Gebäudereinigung Software — Planung, Zeiterfassung & Abrechnung digital

OutSmart digitalisiert Ihren Reinigungsbetrieb: Disponenten planen wiederkehrende Aufträge im Planbord, Mitarbeiter erfassen Stunden direkt am Objekt — Büro rechnet automatisch ab.

Kein Zettelchaos. Kein Abtippen aus WhatsApp. Keine verlorenen Stunden. Mehr als 5.000 Außendienstbetriebe arbeiten bereits smarter mit OutSmart.

Über 20.000 zufriedene Nutzer täglich

Was ist Gebäudereinigung Software?

Gebäudereinigung Software ist eine digitale Lösung für Reinigungsunternehmen zur Planung wiederkehrender Aufträge, Mitarbeitereinteilung, Zeiterfassung pro Objekt und Abrechnung — ohne Papierchaos. Mit OutSmart koordinieren Reinigungsbetriebe mit 5 bis 80 Mitarbeitern ihren gesamten Außendienst digital: von der Reinigungsplanung über die GPS-Zeiterfassung am Objekt bis zur automatischen Rechnung.

Wiederkehrende Aufträge — Reinigungsverträge einmal anlegen — OutSmart erstellt automatisch Aufträge nach Ihrem Rhythmus (täglich, wöchentlich, monatlich)

Mitarbeiter einteilen — Alle Objekte und Teams per Drag & Drop im Planbord — Mitarbeiter sehen ihre Einsätze sofort in der App

Zeiterfassung am Objekt — Mitarbeiter checkt per GPS am Reinigungsobjekt ein — Stunden automatisch dem Auftrag zugeordnet, kein Stundenzettel

Rapportage & Nachweis — Digitale Reinigungsrapporte mit Foto und Unterschrift — lückenloser Nachweis für Auftraggeber und Audits

Ergebnis — "50% weniger Verwaltungsaufwand und schnellere Abrechnung" — Pascal Hanenbergh, Hanenbergh Techniek

Bekannt?

Das kostet Reinigungsbetriebe täglich Zeit und Geld

Was Inhaber uns erzählen — bevor sie auf OutSmart umgestiegen sind.

"Ich weiß nicht, wer morgen welches Objekt reinigt" Ohne gemeinsames Planungssystem koordinieren Sie per WhatsApp und Telefon. Vertretungen und Änderungen erreichen Mitarbeiter zu spät — oder gar nicht.	"Stunden muss ich jeden Montag aus WhatsApp-Nachrichten abtippen" Handschriftliche Stundenzettel oder WhatsApp-Meldungen manuell übertragen — fehleranfällig, zeitaufwändig, unnötig.	"Wurde dieses Objekt heute wirklich gereinigt? Ich weiß es nicht" Ohne digitalen Nachweis und GPS-Eincheck können Sie nicht belegen, dass ein Reinigungseinsatz stattgefunden hat — Auftraggeber stellen Rechnung in Frage.
"Welche Objekte haben diesen Monat wie viele Stunden gekostet?" Ohne Zeiterfassung pro Objekt fehlt die Grundlage für Nachkalkulation, Angebotsstellung und Vertragsverhandlungen.	"Abrechnung am Monatsende dauert jedes Mal einen halben Tag" Stunden pro Objekt und Mitarbeiter manuell zusammenrechnen, dann fakturieren — doppelte Arbeit, verspätete Zahlungen.	"Wenn eine Mitarbeiterin krank ist, weiß niemand ihre Objekte" Ohne zentrales System ist Wissen über Objekte und Rhythmen an einzelne Mitarbeiter gebunden — ein Ausfall lähmt den gesamten Betrieb.

So löst OutSmart das ↓

Kundenbeispiel

Wie DeMo 15% wuchs — ohne zusätzliches Personal

01 Situation

Wachstum, das das Papiersystem nicht mehr bewältigte

DeMo Service wächst jährlich 15 %. Mit Papieraufträgen, WhatsApp-Koordination und manueller Stundenabrechnung war das Büro überlastet.

02 Aktion

Vollständige Digitalisierung mit OutSmart

DeMo führte OutSmart ein: digitale Aufträge, Planbord, GPS-Zeiterfassung und direkte Kopplung mit dem Buchhaltungsprogramm — alles in einem System.

03 Ergebnis

15% mehr Aufträge mit demselben Team

"Wir haben jetzt ein System, in dem alles zusammenkommt. Dadurch haben wir Kontrolle und können weiter wachsen."

Frank Meijsen · DeMo Service- en Bedrijfsdeuren

Gebäudereinigung Planung Planbord OutSmart

Planung & Roosterplanung

Alle Reinigungsobjekte und Teams auf einem Planbord

Vorteil: Disponenten sehen sofort, wer was wann reinigt — Vertretungen in Sekunden geregelt

Im OutSmart Planbord planen Sie alle wiederkehrenden Reinigungsaufträge per Drag & Drop. Mitarbeiter werden einmalig ihren Objekten zugewiesen — der Rhythmus läuft automatisch. Änderungen und Vertretungen sind in Sekunden erledigt, Mitarbeiter erhalten sofort eine App-Benachrichtigung.

Wiederkehrende Aufträge einmalig anlegen — täglich, wöchentlich oder monatlich automatisch

Mitarbeiter per Drag & Drop einteilen — App-Benachrichtigung sofort

Vertretungen blitzschnell umplanen — alle betroffenen Objekte auf einen Blick

"OutSmart gibt uns endlich Überblick. Wir sehen sofort, wer wo ist und ob alle Objekte abgedeckt sind."

Kimberley · Oostendorp Nederland

Zeiterfassung am Objekt

Mitarbeiter checkt per GPS ein — Stunden automatisch dem Objekt zugeordnet

Vorteil: keine Stundenzettel mehr — GPS-verifizierte Zeiten pro Objekt direkt in der Abrechnung

Mitarbeiter checkt beim Betreten des Reinigungsobjekts per GPS in der OutSmart App ein. Die Stunden werden automatisch dem richtigen Auftrag und Objekt zugeordnet — kein Stundenzettel, kein Abtippen im Büro. Am Monatsende haben Sie sofort alle Stunden pro Objekt und Mitarbeiter.

GPS-Eincheck beim Betreten des Objekts — automatisch dem Auftrag zugeordnet

Stunden pro Objekt und Mitarbeiter sofort auswertbar

Monatliche Abrechnung aus den erfassten Zeiten — ein Klick statt ein halber Tag

"Die Kopplung mit unserem Buchhaltungspaket spart uns jeden Monat Stunden. Keine doppelte Arbeit mehr."

Tom Groot · VKS Schiedam

Zeiterfassung Gebäudereinigung GPS OutSmart

Reinigungsrapport digitaler Nachweis OutSmart

Digitale Nachweise & Rapporte

Lückenloser Nachweis — Auftraggeber stellt Rechnung nie wieder in Frage

Vorteil: bei Reklamation haben Sie sofort Beweis — GPS-Eincheck, Foto, Zeitstempel

Mitarbeiter erstellt nach jedem Einsatz einen digitalen Reinigungsrapport — mit Foto, Zeitstempel und GPS-Verortung. Auftraggeber kann den Nachweis sofort per E-Mail erhalten oder selbst im Kundenportal einsehen. Kein Streit mehr über geleistete Arbeit.

Digitaler Reinigungsrapport mit Foto und Zeitstempel nach jedem Einsatz

Automatischer E-Mail-Versand an Auftraggeber oder Zugang über Kundenportal

GPS-verifizierter Nachweis — rechtssicher bei Streitigkeiten

"Unsere Auftraggeber können jetzt selbst sehen, wann und wie gereinigt wurde. Weniger Anrufe, mehr Vertrauen."

Frank Meijsen · DeMo Service- en Bedrijfsdeuren

Abrechnung

Monatsabrechnung in Minuten statt einem halben Tag

Vorteil: alle Stunden pro Objekt automatisch zusammengefasst — Rechnung mit einem Klick

Am Monatsende sind alle erfassten Stunden pro Objekt und Mitarbeiter bereits in OutSmart. Verbinden Sie Exact, AFAS oder SnelStart und erstellen Sie Rechnungen für alle Auftraggeber in wenigen Minuten — ohne manuelles Zusammenrechnen.

Stunden pro Objekt automatisch summiert — sofort fakturierbereit

Kopplung mit Exact, AFAS, SnelStart und 47 weiteren Buchhaltungstools

Nachkalkulation pro Objekt — Kosten vs. Vertragspreise sofort einsehbar

"Jetzt läuft alles — von Einsatz bis Rechnung — nahtlos ineinander über."

Pascal Hanenbergh · Hanenbergh Techniek

Abrechnung Gebäudereinigung Software OutSmart

Vergleich

Gebäudereinigung Software vs. Papier & Excel

Viele Reinigungsbetriebe koordinieren noch per WhatsApp und Excel. Das funktioniert — bis der erste Auftraggeber fragt, ob sein Objekt wirklich gereinigt wurde.

Situation	Papier / Excel / WhatsApp	OutSmart digital
Auftragsplanung	✗WhatsApp und Telefon — Änderungen gehen unter	✓Drag & Drop Planbord, App-Benachrichtigung sofort
Wiederkehrende Aufträge	✗Manuell jede Woche neu einplanen	✓Einmalig anlegen — automatisch nach Rhythmus
Zeiterfassung	✗Stundenzettel oder WhatsApp-Meldung	✓GPS-Eincheck, automatisch dem Objekt zugeordnet
Nachweis für Auftraggeber	✗Kein Nachweis — Streit möglich	✓GPS, Foto, Zeitstempel — lückenloser Beleg
Abrechnung	✗Manuell zusammenrechnen — ein halber Tag	✓Alle Stunden summiert, ein Klick zur Rechnung
Vertretung bei Ausfall	✗Telefonkette — unklar wer welches Objekt hat	✓Im Planbord sehen, in Sekunden umplanen

Gewerke

Außendienst Software für jede Branche

OutSmart passt sich an Ihren Betrieb an — egal ob 2 oder 80 Mitarbeiter im Außendienst.

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Häufige Fragen

Häufige Fragen zur Gebäudereinigung Software

Alles was Sie über digitale Planung und Zeiterfassung für Reinigungsbetriebe wissen müssen.

Was ist Gebäudereinigung Software? +

Gebäudereinigung Software ist eine digitale Lösung für Reinigungsunternehmen zur Planung wiederkehrender Aufträge, Mitarbeitereinteilung, Zeiterfassung pro Objekt und Abrechnung. OutSmart ist die Lösung für Reinigungsbetriebe mit 5 bis 80 Mitarbeitern — alles in einer App für Disponenten und Reinigungskräfte.

Wie funktionieren wiederkehrende Reinigungsaufträge in OutSmart? +

Sie legen Reinigungsverträge einmalig an — mit Rhythmus (täglich, wöchentlich, monatlich) und zugewiesenen Mitarbeitern. OutSmart erstellt automatisch Aufträge zum richtigen Datum. Änderungen und Vertretungen werden im Planbord in Sekunden erledigt.

Wie erfassen Mitarbeiter ihre Stunden am Reinigungsobjekt? +

Mitarbeiter checken beim Betreten des Objekts per GPS in der OutSmart App ein. Die Stunden werden automatisch dem richtigen Auftrag und Objekt zugeordnet — kein Stundenzettel, kein manuelles Abtippen im Büro.

Wie kann ich Auftraggebern nachweisen, dass gereinigt wurde? +

Mitarbeiter erstellt nach jedem Einsatz einen digitalen Reinigungsrapport mit Foto, Zeitstempel und GPS-Verortung. Der Auftraggeber erhält den Nachweis automatisch per E-Mail oder kann ihn selbst im Kundenportal einsehen. Lückenloser Beleg, der Streitigkeiten verhindert.

Funktioniert die App auch ohne Internetverbindung? +

Ja. OutSmart funktioniert offline. Mitarbeiter können Stunden, Fotos und Rapporte auch ohne Mobilfunkempfang erfassen. Sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, synchronisiert alles automatisch.

Mit welchen Buchhaltungssystemen verbindet sich OutSmart? +

OutSmart verbindet sich mit Exact Online, AFAS, SnelStart, Moneybird und mehr als 47 weiteren Systemen. Erfasste Stunden pro Objekt werden automatisch zur Rechnung übergeben — kein manuelles Zusammenrechnen mehr.

Was kostet Gebäudereinigung Software von OutSmart? +

OutSmart startet ab 168 Euro pro Jahr. Keine Vertragsbindung, keine versteckten Kosten. 14 Tage kostenlos testen — ohne Kreditkarte.

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