WeFact koppeling met OutSmart — werkbon naar factuur

Slimmer factureren met de OutSmart | WeFact koppeling

Wil je jouw facturatie en buitendienst naadloos op elkaar afstemmen?

Met de koppeling tussen OutSmart en WeFact automatiseer je het hele proces en bespaar je waardevolle tijd. Werkbonnen uit OutSmart worden automatisch doorgestuurd naar WeFact, zodat facturen sneller en foutloos worden aangemaakt.

Belangrijke gegevens, zoals klanten en artikelen, worden bovendien automatisch gesynchroniseerd. Zo beschikken je buitendienstmedewerkers altijd over de juiste informatie in de OutSmart-app – waar ze ook zijn.

Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers

OutSmart & WeFact: Voor een gestroomlijnde administratie

Door WeFact te koppelen met OutSmart stroomlijn je je administratie en bespaar je kostbare tijd. Dankzij de automatische synchronisatie werken beide systemen altijd met de meest actuele gegevens. De synchronisatie werkt twee kanten op, zodat jouw facturatie en buitendienst naadloos op elkaar aansluiten.

Automatische factuurverwerking – Werkbonnen uit OutSmart worden direct omgezet in proeffacturen in WeFact.
Altijd actuele gegevens – Nieuwe materialen en relaties worden automatisch overgenomen in WeFact.
Slimme urenregistratie – Ingevulde uren op de werkbon worden als product teruggestuurd naar WeFact.
Altijd up-to-date gegevens – Producten, uurtarieven, debiteuren en projecten worden automatisch gesynchroniseerd.
Snelle werkbonverwerking – Offertes uit WeFact worden direct omgezet in werkbonnen binnen OutSmart.
Efficiënter werken – Minder handmatige invoer betekent minder fouten en meer tijd voor belangrijke zaken.

Met deze koppeling zorg je ervoor dat je facturatie en buitendienst naadloos op elkaar aansluiten!

Kosten & activatie

Voor slechts €10,- per maand per bedrijf profiteer je van een soepele koppeling tussen WeFact en OutSmart. Zelfs bij meerdere licenties blijven de kosten laag.

Zo activeer je de koppeling:

Ga naar ‘licentiemanager’ in de linker menubalk onder instellingen.
Klik op de blauwe knop ‘bestellen’ rechtsboven.
Selecteer de WeFact koppeling onder het kopje ‘koppeling’.
Stel de koppeling in via ‘externe koppeling’ in de linker menubalk.

Koppel WeFact en OutSmart vandaag nog en ervaar het gemak van een geautomatiseerde administratie!

3232784

Werkbonnen per jaar

5172

Klanten vertrouwen op OutSmart

Jaren ervaring

OutSmart is gebruiksvriendelijk, compleet en gewoon makkelijk in gebruik. Voor ons dé tool die ik elke organisatie zou aanraden.

Kimberley, Oostendorp Nederland

OutSmart is zeer professioneel en onmisbaar in ons bedrijfsproces. Alle processen draaien nu veel efficiënter.

Twan van Horssen, Mobility Installations

Factureren met WeFact: met en zonder de OutSmart-koppeling

Hoe klant- en productgegevens bij de buitendienst komen en de klus als factuur terugkomt.

Stap	Zonder koppeling	Met OutSmart + WeFact
Klanten en producten bijhouden	In beide systemen los invoeren	Klanten en producten komen automatisch uit WeFact
Een offerte omzetten naar werk	Offertegegevens overtypen	Gemarkeerde WeFact-offertes komen binnen als werkbon
Factureren na de klus	Uren en materialen opnieuw invoeren	Afgeronde werkbon wordt een factuur of offerte in WeFact
Bepalen of uren meegaan	Elke keer opnieuw nadenken	De werkstatus bepaalt of uren meegaan en of het document concept is

Veelgestelde vragen over de WeFact-koppeling

De koppeling haalt producten als materialen, klanten als relaties, producten uit de groep Uursoorten als uursoorten, productgroepen als categorieën en offertes als werkbon uit WeFact. Afgeronde werkbonnen gaan terug naar WeFact als factuur of als offerte, en ontbrekende klanten en producten kunnen tijdens de export worden aangemaakt.

Alleen offertes waarvan het vrije veld werkbonapp op 1 staat. Daarmee bepaal je in WeFact zelf welke offertes naar de buitendienst gaan. Na de import markeert OutSmart de offerte, zodat dezelfde offerte niet nog een keer als werkbon binnenkomt.

De werkstatus op de werkbon regelt twee dingen: of de gewerkte uren in de export worden meegenomen, en of WeFact het document als concept of als verzonden aanmaakt. Door de juiste werkstatus te kiezen bepaal je dus per klus zowel de inhoud als de status van het WeFact-document.

De automatische synchronisatie loopt elk uur. Wil je niet wachten, dan start je met de Sync-knop op de instellingenpagina direct een handmatige synchronisatie, bijvoorbeeld nadat je in WeFact nieuwe producten of klanten hebt toegevoegd.

Ga naar Instellingen, open de Licentiemanager en schaf de koppeling aan. Open daarna Instellingen → Algemeen → Softwarekoppelingen en open WeFact. Zoek de beveiligingscode in WeFact, voer die in OutSmart in en controleer de verbinding. Stel daarna de imports en exports in en sla op. OutSmart slaat je WeFact-wachtwoord niet op; de koppeling gebruikt de API-beveiligingscode.

Bekijk het log bij de koppeling. Veelvoorkomende meldingen zijn: de uursoort is niet gevonden in WeFact of heeft een duur van nul, het aantal van een materiaal is nul, er zijn geen materialen of werkperiodes op de werkbon, een materiaal of relatie bestaat niet in WeFact, de beveiligingscode is niet geldig, of de aanvraaglimiet is bereikt.