Faturação

Quanto mais rápido um trabalho é concluído e faturado, mais rápido chega o pagamento. Na OutSmart, as horas, os materiais e a assinatura ficam disponíveis para faturação assim que a ordem de trabalho é concluída — a fatura pode ser enviada ainda no mesmo dia. Com lembretes de pagamento automáticos para faturas em atraso, a gestão de valores a receber mantém-se organizada sem necessidade de contacto manual constante.

Um software de faturação para serviço de campo gera faturas diretamente a partir das ordens de trabalho concluídas. O OutSmart inclui automaticamente as horas registadas, materiais usados e deslocações — sem transferência manual, sem linhas em falta.

Quando um técnico conclui uma ordem, todas as horas, materiais e subsídios registados são automaticamente transferidos para uma fatura. Abre a ordem concluída e clica em "Criar fatura" — pronto. Sem inserção manual, sem transferência.

A OutSmart oferece integrações diretas com Jasmin, PHC Go, SAGE, Moloni e InvoiceXpress. As faturas são transferidas automaticamente para o software de contabilidade — sem exportação ou importação manual.

Sim. A OutSmart reconhece tipos de horas: Normal, Horas Extra, Noturno, Fim de semana. Cada categoria tem a sua própria tarifa. O cálculo é feito automaticamente com base nos tempos registados.

Sim. A OutSmart suporta faturas intercalares e finais para projetos com múltiplas fases. A percentagem de faturação é definida e a OutSmart calcula o valor automaticamente.

As faturas podem ser enviadas diretamente da OutSmart por e-mail. Desde a ordem concluída até à fatura no cliente demora tipicamente menos de 5 minutos.

A faturação está incluída em todos os planos OutSmart a partir de €168/ano (Launch, 1 utilizador). As integrações com Jasmin, PHC Go e SAGE estão disponíveis sem custo adicional. 14 dias de teste gratuito.

Sim. As faturas geradas pela OutSmart são exportadas automaticamente para o software de contabilidade (Jasmin, PHC Go, SAGE, Moloni, InvoiceXpress), que trata da comunicação à AT e da conformidade com a faturação eletrónica portuguesa. Não é necessária nenhuma inserção manual.

Sim. A OutSmart permite enviar faturas por e-mail diretamente da plataforma — com o PDF da fatura em anexo. É possível configurar modelos de e-mail personalizados e enviar a fatura imediatamente após a conclusão da ordem de trabalho.

Um software de faturação genérico começa na fatura. A OutSmart começa no planeamento — gere ordens de trabalho, regista horas e materiais na app, e converte tudo automaticamente em fatura. Sem dupla inserção de dados, sem atraso entre a conclusão do trabalho e a fatura, com os técnicos de campo sempre ligados ao backoffice.

Sim. O OutSmart tem integração direta com PRIMAVERA, PHC Go e Jasmin. As faturas são sincronizadas automaticamente nos dois sentidos. O contabilista tem sempre acesso aos documentos mais recentes sem exportação manual.

Sim. O OutSmart exporta dados em formato SAF-T/PT conforme as exigências da Autoridade Tributária portuguesa. Adequado para submissão mensal e auditoria fiscal.

Sim, com um aspeto importante a ter em conta: o OutSmart oferece um único ambiente central para planeamento, dados de clientes e ordens de trabalho, mas a integração com o software de contabilidade (PRIMAVERA, PHC Go, Jasmin) funciona por administração. Ao trabalhar com várias empresas sob uma holding, configura-se uma sub-administração própria para cada empresa dentro da integração — assim a faturação mantém-se corretamente separada por entidade, enquanto o planeamento e os dados de clientes permanecem centralizados e visíveis num único local. Nas estruturas mais complexas, com muitas empresas ou contabilidades separadas por unidade, recomenda-se discutir a configuração com um especialista OutSmart antes do arranque, para garantir que a integração fica bem configurada desde o início.

Normalmente, a causa está no filtro de spam ou no endereço de email do cliente, e não na OutSmart — o primeiro passo é verificar a morada de faturação registada na ficha do cliente. Se a fatura também não chegar ao próprio endereço em bcc, pode tratar-se de uma falha no envio — nesse caso, o registo de envio da fatura na OutSmart mostra o estado e qualquer mensagem de erro.

O layout das faturas define-se no esquema de faturação, nas configurações: aí ficam definidas as colunas visíveis, a ordem dos anexos (como uma nota de encomenda) e o logótipo e papel timbrado. A posição de colunas como "quantidade" e "preço" ajusta-se automaticamente ao comprimento da descrição — uma descrição mais curta permite manter uma largura de coluna fixa.

Sim. Na ficha do cliente é possível adicionar uma morada de faturação separada, distinta da morada de entrega. Se uma fatura já tiver sido enviada para a morada errada, a correção da morada de faturação na ficha do cliente garante que a correspondência seguinte chega ao endereço certo; a fatura já enviada tem de ser reenviada.

As faturas usam o preço atualmente definido no artigo ou no tipo de hora, e não o preço que constava na ordem de trabalho anteriormente. Uma alteração recente de preço reflete-se, por isso, em ordens de trabalho ainda não faturadas. Perante um valor ou desconto inesperado, a primeira verificação é a configuração do próprio artigo ou tipo de hora, não a ordem de trabalho.

Sim. A fatura existente tem de ser creditada primeiro, criando-se depois uma nova fatura a partir da mesma ordem de trabalho. Tentar faturar novamente sem creditar a fatura anterior origina um erro, uma vez que já existe uma fatura associada à ordem de trabalho.

Sim. Na ficha do cliente empresarial estrangeiro, definem-se o número de IVA e o código de IVA correto para entrega intracomunitária. Com esta configuração, a OutSmart não aplica IVA na fatura e apresenta automaticamente a menção obrigatória de autoliquidação do IVA. Antes de faturar sem IVA, convém confirmar que o número de IVA do cliente é válido.