Automatizações

Deixe o OutSmart fazer o trabalho, e ganhe mais tempo

Com as Automatizações, coloca tarefas repetitivas em piloto automático. Ligue os seus próprios triggers e ações, como enviar automaticamente uma fatura após uma ordem de trabalho concluída, agendar tarefas de seguimento ou informar os clientes de imediato por e-mail. Desta forma, os seus processos tornam-se mais rápidos, consistentes e sem passos manuais.

Mais de 20.000 utilizadores diários

As Automatizações da OutSmart eliminam tarefas administrativas repetitivas no serviço de campo. Cria regras baseadas em eventos: quando uma ordem é concluída, a fatura é gerada automaticamente; quando um contrato está prestes a expirar, é enviado um alerta; quando um técnico faz check-in, o cliente é notificado. Qualquer processo repetitivo pode ser automatizado — sem código, sem intervenção manual. Disponível em planos OutSmart a partir de €168/ano com automatizações avançadas como Power-Up.

Executar tarefas automaticamente

As automatizações garantem um fluxo contínuo e eliminam trabalho que normalmente consome tempo e atenção. O resultado são menos ações manuais, menos hipóteses de erro e um processo que se desenrola do início ao fim sem demoras. Como a OutSmart executa essas tarefas automaticamente, sobra mais tempo para os colaboradores se dedicarem ao que realmente importa. Assim, perde-se menos tempo com a administração e as equipas podem concentrar-se na qualidade e no serviço ao cliente.

Além disso, as automatizações contribuem para a profissionalização. Os clientes percebem que o seguimento é consistente: confirmações chegam a tempo, faturas nunca são esquecidas e as tarefas internas fluem sem problemas. Isso fortalece a confiança na sua organização e aumenta a satisfação do cliente.

Exemplo prático

Uma empresa de serviços sofria atrasos na faturação: os colaboradores frequentemente esqueciam-se de enviar faturas após concluir um trabalho. Com as Automatizações, foi definido um gatilho para que uma fatura seja criada e enviada automaticamente assim que a ordem de trabalho é finalizada. Todas as faturas passam a ser processadas a tempo, o fluxo de caixa melhora e os colaboradores ficam libertos de uma tarefa administrativa recorrente.

Benefícios

Menos administração manual e portanto poupança de tempo.
Seguimento consistente de tarefas e comunicações.
Menos erros devido a ações automáticas.
Mais foco dos colaboradores nas suas tarefas principais

Ordens de Trabalho Automáticas

Ordens de trabalho criadas automaticamente — sem introdução manual

Vantagem: Menos trabalho administrativo — mais tempo para o negócio

Com as automatizações do OutSmart, as ordens de trabalho são criadas automaticamente quando um contrato de manutenção chega à data de intervenção, quando um cliente submete um pedido no portal, ou quando uma inspeção deteta uma anomalia. Nenhuma ordem manual necessária.

As regras de automatização são configuradas sem código: defina o gatilho (data, evento, condição), a ação (criar ordem, notificar técnico, enviar e-mail) e o OutSmart executa automaticamente.

Ordens criadas a partir de contratos, pedidos e inspeções — automaticamente

Regras configuráveis sem código — gatilho + ação

Atribuição automática ao técnico disponível na zona correta

"Deixamos de criar ordens manualmente — o sistema faz tudo sozinho."

Cliente OutSmart

Notificações Automáticas

Clientes e técnicos sempre informados — sem telefonemas desnecessários

Vantagem: Menos chamadas de seguimento — clientes mais satisfeitos

O OutSmart envia automaticamente notificações por e-mail e SMS: confirmação de agendamento ao cliente, lembrete de visita no dia anterior, aviso de chegada do técnico, e confirmação de conclusão com relatório. Tudo configurável.

Os técnicos recebem notificações na app quando uma nova ordem é atribuída, quando há uma alteração de planeamento, ou quando um cliente confirma ou cancela. Sem chamadas, sem mensagens manuais.

Confirmação de visita ao cliente — enviada automaticamente

Lembrete no dia anterior — por e-mail ou SMS configurável

Notificação ao técnico em tempo real — nova ordem ou alteração

"Os clientes adoram receber confirmação automática — as reclamações por falta de comunicação desapareceram."

Cliente OutSmart

Relatórios Automáticos

Relatórios semanais e mensais — gerados e enviados automaticamente

Vantagem: Visibilidade do negócio sem trabalho extra

Configure relatórios automáticos no OutSmart: resumo semanal de ordens concluídas, relatório mensal de faturação, análise de tempos por técnico. Os relatórios são gerados e enviados por e-mail na data configurada — sem intervenção manual.

Para clientes com contratos SLA, o OutSmart gera automaticamente relatórios de cumprimento: tempo médio de resposta, ordens no prazo, taxa de resolução. Enviados diretamente ao cliente por e-mail.

Relatórios semanais e mensais agendados — enviados automaticamente

Relatórios de SLA para clientes — cumprimento de prazos visível

Análise de performance por técnico, zona e tipo de serviço

"Os nossos gestores recebem o resumo da semana toda segunda-feira sem pedir a ninguém."

Cliente OutSmart

Administração de campo com e sem automatizações OutSmart

Etapa	Sem OutSmart	Com OutSmart
Criar fatura após ordem concluída	Verificar manualmente e criar fatura	Automático — fatura gerada quando a ordem é marcada como concluída
Notificar cliente sobre chegada do técnico	O técnico liga ao cliente	Notificação automática por SMS ou e-mail quando o técnico faz check-in
Alertar para renovação de contrato	Verificar lista de contratos manualmente	Alerta automático X dias antes da expiração do contrato
Atribuir ordens urgentes	Coordenador verifica disponibilidade manualmente	Regra automática atribui ao técnico disponível mais próximo
Enviar relatório de ordem ao cliente	Compor e enviar e-mail manualmente	E-mail automático com PDF da ordem concluída — imediatamente

3232784

Ordens de trabalho por ano

5172

Os clientes confiam na OutSmart

Anos de experiência

Como funciona uma automatização

Nome

Uma designação clara para que toda a equipa perceba o que a regra faz.

Evento de disparo

O acontecimento que a inicia — uma mudança de estado, um novo registo, um prazo.

Critérios

As condições que têm de se verificar antes de qualquer ação.

Ação

O que a OutSmart faz a seguir — enviar, notificar, criar ou atualizar.

Portal do Cliente

Envio automático de um e-mail de confirmação ou criação de uma ordem de trabalho quando um cliente submete um pedido através do portal.

CRM+

Criação automática de uma tarefa de acompanhamento ou de uma notificação interna quando um lead ou uma proposta muda de estado.

Faturas, Propostas e Contratos

Lembretes para propostas em aberto, alertas antes de um contrato expirar ou acompanhamento automático com base no estado da fatura.

Plano	Automatizações incluídas
Accelerate	2 automatizações incluídas por padrão
Maximize	Automatizações ilimitadas incluídas
Qualquer plano	Automatizações ilimitadas disponíveis como Power-Up

Perguntas frequentes sobre Automatizações na OutSmart

Automatizações no software de serviço de campo são regras que executam ações automaticamente com base em gatilhos: uma data (criar ordem), um evento (contrato aceite → atribuir técnico) ou uma condição (stock abaixo do mínimo → alertar). No OutSmart, configura-se sem código.

Sim. O OutSmart envia notificações por e-mail e SMS em pontos-chave: confirmação de agendamento, lembrete no dia anterior à visita, aviso de chegada do técnico e confirmação de conclusão com relatório. Cada notificação é configurável.

Sim. No OutSmart, cria regras com a lógica: quando [gatilho] → então [ação]. Os gatilhos incluem datas, estados de ordens, eventos de contratos e pedidos de clientes. As ações incluem criar ordens, enviar notificações e atribuir técnicos.

As automatizações são regras "se isto acontece, faz aquilo" que eliminam tarefas manuais repetitivas. Na OutSmart, podes criar automatizações para eventos como: ordem concluída, técnico a chegar ao local, contrato prestes a expirar ou material abaixo do stock mínimo. Cada evento desencadeia uma ação automática.

Podes automatizar: geração de faturas após conclusão de ordem, notificações ao cliente (SMS ou e-mail), alertas de renovação de contratos, criação de ordens por contrato ou intervalo, atribuição automática de ordens a técnicos disponíveis e envio de relatórios de ordem.

Não. O editor de automatizações OutSmart é visual — seleciona o evento de disparo, define as condições e escolhe a ação. Sem código, sem IT. Qualquer responsável de operações pode criar e modificar automatizações.

Sim. As automatizações OutSmart podem acionar ações em sistemas externos via integrações: criar fatura em Jasmin ou PHC Go, sincronizar com SAGE ou exportar dados para Power BI. As automatizações funcionam em todo o ecossistema ligado à OutSmart.

Sim. O painel OutSmart mantém um registo de cada automatização executada — com data, hora, ordem associada e resultado. Podes verificar se as ações foram executadas corretamente e identificar eventuais erros.

As automatizações básicas (notificações, alertas) estão incluídas em todos os planos OutSmart a partir de €168/ano. As automatizações avançadas (regras condicionais, integrações, fluxos multi-passo) estão disponíveis como Power-Up. 14 dias de teste gratuito.

O que são automatizações no software de serviço de campo?

O OutSmart envia notificações automáticas aos clientes?

Posso criar automatizações personalizadas no OutSmart?

O plano Accelerate inclui 2 automatizações por padrão. O plano Maximize inclui automatizações ilimitadas. As automatizações ilimitadas também podem ser adicionadas como Power-Up em qualquer plano.

Cada automatização tem quatro partes: um nome claro, um evento de disparo, um ou mais critérios e uma ou mais ações — que, em conjunto, definem quando algo acontece e o que a OutSmart faz a seguir.

Sim — é possível enviar automaticamente um e-mail de confirmação, notificar o planeamento ou criar uma ordem de trabalho no momento em que um cliente submete um pedido através do portal.

Sim — exemplos comuns incluem lembretes para propostas em aberto, alertas internos antes de um contrato expirar e acompanhamento automático com base no estado da fatura.

Sim — é possível criar automaticamente uma tarefa de acompanhamento ou uma notificação interna sempre que um lead ou uma proposta muda de estado no CRM+.

Sim — todas as automatizações são geridas de forma central em Configurações, onde é possível editar o evento de disparo, os critérios ou as ações, ou desativar as que já não são necessárias.

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Deixe o OutSmart fazer o trabalho, e ganhe mais tempo

Executar tarefas automaticamente

Exemplo prático

Benefícios

Ordens de trabalho criadas automaticamente — sem introdução manual

Clientes e técnicos sempre informados — sem telefonemas desnecessários

Relatórios semanais e mensais — gerados e enviados automaticamente

Administração de campo com e sem automatizações OutSmart

Como funciona uma automatização

Nome

Evento de disparo

Critérios

Ação

Portal do Cliente

CRM+

Faturas, Propostas e Contratos

Perguntas frequentes sobre Automatizações na OutSmart

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