OutSmart is gebruiksvriendelijk, compleet en gewoon makkelijk in gebruik. Voor ons dé tool die ik elke organisatie zou aanraden.
Kimberley, Oostendorp Nederland
Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers
Wat voegt OutSmart toe aan Exact Online?
OutSmart is veel meer dan een simpele werkbon-app. Door de koppeling met Exact Online ontstaat één geïntegreerde keten: van offerte, naar planning, naar werkbon, naar factuur.
Belangrijkste voordelen op een rij
-
- Automatische omzetting van verkooporders
Verkooporders uit Exact Online worden automatisch omgezet in digitale werkbonnen in OutSmart. Je buitendienstmedewerkers werken altijd met de juiste gegevens, zonder dubbel invoerwerk. - Eenvoudiger en betrouwbaarder urenbeheer
Uursoorten worden éénmalig gekoppeld aan OutSmart. Monteurs registreren hun uren in de app; na goedkeuring worden deze uren rechtstreeks doorgestuurd naar de Weekstaat in Exact Online. Zo voorkom je fouten in urenbriefjes en bespaar je tijd op controle. - Gestroomlijnd voorraad- en materiaalbeheer
Materialen, inclusief prijs en barcode, worden naadloos overgedragen. Je buitendienst kiest ter plekke het juiste materiaal, en OutSmart stuurt de verbruikte materialen terug naar Exact Online. Resultaat: actuele voorraden, minder misgrijpen en een snellere orderverwerking. - Verbeterde projectplanning en controle
OutSmart biedt een overzichtelijke agenda en projectplanning voor je buitendienst. De koppeling met Exact Online zorgt dat projecten, kosten en opbrengsten op elkaar aansluiten. Zo heb je altijd realtime inzicht in de status en winstgevendheid van je projecten. - Efficiëntere workflow door automatische synchronisatie
Gegevens worden automatisch gesynchroniseerd tussen Exact Online en OutSmart. Dat betekent:
- minder handmatige invoer,
- minder kans op typefouten,
- snellere doorlooptijd van werkbon tot factuur.
- Automatische omzetting van verkooporders
Hoe werkt de integratie tussen OutSmart en Exact Online?
De integratie tussen OutSmart en Exact Online is tweerichtingsverkeer en eenvoudig in te stellen. Je bepaalt zelf welke data wordt uitgewisseld, zodat de koppeling naadloos past bij jouw processen.
Datastromen tussen Exact Online en OutSmart
- Van Exact Online naar OutSmart
- Verkooporders → worden werkbonnen in OutSmart
- Artikelen en materialen (met prijs en barcode) → worden zichtbaar in de werkbon-app
- Klantgegevens → worden gebruikt voor werkbonnen, offertes en planning
- Van OutSmart naar Exact Online
- Digitale werkbonnen → worden omgezet in proeffacturen in Exact Online
- Goedgekeurde uren → worden toegevoegd aan de Weekstaat van de medewerker
- Verbruikte materialen → worden geboekt op de juiste order of project
- Eventuele foto’s, handtekeningen en notities → kunnen als bijlage worden opgeslagen
Van werkbon tot factuur: voorbeeld uit de praktijk
- In Exact Online maak je een verkooporder voor een klus.
- De koppeling zet deze automatisch om in een werkbon in OutSmart.
- Je monteur voert ter plekke uren, materialen, foto’s en klantakkoord (handtekening) in.
- Na afronding en goedkeuring stuurt OutSmart de gegevens terug naar Exact Online.
- Exact Online maakt automatisch een proeffactuur aan op basis van de geregistreerde uren en materialen.
- Na controle wordt de proeffactuur definitief en verzonden naar de klant.
Zo verkort je de doorlooptijd van weken naar dagen (of zelfs uren), met maximale grip op omzet en marge.
Voordelen van de Exact Online koppeling met OutSmart
Lagere kosten en snellere terugverdientijd
- Laag maandtarief vanaf €25,- per bedrijf
De integratie is beschikbaar voor een laag maandtarief, zonder vaste set‑upkosten vanuit OutSmart. Dankzij de tijdwinst in administratie en facturatie verdien je dit bedrag al snel terug. - Minder fouten in administratie en facturatie
Doordat je data niet meer handmatig hoeft over te typen, verklein je de kans op fouten in uren, materialen en prijzen. Dit bespaart correctiefacturen en discussies met klanten. - Tijdbesparing voor zowel kantoor als buitendienst
Medewerkers op kantoor besteden minder tijd aan controle en invoer; monteurs en technici hoeven niets meer op papier te noteren. Alles loopt digitaal en direct in één systeem.
Kosten van de OutSmart & Exact Online koppeling
De OutSmart & Exact Online koppeling biedt veel functionaliteit voor een transparant en helder maandtarief. Je betaalt per bedrijf, niet per gebruiker.
Heldere kostenstructuur (per maand, per bedrijf)
- Exact Online V2 (basisbedrag): €25
- Productie: + €25
- Projectmanagement: + €25
- Handel: + €25
- Uren & Facturen: + €5
Zelfs als je meerdere OutSmart-licenties gebruikt, blijven de koppelkosten per bedrijf zeer voordelig.
Eenmalige opstartkosten (optioneel)
Voor het maken van de koppeling zelf rekenen wij geen vaste set‑upkosten.
Wel kunnen er eenmalige opstartkosten ontstaan voor:
- het instellen van de IP‑poort,
- eventuele locatie- of netwerkaanpassingen,
Deze werkzaamheden kunnen uitgevoerd worden door OutSmart of door een derde partij (bijvoorbeeld je IT-leverancier).
Dankzij de verhoogde efficiëntie bespaar je zowel tijd als kosten. De maandelijkse prijs blijft laag, waardoor de koppeling aantrekkelijk is voor zowel kleine als groeiende organisaties.
