Documentbeheer

Altijd de juiste documenten bij de hand.

Met Documentbeheer in OutSmart voeg je eenvoudig documenten toe aan werkbonnen, projecten of relaties. Denk aan handleidingen, certificaten of eerdere rapporten. Zo heeft de buitendienst altijd direct toegang tot de juiste informatie, zonder losse papieren of onoverzichtelijke mappen.

Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers

Automatisch documenten toevoegen aan werkbonnen

Je kunt documenten ook standaard koppelen aan een type werk of een specifieke klant. Bij elke nieuwe werkbon staat de juiste documentatie dan automatisch klaar. Dit maakt je processen efficiënter, consistenter en professioneler. Zo werk je sneller en voorkom je dat belangrijke informatie wordt vergeten.

Documentbeheer verbetert niet alleen de samenwerking tussen backoffice en buitendienst, maar verhoogt ook de kwaliteit van je dienstverlening. Alles wat je team nodig heeft staat digitaal centraal opgeslagen en is altijd toegankelijk – ook onderweg.

Praktijkvoorbeeld

Een servicebedrijf koppelt de handleiding van een koffieautomaat aan het object in OutSmart. Zodra er een storing wordt gemeld, kan de monteur in de app direct de juiste handleiding openen en het probleem oplossen – zonder extra telefoontjes naar kantoor.

Voordelen

Altijd de juiste documenten beschikbaar bij werkbonnen en projecten
Geen losse papieren meer, alles centraal digitaal opgeslagen
Efficiënter werken en minder kans op fouten
Professionele uitstraling naar de klant

3232784

Werkbonnen per jaar

5172

Klanten vertrouwen op OutSmart

Jaren ervaring

OutSmart is gebruiksvriendelijk, compleet en gewoon makkelijk in gebruik. Voor ons dé tool die ik elke organisatie zou aanraden.

Kimberley, Oostendorp Nederland

OutSmart is zeer professioneel en onmisbaar in ons bedrijfsproces. Alle processen draaien nu veel efficiënter.

Twan van Horssen, Mobility Installations

Met of zonder documentbeheer in OutSmart

Zo verandert het werken met technische documentatie voor monteur en kantoor.

Situatie	Zonder documentbeheer	Met OutSmart documentbeheer
Tekening opzoeken op locatie	Monteur belt kantoor voor het juiste document of rijdt terug	Monteur opent installatietekening direct via de OutSmart app op zijn telefoon
Foto's vastleggen bij klus	Foto's op privételefoon, later handmatig versturen naar kantoor	Foto's direct vanuit de app koppelen aan de werkbon — direct zichtbaar op kantoor
Documentversie beheren	Meerdere versies circuleren per e-mail, onduidelijk welke actueel is	Centrale upload — iedereen ziet altijd de meest actuele versie
Dossier per klant bewaren	Documenten verspreid over e-mailarchief, lokale mappen of Dropbox	Alle documenten per klant en object gecentraliseerd in OutSmart

Veelgestelde vragen over documentbeheer in OutSmart

Documentbeheer in OutSmart stelt buitendienstbedrijven in staat om bestanden zoals tekeningen, handleidingen, foto's en rapporten centraal op te slaan per werkbon, klant of object. Monteurs raadplegen documenten via de OutSmart app op locatie. Kantoor beheert versies centraal zodat iedereen altijd met de meest actuele documentatie werkt.

Je kunt diverse bestandstypen uploaden: PDF, afbeeldingen (JPG, PNG), Word-documenten, Excel-bestanden en technische tekeningen. Er is geen limiet op het aantal bestanden per werkbon of klant. De maximale bestandsgrootte per upload is afhankelijk van je abonnement.

Ja, monteurs kunnen alle gekoppelde documenten openen via de OutSmart app op smartphone of tablet. Bestanden die eerder zijn geopend zijn ook offline beschikbaar. Zo heeft de monteur op locatie altijd toegang tot de juiste installatietekening of handleiding — zonder kantoor te hoeven bellen.

Ja, monteurs kunnen foto's maken met de camera van hun telefoon of tablet en deze direct via de OutSmart app koppelen aan de actieve werkbon. De foto's zijn direct zichtbaar op kantoor, gekoppeld aan de juiste werkbon en het klantdossier.

Ja, documentbeheer is een standaardfunctie in OutSmart en inbegrepen in alle abonnementen — van Launch (€168/jaar) tot Maximize. Er zijn geen extra kosten voor het uploaden van documenten of het aantal bestanden dat je kunt opslaan.

Documenten zijn te vinden via de entiteit waaraan ze zijn gekoppeld: open de werkbon, het klantdossier of het object en ga naar het tabblad Documenten. Zo zijn alle relevante bestanden altijd te vinden via de juiste context, zonder door mappen te hoeven zoeken.