Realtime grip op je projecten,
nooit meer margeverlies achteraf

OutSmart bundelt uren, materialen en werkbonnen per project in één overzicht — zodat je bijstuurt terwijl het project loopt, niet pas bij de factuur.

Van meerwerk tot nacalculatie: je ziet direct wat er geboekt is, waar kosten oplopen en of je project binnen budget blijft.

 
Uren, materialen en werkbonnen automatisch per project gebundeld
 
Live dashboard: budget vs. werkelijke kosten, altijd actueel
 
Nacalculatie en facturatie in één klik, direct naar Exact of AFAS
<p>Gratis Proefaccount</p>
Online Demo
5_stars    Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers
_BEN1670 transparant
Snel overzicht
 
Alle werkbonnen, uren en materiaalkosten worden automatisch per project gebundeld — geen handmatig samenvoegen
 
Het live dashboard toont budget vs. werkelijke kosten — je ziet margeverlies voordat het te laat is
 
Meerwerk leg je ter plekke vast in de app — klant accordeert digitaal, niets gaat verloren
 
Meerdere monteurs werken via projectfasen en taakoverzicht — iedereen ziet dezelfde status, geen WhatsApp meer
 
Het resultaat: nacalculatie in één klik, directe facturatie naar Exact, AFAS of Snelstart — en eindelijk weten of elk project rendabel was
Herkenbaar?

Waarom projecten uitlopen en marge verdwijnt

Uren in werkbonnen, materialen in Excel, meerwerk mondeling afgesproken — en pas achteraf weet je wat het project echt heeft gekost.

“Je weet pas over budget als het te laat is”Geregistreerde uren en materiaalkosten staan verspreid over werkbonnen en Excel. Pas na afronding zie je dat het project niet rendabel was — en dan is er niets meer aan te doen.“Meerwerk vergeten te factureren”Een monteur lost ter plekke een extra probleem op. Mondeling afgesproken, niet vastgelegd. De klant betaalt de hoofdopdracht — het meerwerk verdwijnt in de marge. Elke week weer.“Voortgang bijhouden via WhatsApp”“Hoe ver ben je?” — die vraag stel je tien keer per dag. Monteurs sturen updates via WhatsApp, teams werken langs elkaar heen en de planner heeft nooit een actueel beeld.
“Meerdere monteurs, niemand heeft overzicht”Bij een project met drie monteurs weet niemand precies wat de anderen al gedaan hebben. Dubbel werk, wachttijden, gemiste taken — en op de factuur klopt het totaal niet.“Uren samenvoegen kost meer tijd dan het project”Na afloop haal je werkbonnen op, tel je uren op, zoek je materiaalkosten uit — alles handmatig. De nacalculatie duurt langer dan de klus zelf, en klopt zelden helemaal.“Geen nacalculatie, geen leermoment”Was het project rendabeler of duurder dan gepland? Je hebt geen idee, want de data zit verspreid. Bij het volgende project maak je dezelfde fout in je inschatting.

Herkenbaar? Zo lost OutSmart dit op.

Bekijk de oplossing ↓
Klantcase

Hoe DeMo 15% groeide zonder extra personeel aan te nemen

01 · Situatie
Groei die het papieren systeem niet aankon

DeMo Service- en Bedrijfsdeuren groeit jaarlijks 15%. Met papieren werkbonnen, losse Excel-bestanden en handmatige nacalculatie liep de backoffice vast. Projectkosten waren pas achteraf zichtbaar — te laat om bij te sturen.
02 · Actie
Volledig digitaal projectbeheer met OutSmart

DeMo stapte over op OutSmart: projectdashboards per opdracht, digitale werkbonnen, planbord en directe koppeling met hun boekhoudpakket. Monteurs registreren uren en materialen live in de app — het dashboard toont de projectstatus in realtime.
03 · Resultaat
15% groei met hetzelfde team

“We hebben nu één systeem waarin alles samenkomt. Daardoor hebben we controle over het hele proces en kunnen we blijven groeien zonder dat het chaotisch wordt.”

Frank MeijsenStrategisch adviseur, DeMo Service- en Bedrijfsdeuren
Oplossing

Van offerte tot factuur — volledig in beeld

OutSmart geeft je projectmanager én monteur één systeem. Budget bewaken, meerwerk vastleggen, teams aansturen — zonder WhatsApp of Excel.

Project Dashboard OutSmart
Project Dashboard

Altijd grip op kosten, uren en voortgang

Voordeel: margeverlies zien voordat het te laat is — niet achteraf

Koppel werkbonnen, uren en materialen aan één project. Het dashboard toont live wat er al geboekt is, wat het kost en of je nog binnen budget zit.

Budgetbewaking — zie direct wanneer een project over budget dreigt
Urenoverzicht per medewerker — wie heeft wat gedaan en hoeveel uur?
Materiaalkosten per project — automatisch gekoppeld aan werkbonnen
Nacalculatie — vergelijk begroting met werkelijke kosten in één klik
Meer over het project dashboard →
“OutSmart heeft onze werkprocessen sterk verbeterd. Dankzij de integratie met AFAS zijn nacalculatie en facturatie perfect geregeld.”
Tom Groot · VKS Schiedam
Meerwerk & Fasen

Nooit meer meerwerk vergeten — alles gedocumenteerd

Voordeel: elke extra opdracht digitaal vastgelegd, klant akkoord — geen discussie achteraf

De monteur legt meerwerk direct vast in de app als meerwerkbon. De klant accordeert digitaal ter plekke. Grote projecten verdeel je in fasen met taken per monteur.

Meerwerkbon in de app — ter plekke vastleggen, klant tekent digitaal
Projectfasen — verdeel grote opdrachten in beheersbare stappen
Taken per fase — wijs toe aan specifieke monteurs of teams
Alles op de factuur — hoofdwerk én meerwerk automatisch samengevoegd
Meer over meerwerk vastleggen →
“OutSmart geeft ons een overzichtelijk systeem voor projecten, service en onderhoud. De planning is veel eenvoudiger geworden.”
Kimberley · Oostendorp Nederland
396ea2c8-b656-4a63-95aa-c2a0d7346822
e43298a7-24d4-44f8-ba2a-bcac1860b18c
Planning & Team

Meerdere monteurs op één project — iedereen in sync

Voordeel: geen WhatsApp, geen dubbel werk — één overzicht voor het hele team

Via het planbord plan je meerdere monteurs in op hetzelfde project. Iedereen ziet zijn eigen taken en registreert uren live in de app.

Multi-monteur planning — wijs taken toe aan de juiste persoon
Realtime statusupdates — monteur meldt gereed, kantoor ziet het direct
Uren per monteur per project — wie heeft hoeveel uur besteed?
Geen WhatsApp nodig — alle communicatie via de app
Meer over teambeheer per project →
“Met OutSmart werken we volledig digitaal: monteurs zien direct hun opdrachten en we schakelen sneller bij spoedmeldingen.”
Martijn Kooijman · AaproTect
Vergelijking

OutSmart vs. Excel & losse apps voor projectbeheer

Excel lijkt gratis — maar wat kost het je echt als je pas achteraf ziet dat een project niet rendabel was?

SituatieExcel / losse apps / WhatsAppOutSmart digitaal
Realtime inzicht in budget en kosten✗Pas na handmatige verwerking✓Live dashboard per project
Meerwerk documenteren met klantgoedkeuring✗Mondeling, vaak vergeten✓Digitaal vastleggen + accordering in app
Meerdere monteurs op één project✗Ieder in eigen app of briefje✓Iedereen ziet dezelfde status, realtime
Uren automatisch gekoppeld aan project✗Handmatig samenvoegen achteraf✓Via werkbon of timer in app, automatisch
Projectfasen en taken beheren✗Niet mogelijk zonder maatwerk✓Structuur per fase, zichtbaar voor iedereen
Nacalculatie direct beschikbaar✗Uren handmatig uitrekenen achteraf✓Automatisch na afronding, in één klik
Direct factureren vanuit project✗Handmatig opbouwen in boekhoudpakket✓Automatisch naar Exact, AFAS of Snelstart
Per branche

Geschikt voor elke servicebranche

Projectbeheer in OutSmart werkt voor elk buitendienstbedrijf dat werkt met budgetten, meerdere monteurs en doorlooptijden.

Installatietechniek
InstallatietechniekProjecten met meerdere fasen en monteurs, meerwerk vastleggen en direct factureren via Exact of AFAS.Meer weten →
Bouw
Bouw & OnderhoudBudget per project bewaken, uren per ploeg registreren en nacalculatie direct beschikbaar na afronding.Meer weten →
Beveiliging
BeveiligingInstallatie- en onderhoudsprojecten per object plannen, uren koppelen en meerwerk direct accorderen.Meer weten →
Koeltechniek
Koeltechniek & HVACGrote installatie- en renovatieprojecten bewaken, fasen indelen per technicus en budget realtime volgen.Meer weten →
Deuren
Deuren & toegangstechniekInstallatie en onderhoud per project bijhouden, meerwerk digitaal vastleggen en direct doorboeken.Meer weten →
Facilitair
Facilitaire & SchoonmaakbrancheMeerdere ploegen op één locatie of project aansturen, uren per perceel registreren en per opdracht factureren.Meer weten →
Wat klanten zeggen
Servicebedrijven over hun ervaringen met OutSmart.
Niels Luijten
“De overstap naar digitale werkbonnen verliep soepel. Inmiddels werken we met veel meer overzicht, snelheid en zekerheid.”
Niels LuijtenDyzle
Kimberley
“OutSmart geeft ons een overzichtelijk systeem voor projecten, service en onderhoud. De planning is veel eenvoudiger geworden.”
KimberleyOostendorp Nederland
Tom Groot
“OutSmart heeft onze werkprocessen sterk verbeterd. Dankzij de integratie met AFAS zijn nacalculatie en facturatie perfect geregeld.”
Tom GrootVKS Schiedam
Martijn Kooijman
“Met OutSmart werken we volledig digitaal: monteurs zien direct hun opdrachten en we schakelen sneller bij spoedmeldingen.”
Martijn KooijmanAaproTect
Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen over projectbeheer met OutSmart

Alles wat je wil weten over digitaal projectbeheer voor servicebedrijven met een buitendienst.

Wat is projectbeheer software voor servicebedrijven? +

Projectbeheer software voor servicebedrijven combineert planning, werkbonnen, urenregistratie, materiaalregistratie en facturatie in één systeem per project. In OutSmart koppel je alle werkbonnen, uren en materialen aan één project, zodat je realtime grip hebt op kosten, voortgang en rendement.

Hoe houd ik het projectbudget bij in OutSmart? +

Je stelt bij het aanmaken van een project een budget in. OutSmart vergelijkt dit live met de geregistreerde uren en materiaalkosten. Zodra een project over budget dreigt te gaan, zie je dat direct in het dashboard — zodat je nog kunt bijsturen voordat het te laat is.

Hoe verwerk ik meerwerk in een lopend project? +

De monteur legt het meerwerk vast in de app als meerwerkbon. De klant accordeert digitaal ter plekke. Het meerwerk wordt automatisch toegevoegd aan het project en verwerkt in de uiteindelijke factuur. Niets gaat verloren, geen discussie achteraf.

Kunnen meerdere monteurs tegelijk aan één project werken? +

Ja. Via het planbord plan je meerdere monteurs in op hetzelfde project. Iedereen ziet zijn eigen taken en kan uren registreren via de app. In het projectoverzicht zie je per medewerker hoeveel uur er is gemaakt — alles samengevoegd zonder handmatig optellen.

Hoe factureer ik een project vanuit OutSmart? +

Na afronding staat alles klaar: gewerkte uren, gebruikte materialen en eventueel meerwerk. Vanuit het project maak je direct een factuur aan — of je exporteert naar Exact Online, AFAS, Snelstart of Moneybird. Geen handmatig overtypen, geen vergeten posten.

Wat is het verschil tussen een project en een werkbon in OutSmart? +

Een werkbon is één klus voor één monteur op één moment. Een project is een overkoepelend geheel — met meerdere werkbonnen, monteurs, fasen en een eigen budget. Alle werkbonnen binnen een project worden automatisch samengevoegd voor overzicht en facturatie.

Voor welke sectoren is OutSmart projectbeheer geschikt? +

OutSmart is geschikt voor alle servicebedrijven met projectmatig werk: installatietechniek, bouw en onderhoud, beveiliging, liften en deuren, elektrotechniek, koeltechniek en meer. Elk bedrijf waarbij meerdere medewerkers werken aan opdrachten met een budget en doorlooptijd profiteert van projectbeheer in OutSmart.

Kan ik OutSmart gratis uitproberen? +

Ja. Je start altijd met een gratis proefperiode van 14 dagen, zonder creditcard of verplichting. Bekijk de actuele prijzen op de tarieven pagina.

Probeer OutSmart volledig gratis gedurende 14 dagen!

Gratis Proefaccount
Online Demo