Facilitaire & Schoonmaakbranche

Grip op planning en kwaliteit

In de facilitaire en schoonmaakbranche draait alles om efficiënt plannen, nauwkeurige uitvoering en heldere communicatie met klanten. Of het nu gaat om dagelijkse schoonmaak, periodiek onderhoud of specialistische opdrachten: met OutSmart breng je al je processen samen in één digitaal systeem. Van werkbonnen en urenregistratie tot contractbeheer en facturatie: alles staat centraal, waardoor je overzicht houdt en altijd grip hebt op de kwaliteit van je dienstverlening.

<p>Gratis Proefaccount</p>
Online Demo
5_stars    Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers
Ben-with-phone
Wat klanten zeggen

Zo klinkt het bij collega-ondernemers in schoonmaak & facilitair

„Overzichtelijk en gebruiksvriendelijk. Het werkt makkelijk en efficiënt.”

Ricus Meerholz
Laundrysystems

„De mogelijkheden worden continu verbeterd en uitgebreid. Erg fijn om mee samen te werken!”

Thijs Hendriks
DGA Vending

„We zijn ontzettend blij met OutSmart.”

Danny Tombal
GSH Bedrijfsdiensten B.V. — klant sinds 10 jaar

Herken je dit?

Waar schoonmaak- en facilitaire bedrijven dagelijks tegenaan lopen

Veel bedrijven in deze branche werken nog met een los rooster, een Excel-planning en losse rapportages per opdrachtgever. Dat kost tijd en zorgt voor discussies.
1

Roosters kloppen nooit helemaal

Een Excel-rooster wordt overschreven bij ziekte of verlof — niet iedereen werkt met de laatste versie, waardoor een locatie gemist wordt of dubbel wordt ingepland.

2

Geen bewijs bij een klacht

Een opdrachtgever twijfelt of een ruimte wel is schoongemaakt of onderhouden. Zonder foto of tijdstempel per locatie sta je met lege handen in de discussie.

3

Contracten lopen uit zicht

Wanneer een contract verlengd, aangepast of stopgezet moet worden, blijkt vaak dat niemand het op tijd zag aankomen — met gemiste omzet of een verlopen afspraak tot gevolg.

4

Wisselende medewerkers zonder overzicht

Invalkrachten en losse medewerkers weten niet altijd precies welke ruimtes, met welke instructies, op welke locatie ze moeten zijn — dat kost uitleg en leidt tot fouten.

5

Telefoontjes over status en planning

Opdrachtgevers bellen om te vragen wanneer de volgende beurt gepland staat of alles is uitgevoerd — tijd die niet naar de uitvoering zelf gaat, maar naar uitleg geven.

6

Uren en materialen los bijgehouden

Gewerkte uren en gebruikte middelen per locatie worden apart genoteerd en achteraf overgetypt naar de facturatie — een extra stap die tijd kost en fouten oplevert.

Vergelijking

OutSmart vs. Excel, papier & WhatsApp voor schoonmaak & facilitair

FunctieOutSmartExcel / papier / WhatsApp
Rooster altijd up-to-date voor iedereen✓ Live rooster in de app✗ Los bestand, snel verouderd
Werkbon met foto & handtekening per locatie✓ Direct op locatie in de app✗ Papier of losse app
Contractbeheer met automatische werkbonnen✓ Automatisch gegenereerd✗ Handmatig bijhouden
Objectbeheer met onderhoudshistorie per locatie✓ Volledige historie per object✗ Niet mogelijk
Klantportaal voor opdrachtgevers✓ Zelf inzien, geen gemail✗ Rapportages los mailen
Koppeling met boekhouding (Exact, AFAS, Snelstart, Moneybird)✓ Automatische export✗ Handmatig overtypen
Offline werken op locaties zonder wifi✓ Synchroniseert automatisch✗ Afhankelijk van verbinding
„Voorheen kostte het ons veel tijd en moeite om een werkbon of factuur op te stellen. Sinds we OutSmart gebruiken, werken we veel efficiënter.”
Douwe Laanstra — Hygienic Care
 

Altijd inzicht in planning en uitvoering

Met OutSmart maak je planningen die direct inzichtelijk zijn voor zowel de buitendienst als de backoffice in het digitaal planbord. Medewerkers zien in hun app precies welke taken zij moeten uitvoeren en waar ze verwacht worden. Tijdens het werk registreren zij eenvoudig hun uren, gebruikte materialen en bijzonderheden. Foto’s en notities kunnen direct worden toegevoegd, zodat de backoffice exact weet wat er is gedaan. Dit maakt niet alleen de administratie betrouwbaarder, maar zorgt ook voor snellere en foutloze facturatie.

Planbord visual
 

Contractbeheer en terugkerende afspraken

Schoonmaak- en facilitaire bedrijven werken vaak met vaste contracten en periodieke afspraken. Met OutSmart worden deze contracten digitaal vastgelegd en genereert het systeem automatisch de bijbehorende werkbonnen. Zo wordt geen enkele afspraak vergeten en blijft de continuïteit richting de klant gewaarborgd. Dankzij de integratie met objectbeheer heb je bovendien inzicht in specifieke locaties of ruimtes, inclusief onderhoudshistorie en status, waardoor je klanten nog beter kunt bedienen.

Contracts visual
 

Transparantie en professionaliteit richting klanten

Met het Klantportaal geef je klanten rechtstreeks toegang tot werkbonnen, facturen en rapportages. Dit bespaart tijd voor je backoffice en geeft klanten het vertrouwen dat ze altijd inzicht hebben in de voortgang en kwaliteit van de werkzaamheden. Door deze transparantie en professionele uitstraling onderscheid je je als schoonmaakbedrijf in een concurrerende markt.

Klantportaal visual
 

Waarom OutSmart voor de facilitaire & schoonmaakbranche?

  • Centraal systeem voor planning, werkbonnen en facturatie
  • Direct inzicht in taken en voortgang voor buitendienst en backoffice
  • Digitale urenregistratie en rapportages met foto’s en notities
  • Contractbeheer voor periodieke schoonmaak en onderhoud
  • Objectbeheer met historie en status per locatie of ruimte
  • Klantportaal voor transparante communicatie en meer vertrouwen
Facilitair Schoonmaak
3232784

Werkbonnen per jaar

5172

Klanten vertrouwen op OutSmart

14
+

Jaren ervaring

OutSmart is gebruiksvriendelijk, compleet en gewoon makkelijk in gebruik. Voor ons dé tool die ik elke organisatie zou aanraden.

Kimberley, Oostendorp Nederland

OutSmart is zeer professioneel en onmisbaar in ons bedrijfsproces. Alle processen draaien nu veel efficiënter.

Twan van Horssen, Mobility Installations

 

Probeer OutSmart volledig gratis gedurende 14 dagen!

Gratis Proefaccount
Online Demo
3232784

Werkbonnen per jaar

5172

Klanten vertrouwen op OutSmart

14
+

Jaren ervaring

Wat klanten zeggen

Schoonmaak- en facilitaire bedrijven over hun ervaring met OutSmart.

★★★★★

„Voorheen kostte het ons veel tijd en moeite om een werkbon of factuur op te stellen. Sinds we OutSmart gebruiken, werken we veel efficiënter.”

Douwe Laanstra
Hygienic Care
★★★★★

„Overzichtelijk en gebruiksvriendelijk. Het werkt makkelijk en efficiënt.”

Ricus Meerholz
Laundrysystems
★★★★★

„De mogelijkheden worden continu verbeterd en uitgebreid. Erg fijn om mee samen te werken!”

Thijs Hendriks
DGA Vending
★★★★★

„We zijn ontzettend blij met OutSmart.”

Danny Tombal
GSH Bedrijfsdiensten B.V. — klant sinds 10 jaar
Veelgestelde vragen

Alles over OutSmart voor schoonmaak- en facilitaire bedrijven

Wat is de beste software voor schoonmaak- en facilitaire bedrijven?

OutSmart combineert planning, digitale werkbonnen, contractbeheer, objectbeheer per locatie en facturatie in één systeem — speciaal gebouwd voor buitendienstbedrijven, inclusief schoonmaak en facilitaire dienstverlening. Geen maatwerk of externe consultant nodig.

Hoe werkt contractbeheer voor periodieke schoonmaakopdrachten?

Vaste contracten en periodieke afspraken leg je digitaal vast in OutSmart. Het systeem genereert automatisch de bijbehorende werkbonnen op de juiste momenten, zodat geen enkele afspraak wordt vergeten en de continuïteit richting de klant gewaarborgd blijft.

Kan ik meerdere locaties of objecten beheren met onderhoudshistorie?

Ja. Via objectbeheer houdt OutSmart per locatie of ruimte de onderhoudshistorie en status bij. Zo weet je precies wanneer een locatie voor het laatst is schoongemaakt of onderhouden, en zie je direct de status per object terug.

Is er een klantportaal voor mijn opdrachtgevers?

Ja. Via het Klantportaal geef je opdrachtgevers rechtstreeks toegang tot werkbonnen, facturen en rapportages. Dat bespaart tijd voor je backoffice en geeft klanten vertrouwen dat ze altijd inzicht hebben in de voortgang en kwaliteit van het uitgevoerde werk.

Werkt de OutSmart-app ook offline, voor locaties zonder wifi?

Ja. De OutSmart-app werkt volledig offline. Medewerkers registreren uren, ronden werkbonnen af en voegen foto's toe zonder internetverbinding. Zodra er weer verbinding is, synchroniseert alles automatisch.

Kan OutSmart koppelen met mijn boekhoudpakket?

Ja, OutSmart heeft native integraties met onder andere Exact Online, Snelstart, AFAS en Moneybird. Uren en materialen van werkbonnen worden automatisch doorgezet voor facturatie. Bekijk alle koppelingen.

Is OutSmart te duur voor een klein schoonmaak- of facilitair bedrijf?

OutSmart werkt op MKB-prijspunt. Start met een gratis proefperiode van 14 dagen — geen creditcard nodig. Bekijk de actuele prijzen op de tarievenpagina.

Hoe lang duurt de implementatie van OutSmart?

De meeste bedrijven zijn binnen één à twee weken operationeel. De onboarding omvat het importeren van klanten, contracten en locaties, het instellen van werkbonsjablonen en training van medewerkers. OutSmart biedt gratis onboardingondersteuning bij de start.