Formulários

Registo de tudo, à medida da empresa.

Com Formulários no OutSmart, criam-se facilmente listas de verificação e questionários digitais que se adaptam perfeitamente aos processos da empresa. Alguns exemplos: formulários de admissão, relatórios de entrega, checklists de segurança (LMRA) ou controlos de qualidade. As perguntas, opções de resposta e campos obrigatórios são definidos livremente, garantindo que cada colaborador recolhe as informações corretas – estruturadas e sempre legíveis.

Experimente Gratis
Solicitar Demonstração
5_stars    Mais de 20.000 utilizadores diários
_BEN1185 transparant_

Os Formulários digitais da OutSmart são formulários personalizáveis para equipas de campo, permitindo criar checklists, relatórios de inspeção e protocolos de entrega sem conhecimentos de programação — com um editor drag-and-drop. Os técnicos preenchem os formulários na app, com campos obrigatórios, fotos e assinatura do cliente. Os formulários preenchidos são automaticamente guardados na ordem de trabalho. Disponível em todos os planos OutSmart a partir de €168/ano.

 

Trabalho padronizado com formulários

Os formulários são ligados diretamente às ordens de trabalho, objetos ou projetos, construindo um histórico completo e evitando papéis soltos ou dados incompletos. Os técnicos preenchem formulários via a aplicação móvel, mesmo em movimento, incluindo fotos, assinaturas ou preenchimento automático com dados do cliente.

Esta flexibilidade garante que os formulários são valiosos tanto internamente como para clientes, assegurando a qualidade e gerando relatórios profissionais fáceis de partilhar — uma forma de demonstrar que a organização trabalha de maneira cuidadosa e transparente.

 

Forms visual
 

Exemplo Prático

Uma empresa de instalação utiliza uma checklist de entrega no OutSmart. Os técnicos verificam passo a passo todos os pontos, adicionam uma foto do resultado final e pedem ao cliente para assinar digitalmente. O relatório é automaticamente guardado na ordem de trabalho e partilhado com o cliente.

Vantagens
  • Sempre completo – nenhuma informação em falta
  • Flexível – perguntas e campos obrigatórios definidos livremente
  • Ligação direta – às ordens de trabalho, objetos e projetos
  • Profissional – relatórios digitais para cliente e back‑office
Forms visual 2
Formulários de Inspeção

Inspeções digitais com fotos e assinatura — sem papel em obra

Vantagem: Relatórios de inspeção prontos no momento — sem transcrição posterior

Com o OutSmart, os técnicos preenchem formulários de inspeção diretamente na app: campos de texto, listas de verificação, fotografias e observações. O cliente assina no tablet no final da visita. O relatório está disponível no escritório em tempo real.

Os formulários são criados e personalizados no escritório sem programação, arrastando e largando campos e definindo obrigatoriedade e lógica condicional. Um formulário de inspeção de caldeira é diferente de um de instalação elétrica — cada tipo de trabalho tem o seu.

Formulários personalizáveis por tipo de trabalho — sem programação
Fotos capturadas na app e associadas automaticamente à ordem
Assinatura do cliente no tablet — válida e arquivada
"As nossas inspeções são agora documentadas de forma consistente — nenhum técnico esquece campos."
Cliente OutSmart
Checklists Digitais

Checklist de manutenção completada ponto por ponto — nada esquecido

Vantagem: Qualidade de serviço consistente independentemente do técnico

Os técnicos do OutSmart seguem checklists digitais durante cada intervenção: cada ponto é marcado como OK, NOK ou N/A, com comentário e foto quando necessário. O gestor vê em tempo real quantos pontos foram verificados.

Para manutenções preventivas, a checklist é associada automaticamente à ordem de trabalho — o técnico não precisa de procurar o formulário certo. Checklists incompletas geram alertas automáticos.

Checklist associada automaticamente ao tipo de ordem
Campos OK/NOK/N/A com comentário e foto
Alerta automático para checklists incompletas
"A qualidade das nossas manutenções tornou-se uniforme — mesmo com técnicos novos."
Cliente OutSmart
Relatórios de Obra

Relatório de visita gerado automaticamente — enviado ao cliente por e-mail

Vantagem: Documentação profissional de cada visita — zero esforço administrativo

Quando o técnico fecha a ordem de trabalho no OutSmart, o sistema gera automaticamente um relatório de visita em PDF: trabalhos executados, materiais usados, fotos, tempo gasto e assinatura do cliente. Enviado automaticamente ao cliente por e-mail.

O relatório serve como base de faturação e como documento de garantia. Para obras com fases, o relatório acumula todas as visitas num único documento histórico por instalação.

PDF de relatório gerado automaticamente — com fotos e assinatura
Envio automático ao cliente após conclusão da ordem
Histórico de relatórios por instalação — acessível a qualquer momento
"Os clientes recebem relatório no próprio dia — a nossa imagem profissional melhorou muito."
Cliente OutSmart

Formulários de campo com e sem OutSmart

EtapaSem OutSmartCom OutSmart
Criar formulárioImprimir e distribuir formulários em papelEditor drag-and-drop no browser — pronto em minutos
Preencher formulárioCaneta em papel, ilegívelNa app — campos obrigatórios, upload de foto, assinatura
Arquivar formulárioDigitalizar ou arquivo em pastaAutomaticamente guardado na ordem de trabalho — sempre acessível
Preencher sem internetO papel funciona offlineA app OutSmart funciona offline — sincroniza automaticamente
Obter assinatura do clienteAssinar em papel, digitalizarAssinatura digital diretamente no dispositivo — juridicamente válida
3232784

Ordens de trabalho por ano

5172

Os clientes confiam na OutSmart

14
+

Anos de experiência

Dependíamos muito do papel.Graças ao OutSmart conseguimos ganhar eficiência em vários processos com os nossos fornecedores e parceiros. Os clientes estão muito mais satisfeitos.

CapitalGás, Pedro Vaz

Os técnicos apenas têm de abrir a app e sabem para onde têm de ir. Customizámos os nossos formulários para serem exatamente o que eram em papel, mas agora em digital, ou seja, digitalizámos os  nossos processos ao máximo.

Exaclean, Pedro Rodrigues

 

Com a OutSmart, a Tecnifir passou a estar mais organizada e o processo de facturação muito mais rápido e eficaz. Fácil e intuitivo. O Cliente fica, de imediato, com o relatório da intervenção, assim que o técnico a termina.

Tecnifir, Fábio Rodrigues

 

Perguntas frequentes sobre Formulários na OutSmart

Formulários digitais para serviço de campo substituem papel e PDF nas inspeções, checklists e relatórios de obra. Com o OutSmart, os técnicos preenchem formulários na app com fotos e assinatura do cliente. Os dados chegam ao escritório em tempo real.
Sim. No OutSmart, é possível criar formulários personalizados por tipo de trabalho com campos de texto, listas de verificação, menus de seleção e campos de foto. Não é necessária programação — os campos são arrastados e largados, com configuração da lógica condicional.
Sim. O técnico apresenta o tablet ao cliente no final da visita para assinatura digital. A assinatura é arquivada no relatório de visita e enviada automaticamente por e-mail ao cliente.
Formulários digitais substituem checklists e protocolos em papel. Os técnicos preenchem-nos na app no smartphone ou tablet — com campos obrigatórios, upload de fotos e assinatura digital. Os formulários OutSmart são automaticamente guardados na ordem de trabalho e imediatamente disponíveis no escritório.
É possível criar qualquer tipo de formulário: inspeções de entrada, protocolos de entrega, checklists de segurança, relatórios de inspeção, registo de danos ou protocolos de manutenção. O editor drag-and-drop oferece campos de texto, campos sim/não, menus suspensos, upload de fotos e campos de assinatura.
Sim. A app OutSmart funciona offline. Os técnicos abrem formulários, preenchem-nos e obtêm fotos e assinaturas — mesmo sem rede móvel. Todos os dados são sincronizados automaticamente assim que a ligação é restabelecida.
Os formulários preenchidos são automaticamente associados à respetiva ordem de trabalho e guardados como PDF, podendo ser consultados no escritório a qualquer momento, transferidos ou enviados ao cliente.
Sim. No editor de formulários, os campos podem ser marcados como obrigatórios. O técnico só pode concluir a ordem quando todos os campos obrigatórios estiverem preenchidos. Também é possível configurar fluxos de aprovação.
Os formulários digitais estão incluídos em todos os planos OutSmart — a partir de €168/ano (Launch, 1 utilizador). 14 dias de teste gratuito, sem cartão de crédito.

O que são formulários digitais para serviço de campo?

Formulários digitais para serviço de campo substituem papel e PDF nas inspeções, checklists e relatórios de obra. Com o OutSmart, os técnicos preenchem formulários na app com fotos e assinatura do cliente. Os dados chegam ao escritório em tempo real.

Posso criar formulários personalizados no OutSmart?

Sim. No OutSmart, é possível criar formulários personalizados por tipo de trabalho com campos de texto, listas de verificação, menus de seleção e campos de foto. Não é necessária programação — os campos são arrastados e largados, com configuração da lógica condicional.

Os clientes podem assinar digitalmente no OutSmart?

Sim. O técnico apresenta o tablet ao cliente no final da visita para assinatura digital. A assinatura é arquivada no relatório de visita e enviada automaticamente por e-mail ao cliente.

Sim. A lógica condicional permite que um campo se torne obrigatório, editável ou oculto consoante outra resposta, através de regras simples de uma condição ou de combinações avançadas com E/OU.
Sim. Os campos numéricos e as colunas de tabela podem utilizar fórmulas com operações aritméticas e referências a outros campos, calculando totais e subtotais em vez de serem inseridos manualmente.
Sim. Os campos de tabela recolhem linhas ou colunas estruturadas — para medições em vários pontos, valores de checklist ou quantidades repetidas — em orientação horizontal ou vertical.
Os resultados já preenchidos em ordens de trabalho existentes mantêm a versão do formulário utilizada nessa altura; apenas as novas ordens de trabalho passam a utilizar a versão atualizada.
Sim. As permissões de gestão de formulários (criar, editar, eliminar) e as permissões de utilização (abrir e preencher numa ordem de trabalho) são definidas separadamente, permitindo que os administradores mantenham o controlo enquanto os técnicos apenas preenchem os formulários.
Sim. Os formulários ligados a um objeto associam o resultado a esse objeto específico, mantendo o histórico de serviço e de inspeção ligado ao ativo correto e não apenas à ordem de trabalho.
Treze tipos, incluindo texto, numérico, data/hora, caixas de verificação, botões de opção, listas suspensas, assinatura, fotografia e campos de tabela — suficientes para cobrir a maioria das necessidades de inspeção e reporte sem recorrer a um layout em PDF.
Um formulário padrão é uma lista de perguntas rápida de criar; um Formulário Visual coloca os campos diretamente sobre um layout PDF existente, para os casos em que o documento final precisa de manter uma aparência fixa e personalizada.

Registo e período experimental gratuito de 14 dias!

Experimente Gratis
Solicitar Demonstração