Billomat und OutSmart: verbinde Buchhaltung und digitale Arbeitsaufträge

Was ist Billomat?

Billomat ist ein Software-Paket für die Buchhaltung und zur Rechnungsstellung. Mit Billomat als Buchhaltungspaket genießt du viele Vorteile, wie zum Beispiel wiederkehrenden Abo-Rechnungen, die monatlich oder quartalsweise versendet werden können, einen automatischen Zahlungsabgleich und eine wertvolle Integration zu OutSmart.

Was kann die Schnittstelle zwischen Billomat und OutSmart?

Die Schnittstelle synchronisiert relevante Daten zwischen den beiden Systemen. Das bedeutet, dass die in einem System eingegebenen Daten automatisch in das andere System übertragen werden.

Diese “Standard”-Synchronisierung findet alle 15 Minuten statt. Sie können auch Webhooks einrichten, um fast jede Änderung sofort zu synchronisieren. Sie könnten die Daten auch manuell synchronisieren, hierzu empfehlen wir das Schnittstellenhandbuch. Im Handbuch werden die Synchronisierungsoptionen ausführlich erläutert.

Welche Daten mit der Schnittstelle zwischen den Systemen synchronisiert werden, findest du nachstehend aufgeführt:

Export Optionen (OutSmart -> Billomat)

Rechnung: Du kannst für jeden vollständig gemeldeten Arbeitsauftrag über die Schnittstelle eine Rechnung erstellen. Es werden Kundendaten, Materialien und Arbeitszeiten in der Rechnung aufgeführt.

Neue Daten: Wenn du einen Arbeitsauftrag mit Daten hast, die der Billomat-Verwaltung noch nicht bekannt sind, kannst du ihn direkt während der Bearbeitung vom System erstellen lassen. Damit kannst du alle neu erstellten Beziehungen, Materialien oder Stundenarten innerhalb von Billomat erstellen.

Import Optionen (Billomat -> OutSmart)

Beziehungen: Diese Funktion ermöglicht es dir, Kundendaten aus der Billomat-Umgebung mit Outsmart zu synchronisieren.

Materialien: Diese Funktion wird verwendet, um alle Artikel der Produktkategorie mit der Materialliste in Outsmart zu synchronisieren.

Stunden: Mit dieser Funktion kannst du alle Gegenstände der Servicekategorie mit der Zeitliste in OutSmart synchronisieren.

Auftragsbestätigung: Mit dieser Funktion kannst du direkt von Billomat aus einen Arbeitsauftrag erstellen.

Preis für die Schnittstelle

Dank dieser Schnittstelle gehören die Zeiten der manuellen Datenübermittlung an deine Buchhaltung der Vergangenheit an. Alle oben genannten Daten werden automatisch übertragen, sobald die Verbindung aktiviert wird.

Vielleicht besser als die Möglichkeiten, die die Schnittstelle bietet, ist aber der Preis. Nur €35,- pro Unternehmen im Monat. Dies ist nur eine kleine Investition, wodurch du aber viel schneller und sicherer abrechnen kannst. Und das ohne Übertragungsfehler.

Aktivieren und Einrichten

Die Aktivierung des Interfaces erfolgt im Webaccount von OutSmart und kann mit den folgenden vier Schritten einfach durchgeführt werden:

Klicke auf “Lizenzverwaltung” in der Menüleiste unter der Überschrift “Unternehmen”.*
Klicke auf den blauen “Bestellen”-Button in der oberen rechten Ecke.*
Klicke auf “Externe Verbindung” in der Menüleiste unter der Rubrik “Unternehmen”. Hier kannst du das Billomat-Interface im Menü auswählen.
Klicke auf die blaue Schaltfläche “Einstellungen öffnen”, um das Schnittstelle weiter einzurichten.

*Wenn du noch in deinem Probekonto bist, kannst du dieses Schnittstelle kostenlos testen. Überspringe in diesem Fall Schritt 1 und 2.

Um Billomat und OutSmart zu verbinden, brauchst du auch einen Billomat-Account. Hast du noch keinen? Dann erstelle hier dein Billomat-Konto!

Hast du dich auch entschieden, mit Billomat anzufangen? Dann können wir dir auch einen tollen Rabatt anbieten. Alle OutSmart Kunden erhalten 37% Rabatt auf Billomat!