Dependíamos muito do papel.Graças ao OutSmart conseguimos ganhar eficiência em vários processos com os nossos fornecedores e parceiros. Os clientes estão muito mais satisfeitos.
CapitalGás, Pedro Vaz
Mais de 20.000 utilizadores diários
Documentos certos, Sempre à mão
Também pode associar documentos de forma padrão a um tipo de trabalho ou cliente específico. Em cada nova ordem de trabalho a documentação certa é carregada automaticamente. Isto torna os processos mais eficientes, consistentes e profissionais. Assim trabalha mais rápido e evita que informação importante seja esquecida.
A Gestão de Documentos melhora não só a cooperação entre o back‑office e o terreno, mas também a qualidade do serviço. Tudo o que a equipa precisa está digitalmente centralizado e sempre acessível – mesmo em movimento.
Exemplo prático
Uma empresa de serviços associa o manual de uma máquina de café ao objeto no OutSmart. Assim que há uma avaria, o técnico pode abrir directamente o manual certo na app e resolver o problema sem telefonar para o escritório.
Vantagens
- Sempre os documentos correctos associados a ordens de trabalho e projetos
- Sem papéis soltos, tudo centralizado digitalmente
- Trabalhar com mais eficiência e menos erros
- Aparência profissional para o cliente
Arquivo Digital Todos os documentos técnicos num só lugar — acessíveis em qualquer dispositivoVantagem: Zero documentos perdidos ou desatualizados — versão correta sempre à mão No OutSmart, todos os documentos técnicos são guardados digitalmente e associados ao cliente, ao equipamento ou à ordem de trabalho: manuais, folhas de dados, certificados, fotos de instalação e relatórios de inspeção. O arquivo está sempre atualizado e acessível. Para técnicos em campo, os documentos estão disponíveis na app mesmo offline. Antes de uma intervenção, o técnico consulta o histórico de documentos do equipamento — sem ligar ao escritório para pedir informações.
"Os nossos técnicos têm todos os manuais na app — nunca mais perdemos tempo a procurar documentos." Cliente OutSmart |
Documentos em Obra Fotos, relatórios e checklists guardados automaticamente na ordem de trabalhoVantagem: Documentação completa de cada intervenção — sem esforço adicional Na app OutSmart, o técnico captura fotos antes e depois da intervenção, preenche checklists e assina relatórios digitalmente. Todos os documentos ficam automaticamente associados à ordem de trabalho — disponíveis no escritório em tempo real. Os documentos de obra servem como proteção legal em caso de litígio, base para faturação e histórico de cada instalação. Para manutenções recorrentes, o cliente recebe o relatório automaticamente por e-mail.
"Temos agora prova fotográfica de cada obra — isso já nos salvou de três reclamações." Cliente OutSmart |
Partilha com Clientes Documentos enviados automaticamente ao cliente — sem pedidos por e-mailVantagem: Clientes informados e satisfeitos — menos contactos de seguimento O OutSmart envia automaticamente ao cliente os documentos relevantes após cada intervenção: relatório de visita em PDF, fatura e, se configurado, certificado de conformidade. O cliente recebe tudo por e-mail sem que o escritório tenha de agir. Para clientes com portal de acesso, todos os documentos ficam disponíveis online em qualquer momento. Documentos técnicos específicos podem ser partilhados seletivamente por cliente e por instalação.
"Os clientes recebem tudo automaticamente — nunca mais nos pedem documentos por e-mail." Cliente OutSmart |
