Digitale Werkbonnen Facilitaire Dienstverlening
Ben je werkzaam in de facilitaire dienstverlening of heb je een schoonmaakbedrijf? Dan wil je natuurlijk zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan het invullen en verwerken van werkbonnen.
Met de multitool van OutSmart kun je je werkbonnen en offertes snel en eenvoudig invullen en bijhouden.
Van planning en digitale werkbonnen tot het beheren van jouw offertes en facturen, urenregistratie en het onderhouden van contacten met je collega’s en klanten.
OutSmart als facilitairsoftware: Jouw digitale multitool
OutSmart is een alles-in-één softwarepakket dat perfect is als facilitairsoftware. Als je een buitendienst hebt, is goede communicatie van het grootste belang: buitendienst- en kantoorpersoneel moeten voortdurend met elkaar communiceren om een vlotte workflow te garanderen. Als de zaken vastlopen, vallen er dingen tussen wal en schip en lopen jouw werknemers het risico dat deadlines worden gemist of dat facturen niet kloppen. Met andere woorden: Jouw klanten zijn degenen die lijden.
Met OutSmart, krijg je het in een keer goed. Minder bureaucratie en administratie, meer doen waar je goed in bent.
Facilitairplanning: hoe doe je dat?
Slechts één voorbeeld van een aspect dat veel schoonmaakbedrijven hoofdbrekens bezorgt: de facilitairplanning. Hoe plan je momenteel jouw facilitairproces? Misschien gebruik je Excel voor je planning, maar je beseft dat je grenzen bereikt. Bijvoorbeeld, je bedrijf groeit, wat betekent dat je meer of grotere orders heeft, en dit maakt jouw constructieplanning in Excel steeds onoverzichtelijker.
Of je maakt uw facilitair-planning nog steeds liever op papier, maar beseft nu dat je software nodig hebt waarmee u uw plan gemakkelijk kunt aanpassen en uitbreiden.
OutSmart is een planningstool die jouw schoonmaak-planning eenvoudiger en flexibeler zal maken. Het beste van alles is dat het zeer intuïtief te gebruiken is. Wij zijn verheugd je onze software te presenteren.
Nog geen proefaccount?
Beheer in het Facilitair: goed georganiseerd met digitale werkbonnen
Werkbonnen op papier zijn hinderlijk: de bon raakt zoek, is onleesbaar of niet volledig ingevuld… Met digitale werkbonnen behoort dit allemaal tot het verleden. OutSmart is begonnen als een werkbonapp en heeft zijn digitale werkbonnen in de loop der jaren geoptimaliseerd op basis van input van onze klanten. Werkorders worden digitaal bij de juiste medewerker afgeleverd en de workflow functie in de app zorgt ervoor dat medewerkers geen velden vergeten in te vullen. Met een druk op de knop wordt de voltooide werkopdracht teruggestuurd naar het kantoor, waar hij onmiddellijk kan worden verwerkt.
Maak professionele offertes
OutSmart offertes is het perfecte hulpmiddel om snel gedetailleerde, professionele offertes te maken. Natuurlijk kun je de lay-out van de aanbieding aanpassen aan het design van jouw bedrijf.
Je kunt de offerte onmiddellijk digitaal naar de klant sturen. Heb je na enige tijd nog geen reactie op het aanbod ontvangen? OutSmart stuurt automatisch een herinnering. Zodra de klant de offerte heeft ondertekend en teruggestuurd, kun je de offerte met één klik omzetten in een in te plannen werkorder.
Eenvoudig factureren met slechts een paar muisklikken
Na voltooiing van een werkopdracht stuurt je buitendienstmedewerker de voltooide werkopdracht terug naar kantoor. Op kantoor wordt de werkbon vervolgens met één klik omgezet in een online factuur. Je kunt de factuur rechtstreeks vanuit OutSmart verzenden. Gebruik je SumUp? In dat geval kun je de klant zelfs rechtstreeks in de app op de telefoon of tablet van de buitendienstmedewerker laten betalen.
Smart app voor de buitendienst
De app van OutSmart voor uw field service zorgt ervoor dat ze altijd precies weten waar ze aan toe zijn. Met de app kunnen zij hun digitale werkorders bekijken en invullen. Hebben ze extra materiaal nodig voor een ongeplande klus? Via de app kunnen ze meteen de materiaalvoorraad op kantoor zien. Bovendien hebben ze hun digitale werkrooster altijd binnen handbereik.
Als een klus is geklaard, voegen ze foto’s van hun werk toe in de app en laten ze de klant digitaal tekenen voor goedkeuring. Zij sturen de voltooide werkopdracht terug naar het kantoor, waar het kantoorpersoneel onmiddellijk begint met het beheer en de facturering.
De voordelen van OutSmart
OutSmart als bouwsoftware biedt je verschillende voordelen. Dit zijn enkele van de voordelen die onze huidige klanten hebben overtuigd om voor OutSmart te kiezen:
- Je kunt OutSmart op elk moment gratis testen;
- Je betaalt alleen voor wat jij werkelijk gebruikt;
- OutSmart kan indien nodig op elk moment worden uitgebreid;
- Met onze koppelingen kun je onze bouwsoftware gemakkelijk koppelen aan diverse andere softwarepakketten;
- Onze software werkt zowel op Android als iOS;
- OutSmart is beschikbaar in verschillende talen: NL, EN, DE, PT, ES;
- Je hebt al je administratie op één plaats en kunt snel afgeronde bestellingen terugvinden.
Lees hier hoe onze klanten de voordelen van OutSmart ervaren!
-
"Voorheen waren wij veel tijd kwijt aan planning van afspraken met onze klanten. Maar nu neemt Outsmart ons ontzettend veel tijd uit handen. De gehele workflow is efficiënt en het geheel geeft ons een professionele uitstraling. Klanten ontvangen niet alleen een duidelijke bevestiging van een opdracht maar ook een herinnering etc..Wij hebben meerdere systemen getest maar Outsmart wint het op veel fronten. Makkelijk aanpassen van Templates en emails is bij sommige systemen erg omslachtig. Bij Outsmart ook voor mensen met weinig computerkennis een makkie! Mooi vormgegeven en doet wat het belooft. Wij besparen zeker enkele uren per dag."
Martin Bazuin Bankschoon.nl -
"Het uitprinten, laten tekenen en weer inscannen of faxen van papieren werkbonnen was een omslachtig lang proces. Nu kan via de tablet kan de order worden getekend en kan direct per mail naar de juiste personen worden gestuurd. Hierdoor ben ik minder tijd kwijt aan papieren rompslomp omdat werkbonnen vlotter verwerkt kunnen worden. Je bent sneller weg bij een klant als de klus is afgerond. Door de koppeling met mijn boekhoudpakket kan ik de app ook gebruiken voor het aanmaken van een pakbon. Hier heb ik een eigen lay-out voor gemaakt voor alleen afleveren van artikelen, dus zonder uren."
Wim Ribbink Cloudius, Eigenaar -
"Wij moesten constant zelf handmatig en met pen en papier bonnen maken. Daarnaast waren wij altijd voor onze buitendienst bezig om de bonnen op te maken. Door een digitaal overzichtelijk systeem met veel opties te leveren en daarbij een uitstekende helpdesk leveren die je bij alles helpt, al is het een kleine vraag, heeft OutSmart ons geholpen. Wij hoeven niet meer constant zelf handmatig werkbonnen te maken dat kunnen zij nu eenvoudig zelf.
Thomas Loos Display4All, Binnendienst medewerker
Heb je vragen over het gebruik van OutSmart als facilitair-software?
Klinkt OutSmart als de perfecte bouwsoftware voor u? Of bent u nog niet helemaal overtuigd en wilt u meer weten over hoe u bijvoorbeeld een bouwplan maakt in OutSmart, of hoe tijdregistratie eruit ziet in de app? Regel dan een gratis demo.
Wij bieden je nog steeds aan om OutSmart gratis te testen. Dan kun je zelf zien of je OutSmart nuttig vindt. Zo niet, dan ben je nergens toe verplicht, dat beloven we.
Nog geen gratis proefaccount?
Maak direct een gratis proefaccount aan en ontdek je alle functies en voordelen van OutSmart!