Software für SHK-Betriebe — F-Gassen, Wartung & Abrechnung digital

OutSmart digitalisiert Ihren SHK-Betrieb: Techniker erfasst Kältemittel und Arbeitszeiten in der App, Wartungsverträge laufen automatisch — Büro stellt noch am selben Tag in Rechnung.

Kein Papierchaos. Keine verpassten Wartungstermine. Kein manuelles Logbuch. Mehr als 5.000 Betriebe arbeiten bereits smarter mit OutSmart.

Über 20.000 zufriedene Nutzer täglich

Was ist SHK Software?

SHK Software (Sanitär, Heizung, Klima) ist eine digitale Lösung für Handwerksbetriebe im Installations- und Wartungsbereich zur Verwaltung von Aufträgen, F-Gassen-Logbüchern, Objekten und Abrechnung — ohne Papier. Mit OutSmart koordinieren SHK-Betriebe mit 5 bis 50 Technikern ihren gesamten Außendienst digital: von der Störungsmeldung bis zur Wartungsdokumentation und Rechnung.

F-Gassen-Logbuch digital — Kältemittelverwaltung automatisch pro Anlage — CO₂-Äquivalent berechnet, immer inspektionsbereit

Objektverwaltung — Jede Heizung, Klimaanlage und Sanitäranlage mit vollständiger Servicehistorie, Garantiedaten und Prüfprotokollen

Wartungsverträge & SLA — Automatische Auftragsanlage bei fälligen Wartungen, Reaktionszeiten überwacht, Vertragsstrafen vermieden

Planung & Störungen — Drag & Drop Planbord für beide Rhythmen — Wartungsrunden und Notfalleinsätze in einem Überblick

Ergebnis — "50% weniger Verwaltungsaufwand und schnellere Abrechnung" — Pascal Hanenbergh, Hanenbergh Techniek

Bekannt?

Das kostet SHK-Betriebe täglich Zeit und Geld

Was Inhaber uns erzählen — bevor sie auf OutSmart umgestiegen sind.

"Wir wissen nicht genau, wie viel Zeit wir pro Anlage aufwenden" Ohne Zeiterfassung pro Objekt ist Nachkalkulation unmöglich — Wartungsverträge werden regelmäßig unterhalb der Kosten verlängert.	"Das F-Gassen-Logbuch führen wir noch auf Papier — das muss irgendwie besser gehen" Die Logbuchpflicht gilt auf CO₂-Äquivalent-Basis. Papier oder Excel pro Anlage ist fehleranfällig und kostet bei Inspektionen viel Zeit.	"Arbeitsauftrag ohne Anlage — Büro muss nachfragen welche Einheit es war" Aufträge werden abgeschlossen ohne Verknüpfung zur Anlage. Die Backoffice verliert täglich Zeit mit Nachfragen.
"Störungen und Wartungsrunden kollidieren — wir verlieren ständig den Überblick" Zwei Planungsrhythmen ohne gemeinsames System führen zu Terminausfällen, verärgerten Kunden und SLA-Verstößen.	"Was hat der letzte Techniker an dieser Anlage gemacht?" Servicehistorie liegt in Papierakten oder im Kopf eines Kollegen. Bei jedem Besuch beginnt der Techniker bei null.	"Rechnungen schreibe ich noch Wochen nach dem Einsatz" Materialien und Stunden manuell übertragen, dann fakturieren — doppelte Arbeit, verspätete Zahlungen, vergessene Posten.

So löst OutSmart das ↓

Kundenbeispiel

Wie DeMo 15% wuchs — ohne zusätzliches Personal

01 Situation

Wachstum, das das Papiersystem nicht mehr bewältigte

DeMo Service wächst jährlich 15 %. Mit Papieraufträgen und manueller Abrechnung war das Büro überlastet. Rechnungen gingen wochenlang verzögert raus.

02 Aktion

Vollständige Digitalisierung mit OutSmart

DeMo wechselte auf OutSmart: digitale Aufträge, Planbord, Wartungsverträge und direkte Kopplung mit dem Buchhaltungsprogramm — alles in einem System.

03 Ergebnis

15% mehr Aufträge mit demselben Team

"Wir haben jetzt ein System, in dem alles zusammenkommt. Dadurch haben wir Kontrolle über den gesamten Prozess und können weiter wachsen."

Frank Meijsen · DeMo Service- en Bedrijfsdeuren

KaltSmart — F-Gassen & Kältemittel

Immer bereit für die F-Gassen-Inspektion — ohne Suchen

Vorteil: Logbuch automatisch aktuell, Inspektor bekommt alles in einem Klick

Die Logbuchpflicht gilt auf CO₂-Äquivalent-Basis (GWP × Füllmenge) — nicht mehr auf Kilogramm. OutSmart berechnet dies automatisch pro Anlage und speichert alle Kältemittelregistrierungen digital. Techniker schließt den Arbeitsauftrag ab — Logbuch ist sofort komplett.

Digitales Logbuch pro Klimaanlage — CO₂-Äquivalent automatisch berechnet

Kältemittelverwaltung — Zylinderregister, Nachfüllprotokoll und Flaschenkarte pro Anlage

Bei Inspektion alle Dokumente in einem Klick weiterleiten — kein Suchen in Ordnern

"Ich will, dass meine Techniker wissen, an welcher Anlage sie sind, das Logbuch automatisch aktuell ist und ich bei einer F-Gassen-Inspektion einfach weiterleiten kann."

Gosens Koeling & Warmte — Synthese aus Kundengesprächen

Objektverwaltung

Jede Anlage mit vollständiger Servicehistorie — immer griffbereit

Vorteil: Techniker startet jeden Einsatz informiert — kein Nachfragen mehr

Jede Heizung, Klimaanlage oder Sanitäranlage erhält ein digitales Objektprofil mit vollständiger Wartungshistorie, verbauten Materialien, Garantiedaten und Prüfprotokollen. Der Techniker sieht alles in der App — noch bevor er beim Kunden klingelt.

Vollständige Servicehistorie pro Anlage — alle Aufträge, Fotos und Zertifikate auf einen Blick

Garantiedaten, Typenbezeichnung und technische Daten direkt beim Objekt hinterlegt

Wartungsverträge und SLA-Fristen pro Objekt — automatische Auftragsanlage bei Fälligkeit

"OutSmart hat unsere Verwaltung komplett umgestellt. Wir arbeiten jetzt digital mit Arbeitsaufträgen, Objektverwaltung und Abrechnung — alles in einem System."

Gosens Koeling & Warmte — Kunde seit mehr als 10 Jahren

Planung & Wartungsverträge

Störungen und Wartungsrunden im selben Planbord — ohne Chaos

Vorteil: kein verpasster Wartungstermin, kein SLA-Verstoß mehr

SHK-Betriebe arbeiten auf zwei Rhythmen: planbare Wartungsrunden und unvorhergesehene Störungen. OutSmart kombiniert beide in einem Drag & Drop Planbord. Wartungsverträge generieren automatisch Aufträge zum richtigen Datum — Techniker erhalten sofort eine App-Benachrichtigung.

Störungsmeldung per Drag & Drop zum nächsten verfügbaren Techniker ziehen

Wartungsverträge legen automatisch Aufträge an — kein manuelles Einplanen

SLA-Reaktionszeiten überwacht — Eskalation bei Überschreitung sofort sichtbar

"Die Kopplung mit unserem Buchhaltungspaket spart uns jeden Monat Stunden. Arbeitsaufträge werden direkt zu Rechnungen — ohne doppelte Arbeit."

Inhaber, Klimatechnisch Installatiebedrijf — 12 Mitarbeiter

Abrechnung

Von Arbeitsauftrag zur Rechnung — noch am selben Tag

Vorteil: kein vergessener Posten, Kältemittelkosten direkt in der Rechnung

Abgeschlossener Arbeitsauftrag ist sofort im Büro sichtbar — inklusive aller erfassten Kältemittelmengen, Materialien und Stunden. Verbinden Sie Exact, AFAS oder SnelStart und erstellen Sie Rechnungen noch am selben Tag, ohne manuelles Übertragen.

Auftrag mit einem Klick zur Rechnung — Stunden, Materialien und Kältemittel direkt übernommen

Kopplung mit Exact, AFAS, SnelStart und 47 weiteren Tools

Nachkalkulation pro Wartungsvertrag — Tarife bei Verlängerung mit echten Zahlen untermauern

"Unsere Kunden können jetzt ihr Logbuch selbst einsehen. Weniger Anrufe, mehr Vertrauen. Wir würden nie mehr zurück wollen."

Direktor, Klimatechnisch Installatiebedrijf — 12 Mitarbeiter

Vergleich

SHK Software vs. Papier & Excel

Die meisten SHK-Betriebe führen das F-Gassen-Logbuch noch auf Papier oder in einer separaten Excel-Datei. Das ändert sich spätestens bei der nächsten Inspektion.

Situation	Papier / Excel / WhatsApp	OutSmart digital
F-Gassen-Logbuch	✗Papier oder Excel pro Anlage, fehleranfällig	✓Digital, CO₂-Äquivalent automatisch berechnet
Objektverwaltung	✗Papierakte oder gar keine Historie	✓Vollständige Servicehistorie pro Anlage in der App
Wartungsverträge	✗Kalendereinträge oder Whiteboard, Termine gehen unter	✓Automatische Auftragsanlage bei Fälligkeit
Störung einplanen	✗Telefonkette und WhatsApp — chaotisch	✓Drag & Drop im Planbord, Techniker sofort informiert
Kältemittelverwaltung	✗Handschriftlich, Zylinder nicht nachverfolgbar	✓Zylinderregister und Nachfüllprotokoll digital pro Anlage
Abrechnung	✗Manuell übertragen, oft Wochen später	✓Ein Klick zur Rechnung, direkt nach Auftragsabschluss

Gewerke

Außendienst Software für jede Branche

OutSmart passt sich an Ihren Betrieb an — egal ob 2 oder 80 Techniker im Außendienst.

Heizung, Sanitär & Klima F-Gassen, Objektverwaltung und Wartungsverträge digital. Mehr erfahren →	Elektrotechnik Digitale Auftragszettel, Kundensignatur und SLA-Verwaltung. Mehr erfahren →	Fliesenleger & Bodenleger Aufmaß, Materialverbrauch und Abrechnung von der Baustelle. Mehr erfahren →
Gebäudereinigung Wiederkehrende Aufträge planen und Stunden erfassen. Mehr erfahren →	Tourenplanung & Außendienst Routen optimieren und Status in Echtzeit verfolgen. Mehr erfahren →	Zimmerer & Dachdecker Projekte, Aufträge und Stunden digital erfassen. Mehr erfahren →

Häufige Fragen

Häufige Fragen zur SHK Software

Alles was Sie über digitale Verwaltung für SHK-Betriebe wissen müssen.

Was ist die beste Software für SHK-Betriebe? +

OutSmart ist speziell für Außendienstbetriebe entwickelt, inklusive SHK. Es kombiniert digitale Arbeitsaufträge, Objektverwaltung pro Anlage, F-Gassen-Logbuchverwaltung via KaltSmart, Wartungsverträge, Planung und Abrechnung in einem System — ohne Maßwerk oder externen Berater.

Wie führe ich mein F-Gassen-Logbuch digital mit OutSmart? +

Via die KaltSmart-Modul registriert OutSmart automatisch jede Nachfüllung pro Anlage, berechnet das CO₂-Äquivalent (GWP × Füllmenge) und speichert alle Kältemitteldaten im digitalen Logbuch. Der Techniker schließt den Arbeitsauftrag ab — das Logbuch ist sofort aktuell. Bei einer Inspektion können Sie das Logbuch pro Anlage in einem Klick weiterleiten.

Wie funktionieren Wartungsverträge in OutSmart? +

Sie hinterlegen Wartungsverträge mit Fälligkeitsintervallen und SLA-Reaktionszeiten pro Objekt. OutSmart erstellt automatisch Arbeitsaufträge zum richtigen Datum und erinnert an fällige Wartungen. Alle Prüfprotokolle werden digital pro Objekt gespeichert — lückenlos für Audits und Kundennachweise.

Funktioniert die App auch ohne Internetverbindung? +

Ja. OutSmart funktioniert offline — ideal für Kellerräume oder Standorte ohne Empfang. Techniker erfassen Zeiten, Kältemittelmengen, Fotos und Kundensignatur offline. Sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, synchronisiert alles automatisch.

Ist OutSmart für kleine SHK-Betriebe mit 1–5 Technikern erschwinglich? +

OutSmart ist zum KMU-Preisniveau konzipiert und eignet sich für Betriebe ab 1 Mitarbeiter. Die Zeitersparnis bei F-Gassen-Verwaltung, Auftragsbearbeitung und Abrechnung amortisiert das Abonnement typischerweise bereits im ersten Monat. 14 Tage kostenlos testen — ohne Kreditkarte.

Mit welchen Buchhaltungssystemen verbindet sich OutSmart? +

OutSmart verbindet sich nativ mit Exact Online, AFAS, SnelStart und Moneybird. Stunden und Materialien aus Arbeitsaufträgen werden automatisch für die Rechnungsstellung übergeben — kein doppeltes Eintippen.

Was ist der Unterschied zwischen OutSmart und Simple Simon für SHK-Betriebe? +

Simple Simon hat Objektverwaltung im Basispaket, verfügt aber über kein F-Gassen-Logbuchmodul. OutSmart bietet via KaltSmart eine vollständige F-Gassen- und Kältemittelverwaltung, kombiniert mit Kundenportal und Wartungsverträgen. Der Preis pro Nutzer ist bei OutSmart für kleine Teams günstiger.

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