Objectbeheer

Eén plek voor al je installaties en assets

Met Objectbeheer in OutSmart leg je eenvoudig alle installaties, machines of andere objecten bij je klanten vast. Elk object krijgt een eigen kaart met details zoals type, locatie, serienummer, onderhoudshistorie en gekoppelde documenten. Zo weet je altijd precies wat er bij de klant aanwezig is en welke werkzaamheden al zijn uitgevoerd.

<p>Gratis Proefaccount</p>
Online Demo
5_stars    Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers
Objectbeheer
 

Herken je dit in jouw serviceorganisatie?

Je monteur staat bij een klant en belt kantoor: “Welk type installatie hangt hier ook alweer?” En de planner weet het ook niet. Of het onderhoud is al drie maanden over tijd omdat niemand er meer aan heeft gedacht.

  • Monteurs bellen naar kantoor voor objectinformatie die er allang had kunnen staan
  • Handleidingen en tekeningen liggen op kantoor in een la — niet op locatie
  • Preventief onderhoud vergeten — totdat de klant zelf belt, of erger
  • Bij elke nieuwe monteur begint de kennisopbouw volledig opnieuw
  • SLA-afspraken zijn moeilijk te bewaken zonder overzicht van wat wanneer is gedaan
Objectbeheer visual
Snel overzicht

Objectbeheer software is een digitaal systeem waarmee servicebedrijven al hun installaties, apparaten en machines bij klanten centraal registreren. Elk object krijgt een eigen digitale kaart met serienummer, locatie, onderhoudshistorie en gekoppelde documenten — direct beschikbaar in de app van de monteur.

 Digitale objectkaart per installatie — serienummer, locatie, garantie en merk eenmalig invoeren
 Automatische onderhoudshistorie — elke werkbon direct gekoppeld aan het object, zonder extra handelingen
 Preventief onderhoud — stel een interval of datum in en OutSmart maakt automatisch de werkbon aan
 Documenten in de app — handleidingen, tekeningen en keuringsrapporten altijd bij de hand, ook offline
 Resultaat: "Alle deuren hebben een uniek nummer. De hele historie per object is altijd terug te vinden." — Martijn Kooijman, AAprotec
Herkenbaar?

Dit kost je elke dag tijd, geld en klantvertrouwen

Wat klanten ons letterlijk vertelden — vóór ze overstapten op OutSmart objectbeheer.

"We weten niet meer wat er eerder bij die klant is gedaan" Geen centrale onderhoudshistorie betekent dat elke monteur opnieuw begint. Kennis verdwijnt zodra iemand van project wisselt of vertrekt. "Monteur belt kantoor — terwijl die info er allang had kunnen staan" Serienummer, type, installatiedatum — het staat nergens mobiel beschikbaar. De monteur staat bij de klant en belt je op voor info die in een la op kantoor ligt. "Onderhoudsbeurt vergeten — klant belde als eerste" Preventief onderhoud loopt via Google Agenda of Excel. Eén vergeten reminder en je mist een contractverplichting — de klant merkt het voor jij het doorhebt.
"Alles staat in Excel — maar geen monteur kijkt daarin op locatie" Objectgegevens bijhouden in Excel werkt op kantoor. Op locatie, op een telefoon, onder tijdsdruk — niemand opent dat bestand. Informatie wordt dus gewoon niet gebruikt. "Handleidingen en tekeningen liggen op kantoor — niet bij de monteur" Monteur moet terugrijden, bellen of gokken. Documenten liggen in een map op kantoor of staan ergens op een gedeelde schijf die op locatie onbereikbaar is. "Keuringsdatum vergeten — we merkten het pas toen de klant klaagde" Keuringen, inspecties en SLA-verplichtingen bewaken is handwerk. Zonder systeem valt er vroeg of laat iets door de mand — en betaal je de prijs in klantvertrouwen.

Herkenbaar? Zo lost OutSmart dit op.

Bekijk de oplossing ↓
Klantcase

Hoe AAprotec honderden objecten beheert — zonder papieren kaartenbak

01 · Situatie
Papieren kaartenbak voor honderden deuren

AAprotec installeert en onderhoudt toegangsdeuren bij tientallen klantlocaties. Elk object had een eigen papieren dossier. Bij een spoedmelding moest de monteur eerst kantoor bellen voor de juiste objectgegevens — en kantoor moest dan gaan zoeken.
02 · Actie
Elk object een uniek nummer in OutSmart

AAprotec heeft al zijn deuren als objecten ingevoerd in OutSmart — elk met een uniek nummer, type, locatie en servicehistorie. Bij een spoedmelding wordt direct een digitale werkbon aangemaakt, gekoppeld aan het object, en automatisch naar de monteur gestuurd.
03 · Resultaat
Spoedmelding binnen — monteur weg zonder te bellen

"Alle deuren hebben een uniek nummer in OutSmart. De hele historie per object wordt bijgehouden, altijd terug te vinden."

Martijn Kooijman Eigenaar, AAprotec
Oplossing

Van losse kennis naar gestructureerd objectbeheer

OutSmart geeft elk object een eigen digitale kaart — met alle historie, documenten en onderhoudsplanning in één app.

OutSmart objectkaart per installatie
Objectregistratie

Elk apparaat, elke installatie — altijd terug te vinden

Voordeel: eenmalig invoeren, voor altijd beschikbaar op locatie — ook offline

In OutSmart krijgt elk apparaat, elke installatie of machine een eigen digitale kaart. Serienummer, merk, model, locatie en installatiedatum — één keer ingevoerd. Monteurs zien alles direct in de app, zonder te bellen.

 Serienummer, merk en model per object vastleggen — inclusief vrije velden en QR-code
 Handleidingen, tekeningen en keuringsrapporten koppelen aan het object
 Werkbon aanmaken met één klik — klant en objectgegevens al ingevuld
Meer over objectregistratie →
"Alles wat wij op kantoor doen, doet de monteur mobiel op zijn iPad. Dat is fantastisch."
Martijn Kooijman · AAprotec
Onderhoudshistorie

Wat er ook bij die klant is gedaan — het staat er

Voordeel: elke werkbon automatisch gekoppeld, geen extra handelingen

Na elke werkbon bouwt OutSmart automatisch de history op van het object. Wie er was, wat er gedaan is, welke materialen zijn gebruikt — altijd terug te vinden, ook door een nieuwe collega.

 Elke werkbon automatisch gekoppeld aan het object — nul extra handelingen
 Foto's, bevindingen en gebruikte materialen per bezoek vastgelegd
 Volledige tijdlijn per installatie — ook voor nieuwe monteurs direct leesbaar
Meer over digitale werkbonnen →
"Vijf jaar geleden waren we nog afhankelijk van papieren dossiers. Sinds we met OutSmart werken, is dat verleden tijd."
Kimberley · Oostendorp Nederland
onderhoudscontract
OutSmart preventief onderhoud planning
Preventief onderhoud

Nooit meer een onderhoudsbeurt vergeten

Voordeel: OutSmart triggert de werkbon automatisch — jij hoeft er niet meer aan te denken

Stel per object een onderhoudstermijn in — op datum, vast interval of gebruiksuren. OutSmart maakt automatisch een werkbon aan op het juiste moment. Zo kom je nooit meer te laat, ook niet bij tientallen installaties tegelijk.

 Triggers op datum, interval (wekelijks/maandelijks/jaarlijks) of gebruiksuren
 Automatisch werkbon aanmaken — direct zichtbaar in het planbord
 SLA-bewaking per object — altijd overzicht van wat wanneer moet
Meer over contracten & SLA →
"Wij maken gebruik van de automatiseringsmogelijkheden van OutSmart, dat scheelt ons enorm veel handmatig werk."
Niels Luiten · Dyzle
Vergelijking

Objectbeheer digitaal vs. Excel vs. papieren dossiers

Excel en papier werken — totdat je meer dan een paar honderd objecten beheert of mensen wisselen.

Situatie Excel / papier OutSmart objectbeheer
Objectgegevens opzoeken ✗Zoeken in bestanden, bellen naar kantoor ✓Direct zichtbaar via klant of werkbon in de app
Onderhoudshistorie ✗Handmatig bijhouden, snel verouderd ✓Automatisch bijgewerkt via elke werkbon
Documenten op locatie ✗Losse mappen op kantoor, niet mee op pad ✓Altijd in de app, ook offline beschikbaar
Preventief onderhoud plannen ✗Agenda-herinneringen, snel vergeten ✓Automatische werkbon op datum of interval
Werkbon aanmaken ✗Handmatig overtypen van klant en objectgegevens ✓Eén klik vanuit het object — alles al ingevuld
Toegankelijkheid voor monteur ✗Alleen op kantoor beschikbaar ✓Altijd in de app op de telefoon, ook offline
Per branche

Objectbeheer voor elke servicebranche

Overal waar je terugkerende service en onderhoud bij klanten uitvoert, is objectbeheer essentieel.

Installatietechniek
Installatietechniek CV-ketels, warmtepompen en klimaatinstallaties per pand — altijd actuele onderhoudshistorie en keuringsdata. Meer weten →
Bouw & Onderhoud
Bouw & Onderhoud Gebouwonderdelen en machines van vastgoedklanten — planmatig onderhoud met volledige objecthistorie. Meer weten →
Beveiliging
Beveiliging & toegangstechniek Brandmeld- en inbraaksystemen, deuren en sluitmechanismen per locatie — inclusief keuringsdata en certificaten. Meer weten →
Koeltechniek
Koeltechniek & HVAC Koelunits en luchtbehandelingskasten per locatie — met F-gassenlogboek, serienummers en onderhoudstermijnen. Meer weten →
Liften & deuren
Liften & deuren Elke lift of sectionale deur met serienummer, keurdatum en onderhoudscontract — nooit meer een keuring vergeten. Meer weten →
Facilitair
Facilitair & schoonmaak Apparatuur en installaties per locatie registreren, inclusief onderhoudstermijnen en contractverplichtingen. Meer weten →
Ervaringen

Wat klanten zeggen

Servicebedrijven over hun ervaringen met OutSmart objectbeheer.

Martijn Kooijman
"Alle deuren hebben een uniek nummer in OutSmart. De hele historie per object wordt bijgehouden, altijd terug te vinden."
Martijn Kooijman AAprotec
Kimberley
"We werken vijf jaar met OutSmart en hebben steeds meer geïmplementeerd — van planning tot projecten, offertes en inkoop."
Kimberley Oostendorp Nederland
Tom Groot
"OutSmart is overzichtelijk en gebruiksvriendelijk. De meest efficiënte manier om met je buitendienst te communiceren."
Tom Groot VKS Schiedam
Niels Luijten
"Wij maken gebruik van de automatiseringsmogelijkheden van OutSmart, dat scheelt ons enorm veel handmatig werk."
Niels Luiten Dyzle
Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen over objectbeheer software

Alles wat je wil weten over objectregistratie en onderhoudshistorie voor servicebedrijven.

Wat is objectbeheer software? +

Objectbeheer software is een digitaal systeem waarmee servicebedrijven al hun installaties, apparaten en machines bij klanten centraal registreren. Elk object krijgt een eigen kaart met serienummer, locatie, garantie, onderhoudshistorie en gekoppelde documenten. In OutSmart zijn deze objecten direct beschikbaar in de app van de monteur — ook offline.

Wat is het verschil tussen objectbeheer en asset management? +

Asset management heeft een bredere scope: financiële waarde, afschrijving en lifecycle-kosten. Objectbeheer in servicebedrijven richt zich op de operationele kant — registratie, onderhoudshistorie en koppeling met werkbonnen. OutSmart focust op wat voor buitendienstbedrijven het meest relevant is: snel vinden, slim plannen, alles bijhouden.

Hoe koppel ik objectbeheer aan mijn werkbonnen? +

In OutSmart selecteer je bij het aanmaken van een werkbon het betreffende object. Na uitvoering wordt de werkbon automatisch toegevoegd aan de onderhoudshistorie van dat object — zonder extra administratie. De monteur ziet het object inclusief alle eerdere werkbonnen direct in de app.

Kan ik documenten en handleidingen koppelen aan een object? +

Ja. Aan elk object kun je handleidingen, tekeningen, keuringsrapporten en foto's koppelen. Deze zijn beschikbaar voor de monteur in de app — ook zonder internetverbinding als ze vooraf zijn gesynchroniseerd. Geen mapjes meer op kantoor die de monteur toch niet raadpleegt.

Hoe plan ik preventief onderhoud in via objectbeheer? +

Per object stel je een onderhoudstermijn in — op basis van een vaste datum, interval of gebruiksuren. OutSmart maakt automatisch een opdracht aan zodat je nooit een onderhoudsbeurt mist. SLA-afspraken worden altijd nagekomen, ook als je tientallen installaties bij meerdere klanten beheert.

Is objectbeheer beschikbaar in de OutSmart app? +

Ja. Monteurs zien objectgegevens direct in de app op hun telefoon of tablet. Bij een werkbon zien ze het gekoppelde object inclusief onderhoudshistorie, handleidingen en documenten. Ze kunnen ter plekke foto's toevoegen en bevindingen registreren — ook offline.

Kan ik meerdere objecten per klant registreren? +

Ja, er is geen limiet. OutSmart beheert alle objecten in één overzicht, gefilterd per klant, locatie of objecttype — van een woningcorporatie met honderden cv-ketels tot een liftenbedrijf met tientallen installaties per locatie.

3232784

Werkbonnen per jaar

5172

Klanten vertrouwen op OutSmart

14
+

Jaren ervaring

OutSmart is gebruiksvriendelijk, compleet en gewoon makkelijk in gebruik. Voor ons dé tool die ik elke organisatie zou aanraden.

Kimberley, Oostendorp Nederland

OutSmart is zeer professioneel en onmisbaar in ons bedrijfsproces. Alle processen draaien nu veel efficiënter.

Twan van Horssen, Mobility Installations