Hoe plan ik een monteur in via het planbord?

Open het planbord in OutSmart, maak een nieuwe opdracht aan en sleep deze naar de gewenste monteur en tijdslot. De monteur krijgt direct een push-notificatie in de app.

Kan ik snel herplannen bij een spoedklus?

Ja. Sleep de klus naar een andere monteur of tijdslot. Alle betrokkenen ontvangen direct een update. Herplannen kost letterlijk één muisbeweging.

Zien monteurs hun planning direct in de app?

Ja. Zodra je een klus inplant of herplant, verschijnt de werkbon direct in de app van de monteur met alle klantgegevens en objectinformatie.

Kan ik het planbord koppelen aan werkbonnen en facturatie?

Ja. In OutSmart is het planbord direct verbonden met digitale werkbonnen en facturatie. Na afronden is de werkbon klaar voor facturatie via AFAS, Exact of Snelstart.

Wat is het verschil tussen het planbord en PlanSmart?

Het planbord is het visuele planningssysteem voor handmatig inplannen via drag-and-drop. PlanSmart is een AI Power-Up die routes automatisch optimaliseert op basis van locatie en beschikbaarheid.

Kan ik meerdere monteurs inplannen voor één klus?

Ja. Je kunt meerdere monteurs toewijzen aan één opdracht. Elke monteur registreert zijn eigen uren en alles wordt samengevoegd in één werkbon.

Voor welke bedrijfsgroottes is het planbord geschikt?

Het planbord schaalt van 2 tot 200+ monteurs, voor kleine servicebedrijven tot grotere organisaties met meerdere teams en regio's.

Tot 30% sneller herplannen,
altijd grip op je buitendienst

Q: Wat is een digitaal planbord?

Een digitaal planbord is een visueel planningssysteem waarmee je buitendienstmedewerkers en klussen beheert. Je sleept klussen naar monteurs en monteurs ontvangen direct een update in hun app.

OutSmart geeft je één digitaal planbord voor kantoor én monteurs: plan, herplan en communiceer zonder Excel, WhatsApp of losse systemen.

Van last-minute wijzigingen tot spoedopdrachten: je ziet direct wie beschikbaar is, waar ruimte zit en welke werkbonnen al ingepland zijn.

Werkbonnen inplannen met drag-and-drop, per dag, week of maand

Monteurs krijgen wijzigingen direct als melding in de app

Koppelt planning, werkbonnen en facturatie in één doorgaande flow

Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers

Snel overzicht

Een digitaal planbord vervangt Excel, Outlook en WhatsApp-updates met één realtime overzicht voor kantoor en buitendienst. Servicebedrijven die overstappen op digitale planning herplannen spoedopdrachten gemiddeld 30% sneller, doordat wijzigingen direct als push-notificatie bij de monteur aankomen (OutSmart productdata, 2024). In OutSmart sleep je werkbonnen met drag-and-drop naar de juiste monteur en het juiste tijdstip. Monteurs zien adres, klantgegevens en instructies direct in de app — zonder dat jij hoeft te bellen. Beschikbaar in dag-, week- en maandweergave, voor teams van 2 tot 200 monteurs.

Meer dan 5000 bedrijven leveren geweldige service met OutSmart

Herkenbaar?

Dit maakt plannen elke week onnodig druk

Wat klanten ons letterlijk vertellen — voor ze overstapten op OutSmart.

"Ik moet telkens uitloggen en inloggen per monteur"Eigenaren met 6+ monteurs switchen constant tussen afzonderlijke Google Agenda's. Planning kost uren in plaats van minuten.	"Door de bomen het bos niet meer — dan laat ik ook een klus liggen"Zonder één overzicht glippen opdrachten door je vingers. Omzet die je nooit ziet.	"De jongens schrijven de montagestop op een whiteboard — en WhatsApp de rest"Drie losse kanalen voor dezelfde info: Trello, whiteboard, WhatsApp. Eén fout en je monteur staat voor de verkeerde deur.
"Ik weet niet meer wat vrij is"Planning loopt zo vol dat de eigenaar zijn eigen agenda niet meer ziet. Overwerk, geen overzicht, geen rust.	"Is er een planbord waarbij ik een jaar vooruit kan plannen?"Bedrijven plannen weken of maanden vooruit maar hun huidige tool (Trello, Excel) is daar niet voor gebouwd.	"Je moet weten wie het beste op welke klus kan"Niet elke monteur past bij elke klus. Zonder overzicht van vaardigheden én beschikbaarheid ga je gokken.

Herkenbaar? Zo lost OutSmart dit op.

Bekijk de oplossing

Klantcase

Hoe servicebedrijven sneller schakelen met één planningsoverzicht

01 · Situatie

Planning liep vast in losse systemen

Bij drukke buitendienstteams ontstaan snel misverstanden: opdrachten in Excel, wijzigingen via WhatsApp en werkbonnen ergens anders. Bij spoed moet iedereen apart worden bijgepraat.

02 · Actie

Planning, werkbon en app in één flow

Met OutSmart plant de backoffice vanuit één visueel planbord. De monteur ziet de opdracht direct in de app, inclusief adres, instructies en werkbon.

03 · Resultaat

Meer overzicht, snelheid en zekerheid

“OutSmart geeft ons een overzichtelijk systeem voor projecten, service en onderhoud. De planning is veel eenvoudiger geworden.”

KimberleyOostendorp Nederland

Bekijk alle klantverhalen →

Planbord openen

Zie direct wie waar is en waar ruimte zit

Voordeel: realtime overzicht zonder bellen of zoeken

Open het planbord en bekijk alle monteurs, lopende klussen en beschikbare capaciteit per dag, week of maand. Zo zie je meteen wat er vandaag kan en waar knelpunten ontstaan.

Dag-, week- en maandweergave

Beschikbaarheid per medewerker in één oogopslag

Kleurcodering per monteur, klustype of status

Meer over digitaal plannen →

Drag-and-drop plannen

Sleep een klus naar de juiste monteur

Voordeel: spoedklus inplannen zonder chaos

Wijs opdrachten toe door ze naar de juiste medewerker of tijd te slepen. Het tijdblok wordt gereserveerd en de planning is direct bijgewerkt voor iedereen.

Sleep klussen naar een andere monteur of tijd

Tijdblok automatisch gereserveerd

Iedere wijziging direct zichtbaar voor kantoor

Skills-based planning

Plan altijd de juiste monteur — op basis van certificering of specialisme

Niet elke monteur mag elke klus uitvoeren. Een F-Gassen klus vereist een gecertificeerde monteur. Een REOB-inspectie mag alleen door iemand met de juiste bevoegdheid. In OutSmart leg je dit vast als "skill" — en het systeem waarschuwt je als je een klus plant bij iemand die de vereiste skill niet heeft.

Skills aanmaken

Maak skills aan die passen bij jouw branche: "NEN 3140", "F-Gassen certificering", "REOB-inspectie", "Onderhoud Siemens". Zelf te bepalen, geen vaste lijst.

Koppelen aan monteurs

Geef elke monteur de skills die hij bezit. Monteur A heeft "NEN 3140" en "Liftonderhoud". Monteur B heeft "F-Gassen" en "Koudetechniek". Dit stel je eenmalig in.

Waarschuwing bij foutieve planning

Koppel een vereiste skill aan een werkbon. Wil je die bon daarna plannen bij iemand zonder die skill? OutSmart toont direct een waarschuwing — vóórdat de klus de deur uit gaat.

Veelgebruikte skills per branche

F-Gassen certificering Koeltechniek

NEN 3140 Elektrotechniek

REOB-inspectie Brandbeveiliging

KIWA-erkenning Gasinstallaties

EN 13015 Liftonderhoud

VCA gecertificeerd Algemeen

Kan ik op het planbord filteren op monteurs met een bepaalde skill?

Ja. Wanneer je een werkbon wil inplannen, kun je het planbord filteren op de vereiste skill — je ziet dan alleen de monteurs die bevoegd zijn voor die klus. Dat scheelt zoeken, en voorkomt dat je per ongeluk de verkeerde monteur inplant.

Capaciteitsplanning

Plan meerdere serviceopdrachten per monteur — zonder over- of onderbezetting

Capaciteitsplanning is het afstemmen van het aantal geplande opdrachten op de beschikbare tijd van je monteurs, zodat niemand over- of onderbezet raakt. Op het digitale planbord van OutSmart zie je per monteur wat er is ingepland en wie nog ruimte heeft, zodat je meerdere serviceopdrachten per dag evenwichtig over je buitendienst verdeelt.

Bekijk de beschikbare capaciteit

Open het planbord in dag- of weekweergave. Per monteur zie je de al ingeplande opdrachten en hoeveel tijd er die dag nog vrij is.

Verdeel de serviceopdrachten

Sleep opdrachten naar de monteurs die nog ruimte hebben. Elke opdracht heeft een geschatte duur, zodat je ziet hoe vol een dag loopt.

Herplan bij pieken en spoed

Komt er een spoedklus binnen of loopt een klus uit? Sleep de opdracht naar een monteur met capaciteit of naar een andere dag — de monteur krijgt direct een update in de app.

Wat is capaciteitsplanning?

Hoeveel serviceopdrachten kan ik per monteur per dag inplannen?

Zoveel als er binnen een werkdag passen. Op het planbord van OutSmart plan je meerdere serviceopdrachten per monteur per dag en zie je per opdracht de geschatte duur. Zo houd je overzicht over hoe vol een dag is en of er nog ruimte is voor een spoedklus.

Monteur-app

Monteur ziet de opdracht direct in de app

Voordeel: geen losse telefoontjes of gemiste updates

Zodra je een opdracht plant of wijzigt, verschijnt de werkbon in de app van de monteur. Inclusief klantgegevens, adres, objectinformatie en instructies.

Push-notificatie bij nieuwe of gewijzigde opdracht

Werkbon met alle informatie direct beschikbaar

Realtime status: onderweg, bezig of klaar

Vergelijking

Digitaal planbord vs. Excel & WhatsApp

Een Excel-planning werkt, totdat er iemand ziek is, een spoedklus binnenkomt of een monteur zijn update mist.

Situatie	Excel / WhatsApp	OutSmart planbord
Planning bijwerken	✗Handmatig, iedereen apart informeren	✓Sleep klus, iedereen ziet het direct
Spoedklus	✗Bellen, appen en handmatig herplannen	✓Één klik, monteur krijgt push-notificatie
Monteur weet wat te doen	✗Mondeling of los appje	✓Werkbon met alle info direct in de app
Capaciteitsoverzicht	✗Zelf uitrekenen, fouten onvermijdelijk	✓Realtime per monteur inzichtelijk
Klant informeren	✗Handmatig bellen of mailen	✓Bevestiging en status vanuit de werkbon
Koppeling naar facturatie	✗Aparte stap, handmatig overtypen	✓Werkbon → factuur zonder extra handelingen

Per branche

Geschikt voor elke servicebranche

Het planbord van OutSmart werkt voor elke organisatie met buitendienstmedewerkers.

InstallatietechniekPlan cv-ketel servicebeurten, warmtepompen en klimaatinstallaties. Monteurs zien objectgegevens direct in de app.Meer weten →	BeveiligingServiceplanning voor alarmsystemen en toegangscontrole. Keuringsrapport gegenereerd na afronden.Meer weten →	Bouw & onderhoudPlan meerdere locaties per dag, wijs materialen toe en houd projectvoortgang realtime bij.Meer weten →
Deuren & ToegangstechniekPlan verplichte servicemomenten en maak digitaal ondertekende rapporten direct beschikbaar.Meer weten →	Facilitaire & Schoonmaakbranche Roosterplanning, werkbonnen en rapportages voor facilitaire dienstverleners. Meer weten →	Koeltechniek & HVACPlan F-gassenregistratie, keurdatums en onderhoud automatisch in, zonder verplichte service te missen.Meer weten →

Wat klanten zeggen

Servicebedrijven over hun ervaringen met OutSmart.

“De overstap naar digitale werkbonnen verliep soepel. Inmiddels werken we met veel meer overzicht, snelheid en zekerheid.”

Niels LuijtenDyzle

“OutSmart geeft ons een overzichtelijk systeem voor projecten, service en onderhoud. De planning is veel eenvoudiger geworden.”

KimberleyOostendorp Nederland

“OutSmart heeft onze werkprocessen sterk verbeterd. Dankzij de integratie met AFAS zijn nacalculatie en facturatie perfect geregeld.”

Tom GrootVKS Schiedam

“Met OutSmart werken we volledig digitaal: monteurs zien direct hun opdrachten en we schakelen sneller bij spoedmeldingen.”

Martijn KooijmanAaproTect

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen over het digitale planbord

De vragen die prospects ons letterlijk stellen — beantwoord.

Wat is een digitaal planbord? +

Een digitaal planbord is een visueel overzicht van alle geplande en in te plannen opdrachten van je monteurs. In OutSmart sleep je werkbonnen direct naar de juiste monteur op de juiste dag. Monteurs zien hun planning direct in de app — zonder whiteboard, zonder WhatsApp.

Kan ik in OutSmart een jaar vooruit plannen? +

Ja. Je ziet alle opdrachten per dag, week of maand — zo ver vooruit als je wilt. Handig voor kozijnplaatsers, onderhoudsbedrijven of andere bedrijven die weken of maanden van tevoren plannen.

Kan ik per monteur zien wat er ingepland staat? +

Ja, elke monteur heeft een eigen regel in het planbord. Zo zie je in één oogopslag wie beschikbaar is, wie volgeboekt is en wie op vakantie is. Je hoeft niet per monteur in- en uit te loggen.

Hoe weten monteurs wat ze die dag moeten doen? +

Zodra je een werkbon inplant, krijgt de monteur een melding op zijn telefoon of tablet. Hij ziet het adres, de opdracht, contactgegevens en eventuele foto's — alles in de OutSmart app. Geen WhatsApp, geen bellen.

Werkt het planbord ook als je vakanties of ziektedagen wil bijhouden? +

Ja. Je geeft afwezigheid aan in het planbord zodat je nooit iemand inplant die er niet is. Overige monteurs blijven zichtbaar met hun beschikbaarheid.

Wat als een klus niet op de geplande dag wordt afgerond? +

Je sleept de werkbon simpelweg naar een andere dag of monteur. De monteur krijgt automatisch een update in zijn app. Geen bellen, geen nieuwe WhatsApp-berichten.

Werkt OutSmart ook voor bedrijven die per vaste route of regio plannen? +

Ja. Je kunt werkbonnen per regio of route indelen en monteurs toewijzen op basis van wie het dichtst bij de klant werkt. Zo minimaliseer je reistijd.

Wat ziet een werkgever via GPS in OutSmart? +

OutSmart gebruikt locatiedata alleen om reistijd bij een werkbon te registreren en monteurs op een planbord te tonen. Een werkgever ziet de locatie van een monteur alleen tijdens werktijd en gekoppeld aan een actieve opdracht — niet continu. Monteurs kunnen locatiedeling buiten werktijd uitzetten. OutSmart voldoet aan de AVG-richtlijnen voor locatieverwerking.

Kan ik periodiek onderhoud automatisch laten inplannen op basis van een servicecontract? +

Ja. Via contractbeheer koppel je een onderhoudscontract aan een planningsschema — de bijbehorende werkbonnen worden automatisch aangemaakt en ingepland op basis van de afgesproken frequentie, zonder dat je dit handmatig hoeft te bewaken.

Optimaliseert OutSmart de rijroute van een monteur die meerdere adressen op een dag bezoekt? +

Ja. Met routeoptimalisatie berekent OutSmart een efficiëntere volgorde van adressen voor een monteur met meerdere klussen op een dag, zodat reistijd tussen afspraken wordt beperkt — bruikbaar voor vaste onderhoudsroutes of dagen met veel losse afspraken.

Is het planbord geschikt voor een servicedienst met een grotere vloot voertuigen of veel monteurs? +

Ja, het planbord schaalt van een paar monteurs tot tientallen medewerkers of voertuigen — je ziet per medewerker de planning van die dag in één overzicht. Voor gedetailleerde voertuigdata zoals kilometers en brandstof raden we een koppeling met een specifieke fleet-tool aan naast de planning in OutSmart.

Ziet een monteur direct een planningswijziging die de binnendienst doorvoert? +

Ja. Zodra de planner een opdracht verplaatst, toevoegt of wijzigt op het planbord, ziet de monteur dit meteen in de app — inclusief nieuw adres, tijd of instructies. Er is geen aparte belronde of WhatsApp-bericht nodig om een wijziging door te geven.

Kan ik met OutSmart ook een storingsdienst plannen die buiten kantooruren bereikbaar moet zijn? +

Ja. Het planbord maakt geen onderscheid tussen kantooruren en avond- of weekenddiensten — je plant een spoedopdracht in op elk moment en de monteur krijgt direct een melding in de app. Hoe je de 24/7-bereikbaarheid zelf organiseert (bijvoorbeeld met een wachtdienstrooster) regel je binnen je eigen team.

Zijn drag-and-drop plannen en automatische routeberekening twee losse systemen of werken ze samen? +

Ze werken binnen hetzelfde platform, als twee aanvullende functies: je plant en verschuift opdrachten met drag-and-drop op het planbord, en gebruikt routeoptimalisatie om daarna de efficiëntste volgorde van adressen voor een monteur te bepalen. Geen los systeem om te koppelen.

Vermindert efficiëntere routeplanning de CO2-uitstoot van mijn wagenpark? +

Indirect wel: routeoptimalisatie beperkt onnodig gereden kilometers, wat de brandstofkosten en CO2-uitstoot van je wagenpark verlaagt. OutSmart heeft geen apart CO2-rapportagedashboard, maar minder gereden kilometers is een direct gevolg van efficiëntere planning.

Helpt OutSmart bij het inplannen van monteurs op basis van hun certificering of specialisme? +

Ja, via skills-based planning. Je legt per monteur vast welke certificeringen of specialismen hij heeft — bijvoorbeeld NEN 3140, F-Gassen, REOB-inspectie of VCA. Koppel je een vereiste skill aan een werkbon, dan waarschuwt OutSmart je direct als je probeert die klus in te plannen bij een monteur zonder de juiste skill.

Klaar om slimmer te werken?

Probeer OutSmart 14 dagen gratis. Geen creditcard, geen verplichtingen, gewoon direct aan de slag.

Meer dan 5.000 bedrijven gingen je voor · 3+ miljoen werkbonnen per jaar · Altijd opzegbaar

Tot 30% sneller herplannen,altijd grip op je buitendienst