Automatizações

Deixe o OutSmart fazer o trabalho, e ganhe mais tempo

Com as Automatizações, coloca tarefas repetitivas em piloto automático. Ligue os seus próprios triggers e ações, como enviar automaticamente uma fatura após uma ordem de trabalho concluída, agendar tarefas de seguimento ou informar os clientes de imediato por e-mail. Desta forma, os seus processos tornam-se mais rápidos, consistentes e sem passos manuais.

Mais de 20.000 utilizadores diários

As Automatizações da OutSmart eliminam tarefas administrativas repetitivas no serviço de campo. Cria regras baseadas em eventos: quando uma ordem é concluída, a fatura é gerada automaticamente; quando um contrato está prestes a expirar, é enviado um alerta; quando um técnico faz check-in, o cliente é notificado. Qualquer processo repetitivo pode ser automatizado — sem código, sem intervenção manual. Disponível em planos OutSmart a partir de €168/ano com automatizações avançadas como Power-Up.

Executar tarefas automaticamente

As automatizações garantem um fluxo contínuo e eliminam trabalho que normalmente consome tempo e atenção. O resultado são menos ações manuais, menos hipóteses de erro e um processo que se desenrola do início ao fim sem demoras. Como a OutSmart executa essas tarefas automaticamente, sobra mais tempo para os colaboradores se dedicarem ao que realmente importa. Assim, perde-se menos tempo com a administração e as equipas podem concentrar-se na qualidade e no serviço ao cliente.

Além disso, as automatizações contribuem para a profissionalização. Os clientes percebem que o seguimento é consistente: confirmações chegam a tempo, faturas nunca são esquecidas e as tarefas internas fluem sem problemas. Isso fortalece a confiança na sua organização e aumenta a satisfação do cliente.

Exemplo prático

Uma empresa de serviços sofria atrasos na faturação: os colaboradores frequentemente esqueciam-se de enviar faturas após concluir um trabalho. Com as Automatizações, foi definido um gatilho para que uma fatura seja criada e enviada automaticamente assim que a ordem de trabalho é finalizada. Todas as faturas passam a ser processadas a tempo, o fluxo de caixa melhora e os colaboradores ficam libertos de uma tarefa administrativa recorrente.

Benefícios

Menos administração manual e portanto poupança de tempo.
Seguimento consistente de tarefas e comunicações.
Menos erros devido a ações automáticas.
Mais foco dos colaboradores nas suas tarefas principais

Ordens de Trabalho Automáticas

Ordens de trabalho criadas automaticamente — sem introdução manual

Vantagem: Menos trabalho administrativo — mais tempo para o negócio

Com as automatizações do OutSmart, as ordens de trabalho são criadas automaticamente quando um contrato de manutenção chega à data de intervenção, quando um cliente submete um pedido no portal, ou quando uma inspeção deteta uma anomalia. Nenhuma ordem manual necessária.

As regras de automatização são configuradas sem código: defina o gatilho (data, evento, condição), a ação (criar ordem, notificar técnico, enviar e-mail) e o OutSmart executa automaticamente.

Ordens criadas a partir de contratos, pedidos e inspeções — automaticamente

Regras configuráveis sem código — gatilho + ação

Atribuição automática ao técnico disponível na zona correta

"Deixamos de criar ordens manualmente — o sistema faz tudo sozinho."

Cliente OutSmart

Notificações Automáticas

Clientes e técnicos sempre informados — sem telefonemas desnecessários

Vantagem: Menos chamadas de seguimento — clientes mais satisfeitos

O OutSmart envia automaticamente notificações por e-mail e SMS: confirmação de agendamento ao cliente, lembrete de visita no dia anterior, aviso de chegada do técnico, e confirmação de conclusão com relatório. Tudo configurável.

Os técnicos recebem notificações na app quando uma nova ordem é atribuída, quando há uma alteração de planeamento, ou quando um cliente confirma ou cancela. Sem chamadas, sem mensagens manuais.

Confirmação de visita ao cliente — enviada automaticamente

Lembrete no dia anterior — por e-mail ou SMS configurável

Notificação ao técnico em tempo real — nova ordem ou alteração

"Os clientes adoram receber confirmação automática — as reclamações por falta de comunicação desapareceram."

Cliente OutSmart

Relatórios Automáticos

Relatórios semanais e mensais — gerados e enviados automaticamente

Vantagem: Visibilidade do negócio sem trabalho extra

Configure relatórios automáticos no OutSmart: resumo semanal de ordens concluídas, relatório mensal de faturação, análise de tempos por técnico. Os relatórios são gerados e enviados por e-mail na data configurada — sem intervenção manual.

Para clientes com contratos SLA, o OutSmart gera automaticamente relatórios de cumprimento: tempo médio de resposta, ordens no prazo, taxa de resolução. Enviados diretamente ao cliente por e-mail.

Relatórios semanais e mensais agendados — enviados automaticamente

Relatórios de SLA para clientes — cumprimento de prazos visível

Análise de performance por técnico, zona e tipo de serviço

"Os nossos gestores recebem o resumo da semana toda segunda-feira sem pedir a ninguém."

Cliente OutSmart

Administração de campo com e sem automatizações OutSmart

Etapa	Sem OutSmart	Com OutSmart
Criar fatura após ordem concluída	Verificar manualmente e criar fatura	Automático — fatura gerada quando a ordem é marcada como concluída
Notificar cliente sobre chegada do técnico	O técnico liga ao cliente	Notificação automática por SMS ou e-mail quando o técnico faz check-in
Alertar para renovação de contrato	Verificar lista de contratos manualmente	Alerta automático X dias antes da expiração do contrato
Atribuir ordens urgentes	Coordenador verifica disponibilidade manualmente	Regra automática atribui ao técnico disponível mais próximo
Enviar relatório de ordem ao cliente	Compor e enviar e-mail manualmente	E-mail automático com PDF da ordem concluída — imediatamente

3232784

Ordens de trabalho por ano

5172

Os clientes confiam na OutSmart

Anos de experiência

Dependíamos muito do papel.Graças ao OutSmart conseguimos ganhar eficiência em vários processos com os nossos fornecedores e parceiros. Os clientes estão muito mais satisfeitos.

Pedro Vaz, CapitalGás

Os técnicos apenas têm de abrir a app e sabem para onde têm de ir. Customizámos os nossos formulários para serem exatamente o que eram em papel, mas agora em digital, ou seja, digitalizámos os nossos processos ao máximo.

Pedro Rodrigues, Exaclean

Com a OutSmart, a Tecnifir passou a estar mais organizada e o processo de facturação muito mais rápido e eficaz. Fácil e intuitivo. O Cliente fica, de imediato, com o relatório da intervenção, assim que o técnico a termina.

Fábio Rodrigues, Tecnifir

Como funciona uma automatização

Nome

Uma designação clara para que toda a equipa perceba o que a regra faz.

Evento de disparo

O acontecimento que a inicia — uma mudança de estado, um novo registo, um prazo.

Critérios

As condições que têm de se verificar antes de qualquer ação.

Ação

O que a OutSmart faz a seguir — enviar, notificar, criar ou atualizar.

Portal do Cliente

Envio automático de um e-mail de confirmação ou criação de uma ordem de trabalho quando um cliente submete um pedido através do portal.

CRM+

Criação automática de uma tarefa de acompanhamento ou de uma notificação interna quando um lead ou uma proposta muda de estado.

Faturas, Propostas e Contratos

Lembretes para propostas em aberto, alertas antes de um contrato expirar ou acompanhamento automático com base no estado da fatura.

Plano	Automatizações incluídas
Accelerate	2 automatizações incluídas por padrão
Maximize	Automatizações ilimitadas incluídas
Qualquer plano	Automatizações ilimitadas disponíveis como Power-Up

Perguntas frequentes sobre Automatizações na OutSmart

Automatizações no software de serviço de campo são regras que executam ações automaticamente com base em gatilhos: uma data (criar ordem), um evento (contrato aceite → atribuir técnico) ou uma condição (stock abaixo do mínimo → alertar). No OutSmart, configura-se sem código.

Sim. O OutSmart envia notificações por e-mail e SMS em pontos-chave: confirmação de agendamento, lembrete no dia anterior à visita, aviso de chegada do técnico e confirmação de conclusão com relatório. Cada notificação é configurável.

Sim. No OutSmart, cria regras com a lógica: quando [gatilho] → então [ação]. Os gatilhos incluem datas, estados de ordens, eventos de contratos e pedidos de clientes. As ações incluem criar ordens, enviar notificações e atribuir técnicos.

As automatizações são regras "se isto acontece, faz aquilo" que eliminam tarefas manuais repetitivas. Na OutSmart, podes criar automatizações para eventos como: ordem concluída, técnico a chegar ao local, contrato prestes a expirar ou material abaixo do stock mínimo. Cada evento desencadeia uma ação automática.

Podes automatizar: geração de faturas após conclusão de ordem, notificações ao cliente (SMS ou e-mail), alertas de renovação de contratos, criação de ordens por contrato ou intervalo, atribuição automática de ordens a técnicos disponíveis e envio de relatórios de ordem.

Não. O editor de automatizações OutSmart é visual — seleciona o evento de disparo, define as condições e escolhe a ação. Sem código, sem IT. Qualquer responsável de operações pode criar e modificar automatizações.

Sim. As automatizações OutSmart podem acionar ações em sistemas externos via integrações: criar fatura em Jasmin ou PHC Go, sincronizar com SAGE ou exportar dados para Power BI. As automatizações funcionam em todo o ecossistema ligado à OutSmart.

Sim. O painel OutSmart mantém um registo de cada automatização executada — com data, hora, ordem associada e resultado. Podes verificar se as ações foram executadas corretamente e identificar eventuais erros.

As automatizações básicas (notificações, alertas) estão incluídas em todos os planos OutSmart a partir de €168/ano. As automatizações avançadas (regras condicionais, integrações, fluxos multi-passo) estão disponíveis como Power-Up. 14 dias de teste gratuito.

O que são automatizações no software de serviço de campo?

O OutSmart envia notificações automáticas aos clientes?

Posso criar automatizações personalizadas no OutSmart?

O plano Accelerate inclui 2 automatizações por padrão. O plano Maximize inclui automatizações ilimitadas. As automatizações ilimitadas também podem ser adicionadas como Power-Up em qualquer plano.

Cada automatização tem quatro partes: um nome claro, um evento de disparo, um ou mais critérios e uma ou mais ações — que, em conjunto, definem quando algo acontece e o que a OutSmart faz a seguir.

Sim — é possível enviar automaticamente um e-mail de confirmação, notificar o planeamento ou criar uma ordem de trabalho no momento em que um cliente submete um pedido através do portal.

Sim — exemplos comuns incluem lembretes para propostas em aberto, alertas internos antes de um contrato expirar e acompanhamento automático com base no estado da fatura.

Sim — é possível criar automaticamente uma tarefa de acompanhamento ou uma notificação interna sempre que um lead ou uma proposta muda de estado no CRM+.

Sim — todas as automatizações são geridas de forma central em Configurações, onde é possível editar o evento de disparo, os critérios ou as ações, ou desativar as que já não são necessárias.

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Deixe o OutSmart fazer o trabalho, e ganhe mais tempo

Executar tarefas automaticamente

Exemplo prático

Benefícios

Ordens de trabalho criadas automaticamente — sem introdução manual

Clientes e técnicos sempre informados — sem telefonemas desnecessários

Relatórios semanais e mensais — gerados e enviados automaticamente

Administração de campo com e sem automatizações OutSmart

Como funciona uma automatização

Nome

Evento de disparo

Critérios

Ação

Portal do Cliente

CRM+

Faturas, Propostas e Contratos

Perguntas frequentes sobre Automatizações na OutSmart

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