ab dem Boost-Paket enthalten, zusammen mit Rechnungsstellung sowie Rollen und Berechtigungen. Im Launch-Paket gibt es keine Plantafel. Verträge und Ressourcen sind ab Accelerate enthalten (in Boost als Add-on), die Routenoptimierung mit PlanSmart ist ein kostenpflichtiges Power-Up, das in keinem Paket enthalten ist.
Was kostet die Software für die Einsatzplanung von OutSmart?
Die Einsatzplanung ist ab Boost verfügbar: €448 pro Jahr für 2 Nutzer, umgerechnet rund €37,33 pro Monat. Accelerate kostet €1.710 pro Jahr für 5 Nutzer und ergänzt unter anderem Verträge, Ressourcen und Angebote. Power-Ups wie PlanSmart und Buchhaltungsschnittstellen werden separat berechnet. Sie können OutSmart 14 Tage kostenlos testen.
Wie funktioniert die Zuweisung von Aufträgen?
In der OutSmart-Plantafel weisen Sie Aufträge per Drag & Drop zu. Techniker erhalten sofort eine Push-Benachrichtigung in der App — mit Adresse, Aufgabenbeschreibung und Kundenhistorie.
Kann ich die Planung kurzfristig anpassen?
Ja. Planänderungen werden sofort an die Techniker-App übertragen — ohne Anruf oder WhatsApp-Nachricht.
Kann ich ein Jahr im Voraus planen?
Ja. Sie sehen alle Aufträge pro Tag, Woche oder Monat – so weit im Voraus, wie Sie es brauchen. Das hilft Wartungsbetrieben und allen, die Einsätze Wochen oder Monate vorher festlegen.
Kann ich Urlaub und Krankheitstage auf der Plantafel eintragen?
Ja. Abwesenheiten tragen Sie direkt auf der Plantafel ein, damit Sie niemanden einplanen, der nicht da ist. Die übrigen Techniker bleiben mit ihrer Verfügbarkeit sichtbar.
Was passiert mit Aufträgen, die noch nicht eingeplant sind?
Sie stehen unter der Plantafel in der Übersicht der nicht zugewiesenen Arbeitsaufträge. Dort filtern Sie zum Beispiel nach Datum und ziehen den Auftrag per Drag-and-Drop zum passenden Techniker und Tag. So bleibt offene Arbeit sichtbar und nichts bleibt liegen.
Kann ich Geräte und Fahrzeuge auf der Plantafel einplanen?
Ja, über Ressourcen. Interne Ausrüstung wie Anhänger, Fahrzeuge, Kräne oder Messgeräte planen Sie neben Ihren Technikern auf der Plantafel ein und sehen, ob etwas bereits belegt ist – so vermeiden Sie Doppelbuchungen. Ressourcen sind in Accelerate und Maximize enthalten, in Boost als Add-on (bis 3 Nutzer).
Optimiert OutSmart die Route meiner Techniker?
Ja, mit PlanSmart, dem KI-Routenplaner von OutSmart. PlanSmart berechnet für Techniker mit mehreren Einsätzen am Tag eine effizientere Reihenfolge der Adressen und verkürzt so die Fahrzeiten. PlanSmart ist ein kostenpflichtiges Power-Up, das Sie ab dem Boost-Paket hinzubuchen; es ist in keinem Paket standardmäßig enthalten.
Können Wartungsverträge automatisch eingeplant werden?
Ja. In der Vertragsverwaltung verknüpfen Sie einen Wartungsvertrag mit einem Planungsrhythmus. Die zugehörigen Arbeitsaufträge werden dann nach der vereinbarten Frequenz automatisch erstellt und eingeplant. Verträge & SLA sind in Accelerate und Maximize enthalten, in Boost als Add-on (bis 3 Nutzer).
Lässt sich die Planung in einem externen Kalender anzeigen?
Ja, als Export. Über den Kalenderexport in den Arbeitsauftragseinstellungen erstellen Sie einen persönlichen Link, den Sie in Ihrer externen Kalender-App abonnieren. Es handelt sich nicht um eine Live-Synchronisation: Der Kalender wird etwa einmal alle 24 Stunden aktualisiert. Geplant und umgeplant wird auf der Plantafel selbst.
Kann ich Techniker nach Qualifikation einplanen?
Ja. Sie hinterlegen pro Techniker Qualifikationen als Skills, zum Beispiel eine F-Gase-Zertifizierung. Verknüpfen Sie einen Skill mit einer Arbeitsart, lassen sich für diese Arbeit nur Techniker mit diesem Skill auswählen.
Funktioniert OutSmart auch ohne Internetverbindung?
Größtenteils ja. Bereits synchronisierte Aufträge, Adressen und Kundeninfos können Techniker in der Regel auch offline einsehen und bearbeiten. Sobald wieder eine Verbindung besteht, synchronisiert der Techniker die App und sendet abgeschlossene Aufträge ab. Offline-Arbeiten ist in jedem Paket enthalten.
Wann erfasst OutSmart den Standort der Techniker?
Mit Track & Trace erfasst die App den Standort nur in den Zeitfenstern (Tage und Uhrzeiten), die Ihr Administrator festlegt. Ob die Funktion aktiv ist, entscheidet Ihr Betrieb. Auf dem Gerät muss außerdem der Standortzugriff erlaubt sein.
Kann ich einen Notdienst außerhalb der Bürozeiten planen?
Ja. Die Plantafel unterscheidet nicht zwischen Bürozeiten und Abend- oder Wochenenddiensten: Sie planen einen Notfallauftrag zu jeder Zeit ein, und der Techniker erhält sofort eine Benachrichtigung in der App. Wie Sie die Rufbereitschaft organisieren, legen Sie in Ihrem Team fest.
Mit welchen Buchhaltungssystemen verbindet sich OutSmart?
OutSmart bietet Schnittstellen zu Buchhaltungs- und Rechnungsprogrammen, zum Beispiel zu easybill und Exact Online. Abgeschlossene Aufträge werden dann automatisch übergeben. Schnittstellen sind kostenpflichtige Power-Ups und ab dem Boost-Paket verfügbar.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Die meisten Betriebe sind innerhalb von 2 Wochen live. 14-Tage-Test, keine IT-Kenntnisse erforderlich.
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