Wie schlägt sich Ihr Außendienst im Vergleich zu 2.210 anderen Betrieben?

Diese Seite ist dazu gedacht, die eigenen Zahlen neben die von vergleichbaren Betrieben zu legen. Wer mit fünf Monteuren 20 Aufträge pro Monat bearbeitet, während der Medianwert bei 52 liegt, weiß: es läuft noch viel Arbeit außerhalb des Systems. Wer drei Wochen braucht, bis ein abgeschlossener Auftrag berechnet ist, während der Medianwert bei vier Tagen liegt, weiß auch, wo das Betriebskapital bleibt.

Der Umfang: worauf diese Zahlen basieren

Über alle Kundenumgebungen hinweg wurden 16,7 Millionen Arbeitsaufträge bearbeitet. 2025 waren es 2,97 Millionen, gegenüber 2,77 Millionen in 2024 — ein Plus von 7 % auf Gesamtebene. Von den Betrieben, die in beiden Jahren aktiv waren, verzeichneten 55 % einen Zuwachs.

Quelle: aggregierte Nutzungsdaten aus 2.210 OutSmart-Kundenumgebungen, Stand 4. Juni 2026.

Durchlaufzeiten: vom Angebot bis zum Archiv

Das Interessanteste in diesen Daten steckt nicht in der Ausführung, sondern in der Verwaltung danach. Ein Auftrag ist im Median innerhalb von 2,9 Tagen ausgeführt und innerhalb von 4,6 Tagen verwaltungstechnisch bearbeitet. Danach dauert es im Median noch 39 Tage, bis er endgültig abgeschlossen und archiviert ist — und ein Viertel der Betriebe braucht dafür mehr als 218 Tage.

Medianwerte über Betriebe. Die Anzahl der Betriebe unterscheidet sich je Schritt, weil nicht jeder Betrieb jedes Modul nutzt: Angebote werden von 53 % der Betriebe genutzt, Wartungsverträge von 26 %.

Benchmark nach Betriebsgröße

Die Betriebsgröße ist der stärkste Prädiktor im gesamten Datensatz. Der typische Betrieb hat fünf Monteure mit Lizenz; ein Viertel hat neun oder mehr. Ein aktiver Monteur bearbeitet im Median 24 Aufträge pro Monat, bei den zehn Prozent produktivsten Betrieben sind es bis zu 84.

Der Sprung liegt zwischen vier und fünf Monteuren

Zwischen Betrieben mit zwei bis vier Monteuren und Betrieben mit fünf bis neun Monteuren verdreifacht sich die Nutzung von Automatisierung (von 14 % auf 43 %), und die Arbeit mit Wartungsverträgen steigt von 10 % auf 37 %. Unter fünf Mitarbeitern wird Software vor allem zum Erfassen von Aufträgen genutzt; darüber wird sie zum System, aus dem die Arbeit selbst entsteht.

Medianwerte je Größenklasse; die Prozentangaben zeigen den Anteil der Betriebe innerhalb dieser Klasse, die die Funktion tatsächlich genutzt haben.

Unterschiede nach Land

Niederländische Betriebe bilden mit 1.355 Kundenumgebungen die größte Gruppe und berechnen am schnellsten: im Median 0,75 Tage nach Abschluss des Auftrags, gegenüber 2,06 Tagen in Belgien. Portugiesische Betriebe nutzen digitale Formulare am intensivsten: 87 % von ihnen füllen Formulare zu Aufträgen aus, gegenüber 68 % in den Niederlanden.

So nutzen Sie diesen Benchmark

Legen Sie die eigenen Zahlen neben die Zeile, die zur eigenen Betriebsgröße passt, nicht neben den Gesamtdurchschnitt. Wer weit unter dem Medianwert der Aufträge pro Monat liegt, hat wahrscheinlich noch Arbeit außerhalb des Systems — telefonisch, per WhatsApp oder auf Papier. Wer weit über dem Medianwert der Durchlaufzeit bis zur Rechnung liegt, kann das direkt in Betriebskapital umrechnen: bei 52 Aufträgen pro Monat kostet jede Woche Verzögerung bei der Rechnungsstellung rund eine Woche Umsatz an Liquidität.

Ländernamen wurden normalisiert; bei 455 Kundenumgebungen ist das Land nicht erfasst, diese fallen aus dieser Tabelle. Der deutschsprachige Raum und Spanien sind mit 30 bzw. 18 Betrieben zu klein für harte Schlussfolgerungen und stehen nur der Vollständigkeit halber dabei.

Häufige Fragen zum Außendienst-Benchmark

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