Arbeitsaufträge nachträglich ausfüllen — während der Monteur schon beim nächsten Kunden ist?

OutSmart für Installationsunternehmen Vom Auftrag bis zur Rechnung — digital.

Monteure wissen, wohin sie müssen. Kunden müssen nicht anrufen. Rechnungen gehen raus, sobald die Arbeit erledigt ist.

Über 20.000 zufriedene Nutzer täglich

Schnellübersicht

Planung, Arbeitsaufträge und Abrechnung in einem System — kein Zettelwirtschaft, kein Nachfassen per Telefon

Monteure erfassen Stunden, Materialien, Fotos und Unterschrift direkt auf dem Smartphone — sofort im Büro sichtbar

Wartungsverträge automatisch als Aufträge angelegt — kein Wartungstermin wird mehr vergessen oder unbezahlt gelassen

Kundenportal gibt Kunden direkten Einblick in Planung, Arbeitsaufträge und Rechnungen — ohne Anruf bei Ihrem Büro

Het resultaat: mehr abgerechnete Stunden, weniger Verwaltungsaufwand und Kunden, die immer informiert sind

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Die täglichen Herausforderungen im Installationsunternehmen

Sechs Probleme, die OutSmart ab dem ersten Tag löst.

„Monteure füllen den Auftrag erst abends aus — wenn sie schon zuhause sind“

Stunden, Materialien und Fotos werden aus dem Gedächtnis eingetragen. Fehler entstehen, Stunden fehlen, Rückfragen verzögern die Abrechnung.

„Wir wissen nicht genau, wie lange ein Auftrag gedauert hat“

Ohne Zeiterfassung je Objekt bleibt unklar, ob ein Festpreis-Auftrag noch profitabel war. Nachkalkulation ist unmöglich.

„Materialverbrauch landet nie vollständig auf der Rechnung“

Monteure vergessen, was sie verwendet haben. Nachbestellungen gehen zu Lasten des Betriebs. Lagerverluste bleiben unsichtbar.

„Wartungsverträge werden vergessen oder nicht vollständig abgerechnet“

Jährliche Wartungen, Inspektionen, wiederkehrende Prüfpflichten — ohne System werden Termine übersprungen und Umsatz liegt auf der Straße.

„Kunden rufen täglich an wegen Terminen und Status“

„Wann kommt der Monteur?“ und „Warum ist die Rechnung so hoch?“ — jede Antwort kostet Backoffice-Zeit, die woanders fehlt.

„Die Abrechnung läuft immer 2–3 Wochen hinterher“

Papierzettel kommen zu spät, müssen erst übertragen werden, Buchhalter stellen Fragen. Cashflow leidet, Fehler entstehen.

Vergleich

OutSmart vs. Alternativen für Installationsunternehmen

Kein ERP-Ballast. Keine Enterprise-Preise. Gebaut für Betriebe wie Ihren.

Funktion	OutSmart	ERP / Branchensoftware	Excel + Papier
Digitale Arbeitsaufträge mit Fotos & Unterschrift	✓ Standard	⚠ Gegen Aufpreis	✗ Nicht möglich
Zeiterfassung je Objekt / Auftrag	✓ Automatisch	⚠ Eingeschränkt	✗
Materialverbrauch direkt am Auftrag erfassen	✓ In der App	⚠ Aufwendig	✗ Manuell
Automatische Auftragszettel bei Wartungsvertrag	✓ Vollautomatisch	⚠ Teilweise	✗ Manuell
Kundenportal inklusive	✓ Standard	⚠ Gegen Aufpreis	✗
Integration mit DATEV, Lexoffice, AFAS, Exact	✓ Direkte Anbindung	⚠ Eingeschränkt	✗ Manuell
KMU-Preis (kein Enterprise-Vertrag)	✓	✗ Enterprise-Preise	✓
Direkte Rechnungsstellung aus Arbeitsauftrag	✓ Keine Doppeleingabe	⚠ Teilweise	✗ Manuell

Was Kunden sagen

Außendienstbetriebe über OutSmart

„100 % übereinstimmende Auftragszettel sparen definitiv 50 % der Zeit für die Verwaltung.“

— Pascal Hanenbergh, Hanenbergh Techniek

„Wir wachsen gerade mit rund 15 % pro Jahr. Normalerweise müsste man da sofort mehr Leute einstellen. Aber wir merken, dass man dieses Wachstum mit dieser Software mit demselben Team bewältigen kann.“

— Frank Meijsen, Strategischer Berater, DeMo Service- en Bedrijfsdeuren

„Mit OutSmart haben wir unseren Workflow vollständig optimiert. Von Angebot bis Rechnung läuft jetzt alles nahtlos ineinander. Das spart Zeit und reduziert Fehler.“

— Rudmer de Vries, Eigenaar, Drowa & Infilldrain

Planung & Einsatz

Immer wissen, welcher Monteur wo im Einsatz ist

Mit dem digitalen Planungsboard planen Sie Monteure und Fahrzeuge für jeden Auftrag — von der Neuinstallation bis zur jährlichen Wartung. Änderungen sind sofort in der App sichtbar, auch bei Notfalleinsätzen.

Drag-and-drop — Monteur in Sekunden einem Auftrag zuweisen
Echtzeit-Updates — Änderung im Büro = sofort beim Monteur sichtbar
Mehrere Teams — alle Monteure gleichzeitig im Überblick
Fahrzeuge & Werkzeug — auch Geräte einplanen und tracken
Notfallplanung — Störungsauftrag? Innerhalb einer Minute eingeplant
Ad-hoc-Aufträge — Spontane Kundenwünsche direkt in den Plan

„Mit OutSmart bekommen Sie bessere Angebote, eine bessere Arbeitsvorbereitung und eine bessere Planung. Alles aus demselben System.“

— Frank Meijsen, DeMo Service- en Bedrijfsdeuren

OutSmart Planungsboard für Installationsunternehmen

OutSmart digitale Arbeitsaufträge für Installationsunternehmen

Digitale Arbeitsaufträge & Dokumentation

Nachweis, dass alles korrekt installiert wurde — ohne Diskussion

Gewerblicher Auftraggeber, Hausverwaltung oder Privatkunde — alle wollen einen Nachweis, dass die Arbeit fachgerecht ausgeführt wurde. Der Monteur macht Fotos bei Ankunft und Abschluss. Fotos werden automatisch dem Auftrag zugeordnet. Keine Diskussionen über „das wurde nicht gemacht.“

Vorher/Nachher-Fotos — automatisch dem Auftrag zugeordnet
Digitale Unterschrift — Kunde unterschreibt direkt auf dem Bildschirm
Materialverbrauch erfassen — Teile, Kabel, Bauteile direkt am Auftrag buchen
Prüfprotokolle & Messungen — direkt im Auftrag dokumentieren
Sofort im Büro sichtbar — abrechnungsbereit ohne Nachfassen

„100 % übereinstimmende Auftragszettel sparen definitiv 50 % der Zeit für die Verwaltung.“

— Pascal Hanenbergh, Hanenbergh Techniek

Wartungsverträge & Wiederkehrende Aufträge

Kein Wartungstermin wird mehr vergessen oder unbezahlt gelassen

Jährliche Heizungsinspektionen, quartalsweise Brandschutzprüfungen, monatliche Filterwechsel — im Vertragsmanagement legen Sie einmalig fest, was wann passiert. OutSmart erstellt die Arbeitsaufträge automatisch.

Einmalig anlegen — OutSmart erstellt Aufträge zum vereinbarten Datum automatisch
Keine manuelle Kontrolle nötig — kein Kalender, kein Erinnerungs-E-Mail an sich selbst
Prüfpflichten dokumentieren — Prüfberichte direkt im Vertrag archiviert
Vertragsumsatz sichtbar — wissen Sie, wie viel Umsatz Ihre Verträge bringen?
Automatisch abrechnen — abgeschlossener Auftrag = sofortige Rechnungsgrundlage

„Mit OutSmart haben wir unseren Workflow vollständig optimiert. Von Angebot bis Rechnung läuft jetzt alles nahtlos ineinander.“

— Rudmer de Vries, Eigenaar, Drowa & Infilldrain

OutSmart Wartungsverträge für Installationsunternehmen

Kundenportal

Schluss mit „Wann kommt der Monteur?“

Hausverwaltungen, gewerbliche Kunden und Facility Manager wollen einfach wissen, was wann passiert — ohne Ihr Büro anzurufen. Mit dem OutSmart-Kundenportal finden sie die Antwort selbst.

Terminplanung sichtbar — Kunde sieht, wann der Monteur kommt
Arbeitsaufträge & Fotos einsehen — Ausführungsnachweis sofort verfügbar
Rechnungen herunterladen — weniger Rückfragen an die Verwaltung
Je Objekt / Standort — Hausverwaltung sieht nur eigene Objekte
Sie bestimmen den Zugang — Kunde erhält Login, Sie entscheiden, was sichtbar ist

„Kunden schätzen, wie schnell wir Auftragsbestätigungen zusenden. Diese professionelle Kommunikation stärkt unsere Beziehung.“

— Frank Meijsen, DeMo Service- en Bedrijfsdeuren

Häufig gestellte Fragen

Alles über OutSmart für Installationsunternehmen

Was ist die beste Software für Installationsunternehmen?

Die beste Software für Installationsbetriebe kombiniert digitale Arbeitsauftragserfassung, Zeiterfassung je Auftrag, Materialverwaltung, automatisches Vertragsmanagement und ein Kundenportal in einer Plattform. OutSmart wurde speziell für Außendienstbetriebe entwickelt und ersetzt Excel, Papier und WhatsApp — ohne Enterprise-Komplexität.

Wie digitalisiere ich Arbeitsaufträge als Installationsbetrieb?

Mit OutSmart ersetzen Sie den Papierzettel durch eine digitale App. Der Monteur erhält seinen Auftrag automatisch, erfasst Start- und Endzeit, fügt verwendete Materialien hinzu, macht Fotos und lässt den Kunden digital unterschreiben. Der Auftrag ist sofort im Büro sichtbar und abrechnungsbereit.

Kann OutSmart Wartungsverträge automatisch verwalten?

Ja. Im Vertragsmanagement legen Sie einmalig fest, welcher Kunde welche Wartung erhält und in welchem Rhythmus. OutSmart erstellt automatisch Arbeitsaufträge zum vereinbarten Datum. So vergessen Sie keinen Wartungstermin mehr und rechnen immer vollständig ab.

Wie erfasse ich Materialverbrauch je Auftrag?

In der OutSmart-App wählt der Monteur die verwendeten Materialien direkt am Auftrag aus. Das wird automatisch im Lager abgezogen und in der Rechnung verarbeitet — keine manuelle Nacherfassung im Büro.

Funktioniert OutSmart auch für Betriebe mit mehreren Monteuren?

Ja. Im digitalen Planungsboard sehen Sie alle Monteure, Fahrzeuge und laufenden Aufträge in einer Übersicht. Änderungen sind sofort in der App jedes Monteurs sichtbar.

Welche Buchhaltungssysteme unterstützt OutSmart?

OutSmart hat direkte Integrationen mit DATEV, Lexoffice, AFAS, Exact Online, Moneybird und SnelStart. Nach Abschluss eines Auftrags übertragen sich Stunden und Materialien automatisch — keine manuelle Doppeleingabe.

Wie schnell ist OutSmart einsatzbereit?

Die meisten Installationsbetriebe sind innerhalb eines Arbeitstages operativ. Sie importieren Ihre Kundenliste, legen Auftragsvorlagen an und planen den ersten Monteur ein. Wir begleiten Sie beim Start. Beginnen Sie mit einer kostenlosen 14-Tage-Testversion — keine Kreditkarte erforderlich.

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