OutSmart ist benutzerfreundlich, umfassend und einfach zu bedienen. Für uns ist es das Tool, das ich jeder Organisation empfehlen würde.
Kimberley, Oostendorp Nederland
Exact Online Schnittstelle mit OutSmart
Vom Verkaufsauftrag zum unterschriebenen Arbeitsauftrag — automatisch synchronisiert
Verbinden Sie Ihre Exact Online Buchhaltung mit dem Außendienst. Aufträge werden automatisch zu Arbeitsaufträgen, Stunden fließen als Zeittransaktionen zurück, und Fotos plus Unterschriften landen direkt in Exact. Echtzeit, bidirektional, ohne doppelte Eingabe.
- Verkaufsaufträge automatisch in Arbeitsaufträge umgewandelt
- Echtzeit-Webhooks — Änderungen sofort sichtbar, keine nächtliche Synchronisierung
- Stunden als Zeittransaktionen auf Ihrem Exact-Projekt (Projektmodul)
- Unterstützt Buchhaltung, Handel, Projekt und Produktion
- Aktiv in NL, BE, DE, FR und ES · Ab 25 €/Monat
Über 20.000 zufriedene Nutzer täglich
Erkennen Sie das?
Warum Exact ohne Außendienst-Schnittstelle Sie Geld kostet
Sie nutzen Exact Online für Ihre Buchhaltung — und ein separates Tool für den Außendienst. Die beiden sprechen nicht miteinander. Das kostet Zeit, Geld und führt zu Fehlern.
Aufträge doppelt erfassen
Verkaufsauftrag in Exact angelegt — und dann nochmal als Arbeitsauftrag eingetippt. Pro Auftrag 10 Minuten extra Arbeit. Pro Woche: Stunden. Pro Monat: ein halber Tag, den Sie nicht haben.
Stunden landen nicht auf dem richtigen Projekt
Monteure erfassen Stunden separat in einer App oder auf Papier. Jemand im Büro tippt sie später in Exact auf das richtige Projekt um. Bis dahin sind die Zeittransaktionen schon eine Woche alt.
Materialien gehen in der Verwaltung verloren
Was auf der Baustelle verbraucht wurde, steht in der Arbeitsauftrags-App. Aber nicht in Exact. Ihr Materialverbrauch stimmt nicht, Ihr Lagerbestand auch nicht, und der Rechnung fehlen Positionen.
Unterschrift und Fotos nicht in Exact
Der Nachweis der ausgeführten Arbeit lebt in einer separaten App. Bei einer Rechnungsreklamation suchen Sie in drei Systemen. Mit etwas Glück finden Sie das Foto wieder.
Kundenänderungen erst am nächsten Tag
Auftrag in Exact geändert — aber der Monteur erfährt es erst am nächsten Morgen bei der nächtlichen Synchronisierung. Oder noch später, wenn es jemand manuell per WhatsApp durchgibt.
Drei Systeme für einen Auftrag
Exact für die Buchhaltung, Arbeitsauftrags-App für den Außendienst, Excel für die Stundenerfassung. Jede Schnittstelle ist eine Chance auf einen Fehler. Und niemand hat den vollen Überblick.
Vergleich
OutSmart + Exact Online vs. Einzelsysteme
| Funktion | OutSmart + Exact Online | Einzelsysteme / manuell |
|---|---|---|
| Auftrag → Arbeitsauftrag | ✓ Automatisch bei Anlage | ✗ Manuell übertragen |
| Synchronisierung | ✓ Echtzeit-Webhooks | ✗ Nächtlicher Batch oder manuell |
| Stunden auf Exact-Projekt | ✓ Zeittransaktionen direkt | ✗ Manuell exportieren |
| PDF bei Rechnung | ✓ Unterschrift + Fotos automatisch | ✗ Manuell hinzufügen |
| Kundendaten-Sync | ✓ Bidirektional (neu + Updates) | ✗ Einbahnstraße |
| Materialverbrauch | ✓ Direkt auf Auftrag/Projekt gebucht | ✗ Separate Buchung nötig |
| Multi-Mandant | ✓ Mehrere Exact-Mandanten gleichzeitig | ✗ Nicht unterstützt |
| Länder | ✓ NL, BE, DE, FR, ES | ✗ Oft nur ein Land |
Vollständiger Datenfluss
Was genau synchronisiert wird — in beide Richtungen
Die Schnittstelle ist bidirektional. Exact sendet Aufträge und Stammdaten an OutSmart. OutSmart sendet ausgeführte Arbeit, Stunden und Nachweise zurück.
Exact Online
→ importiert nach OutSmart
- Beziehungen — Kunden, Lieferanten + Ansprechpartner, alternative Adressen
- Materialien — mit Preisen, Barcodes und Übersetzungen pro Kategorie/Gruppe
- Stundenarten — Tarife direkt aus Exact oder überschrieben von OutSmart
- Mitarbeiter
- Projekte — inklusive Projektklassifizierungen Projektmodul
- Verkaufsaufträge → werden automatisch Arbeitsaufträge
- Produktionsaufträge (Fertigungsaufträge) Produktion
- Warenlieferungen
- Angebote
- Projektplanung Projektmodul
- USt-Codes, Lager, Preisvereinbarungen
- Bankbuchungen, Montageaufträge
→
←
OutSmart
→ exportiert nach Exact Online
- Arbeitsauftrag als Verkaufsrechnung — korrekter Betrag, korrekter Tarif
- Arbeitsauftrag als Verkaufsauftrag — für Nachkalkulation
- Arbeitsauftrag als Produktionsauftrag Produktion
- Arbeitsauftrag als Warenlieferung
- Stunden als Zeittransaktionen — direkt auf das Exact-Projekt Projekt
- PDF beim Export — Unterschrift + Fotos automatisch beigefügt
- Neue Beziehungen anlegen — automatisch beim Arbeitsauftrags-Export
- Verkaufsbuchungen — für das Servicedesk-Modul
- Montageaufträge abschließen
Synchronisierung
Drei Wege, Exact und OutSmart synchron zu halten
Wählen Sie die Sync-Methode, die zu Ihrem Workflow passt — oder kombinieren Sie sie.
⚡ Echtzeit
Webhooks
Exact Online sendet automatisch ein Signal an OutSmart, sobald sich etwas ändert. Keine Verzögerung, kein nächtlicher Batch.
- Beziehungen sofort verfügbar nach Anlage in Exact
- Materialänderungen sofort sichtbar in der App
- Verkaufsaufträge → Arbeitsaufträge innerhalb von Sekunden
- Warenlieferungen, Angebote und Bankbuchungen in Echtzeit
- Projektplanung live synchronisiert
🔁 Automatisch
Intervall-Synchronisierung
OutSmart synchronisiert in einem konfigurierbaren Intervall — stündlich, nächtlich oder nach Wunsch.
- Intervall selbst einstellbar
- Läuft im Hintergrund ohne Aktion
- Vollständiger Datenfluss bei jeder Synchronisierung
- Externer Trigger per Hyperlink (täglich/wöchentlich)
👆 Manuell
1-Klick-Synchronisierung
Möchten Sie sofort alles aktualisieren? Ein Klick in OutSmart synchronisiert die komplette Schnittstelle.
- Direkt verfügbar im Schnittstellen-Bildschirm
- Praktisch nach Massenänderungen in Exact
- Kein Warten auf automatische Synchronisierung
Module & Umfang
Unterstützte Exact Online Module und Länder
Die Schnittstelle funktioniert mit allen gängigen Exact Online Modulen — und ist in fünf Ländern aktiv.
🧾
Stunden & Rechnungen
Basisschnittstelle für die Fakturierung. Arbeitsaufträge als Verkaufsrechnung oder -auftrag. Stunden und Materialien direkt auf Ihrer Rechnung.
Basis · 25 €/Monat🛒
Handel
Verkaufsaufträge, Warenlieferungen und Angebote direkt aus Exact als Arbeitsauftrag in OutSmart. Bidirektional.
+ 25 €/Monat📊
Projekt
Stunden als Zeittransaktionen auf Ihr Exact-Projekt exportieren. Projektimport inklusive Projektklassifizierungen. Für Bauunternehmen unverzichtbar.
+ 25 €/Monat⚙️
Produktion
Produktionsaufträge (Fertigungsaufträge) als Arbeitsaufträge importieren. Zurückexportieren als Produktionsauftrag oder Montageaufträge abschließen.
+ 25 €/MonatAktiv in 5 Ländern
Die Exact Online Schnittstelle ist für OutSmart-Kunden einsatzbereit in:
🇳🇱
Niederlande🇧🇪
Belgien🇩🇪
Deutschland🇫🇷
Frankreich🇪🇸
Spanien🏢
Multi-Mandantenfähigkeit unterstützt
Arbeiten Sie mit mehreren Exact-Mandanten? OutSmart unterstützt die Auswahl verschiedener Exact Online Mandanten pro Arbeitsauftrags-Workflow.
Praxisbeispiel
Vom Auftrag in Exact zur bezahlten Rechnung — ohne einmal abzutippen
So sieht ein kompletter Tag im Außendienst mit aktiver Schnittstelle aus.
Exact Online Seite
1
Auftrag in Exact anlegen
Sie legen einen Verkaufsauftrag in Exact Online für einen Kunden an.
2
Arbeitsauftrag erscheint in OutSmart
Per Webhook wird innerhalb von Sekunden ein Arbeitsauftrag in OutSmart erstellt — mit Kundendaten, Materialien und Preis.
3
Monteur führt den Auftrag aus
Der Monteur sieht den Arbeitsauftrag in der App. Er erfasst Stunden, Materialien, macht Fotos und lässt den Kunden unterschreiben.
OutSmart → Exact
4
Arbeitsauftrag genehmigt
Das Büro genehmigt den Arbeitsauftrag. Stunden, Materialien und die Unterschrift sind verifiziert.
5
Export nach Exact
OutSmart exportiert den Arbeitsauftrag als Rechnungsentwurf. PDF mit Unterschrift und Fotos ist beigefügt.
6
Rechnung versendet
Sie prüfen den Rechnungsentwurf in Exact und senden ihn an den Kunden. Kein Abtippen, keine vergessenen Positionen.
OutSmart ist sehr professionell und für unsere Geschäftsprozesse unverzichtbar. Alle Prozesse laufen jetzt viel effizienter ab.
Twan van Horssen, Mobility Installations
Kosten
Klar kalkuliert — pro Unternehmen, nicht pro Nutzer
Sie zahlen einen festen monatlichen Betrag für die Schnittstelle. Unabhängig davon, wie viele Mitarbeiter Sie haben.
| Modul | Pro Monat |
|---|---|
| Exact Online V2 (Basis) | 25 € |
| + Handel | 25 € |
| + Projekt | 25 € |
| + Produktion | 25 € |
| + Stunden & Rechnungen | 5 € |
Preise pro Unternehmen und Monat, zzgl. MwSt. Keine festen Einrichtungskosten von OutSmart.
Was ist in der Basislizenz enthalten?
Für 25 €/Monat ist die komplette Kernschnittstelle aktiv:
- Bidirektionale Synchronisierung von Beziehungen, Materialien und Stundenarten
- Echtzeit-Webhooks
- Arbeitsaufträge als Verkaufsrechnung oder -auftrag exportieren
- PDF (Unterschrift + Fotos) automatisch beigefügt
- Multi-Mandantenfähigkeit
- Manuelle und Intervall-Synchronisierung
Nicht sicher, ob die Schnittstelle zu Ihrer Exact-Konfiguration passt?
14 Tage kostenlos testen3232784
Arbeitsaufträge pro Jahr
5172
Unternehmen digitalisiert mit OutSmart
14
+
Jahre Erfahrung
Häufig gestellte Fragen
Alles über die Exact Online Schnittstelle mit OutSmart
Was synchronisiert zwischen Exact Online und OutSmart?
Die Schnittstelle synchronisiert bidirektional. Aus Exact importiert OutSmart: Beziehungen (Kunden/Lieferanten), Materialien mit Preisen und Barcodes, Stundenarten, Mitarbeiter, Projekte, Verkaufsaufträge, Produktionsaufträge, Warenlieferungen, Angebote, USt-Codes, Lager, Preisvereinbarungen, Bankbuchungen und Montageaufträge. Aus OutSmart exportiert die Schnittstelle: Arbeitsaufträge als Verkaufsrechnung, -auftrag, Produktionsauftrag oder Warenlieferung, Stunden als Zeittransaktionen auf Ihrem Exact-Projekt, und PDFs (Unterschrift + Fotos) beim Export.
Funktioniert die Schnittstelle in Echtzeit oder mit Verzögerung?
Die Schnittstelle unterstützt drei Synchronisierungsmodi. Echtzeit über Webhooks: Exact sendet sofort ein Signal an OutSmart, sobald sich etwas ändert — keine Verzögerung. Automatische Intervall-Synchronisierung: läuft in einem konfigurierbaren Intervall im Hintergrund. Manuelle 1-Klick-Synchronisierung: für direkte Aktualisierung nach Massenänderungen. Für die meisten Unternehmen ist die Kombination aus Webhooks (für kritische Daten wie Aufträge) und Intervall-Sync (für Stammdaten) die ideale Einstellung.
Welche Exact Online Module werden unterstützt?
Die Schnittstelle unterstützt vier Exact Online Module: (1) Stunden & Rechnungen — die Basisschnittstelle für die Fakturierung über Arbeitsaufträge; (2) Handel — Verkaufsaufträge, Warenlieferungen und Angebote als Arbeitsaufträge; (3) Projekt — Stunden als Zeittransaktionen auf Ihrem Exact-Projekt exportieren, inklusive Projektimport mit Projektklassifizierungen; (4) Produktion — Produktionsaufträge als Arbeitsaufträge importieren und zurückexportieren.
In welchen Ländern funktioniert die Exact Online Schnittstelle?
Die Schnittstelle ist einsatzbereit in den Niederlanden, Belgien, Deutschland, Frankreich und Spanien. Exact Online ist pro Land in der lokalen Variante verfügbar; OutSmart unterstützt alle fünf Länderversionen.
Kann ich mehrere Exact Online Mandanten koppeln?
Ja. OutSmart unterstützt Multi-Mandantenfähigkeit: Sie können verschiedene Exact Online Mandanten auswählen und pro Arbeitsauftrags-Workflow den passenden Mandanten einstellen. Praktisch für Unternehmen mit mehreren Rechtsformen oder Tochtergesellschaften.
Wie werden Stunden mit dem Exact Projektmodul synchronisiert?
Mit dem Projektmodul exportiert OutSmart erfasste Stunden als Zeittransaktionen direkt auf das zugehörige Exact-Projekt. Sie wählen pro Stundenart, ob die Stunden fakturierbar sind, und die Zeittransaktionen enthalten Mitarbeiter, Datum, Stundenart und eventuelle Anmerkungen. Sie können auch wählen, ob Sie die Tarife aus OutSmart oder aus Exact verwenden.
Werden Fotos und Unterschriften auch an Exact gesendet?
Ja. Bei jedem Arbeitsauftrags-Export sendet OutSmart automatisch ein PDF mit der Unterschrift des Kunden und den gemachten Fotos mit. Dieses PDF-Dokument wird der Verkaufsrechnung oder dem -auftrag in Exact beigefügt. So haben Sie den Nachweis der ausgeführten Arbeit immer in Ihrer Buchhaltung.
Kann ich die Tarife aus OutSmart statt aus Exact verwenden?
Ja. Sie können pro Stundenart und pro Material einstellen, ob OutSmart die Tarife aus Exact übernimmt oder ob OutSmart beim Export seine eigenen Tarife verwendet. Das ist praktisch, wenn Sie kundenspezifische Preisvereinbarungen in OutSmart verwalten, die von den Standardpreisen in Exact abweichen.
Was kostet die Exact Online Schnittstelle?
Die Basisschnittstelle (Stunden & Rechnungen) kostet 25 € pro Monat pro Unternehmen. Optionale Module kosten jeweils 25 €/Monat (Handel, Projekt, Produktion) oder 5 €/Monat (Stunden & Rechnungen separat). Es gibt keine festen Einrichtungskosten von OutSmart. Der Preis gilt pro Unternehmen — nicht pro Nutzer — also skalierbar ohne Mehrkosten, wenn Ihr Team wächst.
Wie schnell ist die Schnittstelle aktiv?
Sie aktivieren die Schnittstelle selbst in OutSmart über Einstellungen → Externe Anbindung → Exact Online. Nach Bestellung und Autorisierung Ihres Exact Online Kontos ist die Schnittstelle sofort aktiv. Die erste vollständige Synchronisierung holt alle Stammdaten (Kunden, Materialien, Stundenarten) ab. Danach laufen Webhooks und automatische Synchronisierungen von selbst weiter.
Teste OutSmart 14 Tage völlig kostenlos!
