Visuelle Formularvorlagen

Papierformulare digital und vertraut.

Mit dem Power-Up Visuelle Formularvorlagen digitalisierst du deine bestehenden Papierformulare ganz einfach. Lade einfach eine PDF-Datei oder einen Scan deines Formulars hoch und platziere in OutSmart digitale Felder darüber – wie Eingabefelder, Dropdowns oder Zahlenfelder.

Für deine Mitarbeitenden im Außendienst sieht das Formular in der App weiterhin genauso aus wie zuvor, nur jetzt vollständig digital.

Hinweis: Diese Funktion befindet sich derzeit in der Beta-Phase und ist nur für iOS-Geräte verfügbar.

Über 20.000 zufriedene Nutzer täglich

Vertraut im Layout, digital in der Anwendung

Das ist besonders intuitiv für Mitarbeitende im Feld: Sie erkennen das vertraute Layout und geben die Daten direkt auf dem Tablet oder Smartphone ein. Auch wer bisher lieber mit Papier gearbeitet hat, kann nahtlos umsteigen – denn das digitale Formular sieht genauso aus wie das alte Dokument.

Visuelle Formularvorlagen sind ideal für Formulare, die aufgrund gesetzlicher oder branchenspezifischer Vorschriften zwingend ausgefüllt werden müssen. Du behältst Stil und Struktur deiner bestehenden Formulare bei und profitierst gleichzeitig von den Vorteilen digitaler Verarbeitung und zentraler Speicherung.

So verbindest du die Vertrautheit und Einfachheit für deine Mitarbeitenden mit den Vorteilen digitaler Daten: schneller verfügbar, fehlerfrei und direkt nutzbar in Berichten oder Folgeprozessen.

Praxisbeispiel

Ein Installationsunternehmen arbeitete jahrelang mit gedruckten Inspektionsformularen, die Monteure per Hand ausfüllten. Mit Visuelle Formularvorlagen wurden diese Formulare eins zu eins digital nachgebaut. Monteure füllen nun dieselben vertrauten Felder in der App aus – und die Daten stehen sofort zentral im Backoffice zur Verfügung. Das spart Zeit, reduziert Fehler und macht die gesamte Verwaltung effizienter.

Vorteile

Papierformulare schnell und einfach in OutSmart digitalisieren
Vertrautes Layout für eine intuitive Nutzung durch Außendienstmitarbeitende
Ideal für Pflichtformulare von Behörden oder Branchenorganisationen
Sofortige digitale Verarbeitung und zentrale Datenspeicherung

Visuelle Protokolle mit und ohne OutSmart

Schritt	Ohne OutSmart	Mit OutSmart
Schaden oder Befund dokumentieren	Foto schießen, auf Papier beschriften, einscannen	Foto direkt in der App annotieren — Markierung, Beschriftung, Pfeil
Abnahmeprotokoll erstellen	Papierformular, handschriftlich ausfüllen	Digitale Vorlage in der App — alle Felder, Fotos, Unterschrift
Bericht an Kunden übergeben	Einscannen oder per Post senden	PDF automatisch generiert — per E-Mail direkt aus der App
Formular archivieren	Ordner, leicht verloren oder beschädigt	Automatisch am Arbeitsauftrag gespeichert — jederzeit abrufbar
Eigene Formulare gestalten	Druckerei oder Word-Vorlage	Visueller Editor im Browser — eigene Felder, Fotos, Layout

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Arbeitsauftrage per Jahr

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Unternehmen digitalisiert met OutSmart

Jahre Erfahrung

OutSmart ist benutzerfreundlich, umfassend und einfach zu bedienen. Für uns ist es das Tool, das ich jeder Organisation empfehlen würde.

Kimberley, Oostendorp Nederland

OutSmart ist sehr professionell und für unsere Geschäftsprozesse unverzichtbar. Alle Prozesse laufen jetzt viel effizienter ab.

Twan van Horssen, Mobility Installations

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Häufige Fragen zu Visuelle Formularvorlagen in OutSmart

Visuelle Formularvorlagen sind digitale Nachbildungen komplexer Papierformulare — mit der Möglichkeit, Fotos zu machen, darauf zu zeichnen, Beschädigungen zu markieren und digital zu unterschreiben. Techniker füllen sie in der App aus, das Ergebnis wird automatisch als PDF gespeichert.

Im OutSmart-Dashboard öffnest du den Formularvorlagen-Editor und lädst ein Hintergrundbild hoch (z. B. einen Grundriss oder ein Gerätefoto). Füge dann Felder hinzu: Textfelder, Checkboxen, Unterschriftenfelder oder Markierungspunkte. Die Vorlage ist sofort in der App verfügbar.

Ja. Techniker können während des Ausfüllens Fotos direkt in der App machen und in die Vorlage einfügen. Beschädigungen oder Auffälligkeiten können auf dem Foto annotiert werden — mit Pfeilen, Kreisen und Textbeschriftungen.

Ja. Nach dem Ausfüllen und Abschließen wird das Formular automatisch als PDF generiert und dem Arbeitsauftrag zugeordnet. Es ist sofort im Büro abrufbar und kann per E-Mail an den Kunden gesendet werden.

Typische Anwendungsfälle: Abnahmeprotokolle mit Grundrissmarkierung, Schadensberichte mit Fotoannotation, Installationsprotokolle mit Gerätefoto, Inspektionsberichte für technische Anlagen und Fahrzeugübergabeprotokolle.

Visuelle Formularvorlagen sind als Power-Up für alle OutSmart-Pakete verfügbar. Basis-Formulare sind in allen Paketen enthalten ab €168/Jahr. 14 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte.

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