Dokumentenverwaltung

Immer die richtigen Dokumente zur Hand.

Mit Dokumentenverwaltung in OutSmart fügst du problemlos Dokumente zu Arbeitsaufträgen, Projekten oder Kunden hinzu. Denk an Anleitungen, Zertifikate oder frühere Berichte. So hat der Außendienst jederzeit Zugriff auf die richtigen Informationen, ohne Papierchaos oder unübersichtliche Ordner.

Du kannst Dokumente auch standardmäßig mit einer Arbeitsart oder einem bestimmten Kunden verknüpfen.

5_stars    Über 20.000 zufriedene Nutzer täglich
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Dokumentenverwaltung in OutSmart speichert alle relevanten Dokumente zentral — pro Auftrag, Objekt oder Kunden. Techniker greifen per App auf Pläne, Handbücher und Genehmigungen zu — auch offline. Kein Suchen in Papierordnern oder geteilten Laufwerken mehr. Ab €168/Jahr.

 

Integriert mit Arbeitsaufträge

Bei jedem neuen Arbeitsauftrag steht die passende Dokumentation automatisch bereit. Das macht deine Prozesse effizienter, konsistenter und professioneller. Du arbeitest schneller und vermeidest, dass wichtige Informationen vergessen werden.

Die Dokumentenverwaltung verbessert nicht nur die Zusammenarbeit zwischen Backoffice und Außendienst, sondern erhöht auch die Qualität deiner Dienstleistung. Alles, was dein Team braucht, ist zentral digital gespeichert und jederzeit zugänglich – auch unterwegs.

 

Dokumenten
 

Praxisbeispiel

Ein Serviceunternehmen verknüpft die Anleitung eines Kaffeeautomaten mit dem Objekt in OutSmart. Wenn eine Störung gemeldet wird, kann der Techniker direkt die passende Anleitung in der App öffnen und das Problem ohne zusätzliche Telefonate mit dem Büro lösen.

Vorteile
  • Immer die richtigen Dokumente bei Arbeitsaufträgen und Projekten verfügbar
  • Keine losen Papiere mehr, alles zentral digital gespeichert
  • Effizienteres Arbeiten und weniger Fehler
  • Professionelles Auftreten gegenüber dem Kunden
OutSmart Backoffice
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Arbeitsauftrage per Jahr

5172

Unternehmen digitalisiert met OutSmart

14
+

Jahre Erfahrung

OutSmart ist benutzerfreundlich, umfassend und einfach zu bedienen. Für uns ist es das Tool, das ich jeder Organisation empfehlen würde.

Kimberley, Oostendorp Nederland

OutSmart ist sehr professionell und für unsere Geschäftsprozesse unverzichtbar. Alle Prozesse laufen jetzt viel effizienter ab.

Twan van Horssen, Mobility Installations

 

Teste OutSmart völlig kostenlos seit 14 Tage!

Dokumentenverwaltung mit und ohne OutSmart

SchrittOhne OutSmartMit OutSmart
Dokumente speichernPapiermappen oder geteiltes LaufwerkZentrales digitales Archiv in OutSmart
Dokument am AuftragTelefonisch beim Büro anfragenDirekt in der App per Auftrag oder Objekt abrufbar
Dokument offline nutzenNicht möglichAuch ohne Internet auf alle Dokumente zugreifen
Dokument hochladenE-Mail oder manuell einpflegenDirekt aus der App oder vom Computer hochladen
VersionskontrolleÄltere Version versehentlich genutztImmer aktuelle Version verfügbar
Dokumente teilenManuell per E-MailDirekt aus OutSmart an Kunden oder Kollegen

Häufige Fragen zur Dokumentenverwaltung in OutSmart

Alle gängigen Dateitypen: PDF, Word, Excel, Bilder (JPG, PNG), Pläne (DWG, DXF) und mehr. Du verknüpfst Dokumente mit Kunden, Objekten oder Aufträgen.
Ja. OutSmart synchronisiert Dokumente auf das Gerät. Techniker können Pläne, Handbücher und Checklisten auch ohne Internetverbindung öffnen.
Im Auftrag oder Objektprofil lädst du Dateien direkt hoch oder verlinkst bestehende Dokumente. Beim nächsten Auftrag ist alles Relevante sofort verfügbar.
OutSmart speichert immer die aktuellste Version. Bei erneutem Hochladen wird die alte Version archiviert — du kannst bei Bedarf auf frühere Versionen zugreifen.
Ja, mit dem OutSmart Kundenportal erhalten Kunden Zugriff auf freigegebene Dokumente wie Wartungsberichte, Abnahmeprotokolle und Rechnungen.
OutSmart bietet ausreichend Speicher für alle betrieblichen Dokumente. Für sehr große Dokumentenmengen wende dich an den OutSmart-Support.
In OutSmart ab €168/Jahr enthalten (€14/Monat pro Nutzer). 14 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig.