Automatizações

Deixe o OutSmart fazer o trabalho, e ganhe mais tempo

Com as Automatizações, coloca tarefas repetitivas em piloto automático. Ligue os seus próprios triggers e ações, como enviar automaticamente uma fatura após uma ordem de trabalho concluída, agendar tarefas de seguimento ou informar os clientes de imediato por e-mail. Desta forma, os seus processos tornam-se mais rápidos, consistentes e sem passos manuais.

Mais de 20.000 utilizadores diários

As Automatizações da OutSmart eliminam tarefas administrativas repetitivas no serviço de campo. Cria regras baseadas em eventos: quando uma ordem é concluída, a fatura é gerada automaticamente; quando um contrato está prestes a expirar, é enviado um alerta; quando um técnico faz check-in, o cliente é notificado. Qualquer processo repetitivo pode ser automatizado — sem código, sem intervenção manual. Disponível em planos OutSmart a partir de €168/ano com automatizações avançadas como Power-Up.

Executar tarefas automaticamente

As automatizações garantem um fluxo contínuo e eliminam trabalho que normalmente consome tempo e atenção. O resultado são menos ações manuais, menos hipóteses de erro e um processo que se desenrola do início ao fim sem demoras. Como o OutSmart executa essas tarefas automaticamente, sobra mais tempo para os colaboradores se dedicarem ao que realmente importa. Assim, perde-se menos tempo com a administração e as equipas podem concentrar-se na qualidade e no serviço ao cliente.

Além disso, as automatizações contribuem para a profissionalização. Os clientes percebem que o seguimento é consistente: confirmações chegam a tempo, faturas nunca são esquecidas e as tarefas internas fluem sem problemas. Isso fortalece a confiança na sua organização e aumenta a satisfação do cliente.

Exemplo prático

Uma empresa de serviços sofria atrasos na faturação: os colaboradores frequentemente esqueciam-se de enviar faturas após concluir um trabalho. Com as Automatizações, foi definido um gatilho para que uma fatura seja criada e enviada automaticamente assim que a ordem de trabalho é finalizada. Todas as faturas passam a ser processadas a tempo, o fluxo de caixa melhora e os colaboradores ficam libertos de uma tarefa administrativa recorrente.

Benefícios

Menos administração manual e portanto poupança de tempo.
Seguimento consistente de tarefas e comunicações.
Menos erros devido a ações automáticas.
Mais foco dos colaboradores nas suas tarefas principais

Administração de campo com e sem automatizações OutSmart

Etapa	Sem OutSmart	Com OutSmart
Criar fatura após ordem concluída	Verificar manualmente e criar fatura	Automático — fatura gerada quando a ordem é marcada como concluída
Notificar cliente sobre chegada do técnico	O técnico liga ao cliente	Notificação automática por SMS ou e-mail quando o técnico faz check-in
Alertar para renovação de contrato	Verificar lista de contratos manualmente	Alerta automático X dias antes da expiração do contrato
Atribuir ordens urgentes	Coordenador verifica disponibilidade manualmente	Regra automática atribui ao técnico disponível mais próximo
Enviar relatório de ordem ao cliente	Compor e enviar e-mail manualmente	E-mail automático com PDF da ordem concluída — imediatamente

3232784

Ordens de trabalho por ano

5172

Os clientes confiam na OutSmart

Anos de experiência

Dependíamos muito do papel.Graças ao OutSmart conseguimos ganhar eficiência em vários processos com os nossos fornecedores e parceiros. Os clientes estão muito mais satisfeitos.

Pedro Vaz, CapitalGás

Os técnicos apenas têm de abrir a app e sabem para onde têm de ir. Customizámos os nossos formulários para serem exatamente o que eram em papel, mas agora em digital, ou seja, digitalizámos os nossos processos ao máximo.

Pedro Rodrigues, Exaclean

Com a OutSmart, a Tecnifir passou a estar mais organizada e o processo de facturação muito mais rápido e eficaz. Fácil e intuitivo. O Cliente fica, de imediato, com o relatório da intervenção, assim que o técnico a termina.

Fábio Rodrigues, Tecnifir

Perguntas frequentes sobre Automatizações na OutSmart

As automatizações são regras "se isto acontece, faz aquilo" que eliminam tarefas manuais repetitivas. Na OutSmart, podes criar automatizações para eventos como: ordem concluída, técnico a chegar ao local, contrato prestes a expirar ou material abaixo do stock mínimo. Cada evento desencadeia uma ação automática.

Podes automatizar: geração de faturas após conclusão de ordem, notificações ao cliente (SMS ou e-mail), alertas de renovação de contratos, criação de ordens por contrato ou intervalo, atribuição automática de ordens a técnicos disponíveis e envio de relatórios de ordem.

Não. O editor de automatizações OutSmart é visual — seleciona o evento de disparo, define as condições e escolhe a ação. Sem código, sem IT. Qualquer responsável de operações pode criar e modificar automatizações.

Sim. As automatizações OutSmart podem acionar ações em sistemas externos via integrações: criar fatura em Jasmin ou PHC Go, sincronizar com SAGE ou exportar dados para Power BI. As automatizações funcionam em todo o ecossistema ligado à OutSmart.

Sim. O painel OutSmart mantém um registo de cada automatização executada — com data, hora, ordem associada e resultado. Podes verificar se as ações foram executadas corretamente e identificar eventuais erros.

As automatizações básicas (notificações, alertas) estão incluídas em todos os planos OutSmart a partir de €168/ano. As automatizações avançadas (regras condicionais, integrações, fluxos multi-passo) estão disponíveis como Power-Up. 14 dias de teste gratuito.

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