Beveiligingsbranche

Betrouwbaarheid en overzicht in de dienstverlening

Beveiligingsbedrijven werken met strakke roosters, spoedmeldingen en terugkerende controles. OutSmart geeft je altijd overzicht van wie waar staat ingepland en zorgt dat wijzigingen direct worden doorgegeven via de app.

Eenvoudig plannen en direct wijzigingen doorgeven

Digitale werkbonnen met foto's, notities en handtekeningen

Contractbeheer en objectbeheer voor structureel onderhoud

Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers

Snel overzicht

OutSmart combineert roosterplanning, digitale werkbonnen en contractbeheer in één systeem, speciaal voor beveiligingsbedrijven

Medewerkers registreren uren, foto's en handtekeningen ter plekke via de app, alles staat direct klaar voor facturatie

Periodieke controles en onderhoudsbeurten worden automatisch ingepland via objectbeheer en contracten, geen enkele afspraak wordt gemist

Via het klantportaal zien opdrachtgevers direct hun rapportages, werkbonnen en facturen, zonder dat jouw backoffice hoeft te bellen

Het resultaat: minder administratie, aantoonbare naleving van afspraken en meer vertrouwen bij opdrachtgevers

Meer dan 5000 bedrijven leveren geweldige service met OutSmart

Herkenbaar?

De uitdagingen van een beveiligingsbedrijf

Van toegangstechniek tot bewaking, beveiligingsbedrijven lopen dagelijks tegen dezelfde knelpunten aan.

Wie staat er morgen ingepland bij welk object? Roosters in Excel of WhatsApp-groepen zorgen voor miscommunicatie. Wijzigingen bereiken medewerkers te laat of helemaal niet.	Hoe toon ik aan dat een controle is uitgevoerd? Opdrachtgevers vragen steeds vaker om aantoonbare naleving. Zonder digitale registratie is dat moeilijk te bewijzen.	Waar is de onderhoudshistorie van dit beveiligingssysteem? Bij elke servicebeurt begint de monteur opnieuw. Wat er eerder is gedaan, welke onderdelen zijn vervangen, dat staat nergens centraal.
Wanneer loopt dit onderhoudscontract af? Contracten en SLA's worden bijgehouden in losse bestanden. Vervaldatums worden gemist en periodieke controles vallen tussen wal en schip.	Waarom loopt de facturatie altijd vertraging op? Urenstaten, werkbonnen en contractfacturen worden handmatig bij elkaar gezocht. Dat kost dagen en leidt tot vergeten posten.	Hoe geef ik opdrachtgevers inzicht zonder extra werk? Klanten bellen voor statusupdates en rapportages. Elke vraag kost de backoffice tijd die beter besteed kan worden.

“	100% kloppende werkbonnen zorgt zeker voor 50% minder tijd kwijt aan administratie. Pascal Hanenbergh Hanenbergh Techniek

“	We groeien met 15% per jaar en we kunnen die groei gewoon aan met hetzelfde team. Frank Meijsen DeMo Service- en Bedrijfsdeuren

“	Als je overzichtelijkheid en snelheid wil, zou ik zeker OutSmart gebruiken. Ik zou het ook voor iedereen nog steeds aanbevelen. Tom Groot Operations Manager, VKS Schiedam

Planning & roosters

Altijd overzicht van wie waar staat ingepland

Plan je teams eenvoudig in op het digitale planbord. Wijzigingen worden direct gedeeld via de app, zodat iedereen altijd up-to-date is en miscommunicatie wordt voorkomen, ook bij spoedmeldingen.

Drag-and-drop planbord per medewerker en locatie

Spoedmeldingen direct doorzetten naar de medewerker

Dag-, week- en maandoverzicht in één scherm

Medewerkers zien hun rooster direct in de app

Meer over het planbord →

“Planning is een continu proces. OutSmart zorgt dat alle monteurs op de juiste plek, op de juiste tijd, met de juiste informatie bij de klant zijn.”

Frank Meijsen · Strategisch adviseur, DeMo Service- en Bedrijfsdeuren

Digitale werkbonnen

Efficiënt registreren en rapporteren, direct klaar voor facturatie

Medewerkers vullen digitale werkbonnen en urenregistraties direct in op locatie, compleet met foto's, notities en handtekeningen. Alles staat meteen in de backoffice klaar voor facturatie en rapportage, geen nabellen of inleveren meer.

Foto's, notities en handtekening in één werkbon

Aantoonbare naleving van controles en afspraken

Direct zichtbaar in de backoffice, geen handmatige invoer

Sluitende administratie, essentieel voor betrouwbaarheid

Meer over digitale werkbonnen →

“OutSmart is overzichtelijk en gebruiksvriendelijk. Het is de meest efficiënte manier om met je buitendienst te communiceren en snel af te handelen voor de klant.”

Tom Groot · Operations Manager, VKS Schiedam

Objectbeheer & contracten

Altijd voorbereid, geen enkele controle meer gemist

Van sleutelbeheer tot onderhoud van beveiligingsinstallaties: leg alles vast per object en automatiseer terugkerende afspraken. Zo weet je zeker dat elke controle en onderhoudsbeurt wordt uitgevoerd en aantoonbaar is.

Volledige onderhoudshistorie per beveiligingsobject

Automatisch werkbonnen aanmaken op contractdatum

SLA-responstijden bewaken per klant en object

Aantoonbaar nakomen van afspraken richting opdrachtgevers

Meer over objectbeheer →

“Alle deuren hebben een uniek nummer in OutSmart. De hele historie per object wordt bijgehouden, altijd terug te vinden.”

Martijn Kooijman · Eigenaar, AAprotec

Klantportaal

Transparant voor je opdrachtgevers, zonder extra werk

Met het klantportaal bied je opdrachtgevers direct inzicht in rapportages, werkbonnen en facturen. Dit verhoogt de transparantie, versterkt het vertrouwen en scheelt jouw backoffice veel tijd, klanten zien hun eigen informatie wanneer het hen uitkomt.

Opdrachtgevers zien rapportages en werkbonnen zelf in

Minder statusvragen, minder telefoontjes naar de backoffice

Facturen direct beschikbaar in het portaal

Professionele uitstraling richting grote opdrachtgevers

Meer over het klantportaal →

“Klanten geven terug dat we werkbonnen heel snel nasturen. Dat professionele contact doet veel voor de relatie.”

Frank Meijsen · Strategisch adviseur, DeMo Service- en Bedrijfsdeuren

Veelgestelde vragen

Alles over OutSmart voor beveiligingsbedrijven

Veelgestelde vragen van beveiligings- en toegangstechniekbedrijven die overwegen over te stappen op digitale werkbonnen en planningssoftware.

Wat is de beste planningssoftware voor een beveiligingsbedrijf? +

OutSmart is een veelgebruikte oplossing voor beveiligingsbedrijven die roosters, werkbonnen en contractbeheer willen digitaliseren. Het systeem combineert een digitaal planbord, mobiele app voor medewerkers en automatische contractfacturatie in één platform — waardoor kantoor en buitendienst altijd dezelfde informatie hebben.

Hoe registreer ik bewijs van uitgevoerde beveiligingscontroles? +

Via digitale werkbonnen in OutSmart leggen medewerkers elke controle vast met tijdstempel, foto's, notities en een digitale handtekening van de opdrachtgever. Dit vormt een compleet en aantoonbaar dossier per object — direct beschikbaar voor audits en klantrapportages.

Kan OutSmart onderhoudscontracten voor beveiligingsinstallaties beheren? +

Ja. In OutSmart leg je per klant en per object onderhoudscontracten en SLA's vast. Het systeem maakt automatisch werkbonnen aan op de contractdatum en bewaakt responstijden. Zo worden periodieke inspecties en onderhoudsbeurten nooit gemist en is naleving altijd aantoonbaar.

Hoe geef ik opdrachtgevers inzicht in uitgevoerde werkzaamheden? +

Met het OutSmart klantportaal krijgen opdrachtgevers direct toegang tot hun werkbonnen, rapportages en facturen. Ze kunnen dit zelf inzien wanneer het hen uitkomt — zonder dat jouw backoffice hoeft te bellen of mailen. Dit verhoogt het vertrouwen en vermindert de administratieve druk aanzienlijk.

Koppelt OutSmart met mijn boekhoudpakket? +

OutSmart koppelt met meer dan 50 boekhoudsystemen, waaronder Exact Online, AFAS, SnelStart en Moneybird. Facturen en nacalculatieregels stromen automatisch door — geen handmatig overtypen meer. VKS Schiedam beschrijft dit als "naadloze integratie waarbij nacalculatie en facturatie perfect geregeld zijn."

Hoe snel kunnen mijn medewerkers werken met OutSmart? +

De meeste beveiligingsbedrijven zijn binnen één à twee weken volledig operationeel. OutSmart biedt een gratis proefperiode van 14 dagen zonder creditcard. De app is gebruiksvriendelijk en intuïtief — ook medewerkers die het naast hun dagelijkse werk oppakten, waren snel enthousiast.

Klaar om slimmer te werken?

Probeer OutSmart 14 dagen gratis. Geen creditcard, geen verplichtingen, gewoon direct aan de slag.

Meer dan 5.000 bedrijven gingen je voor · 3+ miljoen werkbonnen per jaar · Altijd opzegbaar