OutSmart is gebruiksvriendelijk, compleet en gewoon makkelijk in gebruik. Voor ons dé tool die ik elke organisatie zou aanraden.
Kimberley, Oostendorp Nederland
Benchmark 2026 · 2.210 klantomgevingen · 16,7 miljoen werkbonnen
Hoe presteert jouw buitendienst vergeleken met 2.210 andere bedrijven?
De cijfers achter 16,7 miljoen werkbonnen
Hoeveel werkbonnen verwerkt een monteur per maand? Hoe snel volgt de factuur op een afgeronde klus? En hoe lang blijft een werkbon eigenlijk in de administratie hangen? Dit zijn geen schattingen uit een enquête, maar geaggregeerde gebruikscijfers uit 2.210 klantomgevingen van OutSmart.
Alle waarden zijn medianen — de helft van de bedrijven zit erboven, de helft eronder. Peildatum: 4 juni 2026.
Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers
Wat is de Field Service Benchmark 2026? De Field Service Benchmark 2026 is een overzicht van geaggregeerde gebruikscijfers uit 2.210 klantomgevingen van OutSmart, met peildatum 4 juni 2026. De benchmark laat zien hoeveel werkbonnen buitendienstbedrijven verwerken, hoe snel werk van planning naar factuur gaat, en hoe die cijfers verschillen per bedrijfsgrootte en per land. Alle getallen zijn medianen over bedrijven, niet gemiddelden: één groot bedrijf kan de uitkomst dus niet optrekken.
Deze pagina is bedoeld om je eigen cijfers naast die van vergelijkbare bedrijven te leggen. Doe je met vijf monteurs 20 werkbonnen per maand terwijl de mediaan op 52 ligt, dan zegt dat iets over hoeveel werk nog buiten het systeem omgaat. Duurt het bij jou drie weken voordat een afgeronde klus gefactureerd is terwijl de mediaan op vier dagen ligt, dan weet je waar je werkkapitaal blijft.
De schaal: waar deze cijfers op gebaseerd zijn
Over alle klantomgevingen samen zijn 16,7 miljoen werkbonnen verwerkt. In 2025 waren dat 2,97 miljoen werkbonnen, tegen 2,77 miljoen in 2024 — een groei van 7% op totaalniveau. Van de bedrijven die in beide jaren actief waren, zag 55% het aantal werkbonnen toenemen.
| Wat | Aantal | Toelichting |
|---|---|---|
| Werkbonnen | 16.671.290 | totaal verwerkt; 2,97 mln in 2025 |
| Ingevulde formulieren | 5.134.638 | checklists, keuringen, opleverrapporten |
| Uitgevoerde automatiseringen | 6.429.790 | door 752 bedrijven (34%) |
| Offertes | 531.259 | waarvan 180.670 goedgekeurd |
| Onderhoudscontracten | 148.677 | waarvan 113.301 actief |
| Vastgelegde objecten | 1.335.320 | installaties, machines en locaties |
| Klantrecords | 5.168.980 | met 13,3 mln artikelregels |
Bron: geaggregeerde gebruiksdata van 2.210 OutSmart-klantomgevingen, peildatum 4 juni 2026.
Doorlooptijden: van offerte tot archief
Het interessantste in deze data zit niet in de uitvoering, maar in de administratie erna. Een werkbon is mediaan binnen 2,9 dagen uitgevoerd en binnen 4,6 dagen administratief verwerkt. Daarna duurt het nog mediaan 39 dagen voordat hij definitief is afgehandeld en gearchiveerd — en een kwart van de bedrijven doet daar meer dan 218 dagen over.
| Stap in het proces | Mediaan | Bedrijven |
|---|---|---|
| Offerte gemaakt → goedgekeurd | 8,0 dagen | 733 |
| Goedkeuring → werkbon aangemaakt | 2,6 dagen | 520 |
| Werkbon gepland → afgerond | 2,9 dagen | 2.044 |
| Afgerond → administratief verwerkt | 4,6 dagen | 1.850 |
| Afgerond → gefactureerd | 4,1 dagen | 877 |
| Verwerkt → gearchiveerd | 39 dagen | 1.576 |
| Offerte → factuur (zonder werkbon) | 28 dagen | 406 |
| Contract → eerste automatische werkbon | 4,2 dagen | 461 |
| Start proefperiode → live in gebruik | 30 dagen | 2.159 |
Medianen over bedrijven. Het aantal bedrijven verschilt per stap omdat niet elk bedrijf elke module gebruikt: offertes worden door 53% van de bedrijven gebruikt, onderhoudscontracten door 26%.
Benchmark per bedrijfsgrootte
Bedrijfsgrootte is de sterkste voorspeller in de hele dataset. Het typische bedrijf heeft vijf monteurs met een licentie; een kwart heeft er negen of meer. Een actieve monteur verwerkt mediaan 24 werkbonnen per maand, en bij de tien procent meest productieve bedrijven loopt dat op tot 84.
| Monteurs | Bedrijven | Werkbonnen per maand | Uur per werkbon | Gebruikt automatisering | Werkt met contracten |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 (zzp) | 246 | 7 | 2,15 | 7% | 3% |
| 2–4 | 625 | 18 | 1,99 | 14% | 10% |
| 5–9 | 848 | 52 | 2,09 | 43% | 37% |
| 10–24 | 401 | 134 | 2,84 | 55% | 40% |
| 25 of meer | 86 | 280 | 3,12 | 74% | 35% |
De sprong zit tussen vier en vijf monteurs
Tussen bedrijven met twee tot vier monteurs en bedrijven met vijf tot negen monteurs verdrievoudigt het gebruik van automatisering (van 14% naar 43%) en bijna verviervoudigt het werken met onderhoudscontracten (van 10% naar 37%). Onder vijf man wordt software vooral gebruikt om werkbonnen vast te leggen; daarboven wordt het het systeem waar het werk zelf uit voortkomt.
Medianen per grootteklasse; percentages zijn het aandeel bedrijven binnen die klasse dat de functie daadwerkelijk gebruikt heeft.
3232784
Werkbonnen per jaar
5172
Klanten vertrouwen op OutSmart
14
+
Jaren ervaring
OutSmart is zeer professioneel en onmisbaar in ons bedrijfsproces. Alle processen draaien nu veel efficiënter.
Twan van Horssen, Mobility Installations
Verschillen per land
Nederlandse bedrijven vormen met 1.355 klantomgevingen de grootste groep en factureren het snelst: mediaan 0,75 dag na het afronden van de werkbon, tegen 2,06 dagen in België. Portugese bedrijven zijn de zwaarste gebruikers van digitale formulieren: 87% van hen vult formulieren in bij werkbonnen, tegen 68% in Nederland.
| Land | Bedrijven | Werkbonnen per maand | Gebruikt formulieren | Gebruikt automatisering | Legt objecten vast |
|---|---|---|---|---|---|
| Nederland | 1.355 | 51 | 68% | 35% | 41% |
| België | 240 | 40 | 48% | 20% | 39% |
| Portugal | 102 | 51 | 87% | 37% | 50% |
| Duitstalig gebied | 30 | 40 | 63% | 30% | 50% |
| Spanje | 18 | 45 | 72% | 28% | 44% |
Hoe je deze benchmark gebruikt
Leg je eigen cijfers naast de rij die bij jouw bedrijfsgrootte past, niet naast het totaalgemiddelde. Zit je ver onder de mediaan werkbonnen per maand, dan gaat er waarschijnlijk nog werk buiten het systeem om — telefonisch, via WhatsApp of op papier. Zit je ver boven de mediaan doorlooptijd naar factuur, dan is dat direct terug te rekenen naar werkkapitaal: bij 52 werkbonnen per maand kost elke week vertraging in facturatie ongeveer een week omzet aan liquiditeit.
Landnamen zijn genormaliseerd; van 455 klantomgevingen is het land niet vastgelegd, die vallen buiten deze tabel. Het Duitstalig gebied en Spanje zijn met 30 respectievelijk 18 bedrijven te klein voor harde conclusies en staan er alleen ter volledigheid bij.
Leg je eigen cijfers hiernaast
De benchmark-vergelijker is een Excel met deze tabellen plus een invulblad: vul vijf getallen in en het bestand bepaalt je grootteklasse en rekent uit waar je boven of onder de mediaan zit.
Veelgestelde vragen over de Field Service Benchmark
Hoeveel werkbonnen verwerkt een buitendienstbedrijf per maand?
Dat hangt vooral af van het aantal monteurs. De mediaan over alle bedrijven is 52 werkbonnen per maand bij vijf tot negen monteurs, 134 bij tien tot vierentwintig monteurs en 280 bij bedrijven met vijfentwintig monteurs of meer. Bedrijven met twee tot vier monteurs zitten op 18 werkbonnen per maand, zelfstandigen op 7.
Hoeveel werkbonnen doet één monteur per maand?
Een actieve monteur verwerkt mediaan 24 werkbonnen per maand. Een kwart van de bedrijven blijft onder 10,5 werkbonnen per monteur per maand; bij de tien procent meest productieve bedrijven loopt het op tot 84. Het verschil zit vooral in het type werk: korte servicebezoeken leveren meer werkbonnen per monteur op dan meerdaagse klussen.
Hoeveel uur zit er in één werkbon?
Mediaan 2,25 geregistreerde uren per werkbon, gemeten over 1.879 bedrijven die uren vastleggen. Bij bedrijven met vijfentwintig monteurs of meer loopt dat op tot 3,12 uur, bij bedrijven met twee tot vier monteurs is het 1,99 uur.
Hoe lang duurt het van een afgeronde werkbon tot de factuur?
Bedrijven die vanuit OutSmart factureren doen dat mediaan 4,1 dagen na het afronden van de werkbon. In Nederland is dat 0,75 dag, in België 2,06 dagen. Bijna een derde van de bedrijven factureert zelfs vóór de werkbon administratief is afgerond, bijvoorbeeld bij vaste contractbedragen of vooruitbetaling.
Hoe lang duurt het tot een offerte wordt goedgekeurd?
Mediaan 8 dagen tussen het aanmaken van de offerte en de goedkeuring, gemeten over 733 bedrijven. Daarna staat de bijbehorende werkbon er mediaan binnen 2,6 dagen. Wordt er direct gefactureerd zonder tussenliggende werkbon, dan duurt het traject van offerte tot factuur mediaan 28 dagen.
Hoe groot is het typische bedrijf dat werkbonsoftware gebruikt?
Vijf monteurs met een licentie is de mediaan. Een kwart van de bedrijven heeft er twee of minder, een kwart heeft er negen of meer, en tien procent heeft zestien of meer. Bedrijven met meer dan vijfentwintig monteurs vormen slechts 4% van de dataset.
Hoeveel bedrijven werken met onderhoudscontracten?
Ruim een kwart van alle bedrijven (26%) heeft onderhoudscontracten vastgelegd; samen zijn dat 148.677 contracten waarvan 113.301 actief. Bij bedrijven met vijf tot negen monteurs is het aandeel 37%. Na het aanmaken van een contract staat de eerste automatisch gegenereerde werkbon er mediaan binnen 4,2 dagen.
Waar komen deze benchmarkcijfers vandaan?
Uit geaggregeerde gebruiksdata van 2.210 klantomgevingen van OutSmart, met peildatum 4 juni 2026. Alle waarden zijn medianen over bedrijven in plaats van gemiddelden, omdat een enkel zeer groot bedrijf een gemiddelde volledig kan vertekenen. Per cijfer staat vermeld over hoeveel bedrijven het is berekend. De cijfers zijn niet herleidbaar tot individuele bedrijven en bevatten geen namen, omzetgegevens of klantgegevens.
Hoe vaak wordt deze benchmark bijgewerkt?
De huidige editie heeft peildatum 4 juni 2026. Het is de bedoeling de doorsnede elk kwartaal te herhalen, zodat de ontwikkeling over de tijd te volgen is in plaats van alleen een momentopname.
Vragen over de methodiek of behoefte aan een doorsnede voor jouw branche? Neem contact op — we kijken graag mee.
Probeer OutSmart volledig gratis gedurende 14 dagen!
