Klantportaal

Transparantie en gemak voor jouw klanten, minder werk voor jou.

Het Klantportaal biedt jouw klanten een eigen online omgeving waar zij al hun belangrijke documenten en informatie kunnen terugvinden. Denk aan offertes, werkbonnen en facturen die direct inzichtelijk zijn, zonder dat ze jouw backoffice hoeven te bellen of te mailen.

Deze transparantie zorgt ervoor dat klanten altijd weten hoe het met hun opdrachten staat. Ze zien welke stappen er zijn gezet en wat er nog openstaat. Dat voorkomt misverstanden en geeft vertrouwen, omdat klanten zich serieus genomen voelen en grip hebben op hun eigen traject.

Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers

Self-service mogelijkheden

Voor jouw organisatie levert het klantportaal directe tijdsbesparing op: elke klant die zelf een status opzoekt, een werkbon accordeert of een melding indient via het portaal, is een telefoontje of e-mail minder voor de backoffice.

Omdat het portaal rechtstreeks gekoppeld is aan de rest van OutSmart, werken klant en team altijd met dezelfde actuele gegevens — geen aparte export, geen verouderde PDF die achterhaald raakt zodra de werkbon wijzigt.

Praktijkvoorbeeld

Een installatiebedrijf kreeg dagelijks telefoontjes van klanten die vroegen naar de status van offertes of de kopie van hun factuur. Sinds de introductie van het Klantportaal kunnen klanten dit zelf inzien. Het resultaat: wekelijks uren minder werk voor de backoffice én hogere klanttevredenheid. Klanten waarderen vooral dat ze niet meer hoeven te wachten op antwoord, maar op elk moment zelf inzicht hebben in hun gegevens.

Voordelen

Transparantie voor klanten: altijd inzicht in offertes, werkbonnen en facturen.
Tijdbesparing voor de backoffice door minder vragen en telefoontjes.
Hogere klanttevredenheid en professionele uitstraling.
Altijd actuele informatie, gedeeld tussen klant en organisatie.

3232784

Werkbonnen per jaar

5172

Klanten vertrouwen op OutSmart

Jaren ervaring

OutSmart is gebruiksvriendelijk, compleet en gewoon makkelijk in gebruik. Voor ons dé tool die ik elke organisatie zou aanraden.

Kimberley, Oostendorp Nederland

OutSmart is zeer professioneel en onmisbaar in ons bedrijfsproces. Alle processen draaien nu veel efficiënter.

Twan van Horssen, Mobility Installations

Een klantportaal geeft je klanten inzicht in hun eigen werkbonnen, offertes, servicehistorie en documenten, zodat ze niet meer hoeven te bellen of mailen voor een statusupdate. Het klantportaal van OutSmart biedt zakelijke eindklanten via een beveiligde webomgeving toegang tot deze gegevens, zonder dat zij OutSmart zelf hoeven te gebruiken. Klanten kunnen meldingen indienen, werkbonnen accorderen en documenten downloaden. Je koopt het klantportaal accountbreed: één vaste prijs, ongeacht of je 1 of 5.000 klanten toegang geeft. Het klantportaal is beschikbaar als add-on op OutSmart.

Met of zonder klantportaal in OutSmart

Zo verandert de communicatie met zakelijke klanten als zij zelf inzage hebben in hun servicehistorie.

Situatie	Zonder klantportaal	Met OutSmart klantportaal
Klant vraagt naar status werkbon	Klant belt of mailt — kantoor zoekt de status op en terugkoppelt	Klant bekijkt de status zelf in het portaal, 24/7 zonder te hoeven bellen
Werkbon laten accorderen	PDF mailen, klant reageert per mail of telefoon	Klant accordeert digitaal in het portaal — akkoord direct zichtbaar in OutSmart
Servicehistorie inzien	Klant vraagt om overzicht — kantoor exporteert en stuurt handmatig	Klant raadpleegt volledige eigen servicehistorie altijd zelf in het portaal
Nieuwe melding indienen	Klant belt of mailt een storing — planner maakt handmatig werkbon aan	Klant dient melding in via portaal — direct zichtbaar als werkbon in OutSmart
Meerdere vestigingen of locaties	Elke vestiging belt of mailt apart voor een update	Hoofdklant ziet alle werkadressen overkoepelend in één portaal-account

Veelgestelde vragen over het OutSmart klantportaal

Het klantportaal van OutSmart is een beveiligde webomgeving waar zakelijke klanten inzicht hebben in hun eigen werkbonnen, servicehistorie, openstaande meldingen en documenten. Klanten loggen in met eigen inloggegevens en zien alleen hun eigen data. Het portaal vermindert terugbelvragen en versterkt de transparantie in de servicerelatie.

Ja, klanten kunnen via het klantportaal een nieuwe melding of storingsmelding indienen. De melding komt direct als werkbon binnen in OutSmart, zichtbaar voor de planner. Zo verloopt de intake gestructureerd en worden telefonische meldingen verminderd.

Ja, klanten kunnen uitgevoerde werkbonnen digitaal accorderen in het portaal. Het akkoord wordt direct geregistreerd in OutSmart en is te gebruiken als goedkeuring voor facturatie. Dit vervangt het mailen van PDF's en handmatig bijhouden van akkoorden.

Ja, elke klant heeft een eigen inlog en ziet uitsluitend zijn eigen werkbonnen, servicehistorie en documenten. Data van andere klanten is volledig afgeschermd. Je bepaalt zelf per klant welke informatie zichtbaar is.

Ja, het klantportaal is aanpasbaar met je eigen logo en bedrijfsnaam. Klanten zien het portaal als een extensie van jouw dienstverlening — niet als een generieke OutSmart-omgeving.

Het klantportaal is een betaalde add-on op OutSmart. Neem contact op met OutSmart of bekijk de prijspagina voor de beschikbaarheid en actuele kosten. Basisabonnementen starten vanaf €168 per jaar.

Het klantportaal is bedoeld voor iedereen aan wie je als organisatie inzicht wilt geven in werkbonnen en offertes — dat kan een zakelijke eindklant zijn, maar ook een onderaannemer of zzp'er die je inhuurt. Je bepaalt zelf wie toegang krijgt en tot welke informatie.

Ja. Je stelt per klant of klantgroep in welke informatie zichtbaar is in het portaal — bijvoorbeeld wel de status van een werkbon, maar geen materiaalprijzen of interne notities.

Nee. Het klantportaal koop je accountbreed als één vaste add-on — of je nu 1 klant of 5.000 klanten toegang geeft, de prijs blijft gelijk.

Standaard kunnen klanten alleen inzien: werkbonnen, offertes en servicehistorie. Wil je dat klanten ook zelf iets kunnen doen, zoals een melding indienen of een werkbon accorderen? Dan schakel je die opties apart in.

Ja, via gastwerkbonnen. Niet-geregistreerde gebruikers — bijvoorbeeld huurders of incidentele melders — dienen een aanvraag in zonder portaalaccount. Jij bepaalt welke werktypen voor gasten beschikbaar zijn en of ze bijvoorbeeld een adreswijziging mogen doorgeven. Zo houd je de gaststroom gecontroleerd.

Ja. Portaalgebruikers beheer je per klant, en één gebruiker kan toegang krijgen tot meerdere portalen. Welke aanvragen en werkadressen iemand ziet, stuur je met de portaalinstellingen en -filters — zo geef je een hoofdklant of aannemer overkoepelend inzicht, terwijl vestigingen alleen hun eigen locatie zien.

Ja. Met werkbonvertalingen hernoem je de veldlabels die klanten in het portaal zien — bijvoorbeeld branchejargon of klantvriendelijke termen — zonder dat er iets verandert aan je eigen BackOffice. Let op: dit is labelaanpassing per portaal, geen volledige meertalige omgeving.

Ja. Voor uitnodigingen, aanvraagbevestigingen, interne meldingen en wachtwoordresets maak je eigen e-mailsjablonen aan onder Instellingen → E-mailsjablonen, en koppel je ze per portaal. Zo is ook de e-mailcommunicatie rondom je serviceportaal in jouw huisstijl.

Ja. Per portaal schakel je Portal API-toegang in via de portaalinstellingen. Externe systemen — bijvoorbeeld het facilitaire systeem van een grote opdrachtgever — kunnen dan portaalgegevens lezen of aanvragen indienen. Je stelt daarvoor ook de bijbehorende authenticatie in.

Steeds vaker eisen gemeenten en woningcorporaties in een aanbestedingstekst dat opdrachtnemers een klantportaal bieden waarin de opdrachtgever zelf inzage heeft in werkbonnen, meldingen en servicehistorie. Het OutSmart klantportaal biedt precies deze functionaliteit: zelfstandig inzien van werkbonnen en documenten, digitaal accorderen en meldingen indienen. OutSmart wordt al gebruikt door publieke opdrachtgevers, zoals gemeente Utrecht. Omdat aanbestedingseisen per traject verschillen, raden we aan de specifieke eis naast de portaalfunctionaliteit te leggen — neem gerust contact op om dit samen door te nemen.

Ja. Via het sms-krediet dat je los bestelt in de Licentiemanager kun je klanten een sms sturen, bijvoorbeeld als herinnering aan een afspraak of update over de planning. Sms werkt los van het klantportaal en is in elk abonnement beschikbaar — er is geen aparte WhatsApp-koppeling.

Het klantportaal en sms-updates verminderen de handmatige belasting: in plaats van dat de backoffice elke klant belt of mailt over een afspraak of status, checkt de klant dit zelf in het portaal, eventueel aangevuld met een sms-herinnering. Zo groeit het aantal klanten niet één-op-één mee met het aantal telefoontjes naar de backoffice.