Automatiseringen

Laat OutSmart het werk doen, jij houdt tijd over

Met Automatiseringen zet je repetitieve taken op de automatische piloot. Koppel je eigen triggers en acties, zoals automatisch factureren na een afgeronde werkbon, het plannen van vervolgwerk of het direct mailen van klanten.
Zo verlopen je processen sneller, consistenter en zonder handmatige handelingen.

Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers

Automatisch taken uitvoeren

Doordat OutSmart deze taken automatisch uitvoert, blijft er voor jouw medewerkers meer ruimte over voor het werk dat er echt toe doet. Zo gaat minder tijd verloren aan administratieve rompslomp en kunnen teams zich richten op kwaliteit en klantgericht werken.

Bovendien draagt automatisering bij aan professionaliteit. Klanten merken dat opvolging consistent gebeurt: bevestigingen komen altijd op tijd, facturen worden nooit vergeten en interne taken lopen soepeler door. Dit versterkt het vertrouwen in jouw organisatie en zorgt voor een hogere klanttevredenheid.

Praktijkvoorbeeld

Een servicebedrijf had veel last van vertragingen bij facturatie: medewerkers vergaten regelmatig facturen te versturen na afronding van een klus. Met Automatiseringen is ingesteld dat een factuur automatisch wordt aangemaakt en verzonden zodra de werkbon afgerond is. Hierdoor worden alle facturen tijdig verwerkt, is de cashflow verbeterd en zijn de medewerkers verlost van een terugkerende administratieve taak.

Voordelen

Minder handmatige administratie en dus tijdsbesparing.
Altijd consistente opvolging van taken en communicatie.
Minder fouten door automatisch uitgevoerde acties.
Meer focus voor medewerkers op hun kerntaken.

3232784

Werkbonnen per jaar

5172

Klanten vertrouwen op OutSmart

Jaren ervaring

OutSmart is gebruiksvriendelijk, compleet en gewoon makkelijk in gebruik. Voor ons dé tool die ik elke organisatie zou aanraden.

Kimberley, Oostendorp Nederland

OutSmart is zeer professioneel en onmisbaar in ons bedrijfsproces. Alle processen draaien nu veel efficiënter.

Twan van Horssen, Mobility Installations

Met of zonder automatiseringen in OutSmart

Zo verandert de dagelijkse opvolging voor kantoor en buitendienst met automatiseringen.

Taak	Zonder automatiseringen	Met OutSmart automatiseringen
Klant informeren na afronding	Handmatig een e-mail sturen na elke afgeronde klus	OutSmart stuurt automatisch een bevestiging zodra de status wijzigt
Openstaande opdrachten bewaken	Dagelijks handmatig controleren welke opdrachten al te lang openstaan	Automatische melding als een werkbon langer dan X dagen open staat
Nieuwe werkbon bevestigen	Planner belt of mailt de klant handmatig voor afspraakbevestiging	Bevestigingsmail gaat automatisch zodra een werkbon wordt aangemaakt
Terugkerende klussen aanmaken	Handmatig periodieke opdrachten inplannen in de agenda	Werkbonnen worden automatisch aangemaakt op het ingestelde interval

Veelgestelde vragen over automatiseringen in OutSmart

Automatiseringen in OutSmart zijn ingestelde regels die acties uitvoeren zodra een bepaalde trigger zich voordoet. Denk aan: een e-mail versturen als een werkbon wordt aangemaakt, een herinnering sturen als een opdracht te lang openstaat, of de klant automatisch informeren na afronding. Zo bespaar je tijd op handmatige opvolging.

Je kunt automatiseringen instellen op basis van statuswijzigingen (werkbon aangemaakt, afgerond, goedgekeurd), tijdsintervallen (opdracht staat X dagen open), of terugkerende momenten (dagelijks, wekelijks, maandelijks). Combinaties zijn mogelijk voor complexere workflows.

Ja, je kunt in OutSmart automatisch e-mails instellen die worden verstuurd bij statuswijzigingen van een werkbon — bijvoorbeeld een bevestiging bij aanmaken, een update bij uitvoering en een afsluitende mail na facturatie. De e-mailtekst stel je zelf in, inclusief variabelen als klantnaam en opdrachtnummer.

Ja, je kunt automatisch terugkerende werkbonnen laten aanmaken op basis van een ingesteld interval — wekelijks, maandelijks of per kwartaal. Ideaal voor onderhoudscontracten waarbij dezelfde klant periodiek een bezoek krijgt.

Automatiseringen zijn beschikbaar als add-on op OutSmart. De exacte kosten en beschikbare triggers zijn afhankelijk van het abonnement. Neem contact op met OutSmart of bekijk de prijspagina voor de actuele opties.

Ga in OutSmart naar Instellingen → Automatiseringen. Kies een trigger, stel de bijbehorende actie in en activeer de regel. De automatisering is direct actief voor alle nieuwe events die aan de triggervoorwaarden voldoen.