Alles wat je wil weten over offertes maken en factureren met OutSmart.
Wat is offertesoftware? +
Offertesoftware is een digitale tool waarmee je professionele offertes maakt, verstuurt en opvolgt — zonder Word of Excel. In OutSmart kies je artikelen uit je catalogus, stelt het systeem automatisch de prijs in en verstuurt de offerte met één klik. De klant tekent digitaal en de offerte wordt direct een werkbon.
Hoe maak ik een digitale offerte in OutSmart? +
Open een relatie of werkbon en klik op "Offerte aanmaken". Klantgegevens worden automatisch ingevuld. Voeg artikelen toe uit je catalogus — prijzen en BTW worden direct berekend. Stel eventueel meerdere varianten in (basis, standaard, premium) en verstuur in één klik. De klant ontvangt de offerte online en kan direct digitaal ondertekenen.
Hoe weet ik of een klant mijn offerte heeft gelezen? +
Je krijgt een realtime melding zodra de klant de offerte opent. In het offerteoverzicht zie je de status per offerte: Concept, Verzonden, Gelezen, Akkoord, Afgewezen of Verlopen. Zo weet je precies wanneer op te bellen — en belandt geen offerte meer in een zwart gat.
Kan een klant een offerte digitaal ondertekenen? +
Ja. Klanten ondertekenen de offerte op hun telefoon, tablet of laptop — zonder printen of scannen. De handtekening is rechtsgeldig op basis van de eIDAS-verordening en wordt opgeslagen met tijdstempel. Dit versnelt het akkoordtraject aanzienlijk.
Hoe werkt de koppeling tussen offerte en werkbon? +
Na akkoord klik je op "Maak werkbon" en alle artikelen, uren en klantgegevens uit de offerte worden automatisch overgenomen. Geen overtypen, geen kans op fouten. De monteur ziet de opdracht direct in zijn app en kan meteen aan de slag.
Hoe zet ik een werkbon om in een factuur? +
Zodra een werkbon is afgerond, klik je op "Maak factuur". Alle geregistreerde uren, materialen en reistijd worden automatisch meegenomen — inclusief klantnaam, betalingstermijn en logo. Je kunt de factuur nog aanpassen voor verzending en direct per e-mail sturen.
Welke boekhoudpakketten koppelen met OutSmart? +
OutSmart koppelt met meer dan 50 boekhoudpakketten, waaronder Exact Online, AFAS, SnelStart, Moneybird, AccountView, Twinfield, Yuki, WeFact, Visma.net en SAP Business One. Facturen worden automatisch ingeboekt — btw verwerkt, debiteuren bijgewerkt, geen dubbele invoer.
Kan ik meerdere werkbonnen bundelen in één factuur? +
Ja. Met de verzamelfactuur-functie bundel je meerdere werkbonnen per klant in één overzichtelijke factuur. Ideaal voor bedrijven die maandelijks meerdere servicebeurten per klant uitvoeren en alles in één keer willen afrekenen.
Ondersteunt OutSmart UBL-facturen en e-facturering? +
Ja. OutSmart ondersteunt zowel PDF als UBL-formaat (e-facturering via Peppol). Zo voldoe je aan de eisen van overheidsopdrachten en grote zakelijke klanten die e-facturering verplicht stellen.
Is er een gratis proefperiode beschikbaar? +
Ja. Je kunt OutSmart gratis uitproberen. Neem contact op via sales@out-smart.com of 020 229 8144 voor een persoonlijke demo, of start direct via de website.
Kan ik een proforma factuur aanmaken in OutSmart? +
Ja. Met proforma facturen (bèta) maak je een niet-definitief factuurdocument aan dat je deelt met de klant ter akkoord. Pas als levering of betaling bevestigd is zet je het om naar de eindfactuur — het factuurnummer wordt pas dan geboekt. Beschikbaar voor accounts op Boost-plan of hoger met facturatie ingeschakeld.
Kan ik vanuit een offerte direct een project aanmaken? +
Ja. Met de project-offerte integratie (bèta) maak je vanuit elke offerte direct een nieuw project aan of koppel je een bestaand project. Scope en fasen hoef je niet opnieuw in te voeren — de offerte-gegevens stromen automatisch door. Beschikbaar voor accounts met offertes én projectmanagement ingeschakeld.
Kan ik foto's toevoegen aan een offerte? +
Ja. Met offerte foto's (bèta) voeg je afbeeldingen toe aan elke offerte — productfoto's, locatieopnames of scopedetails. Je rangschikt ze en bekijkt ze in een galerij. Via offerte-layouts zijn ze ook zichtbaar in de gegenereerde PDF. Via het schema stel je in of foto's meegaan bij conversie naar werkbon.
Kan ik een offerte of factuur opdelen in secties per fase? +
Ja. Met offerte- en factuursecties (bèta) splits je een document in gescheiden blokken met elk een eigen kopregel — per fase, locatie of werkpakket. De sectiestructuur is zichtbaar voor de klant en blijft behouden bij conversie naar factuur als je dat instelt in het offerteschema. Beschikbaar voor accounts op Boost-plan of hoger.
"Ik weet niet of mijn offerte rendabel is" Materiaalprijzen die niet meer kloppen, marges die je pas kent nádat de klus klaar is. Je verstuurt een offerte en hoopt dat het uitkomt.
"Ik hoor niets meer na het versturen" Je stuurt een offerte op en weet niet of de klant hem heeft gelezen. Nabellen of niet? Je salestraject sleept zich voort in mailboxen.
"Ik moet alles handmatig overtypen" Van offerte naar werkbon naar factuur naar boekhouding, elk systeem apart. Elke stap kost tijd en elke fout kost marge die je nooit terugkrijgt.
"Facturen gaan pas dagen later de deur uit" Monteur klaar op vrijdag, factuur verstuurd op dinsdag. Ondertussen staat je cashflow stil en wacht de klant op een rekening die hij allang verwacht.
"De klant betwist de factuur, ik sta met lege handen" Je stuurt 7 uur in rekening, de klant claimt 5. Zonder tijdstempel, GPS of digitale handtekening sta je zwak en schrijf je een creditnota.
"Materialen vergeten op de factuur" Monteur heeft onderdelen verbruikt, maar die staan niet op de werkbon. Niet gefactureerd. Kleine bedragen, grote gevolgen als het structureel is.
