Taken

Eenvoudig taken toewijzen en opvolgen.

Met de Power-Up Taken kun je eenvoudig losse taken aanmaken en toewijzen binnen OutSmart. Niet alles vraagt om een volledige werkbon, soms gaat het om een telefoontje, het opstellen van een offerte of het doorgeven van een korte boodschap.

Taken zijn daarvoor ideaal: klein, overzichtelijk en direct gekoppeld aan de juiste collega.

Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers

Slimme taken die je processen in beweging houden

Taken zorgen ervoor dat niets tussen wal en schip valt. Je kunt een taak koppelen aan een klant of een project, en de verantwoordelijke medewerker ziet deze direct terug in zijn of haar overzicht. Ook buitendienstmedewerkers kunnen taken ontvangen in de app, bijvoorbeeld een verzoek om materialen mee te nemen of een korte extra klus bij een bezoek.

Omdat Taken geïntegreerd is met de rest van OutSmart, kunnen ze ook automatisch worden gegenereerd. Denk aan een taak die ontstaat na goedkeuring van een offerte, of een herinnering om voorraad bij te bestellen zodra een artikel onder het minimumniveau zakt. Zo werkt Taken als een slim verlengstuk van je workflow en processen.

Het resultaat is overzicht en rust: je team weet altijd wat er moet gebeuren en wie verantwoordelijk is. Taken verdwijnen niet in een mailbox of op losse briefjes, maar worden gestructureerd opgevolgd in één centrale omgeving.

Praktijkvoorbeeld

Een installatiebedrijf gebruikte Taken om de opvolging van offertes te verbeteren. Zodra een offerte was goedgekeurd, werd automatisch een taak aangemaakt voor de planner om de werkbon in te plannen. Hierdoor werden opdrachten sneller ingepland en bleef er geen offerte meer liggen zonder opvolging.

Voordelen

Snel en eenvoudig taken aanmaken en toewijzen.
Taken zichtbaar in backoffice én app.
Koppelbaar aan klanten, projecten en werkprocessen.
Slimme koppeling met Automatiseringen voor automatische taken.

3232784

Werkbonnen per jaar

5172

Klanten vertrouwen op OutSmart

Jaren ervaring

OutSmart is gebruiksvriendelijk, compleet en gewoon makkelijk in gebruik. Voor ons dé tool die ik elke organisatie zou aanraden.

Kimberley, Oostendorp Nederland

OutSmart is zeer professioneel en onmisbaar in ons bedrijfsproces. Alle processen draaien nu veel efficiënter.

Twan van Horssen, Mobility Installations

Met of zonder taken in OutSmart

Zo verandert het bijhouden van interne actiepunten met de OutSmart takenmodule.

Situatie	Zonder takenmodule	Met OutSmart taken
Actiepunten bijhouden	Post-its, WhatsApp of losse notities per medewerker	Centrale takenlijst per opdracht, klant of medewerker in OutSmart
Verantwoordelijkheid toewijzen	Mondeling of via app communiceren wie wat doet	Taak toewijzen aan een collega met deadline en prioriteit
Voortgang bewaken	Bellen of vragen of een taak al afgehandeld is	Status per taak zichtbaar: open, in behandeling of afgerond
Koppeling aan klus	Interne taak en werkbon staan los van elkaar	Taak direct koppelen aan een werkbon — altijd de juiste context

Veelgestelde vragen over taken in OutSmart

De takenmodule in OutSmart stelt medewerkers in staat om interne actiepunten, checklists en to-do's aan te maken en te koppelen aan werkbonnen, klanten of projecten. Je wijst taken toe aan collega's, stelt een deadline in en volgt de voortgang vanuit één overzicht. Zo valt geen actiepunt meer tussen wal en schip.

Ja, je kunt taken direct koppelen aan een specifieke werkbon in OutSmart. Zo is altijd duidelijk welke interne acties er nog openstaan voor een bepaalde klus — handig voor monteurs die iets moeten navragen of naleveren na een werkbezoek.

Ja, je kunt een taak toewijzen aan een specifieke collega of afdeling. De toegewezen persoon ontvangt een melding in OutSmart en de taak verschijnt in zijn of haar persoonlijke takenlijst.

Een werkbon is een externe opdracht die aan een klant wordt gekoppeld en gefactureerd. Een taak is een intern actiepunt — een herinnering, controle of opvolging — die niet naar de klant gaat maar intern wordt afgehandeld.

Ja, je kunt terugkerende taken instellen op basis van een interval — dagelijks, wekelijks of maandelijks. Dit is handig voor periodieke interne controles, onderhoudschecks of administratieve taken.

Ja, de takenmodule is een standaardfunctie in OutSmart en inbegrepen in alle abonnementen — van Launch (€168/jaar) tot Maximize. Er zijn geen extra kosten voor het aanmaken of toewijzen van taken.