Formulieren & checklists

Leg alles vast zoals jij dat wilt

Met Formulieren in OutSmart maak je eenvoudig digitale checklists en vragenlijsten die perfect passen bij jouw processen. Denk aan intakeformulieren, opleveringsrapporten, veiligheidschecks (LMRA) of kwaliteitscontroles. Je bepaalt zelf de vragen, antwoordopties en verplichte velden. Zo weet je zeker dat elke medewerker de juiste informatie verzamelt – gestructureerd en altijd leesbaar.

Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers

Werk gestandardiseerd met formulieren

Formulieren worden direct gekoppeld aan werkbonnen, objecten of projecten. Daarmee bouw je een complete historie op en voorkom je losse papieren of onvolledige gegevens. Monteurs vullen formulieren in via de mobiele app, ook onderweg, inclusief foto’s, handtekeningen of automatisch ingevulde klantgegevens.

Deze flexibiliteit zorgt ervoor dat formulieren zowel intern als richting klanten van waarde zijn. Je borgt kwaliteit en maakt professionele rapporten die je eenvoudig kunt delen. Zo laat je zien dat jouw organisatie zorgvuldig en transparant werkt.

Praktijkvoorbeeld

Een installatiebedrijf gebruikt een opleveringschecklist in OutSmart. Monteurs lopen stap voor stap alle punten na, voegen een foto van het eindresultaat toe en laten de klant digitaal tekenen. Het rapport wordt automatisch opgeslagen bij de werkbon en direct gedeeld met de klant.

Voordelen

Altijd compleet – geen ontbrekende gegevens meer
Flexibel – stel zelf vragen en verplichtingen in
Direct gekoppeld – aan werkbonnen, objecten en projecten
Professioneel – digitale rapporten voor klant én backoffice

3232784

Werkbonnen per jaar

5172

Klanten vertrouwen op OutSmart

Jaren ervaring

OutSmart is gebruiksvriendelijk, compleet en gewoon makkelijk in gebruik. Voor ons dé tool die ik elke organisatie zou aanraden.

Kimberley, Oostendorp Nederland

OutSmart is zeer professioneel en onmisbaar in ons bedrijfsproces. Alle processen draaien nu veel efficiënter.

Twan van Horssen, Mobility Installations

Met of zonder digitale formulieren in OutSmart

Zo verandert het werken met checklists en inspectierapportages voor monteur en kantoor.

Stap	Zonder digitale formulieren	Met OutSmart formulieren
Formulier invullen op locatie	Papieren checklist meenemen, met pen invullen, risico op vergeten velden	Digitale checklist openen in de app, verplichte velden afdwingen, foto's direct toevoegen
Handtekening ophalen	Papier laten ondertekenen door klant, document bewaren of inscannen	Digitale handtekening direct in de app opslaan, gekoppeld aan werkbon
Formulier verwerken op kantoor	Papier inscannen of gegevens handmatig overtypen in een systeem	Ingevuld formulier direct beschikbaar in OutSmart — geen overtypen, geen scannen
Formulierversie beheren	Nieuwe versie printen en uitdelen aan alle monteurs	Formulierwijziging centraal doorvoeren — alle monteurs zien direct de nieuwe versie

Veelgestelde vragen over digitale formulieren in OutSmart

Digitale formulieren in OutSmart zijn configureerbare invulformulieren voor monteurs op smartphone of tablet — zoals inspectiechecklists, keuringsformulieren, servicerapporten en veiligheidscontroles. Monteurs vullen ze in op locatie, voegen foto's toe en halen een klanthandtekening op. Ingevulde formulieren zijn direct beschikbaar op kantoor, gekoppeld aan de bijbehorende werkbon.

Je kunt verschillende veldtypen toevoegen: tekstvelden, numerieke velden, keuzelijsten, checkboxes, fotovelden en handtekeningvelden. Velden kunnen verplicht worden gemaakt zodat monteurs geen stap overslaan. Zo zorg je voor volledige en consistente rapportages bij elke klus.

Ja, je kunt een formulier koppelen aan een specifiek werkbontype of dienst. Zodra een monteur een werkbon van dat type opent in de OutSmart app, verschijnt het formulier automatisch. Ingevulde formulieren worden opgeslagen bij de werkbon en zijn direct te zien in het kantoorportaal.

Ja, je voegt een handtekeningveld toe aan het formulier. Op locatie tekent de klant digitaal op het scherm van de monteur's smartphone of tablet. De handtekening wordt opgeslagen als afbeelding bij de werkbon en kan worden meegestuurd in de bevestigingsmail naar de klant.

Ja, je kunt fotovelden toevoegen aan formulieren. Monteurs maken een foto met de camera van hun telefoon of tablet en voegen deze direct toe aan het formulier op locatie. Foto's worden opgeslagen bij de werkbon en zijn zichtbaar in het kantoorportaal.

Ja, digitale formulieren zijn een standaardfunctie in OutSmart en inbegrepen in alle abonnementen — van Launch (€168/jaar) tot Maximize. Er zijn geen extra kosten voor het aanmaken van formulieren of het aantal formulieren dat je kunt gebruiken.