Visual Forms

Digitaal invullen, vertrouwde opmaak als op papier

De overstap van papieren formulieren naar digitaal werken hoeft geen grote stap te zijn. Met Visual Forms in OutSmart werk je digitaal, terwijl het formulier er precies zo uitziet als op papier. Het originele document staat op de achtergrond, en de velden vul je er direct overheen in. Zo blijft de herkenbare lay-out behouden, terwijl je profiteert van alle voordelen van digitaal werken.

Let op: Deze functie bevindt zich momenteel in bètafase en is uitsluitend beschikbaar op iOS-apparaten.

Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers

Je traditionele formulier, digitaal

Visual Forms combineert herkenbaarheid met efficiëntie. Geen onleesbare handschriften meer, geen zoekgeraakte papieren, maar altijd direct beschikbaar in de backoffice. Bovendien wordt elk formulier automatisch gekoppeld aan de juiste werkbon of klant. Daarmee wordt invullen sneller, foutlozer en overzichtelijker – ideaal voor teams die gewend zijn aan papier of klanten die specifieke formats eisen.

Voor certificerende instanties of opdrachtgevers die vaste formats vereisen, biedt Visual Forms een eenvoudige manier om aan alle eisen te voldoen zonder terug te vallen op papier. Het geeft je bedrijf een professionele uitstraling en maakt de overgang naar digitaal soepel en laagdrempelig. Zo blijft het werk stromen en houd je grip op de kwaliteit van je registratie.

Praktijkvoorbeeld

Een inspectiebedrijf dat werkt voor woningcorporaties moet periodiek honderden keuringen uitvoeren volgens een wettelijk vastgesteld formulier. Met Visual Forms laden de monteurs het originele inspectieformulier op hun tablet. Ze vullen direct de vereiste velden digitaal in, maken foto’s van gebreken en laten de klant ter plekke tekenen. Het ingevulde formulier wordt automatisch gekoppeld aan de juiste werkbon en opgeslagen in de backoffice. Hierdoor hoeft er niets meer te worden nagescand of overgetypt, zijn de formulieren altijd uniform én direct beschikbaar voor rapportage of audits.

Let op: Omdat deze functie nog in bèta is en alleen beschikbaar is op iOS-apparaten, kunnen sommige functionaliteiten nog verder worden verbeterd. We waarderen je feedback!

Voordelen

Bekend en vertrouwd – werk net als op papier, maar digitaal
Makkelijk in gebruik – ideaal voor medewerkers die minder digitaal vaardig zijn
Direct gekoppeld – aan werkbonnen en klantgegevens
Professionele uitstraling – documenten in elke gewenste lay out

3232784

Werkbonnen per jaar

5172

Klanten vertrouwen op OutSmart

Jaren ervaring

OutSmart is gebruiksvriendelijk, compleet en gewoon makkelijk in gebruik. Voor ons dé tool die ik elke organisatie zou aanraden.

Kimberley, Oostendorp Nederland

OutSmart is zeer professioneel en onmisbaar in ons bedrijfsproces. Alle processen draaien nu veel efficiënter.

Twan van Horssen, Mobility Installations

Met of zonder Visual Forms in OutSmart

Zo verandert het formulierproces voor monteurs en kantoor met digitale Visual Forms.

Stap	Zonder Visual Forms	Met OutSmart Visual Forms
Formulier invullen op locatie	Papieren formulier meenemen, met pen invullen, kans op fouten of vergeten velden	Digitaal formulier openen op tablet, verplichte velden afdwingen, foto's toevoegen
Klanthandtekening ophalen	Papier laten ondertekenen, document bewaren of inscannen	Digitale handtekening direct op het formulier, opgeslagen bij de werkbon
Formulier verwerken op kantoor	Papier inscannen of gegevens overtypen in een digitaal systeem	Formulier is direct gekoppeld aan werkbon — geen overtypen, geen scannen
Fout ontdekken achteraf	Onleesbaar handschrift of ontbrekende velden pas later ontdekken	Verplichte velden gecontroleerd op locatie, fouten direct hersteld

Veelgestelde vragen over Visual Forms in OutSmart

Visual Forms is een OutSmart-functie waarmee medewerkers digitale formulieren invullen die er uitzien als het originele papieren document. De invulvelden worden op het formulier gepositioneerd zodat de opmaak vertrouwd aanvoelt. Ingevulde formulieren worden automatisch gekoppeld aan werkbonnen en klantgegevens.

Visual Forms is momenteel beschikbaar als bèta voor iOS-gebruikers (iPhone en iPad). Ondersteuning voor Android is in ontwikkeling. De functie werkt via de OutSmart mobiele app en vereist een actief OutSmart account.

Activeer Visual Forms via Instellingen in OutSmart. Upload vervolgens het originele formulier als PDF of afbeelding en positioneer de invulvelden. Na het configureren kunnen medewerkers het formulier direct gebruiken in de OutSmart app op iOS.

Ja, ingevulde Visual Forms worden automatisch opgeslagen en gekoppeld aan de bijbehorende werkbon en klantgegevens. Er is geen handmatig overtypen of inscannen nodig. De formulieren zijn direct zichtbaar in het kantoorportaal.

Een standaard werkbon in OutSmart heeft een vaste digitale opmaak voor uren, materialen en handtekeningen. Een Visual Form behoudt de opmaak van een bestaand papieren document — handig voor inspectierapportages, keuringsformulieren of branchespecifieke formulieren die een specifieke lay-out vereisen.

Visual Forms is momenteel beschikbaar als bèta en maakt deel uit van het OutSmart platform. Neem contact op met OutSmart voor de actuele beschikbaarheid en eventuele kosten als de functie uit bèta gaat. Alle andere abonnementen starten vanaf €168 per jaar.