Facturatie

Nooit meer uren overtypen — van werkbon naar factuur met één klik

Met Facturatie in OutSmart zet je afgeronde werkbonnen direct om in facturen. Alle geregistreerde uren, materialen en afspraken worden automatisch meegenomen — geen overtypen, geen fouten, geen gemiste posten. Koppel je boekhoudpakket en betaalprovider en je facturen staan in seconden bij de klant én in de boekhouding.

<p>Gratis Proefaccount</p>
Online Demo
5_stars    Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers
Invoicing
Snel overzicht

Met OutSmart zet je een afgeronde werkbon met één klik om in een factuur — uren, materialen en klantgegevens worden automatisch overgenomen, zonder handmatig overtypen. Volgens eigen data van OutSmart (2024) verwerken meer dan 5.172 buitendienstbedrijven samen jaarlijks 3,2 miljoen werkbonnen via het platform. De factuur koppelt direct met Exact Online, AFAS, SnelStart of Moneybird. Via Mollie voeg je een betaallink toe. Geen eindweek-achterstanden, geen foute bedragen door vergeten uren, geen nabellen over ontbrekende handtekeningen.

Herkenbaar?

Zo loopt omzet ongemerkt weg bij servicebedrijven

Dit zijn de meest gehoorde frustraties van planners en eigenaren — rechtstreeks uit de praktijk.

Werkbon

"De nota kan ik niet de deur uit totdat ik de werkbon binnen heb"

De factuur staat klaar, maar de afgetekende werkbon is nog niet ingeleverd. Elke dag wachten is een dag later betaald krijgen.

Handmatig versturen

"Dan gaat hij als concept naar Moneybird — en dan moet ik hem handmatig versturen"

De werkbon is afgerond, maar de stap van concept naar verstuurde factuur gaat nog altijd met de hand. Per factuur klikken, controleren, verzenden.

Ontbrekend e-mailadres

"Bijna de helft van mijn facturen kan ik niet doorsturen — het e-mailadres ontbreekt"

Klantendata in het ene systeem, facturen in het andere. Het e-mailadres staat er niet in en je moet het handmatig opzoeken per factuur.

Vrijdagmiddag chaos

"Vrijdagmiddag chaos — dan krijg ik ineens alle bonnetjes"

Monteurs leveren uren laat in, facturen stapelen zich op. Einde van de week = achterstanden wegwerken in plaats van afronden.

Snelposten

"Ik stuur snelposten — dan wordt er voor minder uren gefactureerd dan gewerkt"

Vaste prijzen terwijl er meer gewerkt is. Of uren die niet worden bijgehouden. Elke week loopt er ongemerkt omzet weg.

Planning klopt niet

"We werken al een maand vooruit — dan klopt de planning niet meer met de realiteit"

Facturatie vooruit plannen betekent dat geplande en daadwerkelijke uitvoering uit de pas lopen. Je moet twee systemen open hebben om te controleren wat er echt is gebeurd.

Zo lost OutSmart dit op →
Vergelijking

OutSmart vs. handmatig factureren via spreadsheet of apart pakket

FunctieOutSmartHandmatig / apart pakket
Werkbon direct omzetten naar factuur✓ Één klik — uren & materialen automatisch over✗ Handmatig overtypen uit bonnetjes
Boekhoudkoppeling (Exact, AFAS, SnelStart, etc.)✓ Automatisch gesynchroniseerd✗ Handmatig inboeken of CSV-export
Online betalen (Mollie)✓ Betaallink in elke factuur✗ Niet standaard beschikbaar
Automatische betalingsherinneringen✓ Instelbaar per termijn✗ Handmatig achteraan bellen
Verzamelfacturen per klant✓ Meerdere werkbonnen, één factuur✗ Handmatig samenvoegen
PDF én UBL (e-facturering)✓ Beide formaten ingebouwd✗ Vaak alleen PDF
Periodieke / terugkerende facturen✓ Automatisch aangemaakt en verstuurd✗ Elke keer handmatig
Live betaalstatus & debiteurenoverzicht✓ Realtime inzicht✗ Pas na handmatige verwerking
Automatisch factureren

Van werkbon naar factuur — zonder één letter over te typen

Zodra een monteur een werkbon afrondt, staan alle uren, materialen en reistijd automatisch klaar in OutSmart. Jij klikt op "Maak factuur" — en de factuur is compleet, inclusief klantnaam, betalingstermijn en logo.

  • Één klik — werkbon naar factuur, niets overtypen
  • Uren & materialen automatisch overgenomen — inclusief reistijd en wachttijd
  • Verzamelfactuur — meerdere werkbonnen per klant bundelen in één factuur
  • PDF of UBL — direct per e-mail versturen, ook voor e-facturering en Peppol
  • Factuur aanpassen vóór verzending — korting toevoegen, regelomschrijving wijzigen
  • Digitale handtekening op werkbon — bewijs van goedkeuring bij dispuut
OutSmart facturatie — werkbon naar factuur
Nieuw · Bèta

Proforma facturen: factureer zonder te vroeg te boeken

Teams die bedragen willen delen vóór definitieve boeking werken nu met een proforma-document. Eerst het concept, dan pas de eindfactuur — zodra levering of betaling bevestigd is.

1

Maak het proforma-document aan

Zet alle regels en bedragen klaar als niet-definitief document, zonder een factuurnummer te boeken in de administratie.

2

Deel of download het document

Stuur het proforma-document naar de klant of intern ter controle — dezelfde gegevens, geen dubbele invoer.

3

Genereer de definitieve factuur

Zodra levering, akkoord of betaling bevestigd is, zet je het proforma-document met één klik om naar de eindfactuur.

Waarom dit werkt voor buitendienstbedrijven

  • ✓ Sales, uitvoering en finance werken in dezelfde factuurlijn — geen regels of klantdata opnieuw invoeren
  • ✓ Factuurnummer pas geboekt wanneer de flow klaar is — geen vroeg definitieve posten die teruggedraaid moeten worden
  • ✓ Pre-factuurcommunicatie blijft duidelijk en traceerbaar zonder verwarring over de eindfactuur
OutSmart boekhoudkoppeling — facturen automatisch gesynchroniseerd
Boekhoudkoppelingen

Facturen automatisch gesynchroniseerd met je boekhouding

Maak een factuur in OutSmart — en hij staat direct in je boekhoudpakket. Debiteuren bijgewerkt, btw verwerkt, openstaande posten inzichtelijk. Geen dubbele invoer, geen mismatch tussen systemen.

  • Exact Online — twee-weg synchronisatie, debiteuren en factuurregels
  • AFAS — volledige ERP-koppeling inclusief nacalculatie
  • SnelStart — automatisch inboeken, btw-aangifte klopt altijd
  • Moneybird — facturen direct gesynchroniseerd
  • Online betalen via Mollie — betaallink in elke factuur, betaling automatisch verwerkt

Ook beschikbaar: Yuki, WeFact, eAccounting, e-boekhouden, Visma.net, SAP Business One, Uniconta, Unit4 Multivers en Accountview.

Bekijk alle 50+ koppelingen →
Nieuw · Bèta

Factuursecties: gestructureerde facturen per fase of werkpakket

Splits een factuur in gescheiden blokken met een eigen kopregel — per fase, locatie of werkpakket. Geen lange lijst meer, maar een document dat de structuur van het uitgevoerde werk weerspiegelt.

Wat het oplevert

  • ✓ Grote facturen leesbaarder voor de klant én voor jezelf
  • ✓ Scope per fase of werkpakket met subtotalen per groep
  • ✓ Klant ziet exact dezelfde structuur als jij hebt opgebouwd
  • ✓ Structuur blijft intact van offerte tot factuur via schema

Werkt ook voor offertes

De sectie-functionaliteit geldt voor zowel facturen als offertes — bouw je document één keer op en de structuur blijft behouden bij conversie.

Bèta voor accounts op Boost-plan of hoger met facturatie of offertes ingeschakeld.

Werkbon → Factuur → Betaling

Eén systeem van klus tot betaalde factuur

Planning, werkbon, facturatie en boekhouding zijn in OutSmart aan elkaar gekoppeld — geen losse tools, geen handmatig koppelen.

Planning
→
Uren
→
Werkbon
→
Factuur
→
Betaling
Online betalen via MollieBetaallink in elke factuur — klant betaalt direct via iDEAL
Automatische herinneringenNooit meer handmatig achteraan bellen
Periodieke facturenAutomatisch voor contracten en abonnementen
Live debiteurenoverzichtZie direct welke facturen openstaan

Wat klanten zeggen

Servicebedrijven over factureren met OutSmart

★★★★★

Dankzij de koppeling met AFAS zijn nacalculatie en facturatie perfect geregeld. We factureren nu sneller en met veel minder administratieve fouten dan voorheen.

Tom Groot
VKS Schiedam
★★★★★

OutSmart is zeer professioneel en onmisbaar in ons bedrijfsproces. Alle processen draaien nu veel efficiënter — inclusief de facturatie naar onze klanten.

Twan van Horssen
Mobility Installations
★★★★★

De overstap naar digitale werkbonnen verliep soepel. Inmiddels werken we met veel meer overzicht, snelheid en zekerheid — van opdracht tot factuur.

Niels Luijten
Dyzle
★★★★★

OutSmart is gebruiksvriendelijk, compleet en gewoon makkelijk in gebruik. Voor ons dé tool die ik elke organisatie zou aanraden.

Kimberley
Oostendorp Nederland

Veelgestelde vragen

Alles over facturatie met OutSmart

Wat is automatische facturatie?
Automatische facturatie betekent dat je facturen worden aangemaakt op basis van afgeronde werkbonnen, zonder handmatig overtypen. In OutSmart worden uren, materialen en reiskosten automatisch van de werkbon overgenomen naar de factuur. Met één klik stuur je die naar je boekhoudpakket — Exact Online, AFAS, SnelStart, Moneybird, WeFact of een van de andere koppelingen.
Hoe werkt de koppeling van OutSmart met WeFact?
Zodra een werkbon in OutSmart wordt afgesloten, push je die als conceptfactuur naar WeFact. Klantgegevens, uren en materialen worden automatisch meegenomen. Vanuit WeFact verstuur je de factuur per e-mail. Zorg dat het e-mailadres bij de klant in OutSmart ingevuld is — dan gaat alles automatisch.
Welke boekhoudpakketten koppelt OutSmart?
OutSmart koppelt met Exact Online, AFAS, SnelStart, Moneybird, WeFact, Yuki, eAccounting, e-boekhouden, Visma.net, SAP Business One, Uniconta, Unit4 Multivers en Accountview. Facturen stromen automatisch door — debiteuren, btw en openstaande posten worden direct bijgewerkt.
Kan ik meerdere werkbonnen samenvoegen op één factuur?
Ja. Je kunt meerdere werkbonnen van dezelfde klant bundelen in één verzamelfactuur. Handig als je per maand factureert of meerdere klussen per klant in één keer wil afrekenen.
Kan de klant online betalen na ontvangst van de factuur?
Ja, via de Mollie-koppeling voeg je een betaallink toe aan elke factuur. De klant klikt op de link, betaalt direct en OutSmart registreert de betaling automatisch. Geen achtervolging, geen handmatig verwerken.
Kan ik kiezen welke uren ik doorbereken aan de klant?
Ja. OutSmart registreert alle uren, maar jij bepaalt welke je factureert. Je kunt uren controleren en aanpassen voordat ze op de factuur komen. Ideaal als je sommige klussen doet op basis van vaste prijs en andere op uurbasis.
Hoe zorg ik dat de factuur klaarstaat zodra de monteur klaar is?
Zodra de monteur de werkbon afsluit in de app, verschijnt die automatisch in de backoffice met de status "klaar voor facturatie". Alle uren, materialen en handtekening zijn al verwerkt. Jij hoeft alleen nog te controleren en te verzenden — of dat gaat automatisch via je boekhoudkoppeling.
Wat zijn proforma facturen en kan ik ze aanmaken in OutSmart?
Proforma facturen zijn niet-definitieve factuurdocumenten die je aanmaakt vóór de eindfactuur. Je deelt de bedragen en regels met de klant of intern ter akkoord, en genereert de definitieve factuur pas nadat levering of betaling bevestigd is. In OutSmart werkt dit via een aparte proforma-flow in de factuurmodule: maak het proforma-document aan, deel of download het, en zet het om naar de eindfactuur wanneer je klaar bent. Zo boek je pas een factuurnummer wanneer het echt nodig is. De feature is beschikbaar als bèta voor accounts met facturatie ingeschakeld op Boost-plan of hoger.
Kan ik een factuur opdelen in secties per fase of werkpakket?
Ja. Met factuursecties (bèta) splits je een factuur in gescheiden blokken met elk een eigen kopregel — per fase, locatie of werkpakket. De klant ziet dezelfde sectiestructuur en subtotalen per groep. Via het offerteschema stel je in of secties automatisch meegaan bij conversie van offerte naar factuur. Beschikbaar voor accounts op Boost-plan of hoger.
3232784

Werkbonnen per jaar

5172

Klanten vertrouwen op OutSmart

14
+

Jaren ervaring

OutSmart is gebruiksvriendelijk, compleet en gewoon makkelijk in gebruik. Voor ons dé tool die ik elke organisatie zou aanraden.

Kimberley, Oostendorp Nederland

OutSmart is zeer professioneel en onmisbaar in ons bedrijfsproces. Alle processen draaien nu veel efficiënter.

Twan van Horssen, Mobility Installations

 

Probeer OutSmart volledig gratis gedurende 14 dagen!

Gratis Proefaccount
Online Demo