Formulare

Alles so festhalten, wie du es willst.

Mit Formularen in OutSmart erstellst du im Handumdrehen digitale Checklisten und Fragebögen, die perfekt zu deinen Prozessen passen. Denk an Aufnahmeformulare, Abnahmeprotokolle, Sicherheitschecks (LMRA) oder Qualitätskontrollen. Du bestimmst selbst die Fragen, Antwortoptionen und Pflichtfelder. So stellst du sicher, dass jeder Mitarbeiter die richtigen Informationen sammelt – strukturiert und immer leserlich.

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OutSmart Formulare sind digitale Checklisten und Inspektionsformulare, die Techniker auf Tablet oder Smartphone ausfüllen. Erstelle branchenspezifische Formulare für Wartungen, Abnahmen oder Sicherheitsinspektionen. Ausgefüllte Formulare werden automatisch dem Auftrag zugeordnet.

OutSmart Formulare sind anpassbare digitale Formulare für den Außendienst. Erstelle Checklisten, Inspektionsbögen und Übergabeprotokolle ohne Programmierkenntnisse — per Drag-and-Drop-Editor. Techniker füllen Formulare in der App aus, mit Pflichtfeldern, Fotos und Kundenunterschrift. Ausgefüllte Formulare werden automatisch am Arbeitsauftrag gespeichert. Verfügbar in allen OutSmart-Plänen ab €168/Jahr.

 

Flexibilität und Qualität

Formulare werden direkt mit Arbeitsaufträgen, Objekten oder Projekten verknüpft. So baust du eine lückenlose Historie auf und verhinderst lose Papiere oder unvollständige Daten. Monteure füllen die Formulare über die mobile App aus, auch unterwegs, inklusive Fotos, Unterschriften oder automatisch eingetragener Kundendaten.

Diese Flexibilität sorgt dafür, dass Formulare sowohl intern als auch beim Kunden von Wert sind. Du sicherst die Qualität und erstellst professionelle Berichte, die du einfach teilen kannst. So zeigst du, dass deine Organisation sorgfältig und transparent arbeitet.

Forms visual
 

Praxisbeispiel

Ein Installationsbetrieb nutzt eine Abnahme-Checkliste in OutSmart. Monteure gehen Schritt für Schritt alle Punkte durch, fügen ein Foto des Endergebnisses hinzu und lassen den Kunden digital unterschreiben. Das Protokoll wird automatisch beim Arbeitsauftrag gespeichert und direkt mit dem Kunden geteilt.

Vorteile
  • Immer vollständig – keine fehlenden Angaben mehr
  • Flexibel – eigene Fragen und Vorgaben festlegen
  • Direkt verknüpft – mit Arbeitsaufträgen, Objekten und Projekten
  • Professionell – digitale Berichte für Kunden und Backoffice
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Digitale Inspektionen

Inspektionsberichte mit Fotos und Unterschrift — kein Papier auf der Baustelle

Vorteil: Berichte fertig im Moment der Ausführung — keine nachträgliche Abschrift

Mit OutSmart füllen Techniker Inspektionsformulare direkt in der App aus: Textfelder, Checklisten, Fotos und Bemerkungen. Der Kunde unterschreibt digital auf dem Tablet. Der Bericht ist im Büro sofort verfügbar.

Formulare werden im Büro per Drag-and-Drop erstellt — kein Code, keine IT. Ein Heizungswartungsprotokoll ist anders aufgebaut als ein Elektroprotokoll — jeder Auftragstyp hat sein eigenes Formular.

Individuelle Formulare je Auftragstyp — ohne Programmierung
Fotos automatisch dem Auftrag zugeordnet
Digitale Kundenunterschrift — gültig und archiviert
"Unsere Inspektionen sind jetzt lückenlos dokumentiert — kein Techniker vergisst mehr Felder."
OutSmart Kunde
Digitale Checklisten

Wartungscheckliste Punkt für Punkt abgehakt — nichts vergessen

Vorteil: Gleichbleibende Servicequalität unabhängig vom Techniker

OutSmart-Techniker arbeiten bei jeder Wartung eine digitale Checkliste ab: jeder Punkt als OK, nicht OK oder N/A markiert — mit Kommentar und Foto. Die Führungskraft sieht den Fortschritt in Echtzeit.

Die Checkliste wird automatisch dem Auftragstyp zugeordnet — der Techniker sucht nicht nach dem richtigen Formular. Unvollständige Checklisten lösen automatisch eine Warnung aus.

Checkliste automatisch dem Auftragstyp zugeordnet
OK/nicht OK/N/A mit Kommentar und Foto
Warnung bei unvollständigen Checklisten
"Die Qualität unserer Wartungen ist jetzt einheitlich — auch bei neuen Technikern."
OutSmart Kunde
Auftragsberichte

Auftragsbericht automatisch erstellt — sofort per E-Mail an den Kunden

Vorteil: Professionelle Dokumentation jedes Einsatzes — null Verwaltungsaufwand

Beim Auftragsabschluss erstellt OutSmart automatisch einen PDF-Bericht: Arbeiten, Materialien, Fotos, Zeitaufwand und Kundenunterschrift. Automatischer E-Mail-Versand an den Kunden.

Der Bericht dient als Rechnungsgrundlage und Gewährleistungsdokument. Bei Projekten fasst OutSmart alle Einsätze zu einem Gesamtbericht je Anlage zusammen.

PDF-Bericht automatisch generiert — mit Fotos und Unterschrift
Automatischer Versand an den Kunden nach Abschluss
Anlagenhistorie mit allen Berichten — jederzeit abrufbar
"Kunden erhalten den Bericht noch am selben Tag — unser professionelles Auftreten hat sich deutlich verbessert."
OutSmart Kunde

Digitale vs. papierbasierte Formulare im Außendienst

SchrittOhne OutSmartMit OutSmart
Formular erstellenPapierformulare drucken und verteilenDrag-and-Drop-Editor im Browser — in Minuten fertig
Formular ausfüllenStift auf Papier, unleserlichPer App — Pflichtfelder, Foto-Upload, Unterschrift
Formular archivierenEinscannen oder Ablage im OrdnerAutomatisch am Arbeitsauftrag gespeichert — jederzeit abrufbar
Ausfüllen ohne InternetPapier funktioniert offlineOutSmart App funktioniert offline — synchronisiert automatisch
Kundenunterschrift einholenPapier unterschreiben lassen, einscannenDigitale Unterschrift direkt auf dem Gerät — rechtsgültig
3232784

Arbeitsauftrage per Jahr

5172

Unternehmen digitalisiert met OutSmart

14
+

Jahre Erfahrung

OutSmart ist benutzerfreundlich, umfassend und einfach zu bedienen. Für uns ist es das Tool, das ich jeder Organisation empfehlen würde.

Kimberley, Oostendorp Nederland

OutSmart ist sehr professionell und für unsere Geschäftsprozesse unverzichtbar. Alle Prozesse laufen jetzt viel effizienter ab.

Twan van Horssen, Mobility Installations

 

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Häufige Fragen zu Formulare in OutSmart

Digitale Formulare ersetzen Papierchecklisten und -protokolle. Techniker füllen sie per App auf dem Smartphone oder Tablet aus — mit Pflichtfeldern, Foto-Upload und digitaler Unterschrift. OutSmart Formulare werden automatisch am Arbeitsauftrag gespeichert und sind sofort im Büro abrufbar.
Du kannst beliebige Formulartypen erstellen: Eingangskontrollen, Übergabeprotokolle, Sicherheitschecklisten, Inspektionsbögen, Schadensaufnahmen oder Wartungsprotokolle. Der Drag-and-Drop-Editor bietet Textfelder, Ja/Nein-Felder, Dropdowns, Foto-Upload und Unterschriftenfelder.
Ja. Die OutSmart App ist offline-fähig. Techniker öffnen Formulare, füllen sie aus und nehmen Fotos und Unterschriften entgegen — auch ohne Mobilfunknetz. Alle Daten werden automatisch synchronisiert, sobald wieder Internet verfügbar ist.
Ausgefüllte Formulare werden automatisch dem jeweiligen Arbeitsauftrag zugeordnet und als PDF gespeichert. Du kannst sie im Büro jederzeit aufrufen, herunterladen oder an den Kunden senden.
Ja. Im Formular-Editor kannst du Felder als Pflichtfelder markieren. Der Techniker kann den Auftrag erst abschließen, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Freigabe-Workflows lassen sich ebenfalls abbilden.
Digitale Formulare sind in allen OutSmart-Paketen enthalten — ab €168/Jahr (Launch, 1 Nutzer). Komplexe visuelle Formularvorlagen sind als Power-Up erhältlich. 14 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte.

Was sind digitale Formulare für den Außendienst?

Digitale Formulare ersetzen Papier bei Inspektionen, Checklisten und Berichten. Techniker füllen sie in der App aus mit Fotos und Kundenunterschrift — Daten sofort im Büro.

Kann ich individuelle Formulare in OutSmart erstellen?

Ja. Per Drag-and-Drop, ohne Programmierung — Textfelder, Checklisten, Auswahlmenüs und Fotofelder frei kombinierbar.

Können Kunden in OutSmart digital unterschreiben?

Ja. Digitale Unterschrift auf dem Tablet, im Bericht archiviert und automatisch per E-Mail gesendet.

Ja. Mit bedingter Logik wird ein Feld je nach einer anderen Antwort verpflichtend, bearbeitbar oder ausgeblendet — über einfache Ein-Bedingungs-Regeln oder erweiterte UND/ODER-Kombinationen.
Ja. Numerische Felder und Tabellenspalten können Formeln mit Rechenoperationen und Verweisen auf andere Felder verwenden, sodass Summen und Zwischensummen berechnet statt manuell eingetragen werden.
Ja. Tabellenfelder erfassen strukturierte Zeilen oder Spalten — für Messungen an mehreren Punkten, Checklistenwerte oder wiederkehrende Mengen — horizontal oder vertikal angeordnet.
Abgeschlossene Ergebnisse auf bestehenden Arbeitsaufträgen behalten die Version des Formulars, die zum jeweiligen Zeitpunkt verwendet wurde; nur neue Arbeitsaufträge nutzen die aktualisierte Version.
Ja. Berechtigungen für die Formularverwaltung (erstellen/bearbeiten/löschen) und für die Formularnutzung (öffnen/ausfüllen auf einem Arbeitsauftrag) werden getrennt eingestellt, sodass Administratoren die Kontrolle behalten, während Techniker nur Formulare ausfüllen.
Ja. Objektgebundene Formulare verknüpfen das Ergebnis mit einem bestimmten Objekt, sodass die Service- oder Inspektionshistorie am richtigen Objekt hängt statt nur am Arbeitsauftrag.
Es stehen zahlreiche Feldtypen zur Verfügung, darunter Text, numerische Felder, Datum/Uhrzeit, Kontrollkästchen, Auswahlfelder, Dropdown-Listen, Unterschrift, Foto und Tabellenfelder — genug, um die meisten Inspektions- und Berichtsanforderungen ohne PDF-Layout abzudecken.
Ein Standardformular ist eine schnelle Fragenliste; ein visuelles Formular platziert Felder direkt auf einem bestehenden PDF-Layout, wenn das Enddokument ein festes, gebrandetes Aussehen behalten muss.