Alles wat je wilt weten over digitale formulieren in OutSmart.
Wat zijn digitale formulieren in OutSmart? +
Digitale formulieren in OutSmart zijn configureerbare invulformulieren voor monteurs op smartphone of tablet — zoals inspectiechecklists, keuringsformulieren, servicerapporten en veiligheidscontroles. Monteurs vullen ze in op locatie, voegen foto's toe en halen een klanthandtekening op. Ingevulde formulieren zijn direct beschikbaar op kantoor, gekoppeld aan de bijbehorende werkbon.
Welke veldtypen kan ik gebruiken in een formulier? +
Formulieren in OutSmart ondersteunen tekstvelden, numerieke velden, datum- en tijdvelden, selectievakjes, keuzerondjes, keuzelijsten, fotovelden, handtekeningvelden en tabelvelden. Velden kun je verplicht maken, zodat monteurs geen stap overslaan en rapportages bij elke klus volledig en consistent blijven.
Worden formulieren automatisch gekoppeld aan werkbonnen? +
Ja, je kunt een formulier koppelen aan een specifiek werkbontype of dienst. Zodra een monteur een werkbon van dat type opent in de OutSmart app, verschijnt het formulier automatisch. Ingevulde formulieren worden opgeslagen bij de werkbon en zijn direct te zien in het kantoorportaal.
Kan ik een klanthandtekening ophalen via een digitaal formulier? +
Ja, je voegt een handtekeningveld toe aan het formulier. Op locatie tekent de klant digitaal op het scherm van de monteur's smartphone of tablet. De handtekening wordt opgeslagen als afbeelding bij de werkbon en kan worden meegestuurd in de bevestigingsmail naar de klant.
Kunnen monteurs foto's toevoegen aan een formulier? +
Ja, je kunt fotovelden toevoegen aan formulieren. Monteurs maken een foto met de camera van hun telefoon of tablet en voegen deze direct toe aan het formulier op locatie. Foto's worden opgeslagen bij de werkbon en zijn zichtbaar in het kantoorportaal.
Zijn digitale formulieren inbegrepen in het OutSmart abonnement? +
Ja, digitale formulieren zijn een standaardfunctie in OutSmart en inbegrepen in alle abonnementen — van Launch (€168/jaar) tot Maximize. Er zijn geen extra kosten voor het aanmaken van formulieren of het aantal formulieren dat je kunt gebruiken.
Is een digitaal getekende handtekening geldig? +
Ja, een digitale handtekening is in Nederland en België juridisch geldig op grond van de eIDAS-verordening (EU 910/2014), die elektronische handtekeningen gelijkstelt aan handgeschreven handtekeningen. Voor werkbonnen volstaat een gewone elektronische handtekening: de klant tekent op het scherm, de bon wordt vastgelegd met tijdstempel en locatie. Dit is volledig rechtsgeldig als bewijs van akkoord.
Kan ik een veld verplicht maken op basis van een ander antwoord? +
Ja, met voorwaardelijke logica. Je kunt een veld verplicht, bewerkbaar of verborgen maken afhankelijk van een ander antwoord — met een eenvoudige voorwaarde of, bij de geavanceerde modus, met meerdere regels gecombineerd via EN/OF.
Kan OutSmart automatisch totalen berekenen in een formulier? +
Ja. Numerieke velden en tabelkolommen kunnen een formule gebruiken met rekenkundige bewerkingen en verwijzingen naar andere velden, zodat totalen en subtotalen automatisch worden berekend in plaats van handmatig ingevoerd.
Kan ik herhaalde metingen of inspectiewaarden vastleggen in een tabel? +
Ja, met een tabelveld. Daarmee leg je gestructureerde rijen of kolommen vast — bijvoorbeeld metingen op meerdere punten, checklistwaarden of herhaalde aantallen — horizontaal of verticaal ingedeeld.
Wat gebeurt er met oude formulierresultaten als ik een formulier bijwerk? +
Ingevulde resultaten op bestaande werkbonnen behouden de versie van het formulier die destijds werd gebruikt. Alleen nieuwe werkbonnen gebruiken de bijgewerkte versie.
Kan ik bepalen wie formulieren mag bewerken en wie ze alleen mag invullen? +
Ja. Rechten voor formulierbeheer (aanmaken/bewerken/verwijderen) en formuliergebruik (openen/invullen op een werkbon) stel je apart in, zodat beheerders de controle houden en monteurs alleen invullen.
Kan een formulier gekoppeld worden aan een specifiek object of asset? +
Ja. Een object-gerelateerd formulier koppelt het resultaat aan een specifiek object, zodat de service- of inspectiehistorie bij het juiste object blijft staan in plaats van alleen bij de werkbon.
Wat is het verschil tussen een standaardformulier en een Visueel Formulier? +
Een standaardformulier is een snelle vragenlijst; een Visueel Formulier plaatst de velden direct op een bestaande PDF-lay-out, voor wanneer het einddocument een vaste, herkenbare uitstraling moet behouden.
Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers
