Dokumentenverwaltung
Immer die richtigen Dokumente zur Hand.
Mit Dokumentenverwaltung in OutSmart fügst du problemlos Dokumente zu Arbeitsaufträgen, Projekten oder Kunden hinzu. Denk an Anleitungen, Zertifikate oder frühere Berichte. So hat der Außendienst jederzeit Zugriff auf die richtigen Informationen, ohne Papierchaos oder unübersichtliche Ordner.
Du kannst Dokumente auch standardmäßig mit einer Arbeitsart oder einem bestimmten Kunden verknüpfen.
Die OutSmart Dokumentenverwaltung speichert alle relevanten Dateien direkt bei Kunden, Objekten und Aufträgen — von Wartungsprotokollen über Installationsfotos bis zu Garantiedokumenten. Techniker und Büro greifen jederzeit auf die aktuelle Version zu.
Dokumentenverwaltung in OutSmart speichert alle relevanten Dokumente zentral — pro Auftrag, Objekt oder Kunden. Techniker greifen per App auf Pläne, Handbücher und Genehmigungen zu — auch offline. Kein Suchen in Papierordnern oder geteilten Laufwerken mehr. Ab €168/Jahr.
Integriert mit Arbeitsaufträge
Bei jedem neuen Arbeitsauftrag steht die passende Dokumentation automatisch bereit. Das macht deine Prozesse effizienter, konsistenter und professioneller. Du arbeitest schneller und vermeidest, dass wichtige Informationen vergessen werden.
Die Dokumentenverwaltung verbessert nicht nur die Zusammenarbeit zwischen Backoffice und Außendienst, sondern erhöht auch die Qualität deiner Dienstleistung. Alles, was dein Team braucht, ist zentral digital gespeichert und jederzeit zugänglich – auch unterwegs.
Praxisbeispiel
Ein Serviceunternehmen verknüpft die Anleitung eines Kaffeeautomaten mit dem Objekt in OutSmart. Wenn eine Störung gemeldet wird, kann der Techniker direkt die passende Anleitung in der App öffnen und das Problem ohne zusätzliche Telefonate mit dem Büro lösen.
Vorteile
- Immer die richtigen Dokumente bei Arbeitsaufträgen und Projekten verfügbar
- Keine losen Papiere mehr, alles zentral digital gespeichert
- Effizienteres Arbeiten und weniger Fehler
- Professionelles Auftreten gegenüber dem Kunden
Dokumentenverwaltung mit und ohne OutSmart
| Schritt | Ohne OutSmart | Mit OutSmart |
|---|---|---|
| Dokumente speichern | Papiermappen oder geteiltes Laufwerk | Zentrales digitales Archiv in OutSmart |
| Dokument am Auftrag | Telefonisch beim Büro anfragen | Direkt in der App per Auftrag oder Objekt abrufbar |
| Dokument offline nutzen | Nicht möglich | Auch ohne Internet auf alle Dokumente zugreifen |
| Dokument hochladen | E-Mail oder manuell einpflegen | Direkt aus der App oder vom Computer hochladen |
| Versionskontrolle | Ältere Version versehentlich genutzt | Immer aktuelle Version verfügbar |
| Dokumente teilen | Manuell per E-Mail | Direkt aus OutSmart an Kunden oder Kollegen |