"De overstap naar digitale werkbonnen verliep soepel. Inmiddels werken we met veel meer overzicht, snelheid en zekerheid."
Niels Luijten
Dyzle
Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers
Waarom Excel voor calculaties eigenlijk te duur is
| Excel | OutSmart | |
|---|---|---|
| Inkoopprijzen bijhouden | Handmatig aanpassen | Automatisch via 2BA |
| Marge berekenen | Zelf formules bouwen | Direct zichtbaar |
| Offerte maken | Kopiëren naar apart document | 1 klik vanuit calculatie |
| Sjablonen hergebruiken | Bestand kopiëren en aanpassen | Opgeslagen in het systeem |
| Nacalculatie | Niet beschikbaar | Automatisch vergeleken |
| Koppeling met facturatie | Geen | Ingebouwd |
Elke gemiste marge van 200 euro per klus, bij 3 klussen per week, kost je 30.000 euro per jaar.
Weet wat je verdient, vóórdat je begint
| Voordeel | Wat dat betekent |
|---|---|
| Marge zichtbaar vóór de offerte | Voer uren en materialen in en zie direct of de opdracht rendabel is — geen verrassingen achteraf |
| Geen handmatig rekenwerk | Het systeem berekent kostprijs, opslag en verkoopprijs automatisch op basis van jouw instellingen |
| Altijd actuele inkoopprijzen | Koppel je 2BA-leveranciersbestand en je prijzen worden automatisch bijgehouden |
| Van calculatie naar offerte in één klik | Geen overtypen, geen kopiëren — je calculatie wordt direct je aanbieding |
| Herbruikbare sjablonen | Sla vaste klustypes op als template en gebruik ze opnieuw bij vergelijkbare opdrachten |
| Nacalculatie | Vergelijk na afloop de werkelijke uren en materialen met je begroting en stuur volgende offertes bij |
In drie stappen van kostprijs naar offerte
Stap 1
Voer uren en materialen in
Kies uit je prijzenboek of voeg nieuwe posten toe. OutSmart haalt de inkoopprijzen automatisch op — via je 2BA-koppeling of je eigen prijslijst.
Stap 2
Stel je marges in
Geef per post of per categorie aan welke opslag je wilt toepassen. Het systeem berekent direct de verkoopprijs en toont je marge in euro's én procenten.
Stap 3
Zet om naar offerte
Tevreden? Eén klik en je hebt een verzendklare offerte met de juiste bedragen en een digitale handtekening van de klant.
Marge bewaking
Altijd grip op je winstgevendheid
Geen natte-vingerwerk meer. OutSmart laat per regel en per calculatie zien of je marge goed, gevaarlijk of onacceptabel is — met een kleurcodering die jij zelf instelt op jouw winstdoelstelling.
●
Groen — veilig
Jouw calculatie zit ruim boven de ingestelde bedrijfsmarge. Je kunt de offerte vol vertrouwen versturen.
●
Oranje — gevarenzone
Je marge nadert de grens. Controleer de posten opnieuw of pas de verkoopprijs aan voordat je verstuurt.
●
Rood — niet rendabel
Deze calculatie levert verlies op. OutSmart waarschuwt je vóórdat de offerte de deur uit gaat.
Grenswaarden stel je zelf in via Calculatie-instellingen. Zo past de bewaking bij jouw bedrijfsmarge, niet bij een standaard die niet voor jou geldt.
Onderdelen
De klant kiest zelf wat hij wil — jij houdt overzicht
Werk je aan een project met meerdere ruimtes, fases of keuzemomenten? Splits je calculatie op in onderdelen — elk met een eigen prijs en marge. De klant ziet de subtotalen en kan online per onderdeel accepteren of afwijzen.
- ✓ Subtotaal per onderdeel — klant ziet exact wat elk deel kost
- ✓ Online acceptatie per onderdeel — klant vinkt slaapkamer aan, woonkamer niet
- ✓ Onderdelen dupliceren — maak één onderdeel en kopieer het als basis voor het volgende
- ✓ Eigen marge per onderdeel — hogere marge op montagewerk, lagere op materiaal
Bijvoorbeeld: een airco-installatie met slaapkamer en woonkamer als aparte onderdelen. De klant accepteert de slaapkamer meteen en vraagt bedenktijd voor de woonkamer — jij weet precies wat er doorgaat.
Van calculatie tot uitvoering
Nooit meer dubbel invoeren
OutSmart is één doorlopende keten. Je calculatie wordt je offerte. Je offerte wordt je werkbon. Geen gekopieer, geen overtypen, geen fouten bij de overdracht.
Stap 1
Calculatie
Uren, materialen, marges en sjablonen. Je legt de kostprijs vast inclusief jouw gewenste winstmarge.
→
Stap 2
Offerte
Met één klik zet je je calculatie om naar een professionele offerte. De klant accepteert digitaal.
→
Stap 3
Werkbon
Na acceptatie maak je de werkbon aan — met alle materialen en uren al ingevuld. De monteur hoeft alleen uit te voeren.
Herken jij je hier in?
Installatiebedrijf en HVAC
Je maakt tientallen offertes per maand voor installaties, onderhoud en storingen. Met OutSmart sla je standaard klustypen op als sjabloon — een offerte voor een CV-ketelvervanging staat in twee minuten klaar, met de juiste materiaalkosten en marge.
Bouw en renovatie
Projecten met meerdere fases, onderaannemers en wisselende materiaalprijzen. OutSmart houdt je voorcalculatie bij en vergelijkt die na afloop met de werkelijkheid. Zo weet je per project waar de marge naartoe gaat.
Service en onderhoud
Vaste klanten, terugkerende klussen. Maak eenmalig een calculatiesjabloon per onderhoudspakket en gebruik die steeds opnieuw — consistent geprijsd, altijd winstgevend.
Praktijkvoorbeeld
Een elektrotechnisch installatiebedrijf in Utrecht
Voorheen maakten ze offertes in een gedeelde Excel. Als materiaalkosten stegen, werd dat soms vergeten aan te passen. Bij drukte gingen offertes snel uit de deur — maar niet altijd met de juiste marge.
Sinds OutSmart: inkoopprijzen komen automatisch via 2BA. Standaard klustypes staan als sjabloon klaar. Een monteur kan zelf een calculatie opstarten; de planner keurt goed en verstuurt de offerte. Doorlooptijd van calculatie naar verzonden offerte: van 45 minuten naar 8 minuten.
Voorheen maakten ze offertes in een gedeelde Excel. Als materiaalkosten stegen, werd dat soms vergeten aan te passen. Bij drukte gingen offertes snel uit de deur — maar niet altijd met de juiste marge.
Sinds OutSmart: inkoopprijzen komen automatisch via 2BA. Standaard klustypes staan als sjabloon klaar. Een monteur kan zelf een calculatie opstarten; de planner keurt goed en verstuurt de offerte. Doorlooptijd van calculatie naar verzonden offerte: van 45 minuten naar 8 minuten.
Wat klanten zeggen
Servicebedrijven over hun ervaringen met OutSmart.
.webp)
-2.png)
"OutSmart geeft ons één overzichtelijk systeem voor projecten, service en onderhoud. De planning is veel eenvoudiger geworden."
Kimberley
Oostendorp Nederland
-1.png)
"OutSmart heeft onze werkprocessen sterk verbeterd. Dankzij de integratie met AFAS zijn nacalculatie en facturatie perfect geregeld."
Tom Groot
VKS Schiedam
"Met OutSmart werken we volledig digitaal: monteurs zien direct hun opdrachten en we schakelen sneller bij spoedmeldingen."
Martijn Kooijman
AaproTec
20.000+dagelijkse gebruikers
5.172klanten
3,2 mlnwerkbonnen per jaar
14+jaar ervaring
Veelgestelde vragen over calculaties
De calculatie is je interne berekening — wat kost een klus je aan uren en materiaal, en welke marge wil je? De offerte is het document dat je naar de klant stuurt. OutSmart koppelt die twee: je calculatie wordt de basis van je offerte, zodat je nooit een post vergeet.
Ja. Je beheert een eigen prijzenboek met materialen, uursoorten (werk, reis, avond, weekend) en opslagpercentages. Je kunt ook inkoopprijzen automatisch ophalen via de 2BA-koppeling.
Nacalculatie vergelijkt wat je had begroot met wat een klus echt gekost heeft. In OutSmart zie je na afronding van een werkbon automatisch de afwijking ten opzichte van je calculatie. Zo scherp je toekomstige offertes aan.
Ja. Sla een calculatie op als sjabloon en gebruik die als basis voor een nieuwe klus. Handig voor standaard onderhoudsbeurten, installaties of servicecontracten waar de werkinhoud weinig wisselt.
Ja. Je kunt per fase een aparte calculatie maken en die samenvoegen in één projectofferte. Zo houd je overzicht per onderdeel en zie je ook per fase wat de marge is.
Nee. De 2BA-koppeling is optioneel. Zonder 2BA voer je inkoopprijzen handmatig in je prijzenboek in — dat werkt net zo goed, het bijhouden kost alleen iets meer tijd.
De offertemodule is beschikbaar in het Accelerate-pakket (of als Power-up in Boost). De calculatiemodule zit in het Maximize-pakket. Bekijk alle pakketten op onze tarieven pagina.
Ja. Open je calculatie, pas de regels aan en kies bij 'exporteren' voor een bestaande offerte in conceptstatus. OutSmart haalt alle gewijzigde posten op — je hoeft de offerte niet opnieuw op te bouwen.
Losse regels niet, maar calculatieonderdelen en offerteonderdelen wel. Maak één onderdeel aan — bijvoorbeeld airco slaapkamer — en dupliceer het als basis voor een volgend onderdeel. Handig als de inhoud grotendeels hetzelfde is.
Ja. Maak eenmalig een complete offerte op en dupliceer die als startpunt voor een nieuwe klus. Je neemt alle regels, bestanden en lay-out mee. Een calculatie is de betere aanpak voor terugkerende klustypes, maar offerte-dupliceren werkt ook prima.
Nee. Je hebt alleen een standaard gebruikerslicentie nodig om calculaties te bekijken en te gebruiken. De calculatiemodule zelf is beschikbaar vanaf het Maximize-pakket; de offertemodule zit in Accelerate (en als Power-up in Boost).
Nee. De calculatiemodule van OutSmart is gericht op de financiële kant van een klus: kostprijs, materiaal- en uurtarieven, marge en nacalculatie (begroot versus werkelijk verbruikt). Voor technische berekeningen zoals warmteverlies, transmissieberekeningen of leidingdimensionering gebruik je gespecialiseerde rekensoftware (zoals Vabi). De uitkomst daarvan verwerk je vervolgens als materiaal- en uurpost in je OutSmart-calculatie en offerte.
Ja. Terwijl je de calculatie opbouwt, berekent OutSmart de verkoopprijs uit je inkoopprijzen en de marges die je hebt ingesteld, zodat de verwachte marge op de klus zichtbaar is voordat je iets naar de klant stuurt. Staat een offerte te krap geprijsd, dan zie je dat op het moment dat je de uren, de materialen of het tarief nog kunt aanpassen, in plaats van pas nadat het werk is uitgevoerd en gefactureerd.
Werkelijke uren en materiaalgebruik worden per werkbon geregistreerd en automatisch vergeleken met je oorspronkelijke calculatie (nacalculatie) — zo zie je direct waar de marge afwijkt van wat je had begroot, in plaats van dat pas achteraf bij de jaarcijfers te ontdekken. Omdat de offerte rechtstreeks uit de calculatie wordt opgebouwd, blijft de gecalculeerde marge behouden in plaats van dat die apart wordt ingeschat — scherpere offertes en minder margeverlies per klus.
