Formulare

Alles so festhalten, wie du es willst.

Mit Formularen in OutSmart erstellst du im Handumdrehen digitale Checklisten und Fragebögen, die perfekt zu deinen Prozessen passen. Denk an Aufnahmeformulare, Abnahmeprotokolle, Sicherheitschecks (LMRA) oder Qualitätskontrollen. Du bestimmst selbst die Fragen, Antwortoptionen und Pflichtfelder. So stellst du sicher, dass jeder Mitarbeiter die richtigen Informationen sammelt – strukturiert und immer leserlich.

Über 20.000 zufriedene Nutzer täglich

Flexibilität und Qualität

Formulare werden direkt mit Arbeitsaufträgen, Objekten oder Projekten verknüpft. So baust du eine lückenlose Historie auf und verhinderst lose Papiere oder unvollständige Daten. Monteure füllen die Formulare über die mobile App aus, auch unterwegs, inklusive Fotos, Unterschriften oder automatisch eingetragener Kundendaten.

Diese Flexibilität sorgt dafür, dass Formulare sowohl intern als auch beim Kunden von Wert sind. Du sicherst die Qualität und erstellst professionelle Berichte, die du einfach teilen kannst. So zeigst du, dass deine Organisation sorgfältig und transparent arbeitet.

Praxisbeispiel

Ein Installationsbetrieb nutzt eine Abnahme-Checkliste in OutSmart. Monteure gehen Schritt für Schritt alle Punkte durch, fügen ein Foto des Endergebnisses hinzu und lassen den Kunden digital unterschreiben. Das Protokoll wird automatisch beim Arbeitsauftrag gespeichert und direkt mit dem Kunden geteilt.

Vorteile

Immer vollständig – keine fehlenden Angaben mehr
Flexibel – eigene Fragen und Vorgaben festlegen
Direkt verknüpft – mit Arbeitsaufträgen, Objekten und Projekten
Professionell – digitale Berichte für Kunden und Backoffice

Digitale vs. papierbasierte Formulare im Außendienst

Schritt	Ohne OutSmart	Mit OutSmart
Formular erstellen	Papierformulare drucken und verteilen	Drag-and-Drop-Editor im Browser — in Minuten fertig
Formular ausfüllen	Stift auf Papier, unleserlich	Per App — Pflichtfelder, Foto-Upload, Unterschrift
Formular archivieren	Einscannen oder Ablage im Ordner	Automatisch am Arbeitsauftrag gespeichert — jederzeit abrufbar
Ausfüllen ohne Internet	Papier funktioniert offline	OutSmart App funktioniert offline — synchronisiert automatisch
Kundenunterschrift einholen	Papier unterschreiben lassen, einscannen	Digitale Unterschrift direkt auf dem Gerät — rechtsgültig

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Arbeitsauftrage per Jahr

5172

Unternehmen digitalisiert met OutSmart

Jahre Erfahrung

OutSmart ist benutzerfreundlich, umfassend und einfach zu bedienen. Für uns ist es das Tool, das ich jeder Organisation empfehlen würde.

Kimberley, Oostendorp Nederland

OutSmart ist sehr professionell und für unsere Geschäftsprozesse unverzichtbar. Alle Prozesse laufen jetzt viel effizienter ab.

Twan van Horssen, Mobility Installations

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Häufige Fragen zu Formulare in OutSmart

Digitale Formulare ersetzen Papierchecklisten und -protokolle. Techniker füllen sie per App auf dem Smartphone oder Tablet aus — mit Pflichtfeldern, Foto-Upload und digitaler Unterschrift. OutSmart Formulare werden automatisch am Arbeitsauftrag gespeichert und sind sofort im Büro abrufbar.

Du kannst beliebige Formulartypen erstellen: Eingangskontrollen, Übergabeprotokolle, Sicherheitschecklisten, Inspektionsbögen, Schadensaufnahmen oder Wartungsprotokolle. Der Drag-and-Drop-Editor bietet Textfelder, Ja/Nein-Felder, Dropdowns, Foto-Upload und Unterschriftenfelder.

Ja. Die OutSmart App ist offline-fähig. Techniker öffnen Formulare, füllen sie aus und nehmen Fotos und Unterschriften entgegen — auch ohne Mobilfunknetz. Alle Daten werden automatisch synchronisiert, sobald wieder Internet verfügbar ist.

Ausgefüllte Formulare werden automatisch dem jeweiligen Arbeitsauftrag zugeordnet und als PDF gespeichert. Du kannst sie im Büro jederzeit aufrufen, herunterladen oder an den Kunden senden.

Ja. Im Formular-Editor kannst du Felder als Pflichtfelder markieren. Der Techniker kann den Auftrag erst abschließen, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Freigabe-Workflows lassen sich ebenfalls abbilden.

Digitale Formulare sind in allen OutSmart-Paketen enthalten — ab €168/Jahr (Launch, 1 Nutzer). Komplexe visuelle Formularvorlagen sind als Power-Up erhältlich. 14 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte.

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