Sub-administraties

Beheer meerdere bedrijven/vestigingen vanuit één omgeving

Met de Power-Up Sub-administraties beheer je eenvoudig meerdere bedrijven of vestigingen vanuit één OutSmart-account. Elke sub-administratie heeft een eigen klantenbestand, artikelen, werkbonnen en koppeling naar de boekhouding. Zo houd je administraties volledig gescheiden, terwijl je toch vanuit één centrale plek overzicht en controle behoudt.

Dit is vooral waardevol voor organisaties met meerdere werkmaatschappijen of labels. Je kunt dezelfde medewerkers in meerdere administraties inzetten, zonder dubbele accounts aan te maken. Het planbord houdt automatisch rekening met beschikbaarheid over alle administraties heen, zodat je nooit dubbel plant of iemand overbelast.

Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers

Switch makkelijk tussen bedrijven

Ook in de app wisselen medewerkers eenvoudig tussen administraties. Ze zien per administratie de juiste werkbonnen, artikelen en klanten. Dit voorkomt verwarring en maakt het mogelijk om gestructureerd te werken, zelfs als je verschillende BV’s of vestigingen beheert.

Daarnaast biedt de Power-Up flexibiliteit in uitstraling: offertes, werkbonnen en facturen kunnen per sub-administratie een eigen lay-out hebben. Zo behoud je de identiteit van elke werkmaatschappij, terwijl je toch centraal de touwtjes in handen hebt.

Praktijkvoorbeeld

Een installatiegroep met drie BV’s gebruikte Sub-administraties om het beheer te centraliseren. Medewerkers waren inzetbaar bij meerdere BV’s, maar dankzij de gescheiden administraties bleef de boekhouding overzichtelijk en compliant. Bovendien konden ze per BV een eigen huisstijl gebruiken voor offertes en facturen, waardoor klanten altijd de juiste bedrijfsidentiteit terugzagen.

Voordelen

Meerdere bedrijven of vestigingen beheren vanuit één account.
Gescheiden klanten, artikelen en boekhoudkoppelingen.
Medewerkers inzetbaar over meerdere administraties, zonder dubbele accounts.
Eigen lay-outs per administratie voor offertes, werkbonnen en facturen.

3232784

Werkbonnen per jaar

5172

Klanten vertrouwen op OutSmart

Jaren ervaring

OutSmart is gebruiksvriendelijk, compleet en gewoon makkelijk in gebruik. Voor ons dé tool die ik elke organisatie zou aanraden.

Kimberley, Oostendorp Nederland

OutSmart is zeer professioneel en onmisbaar in ons bedrijfsproces. Alle processen draaien nu veel efficiënter.

Twan van Horssen, Mobility Installations

Met of zonder sub-administraties in OutSmart

Zo verschilt het beheren van meerdere vestigingen of merken met en zonder sub-administraties.

Situatie	Zonder sub-administraties	Met OutSmart sub-administraties
Meerdere vestigingen beheren	Aparte accounts per vestiging — dubbele licentiekosten en beheer	Alle vestigingen in één account, elk met eigen instellingen en lay-out
Eigen huisstijl per merk	Werkbonnen en facturen zien er hetzelfde uit voor alle merken	Elke sub-administratie heeft eigen logo, kleuren en documentlay-out
Rapportages per vestiging	Handmatig filteren en samenvoegen van data uit meerdere accounts	Rapporten per sub-administratie én gecombineerd op management-niveau
Medewerkers afschermen	Medewerkers van vestiging A zien ook data van vestiging B	Medewerkers zien alleen de sub-administratie(s) waartoe ze toegang hebben

Veelgestelde vragen over sub-administraties in OutSmart

Sub-administraties in OutSmart zijn afzonderlijke omgevingen binnen één account waarmee bedrijven meerdere vestigingen, merken of bedrijfsonderdelen beheren. Elke sub-administratie heeft eigen instellingen, documentlay-outs en rapportages, terwijl het management een gecombineerd overzicht heeft van alle sub-administraties.

Ja, elke sub-administratie heeft een eigen naam, logo, kleurenschema en documentlay-out. Werkbonnen en facturen vanuit sub-administratie A zien er anders uit dan die van sub-administratie B — zo behoud je de eigen merkidentiteit per vestiging of merk.

Ja, je kunt medewerkers toegang geven tot een of meerdere sub-administraties. Een planner kan dan schakelen tussen vestigingen, terwijl een monteur alleen zijn eigen vestiging ziet. De toegang stel je in via het gebruikersprofiel.

Beide. Je kunt rapporten opvragen per afzonderlijke sub-administratie — handig voor vestigingsmanagers — én gecombineerd over alle sub-administraties tegelijk, voor management-overzichten en consolidaties.

Met aparte accounts betaal je dubbele licenties en beheer je alles los van elkaar. Sub-administraties binnen één account delen de licentie, het gebruikersbeheer en de centrale instellingen, terwijl data en lay-outs toch per eenheid gescheiden zijn. Dit scheelt kosten en administratie.

Sub-administraties zijn een betaalde uitbreiding op OutSmart. Neem contact op met OutSmart of bekijk de prijspagina voor de beschikbaarheid en actuele kosten. Basisabonnementen starten vanaf €168 per jaar.