Ad-hoc Planung

Spontan auf ungeplante Aufträge reagieren.

Mit der Ad‑hoc‑Planung in OutSmart reagierst du problemlos auf Meldungen, die zuvor nicht in der Planung standen. Denk an einen undichten Wasserhahn oder einen nicht dringenden Defekt, der dennoch schnell behoben werden muss.

Du erstellst den Arbeitsauftrag, markierst ihn als ad hoc und stellst ihn in die Liste der verfügbaren Arbeiten.

Über 20.000 zufriedene Nutzer täglich

Kapazität optimal nutzen

Mitarbeiter im Außendienst sehen in der App, welche ad‑hoc‑Arbeitsaufträge in ihrer Nähe offen sind. Haben sie Zeit übrig, nehmen sie sofort einen Auftrag an. So nutzt du die Kapazität optimal, verkürzt die Fahrzeiten und überraschst deine Kunden mit schnellem Service – ohne dass der Planer alles neu ordnen muss.

Ad‑hoc‑Planung macht deine Organisation flexibler und kundenorientierter. Sie hilft dir, Lücken in der Planung effizient zu füllen und sorgt dafür, dass unerwartete Arbeiten schnell und reibungslos abgewickelt werden. So bleibt der Workflow in Bewegung und deine Servicequalität wird gestärkt.

Praxisbeispiel

Ein Sanitärbetrieb erhält eine Meldung über einen undichten Wasserhahn. Der Planer markiert diesen Auftrag als ad hoc. Ein Monteur, der früher fertig wird, sieht den Auftrag auf der Karte und übernimmt ihn sofort, sodass der Kunde noch am selben Tag geholfen wird.

Vorteile

Flexibel – auf ungeplante Aufträge reagieren
Clevere Kapazitätsnutzung – Mitarbeiter nehmen selbst Aufträge in ihrer Nähe an
Weniger Fahrzeit – mit einem Radius um den Standort arbeiten
Schnellerer Service – Kunden werden schneller und besser bedient

Notaufträge mit und ohne OutSmart

Schritt	Ohne OutSmart	Mit OutSmart
Freien Techniker finden	Mehrere Anrufe, Rückfragen, Wartezeit	Freie Kapazitäten direkt auf der OutSmart-Plantafel sichtbar — kein Anruf nötig
Notauftrag zuweisen	Telefonisch, oft mit Missverständnissen	Drag-and-Drop auf der Plantafel — Techniker erhält Push-Benachrichtigung
Auftragsinformationen übermitteln	Mündlich oder per WhatsApp — kein Protokoll	Vollständiger Auftrag in der App — Adresse, Details, Kundeninfos
Bestehende Planung anpassen	Manuell umplanen, andere Techniker informieren	Automatisch sichtbar auf der Plantafel — andere Techniker sehen Änderungen
Reaktionszeit	Oft 15–30 Minuten bis Techniker unterwegs ist	Unter 2 Minuten von Eingang bis zugewiesenem Techniker

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Arbeitsauftrage per Jahr

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Unternehmen digitalisiert met OutSmart

Jahre Erfahrung

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Häufige Fragen zu Ad-hoc Planung in OutSmart

Ad-hoc-Planung bedeutet, kurzfristige und ungeplante Aufträge — Notfälle, Expressaufträge, Störungsbehebungen — sofort in die laufende Tagesplanung zu integrieren. In OutSmart siehst du alle verfügbaren Techniker in Echtzeit und kannst einen Notauftrag in Sekunden zuweisen.

Erstelle den Auftrag in OutSmart — Kundenname, Adresse, Beschreibung. Öffne die OutSmart-Plantafel und ziehe den Auftrag per Drag-and-Drop auf einen freien Techniker. Dieser erhält sofort eine Push-Benachrichtigung mit allen Details. Der gesamte Prozess dauert unter 2 Minuten.

Auf der OutSmart-Plantafel siehst du in Echtzeit, welche Techniker freie Kapazitäten haben, wo sie gerade sind (GPS-Standort, wenn aktiviert) und welche Qualifikationen sie haben. So kannst du den am besten geeigneten Techniker sofort zuweisen.

Ja. Sobald ein Auftrag auf der OutSmart-Plantafel zugewiesen wird, erhält der Techniker eine Push-Benachrichtigung in der OutSmart App. Er sieht alle Auftragsinformationen — Adresse, Kundendetails, Beschreibung — direkt auf seinem Smartphone.

Ja. Auf der OutSmart-Plantafel werden reguläre und Ad-hoc-Aufträge zusammen angezeigt. Du siehst sofort, ob ein Notauftrag die bestehende Planung eines Technikers beeinflusst, und kannst bei Bedarf umplanen.

OutSmart schlägt solche Aufträge nicht selbstständig vor, macht sie aber sichtbar. In der Kartenansicht der OutSmart-App sehen Techniker Ad-hoc- und geplante Aufträge in ihrer Umgebung — mit Umkreisfilter und Sortierung nach Entfernung, sofern die Standortfreigabe aktiv ist. Welche Auftragsarten dort erscheinen, legst du als Administrator in den Geräteeinstellungen fest. Mit dem kostenpflichtigen Power-Up PlanSmart (ab dem Boost-Paket) erscheinen die geplanten Routen auf der Karte der OutSmart-Plantafel. Liegt ein offener Auftrag auf dem Weg, wird er auf der Plantafel dem Techniker zugewiesen, und PlanSmart berechnet die Reihenfolge neu.

Ad-hoc-Planung ist Bestandteil der OutSmart Plantafel, die ab dem Boost-Paket enthalten ist — ab €448/Jahr (Boost, 2 Nutzer). 14 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte erforderlich.

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