Automatisierungen

Lassen Sie OutSmart die Arbeit erledigen, Sie gewinnen Zeit zurück

Mit Automatisierungen setzen Sie wiederkehrende Aufgaben auf Autopilot. Verknüpfen Sie eigene Trigger und Aktionen, wie das automatische Versenden von Rechnungen nach einem abgeschlossenen Arbeitsauftrag, das Planen von Folgeaufgaben oder das direkte Informieren von Kunden.
So laufen Ihre Prozesse schneller, konsistenter und ohne manuelle Arbeitsschritte.

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OutSmart Automatisierungen führen wiederkehrende Abläufe selbstständig aus — wie das Erstellen von Wartungsaufträgen, Versenden von Erinnerungen oder Aktualisieren von Statusfeldern. Du definierst die Regeln einmalig, OutSmart kümmert sich um den Rest.

OutSmart Automatisierungen ermöglichen es, wiederkehrende Prozesse ohne manuellen Eingriff ablaufen zu lassen. Definiere Trigger und Aktionen: wenn ein Auftrag abgeschlossen wird, erstellt das System automatisch eine Rechnung und sendet dem Kunden eine Bestätigungs-E-Mail. Wenn ein Wartungsvertrag fällig wird, öffnet OutSmart automatisch einen neuen Serviceauftrag. Weniger Handarbeit, weniger Fehler, schnellere Abläufe. Verfügbar in allen OutSmart-Paketen ab €168/Jahr.

 

Aufgaben automatisch ausführen

Automatisierungen sorgen für einen fließenden Ablauf und nehmen Arbeit ab, die sonst Zeit und Aufmerksamkeit kostet. Das Ergebnis sind weniger manuelle Handlungen, weniger Fehler und ein schlanker Prozess, der vom Anfang bis zum Ende ohne Verzögerung durchläuft.

Da OutSmart diese Aufgaben automatisch ausführt, bleibt Ihren Mitarbeitern mehr Zeit für die wirklich wichtigen Arbeiten. Weniger Zeit geht in der administrativen Verwaltung verloren, und die Teams können sich auf Qualität und kundenorientiertes Arbeiten konzentrieren.

Außerdem tragen Automatisierungen zur Professionalität bei. Kunden merken, dass die Nachbereitung konsistent ist: Bestätigungen kommen pünktlich, Rechnungen werden nie vergessen und interne Aufgaben laufen reibungsloser. Das stärkt das Vertrauen in Ihre Organisation und führt zu höherer Kundenzufriedenheit.

Automations visual
 

Praxisbeispiel

Ein Dienstleistungsunternehmen hatte oft Verzögerungen bei der Rechnungsstellung: Mitarbeiter vergaßen regelmäßig, Rechnungen nach Abschluss eines Auftrags zu versenden. Mit Automatisierungen wurde ein Trigger so eingestellt, dass eine Rechnung automatisch erstellt und versendet wird, sobald der Arbeitsauftrag abgeschlossen ist. Damit werden alle Rechnungen rechtzeitig verarbeitet, der Cashflow hat sich verbessert und die Mitarbeiter sind von einer wiederkehrenden administrativen Aufgabe entlastet.

Vorteile
  • Weniger manuelle Administration und damit Zeitersparnis.
  • Immer konsistente Nachverfolgung von Aufgaben und Kommunikation.
  • Weniger Fehler durch automatisch ausgeführte Aktionen.
  • Mehr Fokus der Mitarbeiter auf ihre Kernaufgaben.
Automations visual 2
Automatische Aufträge

Aufträge automatisch erstellt — aus Verträgen, Anfragen und Inspektionen

Vorteil: Weniger Verwaltungsaufwand — mehr Zeit für das eigentliche Handwerk

Automatisierungsregeln werden ohne Code konfiguriert: Auslöser definieren (Datum, Ereignis, Bedingung), Aktion festlegen (Auftrag erstellen, Techniker benachrichtigen, E-Mail senden) — OutSmart führt die Regel automatisch aus.

Aufträge entstehen automatisch: wenn ein Wartungsvertrag den Intervall erreicht, ein Kunde im Portal eine Anfrage stellt oder eine Inspektion eine Anomalie meldet. Kein manuelles Anlegen.

Aufträge aus Verträgen, Anfragen und Inspektionen automatisch erstellt
Regelkonfiguration ohne Code: Auslöser + Aktion
Automatische Zuweisung an den richtigen Techniker
"Wir erstellen keine Aufträge mehr manuell — das System erledigt das vollständig."
OutSmart Kunde
Automatische Benachrichtigungen

Kunden und Techniker immer informiert — ohne Anrufe und manuelle E-Mails

Vorteil: Weniger Rückfragen — zufriedenere Kunden durch proaktive Kommunikation

OutSmart sendet automatisch Benachrichtigungen: Terminbestätigung an den Kunden, Erinnerung am Vortag, Fahrtbenachrichtigung und Abschlussbestätigung mit Bericht. Alles konfigurierbar.

Techniker erhalten Push-Benachrichtigungen in der App bei neuen Aufträgen oder Planungsänderungen. Keine Anrufe, keine manuellen Nachrichten mehr.

Terminbestätigung an Kunden — automatisch nach Auftragsanlage
Erinnerung am Vortag — per E-Mail oder SMS
Push-Benachrichtigung an Techniker — neuer Auftrag oder Änderung
"Kunden schätzen die automatische Bestätigung — Beschwerden über fehlende Kommunikation sind verschwunden."
OutSmart Kunde
Automatische Berichte

Wochen- und Monatsberichte — automatisch generiert und versendet

Vorteil: Geschäftsübersicht ohne Zusatzaufwand — Bericht kommt von selbst

Konfigurieren Sie automatische Berichte: wöchentliche Zusammenfassung, monatlicher Umsatzbericht, Techniker-Performance. Generiert und per E-Mail versendet zum festgelegten Termin — ohne manuelle Aktion.

Für SLA-Kunden erstellt OutSmart automatisch Erfüllungsberichte: Reaktionszeit, pünktliche Aufträge, Lösungsquote. Direkt per E-Mail an den Kunden.

Wöchentliche und monatliche Berichte — automatisch versendet
SLA-Berichte für Kunden — automatisch und pünktlich
Techniker-Performance-Analyse ans Management
"Unsere Führungskräfte erhalten montags die Wochenzusammenfassung — ohne dass jemand etwas tun muss."
OutSmart Kunde

Prozesssteuerung mit und ohne OutSmart Automatisierungen

SchrittOhne OutSmartMit OutSmart
Rechnung nach AuftragsabschlussManuell erstellen — oft verzögert oder vergessenAutomatisch ausgelöst nach Auftragsabschluss
Kundenbestätigung sendenManuell per E-Mail oder gar nichtAutomatische E-Mail mit Auftragsdetails und PDF
Wartungsauftrag bei VertragsablaufManuell im Kalender nachschauenOutSmart erstellt Serviceauftrag automatisch zum Fälligkeitsdatum
Techniker informierenAnruf oder WhatsAppPush-Benachrichtigung ausgelöst durch Planungsänderung
Folgeaufgaben bei bestimmten ZuständenManuell prüfen und nachfassenTrigger-basierte Aufgaben bei definiertem Auftragsstatus
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Arbeitsauftrage per Jahr

5172

Unternehmen digitalisiert met OutSmart

14
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Wie eine Automatisierung funktioniert

1

Name

Ein klarer Name, damit jeder im Team versteht, was die Regel tut.

2

Auslöser

Das Ereignis, das sie startet — eine Statusänderung, ein neuer Datensatz, eine Frist.

3

Kriterien

Die Bedingungen, die erfüllt sein müssen, bevor etwas passiert.

4

Aktion

Was OutSmart als Nächstes tut — senden, benachrichtigen, erstellen oder aktualisieren.

Kundenportal

Automatisch eine Bestätigungs-E-Mail senden oder einen Arbeitsauftrag erstellen, sobald ein Kunde eine Portalanfrage einreicht.

CRM+

Eine Folgeaufgabe oder interne Benachrichtigung erstellen, wenn ein Lead oder Angebot den Status ändert.

Rechnungen, Angebote & Verträge

Erinnerungen für offene Angebote, Warnungen vor Vertragsablauf oder statusbasierte Rechnungsnachverfolgung senden.

PaketEnthaltene Automatisierungen
AccelerateStandardmäßig 2 Automatisierungen enthalten
MaximizeUnbegrenzte Automatisierungen inbegriffen
Jedes PaketUnbegrenzte Automatisierungen als separates Power-Up hinzufügen

Häufige Fragen zu Automatisierungen in OutSmart

Automatisierungen sind regelbasierte Aktionen, die OutSmart ohne manuellen Eingriff ausführt. Du definierst einen Auslöser (Trigger) — z. B. "Auftrag abgeschlossen" — und eine Aktion — z. B. "Rechnung erstellen" oder "E-Mail an Kunden senden". Das System führt die Aktion automatisch aus, sobald der Trigger eintritt.
Typische Automatisierungen: Rechnungserstellung nach Auftragsabschluss, Bestätigungs-E-Mail an Kunden, Serviceauftrag bei Vertragsablauf, Push-Benachrichtigung bei Planänderung, Aufgabe bei bestimmtem Auftragsstatus und Erinnerung bei offenen Angeboten.
Ja. Du kannst E-Mail-Vorlagen erstellen und diese automatisch senden lassen — bei Terminbestätigung, Auftragsabschluss oder Rechnungsversand. Der Kunde erhält ohne manuelles Zutun eine professionelle Benachrichtigung.
Ja. OutSmart Automatisierungen basieren auf dem Prinzip "Wenn X passiert, dann Y ausführen". Trigger können Statusänderungen, Zeitpunkte (z. B. Vertragsfälligkeit) oder Benutzeraktionen sein. Aktionen umfassen E-Mails senden, Aufgaben erstellen, Rechnungen generieren oder Aufträge eröffnen.
Nein. Automatisierungen werden im OutSmart-Dashboard per grafischem Editor konfiguriert — ohne Code. Du wählst Trigger und Aktionen aus Dropdown-Menüs und verknüpfst sie. Keine IT-Kenntnisse erforderlich.
Basis-Automatisierungen (E-Mail-Vorlagen, Auftragsstatusaktionen) sind in allen OutSmart-Paketen enthalten — ab €168/Jahr. Erweiterte Workflows und komplexe Trigger-Ketten sind als Power-Up verfügbar. 14 Tage kostenlos testen.

Was sind Automatisierungen in der Außendienstsoftware?

Automatisierungen führen Aktionen automatisch aus: Datum löst Auftragserstellung aus, Ereignis löst Benachrichtigung aus. In OutSmart ohne Programmierung konfigurierbar.

Sendet OutSmart automatisch Benachrichtigungen an Kunden?

Ja. Terminbestätigung, Erinnerung am Vortag, Fahrtbenachrichtigung und Abschlussbestätigung — per E-Mail oder SMS, konfigurierbar.

Kann ich individuelle Automatisierungen erstellen?

Ja. Regeln mit Auslöser und Aktion — Auftragstypen, Vertragsereignisse und Benachrichtigungen beliebig kombinierbar.

In Accelerate sind standardmäßig 2 Automatisierungen enthalten. In Maximize ist Unbegrenzte Automatisierungen inbegriffen. Sie können diese Funktion auch als separates Power-Up zu jedem Paket hinzufügen.
Jede Automatisierung besteht aus vier Teilen: einem klaren Namen, einem Auslöser, einem oder mehreren Kriterien und einer oder mehreren Aktionen — zusammen bestimmen diese, wann etwas passiert und was OutSmart als Nächstes tut.
Ja — Sie können automatisch eine Bestätigungs-E-Mail versenden, die Planung benachrichtigen oder einen Arbeitsauftrag erstellen, sobald ein Kunde eine Portalanfrage einreicht.
Ja — gängige Beispiele sind Erinnerungen für offene Angebote, interne Warnungen vor Ablauf eines Vertrags und statusbasierte Nachverfolgung von Rechnungen.
Ja — Sie können automatisch eine Folgeaufgabe oder eine interne Benachrichtigung erstellen, wenn ein Lead oder Angebot in CRM+ den Status ändert.
Ja — alle Automatisierungen werden zentral unter Einstellungen verwaltet, wo Sie den Auslöser, die Kriterien oder die Aktionen anpassen oder eine Automatisierung deaktivieren können, die Sie nicht mehr benötigen.