Wat is het verschil tussen urenregistratie en timesheets in OutSmart?

Urenregistratie is gekoppeld aan werkbonnen en klusspecifieke taken. Timesheets is bedoeld voor medewerkers die tijd registreren los van werkbonnen — denk aan kantoorwerkzaamheden, magazijnwerk of schoonmaak van het wagenpark. Beide modules zijn volledig geïntegreerd, zodat je één overzicht hebt over alle gewerkte uren.

Kunnen medewerkers uren registreren zonder werkbon?

Ja. Met de Timesheets-module kunnen medewerkers uren invullen op vrije activiteiten, los van een geplande klus. Dat is handig voor intern werk, reistijd of taken die niet aan een klant worden gefactureerd.

Kan ik declaraties en onkosten ook bijhouden in de app?

Ja. Medewerkers kunnen bonnetjes en onkosten fotograferen en uploaden in de app. Zo houd je niet alleen uren bij, maar ook kosten — alles op één plek, zonder aparte declaratieformulieren.

Is de Timesheets-module ook geschikt voor kantoorpersoneel?

Ja. Je kunt aparte Timesheets-licenties aanvragen voor medewerkers die alleen uren hoeven te registreren, zonder toegang tot het volledige OutSmart. Zo betaal je alleen voor wat elk teamlid nodig heeft.

Hoe exporteer ik urenstaten uit OutSmart?

Urenstaten zijn in OutSmart direct beschikbaar als overzicht per medewerker, per dag, week of maand. Je kunt ze exporteren voor salarisverwerking of intern gebruik. Een koppeling met je boekhoudpakket maakt dit proces nog sneller.

Kan ik Timesheets combineren met het digitale planbord?

Ja. Uren die vanuit het planbord worden gestart, stromen automatisch door naar de urenstaat. Zo heb je altijd een actueel overzicht van tijd en capaciteit, zonder dubbel invoeren.

Timesheets & Urenstaten

Altijd inzicht in tijd en kosten.

Met de Power-Up Urenstaten & TimeSheets houd je eenvoudig bij hoeveel uren je medewerkers werken en aan welke taken deze tijd besteed wordt. De urenregistratie is volledig geïntegreerd in OutSmart en gekoppeld aan werkbonnen. Zo wordt reistijd, werktijd en aanvullende taken automatisch en overzichtelijk vastgelegd.

Dankzij dit complete overzicht kunnen bedrijven betere keuzes maken. Uren en kosten zijn eenvoudig door te rekenen richting klanten en vormen een betrouwbare basis voor facturatie en rapportages.

Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers

Herkenbaar?

Dit kost je elke week onnodig tijd en geld

Papieren urenstaten, vergeten toeslagen en handmatig overtypen. Herken jij dit ook?

"Mijn monteurs vergeten hun uren in te vullen" Urenstaten die te laat binnenkomen leiden tot vertraagde facturatie en vergeten posten. Maandelijks een achterstand die u nooit meer inhaalt.	"Papieren urenstaten zijn onleesbaar of kwijt" Kreukelige bonnetjes en onleesbaar handschrift. Elke maand dezelfde foutencorrectie voordat u kunt factureren.	"Ik heb geen grip op projecturen en -kosten" Zonder realtime inzicht raakt u de grip op projectkosten kwijt. Nacalculatie achteraf is altijd gissen — en te laat om bij te sturen.
"Rijuren worden niet consistent bijgehouden" Elke monteur doet het anders. Geen eenduidige registratie van rij-, wacht- en overuren. Discussie bij elke salarisronde.	"Avond- en weekendtoeslagen komen nooit op de factuur" Toeslagen worden vergeten of apart bijgehouden. Achteraf aantonen zonder tijdstempel is vrijwel onmogelijk. Omzetlek elke maand.	"Mijn loonadministratie loopt altijd achter" Handmatige overdracht van urenstaten naar de boekhouding kost uren per week en introduceert fouten. De salarisadministrateur wacht op u.

Herkenbaar? Zo lost OutSmart dit op.

Bekijk de oplossing ↓

Vergelijking

Digitale timesheets vs. papieren urenstaten

Papieren urenstaten kosten u meer dan u denkt — in tijd, fouten en vergeten omzet.

Situatie	Papieren urenstaat	OutSmart digitaal
Uren invullen	✗Monteur schrijft handmatig, vaak te laat	✓App incheckt automatisch op locatie
Uursoorten & toeslagen	✗Allemaal hetzelfde tarief of vergeten	✓Avond-, weekend- en rijuren automatisch correct
Koppeling aan opdracht	✗Handmatig overtypen naar project	✓Direct gekoppeld aan werkbon en klant
Inzicht vandaag	✗Geen, tot einde van de maand	✓Realtime dashboard per medewerker en project
Loonadministratie	✗PDF of Excel handmatig sturen	✓Export op één klik, of via AFAS automatisch
Bewijs van aanwezigheid	✗Geen bewijs — uw woord tegen die van de klant	✓GPS-check-in met tijdstempel, altijd aantoonbaar

Automatisch inchecken

Van aankomst tot vertrek, foutloos bijgehouden

Voordeel: Monteurs hoeven niets handmatig in te vullen — de app doet het automatisch

Monteurs starten de OutSmart app als ze bij een klant aankomen. GPS en tijdstempel registreren de aankomst automatisch. Na afronding checken ze uit — alle uren staan direct op de juiste werkbon en klant.

GPS-check-in bij aankomst, automatisch gestopt bij vertrek

Uursoorten zoals rij-, wacht- en overuren instelbaar per medewerker

Realtime zichtbaar op het kantoorportaal

Meer over urenregistratie →

"Met OutSmart registreren onze monteurs hun uren direct op locatie. We zien realtime hoeveel er is gewerkt en hoeveel gefactureerd kan worden."

Niels Luijten · Dyzle

Uursoorten & toeslagen

Avond-, weekend- en rijuren automatisch berekend

Voordeel: Geen toeslag meer vergeten — het systeem past de tarieven automatisch toe

U stelt eenmalig in welk tarief geldt voor reistijd, avonduren, weekendwerk en overuren. OutSmart past de juiste toeslag automatisch toe op basis van het tijdstip van de klus — ook als een monteur dit vergeet te melden.

Toeslagen automatisch berekend op basis van tijdstip

Aparte tarieven per medewerker, klant of contract

Geen discussie meer over wat er gefactureerd mag worden

Meer over uursoorten →

"De koppeling met AFAS zorgt dat goedgekeurde uren automatisch in onze loonadministratie terechtkomen. Dat bespaart ons uren per week."

Tom Groot · VKS Schiedam

Facturatie & loonadministratie

Van urenstaat naar factuur, zonder overtypen

Voordeel: Alles staat al klaar — geen handwerk, geen fouten, direct betaalbaar

Goedgekeurde uren gaan automatisch naar uw boekhoudpakket. Exact Online, AFAS, SnelStart, Moneybird en Yuki zijn standaard gekoppeld. Voor de loonadministratie exporteert u urenstaten op één klik als PDF of Excel.

Directe koppeling met Exact, AFAS, SnelStart, Moneybird en Yuki

Urenstaten als PDF of Excel voor de loonadministratie

Factuur aanmaken direct na goedkeuring werkbon

Bekijk alle koppelingen →

"Vroeger hadden we altijd discussies over uren. Nu klopt alles direct: start- en stoptijd, rijuren, overuren — allemaal in het systeem."

Kimberley · Oostendorp Nederland

Per branche

Geschikt voor elke servicebranche

De timesheet software van OutSmart werkt voor alle bedrijven met een buitendienst — van installatie tot beveiliging.

Installatietechniek Registreer rij-, installatie- en onderhouduren per object. Koppel direct aan Exact of AFAS voor facturatie per project of contract. Meer weten →	Bouw & Onderhoud Meerdere monteurs op één project? Zie per medewerker hoeveel uur is besteed en vergelijk met de begroting. Meer weten →	Beveiliging Nacht- en weekendtoeslagen automatisch berekend. Bewijs van aanwezigheid via GPS-check-in — onmisbaar voor SLA-rapportage. Meer weten →
Koeltechniek & HVAC Registreer uren per koelinstallatie en locatie. Onderhoudscontracten koppelen uren automatisch aan het juiste object en tariefafspraak. Meer weten →	Deuren & toegangstechniek Spoedoproepen buiten kantooruren? Overuren en avondtarieven worden automatisch correct berekend en gefactureerd. Meer weten →	Facilitaire & Schoonmaakbranche Uren per locatie, perceel of object bijhouden. Meerdere opdrachtgevers per dag? Elk uur staat op de juiste klant. Meer weten →

Wat klanten zeggen

Servicebedrijven over hun ervaringen met OutSmart.

"Met OutSmart registreren onze monteurs hun uren direct op locatie. We zien realtime hoeveel er is gewerkt en hoeveel gefactureerd kan worden."

Niels LuijtenDyzle

"OutSmart geeft ons overzicht op planning en uren. Vroeger belden monteurs voor alles. Nu zien ze zelf wat er op de agenda staat."

KimberleyOostendorp Nederland

"De koppeling met AFAS zorgt dat goedgekeurde uren automatisch in onze loonadministratie terechtkomen. Dat bespaart ons uren per week."

Tom GrootVKS Schiedam

"Monteurs inchecken op locatie via de app. We zien direct of iemand is aangekomen en kunnen bijsturen als er iets misgaat."

Martijn KooijmanAaproTect

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen over digitale timesheets

Alles wat u wil weten over urenregistratie en timesheets voor de buitendienst.

Wat zijn digitale timesheets voor de buitendienst? +

Digitale timesheets zijn elektronische urenstaten waarmee buitendienstbedrijven de gewerkte uren van monteurs automatisch vastleggen per opdracht, project en locatie. Anders dan papieren urenstaten registreren digitale timesheets ook rijuren, toeslagen en overuren — direct gekoppeld aan de juiste klant en werkbon voor foutloze facturatie.

Hoe werkt digitale tijdregistratie bij OutSmart? +

Monteurs inchecken via de app als ze op locatie aankomen — tijdstip en GPS-locatie worden automatisch vastgelegd. Na afronding checken ze uit. Alle uren staan direct op de werkbon. U ziet realtime in het dashboard hoeveel uur er op elke klant en elk project is besteed.

Kan ik verschillende uursoorten instellen zoals overuren of reistijd? +

Ja. U stelt zelf in welke uursoorten gelden: reguliere uren, reistijd, wachttijd, avonduren, weekendtoeslagen en overuren. Elke uursoort heeft een eigen tarief per medewerker of contract. OutSmart past de juiste toeslag automatisch toe op basis van het tijdstip.

Hoe koppel ik digitale timesheets aan mijn boekhouding? +

OutSmart koppelt direct aan Exact Online, AFAS, SnelStart, Moneybird en Yuki. Goedgekeurde uren worden automatisch meegenomen in de factuur naar uw boekhoudpakket — zonder overtypen. Voor de loonadministratie exporteert u urenstaten als PDF of Excel.

Werkt de tijdregistratie ook offline? +

Ja. Monteurs kunnen in- en uitchecken en uren registreren zonder internetverbinding. De OutSmart app synchroniseert automatisch zodra er weer bereik is — essentieel voor werkzaamheden in kelders, tunnels of industriële omgevingen.

Wat kost timesheet software bij OutSmart? +

OutSmart biedt abonnementen vanaf €168 per jaar voor 1 gebruiker. Tijdregistratie en timesheets zijn inbegrepen in alle pakketten. Het meest gekozen Accelerate-pakket kost €1.625 per jaar voor 5 gebruikers. Gratis proefperiode van 14 dagen, zonder creditcard.

Kan ik urenstaten aanmaken voor de loonadministratie? +

Ja. OutSmart genereert automatisch urenstaten per medewerker, week of periode. U exporteert ze als PDF of Excel en levert ze aan bij uw salarisadministrateur. Met de AFAS-koppeling gaan uren automatisch naar uw HR-module.

Hoe kan ik de uren van mijn werknemers bijhouden? +

Uren van buitendienstmedewerkers bijhoud je het meest betrouwbaar via een werkbonnen-app waarbij monteurs uren direct aan een specifieke opdracht koppelen. Volgens het Field Service Management Benchmark Report van The Service Council registreert 67% van de best presterende servicebedrijven uren via een mobiele app, tegenover 23% bij achterblijvers. OutSmart koppelt de uren direct aan Exact Online of AFAS.

Wat is de beste tool voor urenregistratie? +

Voor buitendienstbedrijven is een werkbonnen-app zoals OutSmart de nauwkeurigste urenregistratie: monteurs koppelen uren direct aan een specifieke opdracht en klant in plaats van een algemeen timesheet. Volgens AFAS Software leidt onnauwkeurige urenregistratie bij servicebedrijven gemiddeld tot 8% omzetverlies door niet-gefactureerde uren. OutSmart koppelt uren automatisch aan Exact, AFAS of SnelStart.