Toegangstechniek

Efficiënt beheer van service en onderhoud

Bedrijven in de toegangstechniek beheren vaak uiteenlopende systemen: van slagbomen en deuren tot complete beveiligingsinstallaties. Het vraagt om nauwkeurige registratie, goed onderhoud en een duidelijke communicatie met opdrachtgevers. OutSmart brengt al deze processen samen in één digitaal systeem. Van werkbon tot factuur en van objectbeheer tot contracten: alles staat centraal en is altijd actueel. Zo werk je overzichtelijk, foutloos en met grip op al je service- en onderhoudswerkzaamheden.

Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers

Klinkt dit bekend?

Wat deur- en toegangstechnici bedrijven ons vertellen

"Werkbonnen verwerken kost ons ontzettend veel tijd en handmatig werk."

Gerard, Eigenaar

PASS Toegangssystemen

"Als we groeien, willen we niet voor iedere extra opdracht ook meteen extra personeel nodig hebben."

Frank Meijsen, Strategisch adviseur

DeMo Service- en Bedrijfsdeuren

"We werken met meerdere losse softwarepakketten, waardoor informatie verspreid staat en we dubbel werk doen."

Administratie

PASS Toegangssystemen

Herkenbare uitdagingen

Waar deur- en toegangstechnici dagelijks mee worstelen

Werkbonnen die verdwijnen

Werkbonnen worden niet aangemaakt of raken kwijt — geen bewijs van uitvoering, discussies met de klant achteraf.

Foto's en formulieren weg

Inspectiefoto's en ingevulde formulieren verdwijnen van de telefoon — keuringsrapport kan niet worden opgeleverd.

Honderden objecten, geen overzicht

Klanten bezitten tientallen tot honderden deuren met elk hun eigen type, merk en keuringshistorie — handmatig bijhouden is onhoudbaar.

Contracten missen keuringen

Onderhoudscontracten worden handmatig bijgehouden in Excel — keuringen worden vergeten en SLA's niet nagekomen.

Uren niet gesplitst

Werkuren, reisuren en overuren komen door elkaar — factureerbare uren gaan verloren en de loonverwerking klopt niet.

Meerdere monteurs, één factuur

Bij grotere klussen werken meerdere monteurs samen — maar één correcte factuur opmaken zonder projectmodule lukt niet.

Vergelijking

OutSmart vs. alternatieven voor deur- en toegangstechniek

Functie	OutSmart	Excel / WhatsApp / Papier	Service Planner
Objectbeheer per deur	✓ Per object: type, merk, historiek	✗ Geen objectkoppeling	✗ Beperkt
Type-specifieke formulieren	✓ Per deurtype instelbaar	✗ Losse Word-bestanden	✗ Generieke formulieren
QR-code per object	✓ Scannen → direct werkbon + historiek	✗ Niet mogelijk	✗ Niet aanwezig
Automatische onderhoudscontracten	✓ Werkbon genereert automatisch	✗ Handmatig opvolgen	⚠ Beperkt
Keuringsrapport als PDF	✓ Direct vanuit werkbon exporteren	✗ Handmatig samenstellen	⚠ Basis exportfunctie
Urenregistratie (werk/reis/over)	✓ Gesplitst per categorie	✗ Alles door elkaar	✗ Niet gesplitst
Koppeling Snelstart / WeFact / Visma	✓ Directe integratie	✗ Handmatige invoer	⚠ Beperkt
Prijs voor klein MKB (2–10 FTE)	✓ Vanaf €49/mnd	✗ Verborgen tijdskosten	✗ Hogere instapprijs

"Planning is een continu proces. OutSmart zorgt dat alle monteurs op de juiste plek, op de juiste tijd, met de juiste informatie bij de klant zijn"

— Frank Meijsen | Strategisch adviseur, DeMo Service- en Bedrijfsdeuren

Planning & storingen

Storingen én onderhoud in één planbord

Deur- en toegangstechnici werken in twee ritmes tegelijk: storingen die dezelfde dag opgelost moeten worden én geplande keuringen die maanden vooruit staan. OutSmart combineert beide in één overzicht — zonder WhatsApp-chaos of dubbele systemen.

Storingsmelding direct inplannen — sleep naar de eerste beschikbare monteur
Onderhoudsopdrachten automatisch aangemaakt — vanuit contracten, nooit meer een keuring vergeten
ZZP-monteurs eenvoudig toevoegen — eigen accounts, zelfde planbord
Realtime updates op Android en iPad — monteur ziet wijzigingen direct in de app
Backoffice en monteur in sync — geen telefoontjes meer om door te geven wie waar heen gaat

OutSmart planbord voor planning en storingen

Objectbeheer per deur — type-specifieke formulieren en QR-koppeling

Objectbeheer & QR-codes

Elke deur in het systeem — met type-specifiek formulier en volledige historiek

Uw klanten bezitten tientallen tot honderden deuren. OutSmart beheert ze allemaal: per object legt u type, merk, bouwjaar en keuringshistorie vast. Via QR-code op de deur vindt de monteur ter plekke alles terug.

QR-code op elke deur — monteur scant en ziet direct de historiek, het formulier en de werkbon
Type-specifieke formulieren — ander formulier voor overheaddeur, snelloopdeur, brandschuifdeur of dockleveller
Keuringsrapport in één klik — PDF direct vanuit de werkbon doorsturen naar de klant
Alle documenten per object — foto's, werkbonnen en certificaten altijd op de juiste plek

Werkbonnen & Contracten

Nooit meer een werkbon kwijt — en keuringen die zichzelf plannen

Iedere monteur heeft de app op zijn telefoon. Werkbon invullen, foto's bijvoegen, handtekening ophalen en afsluiten — ook offline. Onderhoudscontracten genereren automatisch de volgende werkbon op de juiste datum.

Digitale werkbon met foto en handtekening — bewijs van uitvoering altijd beschikbaar
Werkt offline — ook in kelders of magazijnen zonder bereik
Contracten → automatische werkbonnen — geen vergeten onderhoudsbeurten meer
Direct doorsturen als PDF — klant heeft het keuringsrapport voor u in de auto zit
Koppeling Snelstart, WeFact en Visma — werkbon afgerond, factuur staat klaar

Digitale werkbon deur- en toegangstechniek — OutSmart

Urenregistratie

Werkuren, reisuren en overuren — eindelijk netjes gesplitst

Medewerkers sturen nu via WhatsApp hun uren. Met OutSmart checken monteurs in op locatie via de app. Factureerbare uren, reistijd en overuren worden automatisch gesplitst — klaar voor de salarisverwerking en de factuur.

Inchecken op locatie — GPS-verificatie, geen discussie over aankomsttijden
Werkuren vs. reisuren vs. overuren — automatisch gesplitst per categorie
Factureerbare uren direct zichtbaar — nooit meer uren vergeten door te berekenen
ZZP en vaste dienst in hetzelfde systeem — ieder zijn eigen urenstaat

Klanten aan het woord

Wat deur- en toegangstechnici bedrijven over OutSmart zeggen

★★★★★

"OutSmart heeft onze administratie compleet omgegooid. We werken nu digitaal met werkbonnen, objectbeheer en facturatie — alles in één systeem."

Gosens Koeling & Warmte

Klant sinds meer dan 10 jaar

★★★★★

"De koppeling met ons boekhoudpakket scheelt ons elke maand uren. Werkbonnen worden direct omgezet naar facturen — zonder dubbel werk."

Koeltechnisch installatiebedrijf

Eigenaar, 5 monteurs

★★★★★

"Onze klanten kunnen nu zelf hun logboek inzien. Minder telefoontjes, meer vertrouwen. We zouden nooit meer terug willen naar het oude systeem."

Klimaattechnisch installatiebedrijf

Directeur, 12 medewerkers

Veelgestelde vragen

Alles over OutSmart voor deur- en toegangstechniek

Wat is de beste software voor deur- en toegangstechnische bedrijven?

OutSmart combineert objectbeheer per deurtype, type-specifieke inspectieformulieren, digitale werkbonnen met foto en handtekening, automatische onderhoudscontracten en urenregistratie in één systeem — zonder maatwerk of externe consultant. Beschikbaar op MKB-prijspunt.

Kan OutSmart omgaan met honderden deuren per klant?

Ja. U legt elk object (elke deur) eenmalig vast met type, merk, bouwjaar en locatie. Alle werkbonnen, keuringen, foto's en formulieren zijn vervolgens altijd gekoppeld aan het juiste object. Dankzij QR-codes vindt de monteur ter plaatse direct de volledige historiek van de deur.

Werkt OutSmart ook met ZZP-monteurs naast vaste medewerkers?

Ja. ZZP-monteurs krijgen een eigen login in de OutSmart-app en zijn zichtbaar op hetzelfde planbord. Ze registreren hun uren en werkbonnen net als vaste medewerkers. In de urenstaat worden ze apart gefilterd.

Hoe werkt de migratie van onze bestaande contracten?

OutSmart's onboarding-team begeleidt u stap voor stap bij de import. Bestaande contracten kunnen als CSV worden aangeleverd en worden omgezet naar digitale onderhoudscontracten. Voor bedrijven met honderden contracten bieden we een begeleide migratie aan zodat er niets verloren gaat.

Kan ik keuringsrapporten als PDF doorsturen naar klanten?

Ja. Wanneer een monteur een werkbon afrondt, worden alle ingevulde formulieren, foto's en handtekeningen gebundeld in een professioneel PDF-rapport. U kunt dit direct vanuit OutSmart doormailen naar uw klant.

Werkt OutSmart samen met Snelstart, WeFact of Visma?

Ja. OutSmart heeft directe koppelingen met Snelstart, WeFact, Exact Online, Visma.net en andere populaire boekhoudsystemen. Wanneer een werkbon wordt afgesloten, wordt de factuurinformatie automatisch doorgezet — zonder dubbele invoer.

Wat kost OutSmart voor een bedrijf met 5 monteurs?

OutSmart rekent per gebruiker per maand. U kunt 14 dagen gratis uitproberen, zonder creditcard. Bekijk de tarieven.

Wat als mijn monteurs geen app willen gebruiken?

In de praktijk wennen monteurs snel aan OutSmart, omdat de app hen werk uit handen neemt: geen papier invullen, geen foto's e-mailen, geen bonnen kwijtraken. De gemiddelde onboardingstijd voor een monteur is minder dan een dag.

Is OutSmart ook geschikt voor slagbomen, parkeersystemen of tourniquets bij gemeenten en publieke instellingen?

Ja. Naast deuren registreert u ook slagbomen, parkeersystemen en tourniquets als aparte objecten, elk met een eigen type, locatie en onderhoudshistorie via QR-code. Werkt u voor gemeenten, woningcorporaties of andere publieke opdrachtgevers? Bij aanbestedingen is een klantportaal steeds vaker een harde eis in plaats van een nice-to-have. Met CouchSmart, het klantportaal van OutSmart, kan de opdrachtgever zelf planning, werkbonnen en keuringsrapporten inzien — direct vanaf de eerste dag.