Turbocharge SnelStart met werkbonnen

De koppeling werkt bidirectioneel. Vanuit SnelStart naar OutSmart: klant- en relatiegegevens, artikelen, uurtarieven en offertes (die automatisch werkbonnen worden). Vanuit OutSmart naar SnelStart: afgeronde werkbonnen als conceptorders, inclusief uren, materialen en nieuwe uursoorten als artikelen.

Ja. OutSmart werkt naast SnelStart, niet als vervanging. Je blijft factureren vanuit SnelStart. OutSmart verzorgt het buitendienst-gedeelte: planning, werkbonnen en urenregistratie. Wat monteurs buiten registreren, stroomt automatisch terug naar SnelStart als conceptorder.

Ja. Goedgekeurde offertes uit SnelStart worden automatisch doorgestuurd naar OutSmart en omgezet naar werkbonnen — inclusief klantgegevens, omschrijving en artikelen. Zo hoef je opdrachten niet dubbel in te voeren.

De koppeling kost €10 per maand per bedrijf. Er zijn geen eenmalige installatiekosten en geen limiet op het aantal facturen of werkbonnen.

Ja. Nieuwe relaties die je aanmaakt in OutSmart worden automatisch gesynchroniseerd naar SnelStart. Je hoeft nooit dubbel in te voeren.

Zodra een klant digitaal ondertekent via de OutSmart-app, wordt de werkbon afgerond en automatisch omgezet naar een conceptorder in SnelStart. Alle uren, materialen en klantgegevens zijn al ingevuld.

Ja, de koppeling werkt specifiek met SnelStart Online. Heb je een oudere desktop-versie van SnelStart, neem dan contact op met OutSmart om de compatibiliteit te controleren.

Ga in OutSmart naar Instellingen → Licentiemanager. Klik op de blauwe knop Bestellen, selecteer de SnelStart koppeling onder Power-ups en volg de activatiestappen. De koppeling is direct actief na configuratie van de externe verbinding.

Je activeert de SnelStart Online-koppeling in de Licentiemanager en maakt verbinding met een API-sleutel uit SnelStart. Let op dat je die sleutel volledig kopieert, zonder extra spaties. Na de eerste geslaagde verbinding maakt OutSmart eigen SnelStart-werkbonstatussen aan; die bepalen later welke werkbonnen worden geëxporteerd. Daarna stel je de importinstellingen in en sla je die op.

OutSmart importeert relaties als klanten in het CRM, artikelen als materialen, uursoorten via een artikelcodereeks, offertes als werkbonnen en betalingsregistraties bij facturen. Met SnelStart 12 komen daar orders als werkbon en prijsafspraken bij. Je bepaalt per onderdeel of je het wilt importeren.

Bekijk het synchronisatielog bij de koppeling in Instellingen. De meest voorkomende oorzaken zijn: de klant bestaat nog niet in SnelStart, de relatiecode wordt niet gevonden, de relatienaam is langer dan 50 tekens, een artikelcode komt niet overeen, of de werkbon wordt al gesynchroniseerd. Zet Relaties exporteren aan of maak de klant eerst aan om de eerste twee op te lossen.

Deze statussen bepalen samen wat er naar SnelStart wordt doorgestuurd: 'Niet naar SnelStart' stuurt niets door, 'Naar SnelStart zonder uren' stuurt alleen materialen door zonder de geregistreerde uren. Komt een werkbon rechtstreeks op 'Afgehandeld' terecht in plaats van eerst op 'Compleet', controleer dan de statusinstellingen bij de SnelStart-koppeling — vaak is daar een automatische statusovergang aangepast die de tussenstap overslaat.

Dit gebeurt wanneer een klant zowel in OutSmart als in SnelStart wordt aangemaakt en de adresregel bij de synchronisatie twee keer wordt samengesteld, waardoor het huisnummer zowel los als al verwerkt in de straatnaam terechtkomt. Maak een nieuwe klant voortaan in één van beide systemen aan en laat de koppeling het adres naar het andere systeem doorzetten, in plaats van in beide systemen los aan te maken.

De SnelStart-koppeling synchroniseert bestaande klantgegevens niet gegarandeerd in beide richtingen: een naam- of adreswijziging die je in slechts één van de twee systemen doorvoert, komt niet altijd automatisch over naar het andere systeem. Wijzig klantgegevens daarom bij voorkeur in het systeem dat je als leidend hebt aangewezen voor klantbeheer, en controleer na de wijziging of deze in het andere systeem is doorgekomen.

De grootboekrekening waarop een order in SnelStart wordt geboekt, wordt bepaald door de grootboekinstelling op het artikel of de uursoort in SnelStart zelf, niet door OutSmart. Pas de gekoppelde grootboekrekening aan bij het betreffende artikel of de uursoort in SnelStart, zodat toekomstige orders op de juiste rekening geboekt worden.

Ja. Koppel de kilometerregistratie aan een aparte uursoort of artikelcode in de instellingen van de externe koppeling, zodat gereden kilometers als losse regel worden doorgezet naar SnelStart in plaats van opgeteld bij de gewerkte uren.

Vul de EAN-code in bij het artikel in SnelStart zelf — bij de synchronisatie wordt deze meegenomen naar OutSmart. Ontbreekt de EAN-code, dan is het artikel in de OutSmart-app niet op EAN-code te doorzoeken, ook al bestaat het artikel wel.