Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers
Wat doet de AFAS & OutSmart koppeling precies?
De koppeling tussen AFAS en OutSmart is een slimme tweerichtingskoppeling. Dat betekent dat belangrijke gegevens automatisch heen en terug kunnen stromen tussen beide systemen.
Van AFAS naar OutSmart
- Verkooprelaties en contacten
Klanten en contactpersonen uit AFAS worden zichtbaar in OutSmart. Monteurs en planners hebben altijd de juiste klantgegevens bij de hand. - Projecten
Projecten uit AFAS kunnen worden gebruikt voor planning, werkbonnen en urenregistratie in OutSmart. Zo houd je jouw projectadministratie centraal in AFAS. - Artikelen en materialen
Artikelen inclusief prijs en artikelcode worden automatisch gesynchroniseerd. Je buitendienst selecteert de juiste materialen op de werkbon; AFAS krijgt direct het juiste verbruik terug. - Medewerkers
Medewerkersinformatie wordt gesynchroniseerd, zodat je eenvoudig ziet wie beschikbaar is en uren correct op de juiste persoon worden geboekt.
Van OutSmart naar AFAS
- Digitale werkbonnen → pakbonnen in AFAS
Afgeronde werkbonnen in OutSmart worden automatisch omgezet in een pakbon binnen AFAS. Daardoor sluit je werkelijke werkzaamheden naadloos aan op je administratie en facturatie. - Werk‑ en uurtypen + urenregistratie
Werk- en uurtypes koppel je éénmalig. Uren die monteurs in OutSmart registreren, worden vervolgens automatisch en foutloos overgezet naar AFAS. - Nieuwe relaties en materialen
Indien gewenst kunnen nieuwe relaties en materialen die in OutSmart ontstaan ook automatisch worden aangemaakt in AFAS, zodat je gegevens in beide systemen synchroon blijven.
Met deze slimme synchronisatie werk je efficiënter, verminder je fouten en houd je zowel de werkvloer als de boekhouding up‑to‑date.
Voordelen van de AFAS & OutSmart koppeling
Koppel AFAS met OutSmart en haal het maximale uit beide systemen. De integratie zorgt voor:
- Geen dubbele invoer meer
Gegevens worden één keer vastgelegd en automatisch gedeeld tussen AFAS en OutSmart. Dit scheelt veel administratief werk. - Snellere en foutloze administratie
Afgeronde werkbonnen worden automatisch omgezet in pakbonnen in AFAS. Uren en materialen komen direct op de juiste projecten terecht. - Betere grip op je buitendienst
Planners zien realtime welke opdrachten lopen, welke monteurs beschikbaar zijn en wat de status is van werkbonnen. - Actuele klant- en projectinformatie
Verkooprelaties, projecten en artikelen zijn altijd up‑to‑date in beide systemen, wat de samenwerking tussen kantoor en buitendienst verbetert. - Hoger facturatietempo en minder fouten
Doordat uren en materialen automatisch doorlopen naar AFAS, kun je sneller factureren en vermijd je reken‑ en typefouten.
Kosten van de AFAS & OutSmart koppeling
De kosten voor de koppeling tussen OutSmart en AFAS zijn zeer betaalbaar, met slechts €25,- per bedrijf per maand. En ook bij meerdere licenties blijven de kosten hetzelfde, zodat je altijd profiteert van lage maandlasten.
Voor het opzetten van de koppeling zijn er eenmalige opstartkosten van €299,-. Dit betreft de handmatige instelling van de IP-poort en eventuele aanpassingen op locatie om de koppeling correct te realiseren.
Hoe activeer je de koppeling?
Het activeren van de koppeling is eenvoudig en binnen enkele minuten geregeld. Volg deze vier stappen:
- Klik in de licentiemanager onder het kopje Instellingen in de linker menubalk.
- Klik op de blauwe knop ‘Bestellen’ rechtsboven om de koppeling aan te vragen.
- Selecteer onder ‘Koppeling’ de AFAS koppeling uit het menu.
- Stel de koppeling in via ‘Externe Koppeling’ in de linker menubalk.
Na het instellen van de koppeling neemt AFAS Specialist Synbase binnen een week contact met je op om de koppeling verder op te zetten.
Met de AFAS-OutSmart koppeling bespaar je niet alleen tijd, maar haal je het meeste uit je systemen voor maximale efficiëntie!
Voor wie is de AFAS & OutSmart koppeling geschikt?
Deze koppeling is ideaal voor organisaties die:
- AFAS gebruiken als ERP‑ of boekhoudsysteem;
- werken met buitendienst, monteurs of service‑teams;
- werkbonnen, uren en materialen willen koppelen aan hun financiële administratie;
- hun processen willen digitaliseren en papier willen vervangen door een werkbon‑app.
Denk aan:
- installatie‑ en montagebedrijven;
- service & onderhoud;
- bouw, afbouw en technisch beheer;
- productie- en maakbedrijven die met projecten of servicecontracten werken.
