easybill
Mit der Schnittstelle zwischen easybill und OutSmart generieren Sie Ihre Rechnungen im Handumdrehen!
Sie können die Schnittstelle kostenlos ausprobieren! Den direkten Weg zur easybill-Schnittstelle finden Sie über die unten aufgeführte Schaltfläche.
Was ist easybill?
Mit nur wenigen Klicks sind Angaben zum Empfänger aus Ihrer Kundenakte übernommen, Rechnungsposten hinzugefügt, Steuersätze automatisch angewandt und die Dokumente zum Versand per Mail, Post oder Fax fertig. Dies spart Zeit und Mühe und grenzt das Fehlerrisiko ein, das bei manueller Bearbeitung besteht.
Der Vorteil dieser browserbasierten Software ist, dass Sie sie von jedem Computer auf der Welt aus steuern können. Alle Daten werden stets SSL-Verschlüsselt übermittelt und liegen sicher in unseren ISO-zertifizierten Rechenzentren, somit sind Sie vor Datenverlusten ebenfalls bestens geschützt.
Logos oder Briefpapiere können eingebunden, Texte für E-Mails und Dokumente können nach belieben angepasst und mittels Platzhaltern und Regeln ausgegeben werden.
Für Mitarbeiter können separate Zugänge angelegt und in Ihren Rechten eingeschränkt werden, so erhält man eine Übersicht wer, was und wann erstellt oder geändert hat. Mit einer Projektverwaltung sowie Zeiterfassung bis hin zu einem vollautomatisierten Mahnwesen bieten wir Ihnen eine umfangreiche Komplettlösung.
Das Tool verfügt zudem über Zahlreiche Auswertungs- und Exportmöglichkeiten sowie über die direkte DATEVconnect online Schnittstelle, über welche Sie die Daten an Ihren Steuerberater übermitteln können.
Was kann die Schnittstelle zwischen easybill und OutSmart?
Die Schnittstelle synchronisiert relevante Daten zwischen beiden Systemen. Das bedeutet, dass die in einem System eingegebenen Daten automatisch in das andere System übertragen werden.
Diese “Standard”-Synchronisierung findet bis zu 60 Mal pro Minute statt. Selbstverständlich können die Daten auch manuell synchronisiert werden, hierzu empfehlen wir das Schnittstellenhandbuch, welches auch im Backoffice auf der OutSmart Plattform hinterlegt ist. Im Handbuch werden die Synchronisierungsoptionen ausführlich erläutert.
Welche Daten mit der Schnittstelle zwischen den Systemen synchronisiert werden, finde, Sie nachstehend aufgeführt:
Import Optionen (easybill -> OutSmart)
- Kundenbeziehungen: Kundendaten werden aus der easybill-Umgebung mit OutSmart synchronisiert.
- Materialien: Sämtliche in easybill angelegte Artikel werden in die OutSmart Artikelliste übernommen.
- Stundenarten: Sie arbeiten mit verschiedenen Stundenarten? Kein Problem, auch diese werden auf Wunsch von easybill zu OutSmart übertragen.
- Kontaktpersonen: Falls Sie bei easybill Kunden mit mehreren Kontaktpersonen angelegt haben, werden auch diese mit OutSmart synchronisiert.
Export Optionen (OutSmart -> easybill)
- Rechnung: Für jeden vollständig gemeldeten Arbeitsauftrag wird über die Schnittstelle eine Rechnung erstellt. Hierbei werden Kundendaten, Materialien und Arbeitszeiten in der Rechnung aufgeführt.
- Arbeitsauftrag: Als Leistungsnachweis kann der vom Kunden unterschriebene Arbeitsauftrag als PDF-Datei bei der Rechnungserstellung direkt mit übertragen werden.
- Neuer Artikel: Sollten Sie in OutSmart mal einen Artikel in einem Arbeitsauftrag aufführen, den easybill noch nicht kennt, wird dieser Artikel in der Konzeptrechnung aufgeführt und kann in easybill angepasst und gespeichert werden.
Was kostet die Schnittstelle?
Dank dieser Schnittstelle gehören die Zeiten der manuellen Datenübermittlung an die Buchhaltung der Vergangenheit an. Alle oben genannten Daten werden automatisch übertragen, sobald die Verbindung aktiviert wird und die Schnittstelle einmal eingerichtet ist.
Die Kosten für diese Schnittstelle betragen 420.- € pro Jahr. Dies ist nur eine kleine Investition, wodurch Sie aber viel schneller und sicherer abrechnen können. Und das ohne Übertragungsfehler.
Wie aktiviere ich easybill und wie richte es ein?
Die Aktivierung des Interfaces erfolgt im Webaccount von OutSmart und kann mit den folgenden vier Schritten einfach durchgeführt werden:
- Klicke auf “Lizenzverwaltung” in der Menüleiste unter der Überschrift “Unternehmen”.*
- Klicke auf den blauen “Bestellen”-Button in der oberen rechten Ecke.*
- Klicke auf “Externe Verbindung” in der Menüleiste unter der Rubrik “Unternehmen”. Hier können Sie das easybill-Interface im Menü auswählen.
- Klicke auf die blaue Schaltfläche “Einstellungen öffnen”, um die Schnittstelle weiter einzurichten.
*Sofern Sie sich bei uns noch im Probekonto befinden, können Sie die Schnittstelle natürlich kostenlos testen. Überspringen Sie in diesem Fall Schritt 1 und 2.
Um easybill und OutSmart zu verbinden, brauchen Sie natürlich auch einen easybill-Account.
Falls Sie noch keinen easybill-Account haben, klicken Sie einfach hier!