Gestão de Objetos

Um local para todas as suas instalações e equipamentos.

Com a Gestão de Objetos, o OutSmart permite registar facilmente todas as instalações, máquinas ou outros objetos dos clientes. Cada objeto recebe uma ficha com detalhes como tipo, localização, número de série, histórico de manutenção e documentos associados. Assim fica sempre visível exatamente o que existe no cliente e que trabalhos já foram realizados.

Mais de 20.000 utilizadores diários

Gestão de ativos feita de forma simples

Quando um cliente liga com uma avaria, não é preciso procurar: fica logo visível de que objeto se trata, incluindo ordens de trabalho anteriores, formulários e manuais, permitindo enviar o técnico certo, com a informação e materiais adequados, preparado à primeira. Isto poupa tempo, evita deslocações em vão e aumenta a satisfação do cliente.

A Gestão de Objetos torna o seu serviço não só mais eficiente, mas também mais profissional. Ao tornar os dados dos objetos e o histórico de manutenção facilmente acessíveis, obtém-se sempre uma imagem completa da situação no cliente. Isto melhora o serviço e oferece maior fiabilidade.

Exemplo prático

Uma empresa de manutenção regista todas as caldeiras de uma cooperativa de habitação no OutSmart. Quando ocorre uma avaria, o planeador vê imediatamente que tipo de caldeira está instalado, quais as peças já foram substituídas e qual o manual. O técnico vai preparado e evita visitas desnecessárias.

Vantagens

Visão completa de todos os objetos por cliente
Histórico de manutenção sempre visível – sem nunca mais ser preciso procurar
Ligações inteligentes com ordens de trabalho, documentos e formulários
Trabalhar de forma mais eficiente – menos erros e deslocações desnecessárias
Serviço profissional – o cliente nota a diferença

Registo de Objetos

Cada edifício, equipamento e instalação com ficha própria — tudo organizado

Vantagem: Técnico informado antes de sair — sem telefonemas para o escritório

No OutSmart, um objeto é qualquer ativo do cliente que requer serviço regular: um edifício, uma caldeira, um sistema de ar condicionado, uma instalação elétrica ou um elevador. Cada objeto tem a sua ficha: localização, especificações técnicas, documentação e histórico.

Os objetos são organizados por cliente e por localização. Um cliente com 10 edifícios tem 10 objetos separados, cada um com o seu próprio histórico de intervenções. O técnico sabe exatamente o que foi feito em cada objeto antes de chegar.

Ficha por objeto: especificações, documentação e localização

Organização por cliente e por localização — múltiplos edifícios suportados

Histórico de intervenções por objeto — técnico sempre informado

"Com a gestão de objetos, os técnicos chegam à obra já a saber tudo sobre o equipamento."

Cliente OutSmart

Manutenção por Objeto

Plano de manutenção por objeto — visitas criadas automaticamente

Vantagem: Nenhum objeto esquecido — manutenções preventivas cumpridas sem esforço

Para cada objeto, é definida a periodicidade de manutenção: anual para caldeiras, semestral para ar condicionado, trimestral para extintores. O OutSmart cria automaticamente as ordens de trabalho nas datas previstas — sem necessidade de lembretes manuais.

As checklists de manutenção são associadas ao tipo de objeto: a checklist de uma caldeira é diferente da de um sistema de climatização. O técnico executa a checklist correta automaticamente — sem procurar o formulário certo.

Periodicidade de manutenção por objeto — ordens criadas automaticamente

Checklist associada ao tipo de objeto — correta automaticamente

Alerta ao cliente antes da manutenção prevista

"Nenhum objeto fica sem manutenção — o sistema planeia tudo sozinho."

Cliente OutSmart

Histórico Completo

Todas as intervenções documentadas por objeto — padrões visíveis ao longo do tempo

Vantagem: Problemas crónicos identificados — solução permanente em vez de reparações repetidas

O OutSmart mantém o registo de cada intervenção por objeto: data, técnico, causa do problema, solução aplicada, materiais substituídos e fotos. O histórico acumula ao longo do tempo — e revela padrões que uma intervenção isolada não mostra.

Para objetos com falhas recorrentes, o histórico evidencia o problema sistémico. Com dados concretos, o gestor propõe ao cliente substituição ou reabilitação antes de uma falha maior — aumentando a satisfação e a receita.

Registo completo por intervenção: causa, solução, materiais e fotos

Histórico acumulado por objeto ao longo do tempo

Objetos problemáticos identificados — base para proposta de substituição

"Identificámos que um determinado modelo de caldeira avariava sempre no 5.º ano — propusemos substituição preventiva a 8 clientes."

Cliente OutSmart

Gestão de ativos com e sem OutSmart

Etapa	Sem OutSmart	Com OutSmart
Registar ativos	Pasta em papel ou lista Excel	Ficha digital do ativo com todos os dados num só lugar
Consultar historial de serviço	Procurar na pasta, perguntar ao técnico anterior	Visível na ordem — o técnico vê tudo no local
Guardar documentos e fotos	Digitalizar, enviar por e-mail	Carregamento direto no ativo — sempre acessível
Gerir intervalos de manutenção	Inserir manualmente no calendário	Lembretes automáticos e ordens de trabalho automáticas
Controlar garantias e certificados	Arquivo em papel ou pesquisa de e-mail	Guardado no ativo — datas de validade apresentadas

3232784

Ordens de trabalho por ano

5172

Os clientes confiam na OutSmart

Anos de experiência

Perguntas frequentes sobre Gestão de Ativos na OutSmart

A gestão de ativos significa registar digitalmente todos os ativos dos clientes — instalações, máquinas, equipamentos ou edifícios — e documentar o seu historial de serviço. Na OutSmart, cada ativo tem a sua própria ficha: fotos, documentos, ordens de trabalho anteriores e dados técnicos estão sempre acessíveis.

É possível guardar: tipo e número de série, data de instalação, garantia e certificados, fotos e documentos técnicos, historial completo de serviço (todas as ordens anteriores), técnicos responsáveis e campos personalizados para dados específicos do setor.

Quando um técnico recebe uma ordem, vê na app OutSmart todas as informações guardadas do ativo — historial de serviço, documentos e fotos. Não precisa de ligar ao escritório para saber o que foi feito anteriormente.

Sim. A gestão de contratos OutSmart permite associar ativos a intervalos de manutenção recorrentes. Quando um intervalo expira, é criada automaticamente uma ordem de serviço e atribuída ao técnico responsável.

Um CRM gere clientes e contactos. A gestão de ativos gere os ativos físicos do cliente — máquinas, instalações, equipamentos. Na OutSmart, ambos estão ligados: a partir do cliente ficam visíveis todos os ativos, e a partir de cada ativo, as ordens de trabalho associadas.

A gestão de equipamentos do cliente está incluída nos planos OutSmart Accelerate e superior (a partir de 1.710 €/ano para 5 utilizadores). Também disponível como extra no plano Boost (até 3 utilizadores). 14 dias de teste gratuito, sem cartão de crédito.

Gestão de objetos regista todos os ativos dos clientes — edifícios, equipamentos e instalações — com ficha própria, histórico de intervenções e plano de manutenção. No OutSmart, cada objeto está associado ao cliente e acessível na app dos técnicos.

Um cliente é a entidade (empresa ou pessoa) com quem a empresa tem contrato. Um objeto é o ativo físico que recebe serviço: o edifício, a caldeira, o sistema de ar condicionado. Um cliente pode ter múltiplos objetos em diferentes localizações, cada um com histórico independente.

Sim. No OutSmart, é possível definir checklists de manutenção por tipo de objeto. Quando uma ordem de trabalho é criada para um objeto, a checklist correta é associada automaticamente — o técnico executa os passos certos sem procurar o formulário.

É possível gerar um código QR para cada equipamento do cliente no computador, imprimi-lo e colá-lo no equipamento. No local, o técnico digitaliza o código na app OutSmart e abre de imediato a ficha certa, com histórico e formulários, sem pesquisa manual, mesmo quando existem muitos equipamentos semelhantes.

Sim. Os objetos podem ser organizados em vários níveis — por exemplo, edifício → instalação → unidade. Cada objeto filho pertence a um objeto pai, o que torna instalações complexas mais fáceis de navegar e dá aos técnicos contexto por cada componente.

Cada objeto tem campos próprios para datas de manutenção, inspeção e fim de garantia. Assim, é fácil ver quando o equipamento recebeu a última intervenção, detetar serviços em atraso e avaliar se um ativo ainda está coberto pela garantia antes de decidir entre reparação e substituição.

Sim. Quando um objeto tem coordenadas e a visibilidade no mapa está ativada nas políticas de dispositivos, o objeto aparece na vista de mapa da app. Isto ajuda os técnicos a localizar o equipamento mais rapidamente em instalações de maior dimensão.

Sim. O OutSmart permite importar objetos em massa a partir do Excel, para que o registo existente entre no sistema sem introdução manual. Com modelos de objeto, os novos objetos são criados de forma consistente, com os mesmos campos e a mesma estrutura.

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Um local para todas as suas instalações e equipamentos.

Gestão de ativos feita de forma simples

Exemplo prático

Vantagens

Cada edifício, equipamento e instalação com ficha própria — tudo organizado

Plano de manutenção por objeto — visitas criadas automaticamente

Todas as intervenções documentadas por objeto — padrões visíveis ao longo do tempo

Gestão de ativos com e sem OutSmart

Perguntas frequentes sobre Gestão de Ativos na OutSmart

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