Exact Online Schnittstelle mit OutSmart

Die Schnittstelle synchronisiert bidirektional. Aus Exact importiert OutSmart: Beziehungen (Kunden/Lieferanten), Materialien mit Preisen und Barcodes, Stundenarten, Mitarbeiter, Projekte, Verkaufsaufträge, Produktionsaufträge, Warenlieferungen, Angebote, USt-Codes, Lager, Preisvereinbarungen, Bankbuchungen und Montageaufträge. Aus OutSmart exportiert die Schnittstelle: Arbeitsaufträge als Verkaufsrechnung, -auftrag, Produktionsauftrag oder Warenlieferung, Stunden als Zeittransaktionen auf Ihrem Exact-Projekt, und PDFs (Unterschrift + Fotos) beim Export.

Die Schnittstelle unterstützt drei Synchronisierungsmodi. Echtzeit über Webhooks: Exact sendet sofort ein Signal an OutSmart, sobald sich etwas ändert — keine Verzögerung. Automatische Intervall-Synchronisierung: läuft in einem konfigurierbaren Intervall im Hintergrund. Manuelle 1-Klick-Synchronisierung: für direkte Aktualisierung nach Massenänderungen. Für die meisten Unternehmen ist die Kombination aus Webhooks (für kritische Daten wie Aufträge) und Intervall-Sync (für Stammdaten) die ideale Einstellung.

Die Schnittstelle unterstützt vier Exact Online Module: (1) Stunden & Rechnungen — die Basisschnittstelle für die Fakturierung über Arbeitsaufträge; (2) Handel — Verkaufsaufträge, Warenlieferungen und Angebote als Arbeitsaufträge; (3) Projekt — Stunden als Zeittransaktionen auf Ihrem Exact-Projekt exportieren, inklusive Projektimport mit Projektklassifizierungen; (4) Produktion — Produktionsaufträge als Arbeitsaufträge importieren und zurückexportieren.

Die Schnittstelle ist einsatzbereit in den Niederlanden, Belgien, Deutschland, Frankreich und Spanien. Exact Online ist pro Land in der lokalen Variante verfügbar; OutSmart unterstützt alle fünf Länderversionen.

Ja. OutSmart unterstützt Multi-Mandantenfähigkeit: Sie können verschiedene Exact Online Mandanten auswählen und pro Arbeitsauftrags-Workflow den passenden Mandanten einstellen. Praktisch für Unternehmen mit mehreren Rechtsformen oder Tochtergesellschaften.

Mit dem Projektmodul exportiert OutSmart erfasste Stunden als Zeittransaktionen direkt auf das zugehörige Exact-Projekt. Sie wählen pro Stundenart, ob die Stunden fakturierbar sind, und die Zeittransaktionen enthalten Mitarbeiter, Datum, Stundenart und eventuelle Anmerkungen. Sie können auch wählen, ob Sie die Tarife aus OutSmart oder aus Exact verwenden.

Ja. Bei jedem Arbeitsauftrags-Export sendet OutSmart automatisch ein PDF mit der Unterschrift des Kunden und den gemachten Fotos mit. Dieses PDF-Dokument wird der Verkaufsrechnung oder dem -auftrag in Exact beigefügt. So haben Sie den Nachweis der ausgeführten Arbeit immer in Ihrer Buchhaltung.

Ja. Sie können pro Stundenart und pro Material einstellen, ob OutSmart die Tarife aus Exact übernimmt oder ob OutSmart beim Export seine eigenen Tarife verwendet. Das ist praktisch, wenn Sie kundenspezifische Preisvereinbarungen in OutSmart verwalten, die von den Standardpreisen in Exact abweichen.

Die Basisschnittstelle (Stunden & Rechnungen) kostet 25 € pro Monat pro Unternehmen. Optionale Module kosten jeweils 25 €/Monat (Handel, Projekt, Produktion) oder 5 €/Monat (Stunden & Rechnungen separat). Es gibt keine festen Einrichtungskosten von OutSmart. Der Preis gilt pro Unternehmen — nicht pro Nutzer — also skalierbar ohne Mehrkosten, wenn Ihr Team wächst.

Sie aktivieren die Schnittstelle selbst in OutSmart über Einstellungen → Externe Anbindung → Exact Online. Nach Bestellung und Autorisierung Ihres Exact Online Kontos ist die Schnittstelle sofort aktiv. Die erste vollständige Synchronisierung holt alle Stammdaten (Kunden, Materialien, Stundenarten) ab. Danach laufen Webhooks und automatische Synchronisierungen von selbst weiter.

Ja. Viele Betriebe nutzen OutSmart für die Planung und die Arbeitsaufträge und behalten Angebote und Fakturierung in Exact Online. Die Schnittstelle läuft dann überwiegend von Exact nach OutSmart: Verkaufsaufträge, Angebote und Warenlieferungen kommen als Arbeitsauftrag herein, inklusive der zugehörigen Materialien, sodass der Monteur vor Ort genau sieht, was zu tun ist. Den abgeschlossenen Arbeitsauftrag mit Stunden, Materialien, Fotos und Unterschrift senden Sie anschließend als Verkaufsauftrag zurück nach Exact, wo Sie die Rechnung selbst erstellen und versenden. Die Angebots- und Rechnungsmodule von OutSmart benötigen Sie in diesem Szenario nicht.

OutSmart importiert Lager (Warehouses) nur bei einem Exact Online Pro-Abonnement. Ist die Option „Warehouses“ in Ihren Import-Einstellungen aktiviert, läuft der Import automatisch, sobald Sie auf Speichern klicken; Sie können den Import auch jederzeit manuell über das Sync-Symbol neben der Importkategorie starten. Fehlt ein Lager, prüfen Sie zunächst, ob Sie Exact Online Pro nutzen und ob die Warehouses-Option aktiviert ist.

Aktivierte Importkategorien, darunter Materialien/Artikel, werden automatisch aktualisiert, sobald Sie die Einstellungen speichern. Möchten Sie sichergehen, dass eine aktuelle Änderung (z. B. eine Namensänderung) bereits in OutSmart vorliegt, können Sie den Materialien-Import jederzeit manuell über das Sync-Symbol neben der Importkategorie starten.

Technisch ist eine Eigenentwicklung möglich, denn sowohl OutSmart als auch Exact Online bieten eine API. Entscheidend ist, was das langfristig kostet. Eine eigene Schnittstelle müssen Sie selbst pflegen, sobald eine der beiden Seiten ihre API ändert, und Sie müssen die Fehlerfälle selbst abbilden: eine Rechnung, die nicht ankommt, ein Artikel, der in Exact fehlt, oder Umsatzsteuer, die abweichend verbucht werden muss. In der Standardschnittstelle sind diese Fälle bereits abgedeckt und in den Fehlermeldungen sichtbar, und Änderungen auf der Exact-Seite werden für alle Kunden zugleich gelöst. Eine Eigenentwicklung lohnt sich daher vor allem bei einer ungewöhnlichen Einrichtung, die die Standardschnittstelle nicht abdeckt.