Dependíamos muito do papel.Graças ao OutSmart conseguimos ganhar eficiência em vários processos com os nossos fornecedores e parceiros. Os clientes estão muito mais satisfeitos.
CapitalGás, Pedro Vaz
Mais de 20.000 utilizadores diários
Tarefas inteligentes, equipa organizada
Como o módulo Tarefas está integrado com o restante do OutSmart, as tarefas também podem ser geradas automaticamente. Por exemplo, criar uma tarefa após a aprovação de uma cotação, ou um lembrete para encomendar mais stock assim que um artigo atinge o nível mínimo. Assim, as Tarefas funcionam como uma extensão inteligente dos seus processos.
O resultado é ordem e tranquilidade: a sua equipa sabe sempre o que tem de ser feito e quem é responsável. As tarefas não desaparecem numa caixa de e-mail ou em papel, mas são acompanhadas de forma estruturada numa única plataforma.
Exemplo prático
Uma empresa de instalação utilizou as Tarefas para melhorar o seguimento de cotações. Assim que uma cotação era aprovada, uma tarefa era criada automaticamente para o planeador agendar a ordem de trabalho. Desta forma, as intervenções foram agendadas mais rapidamente e nenhuma cotação ficava por seguir.
Benefícios
- Criar e atribuir tarefas de forma rápida e simples.
- Tarefas visíveis tanto no backoffice como na app.
- Podem ser ligadas a clientes, projectos e processos de trabalho.
- Integração com Automatizações para tarefas automáticas.
Criação de Tarefas Tarefa criada em segundos — atribuída ao técnico ou colega certoVantagem: Nada esquecido — cada ação pendente visível e atribuída No OutSmart, uma tarefa é criada diretamente a partir de uma ordem de trabalho, de um cliente ou de forma independente. Define o responsável, a data de conclusão e a prioridade — tudo em segundos. A pessoa responsável recebe uma notificação imediata. As tarefas podem ser de qualquer tipo: ligar ao cliente para marcar visita, encomendar peça, enviar proposta de renovação, ou verificar estado de uma reclamação. Qualquer ação de seguimento fica documentada e rastrecável.
"Nada cai nas rachas — cada tarefa tem responsável e data limite." Cliente OutSmart |
Gestão de Prioridades Tarefas urgentes em destaque — equipa focada no que importaVantagem: Equipa produtiva — sem perder tempo em tarefas de baixa prioridade O OutSmart apresenta as tarefas da equipa ordenadas por prioridade e data de vencimento. Tarefas vencidas destacam-se automaticamente. O gestor vê a carga de trabalho de cada colaborador e pode redistribuir quando necessário. As tarefas podem ser organizadas por projeto, por cliente ou por tipo. Filtros rápidos permitem ver apenas as tarefas de hoje, as atrasadas ou as de alta prioridade — em segundos.
"A equipa sabe sempre o que fazer a seguir — sem depender de e-mails ou reuniões de alinhamento." Cliente OutSmart |
Acompanhamento de Estado Estado de cada tarefa visível — conclufída, em curso ou atrasadaVantagem: Gestão transparente — sem precisar de perguntar “como está aquilo?” Cada tarefa no OutSmart tem um estado: pendente, em curso ou conclufída. As atualizações de estado são feitas pela pessoa responsável — o gestor vê o progresso em tempo real sem ter de perguntar. Tarefas bloqueadas podem ter um comentário de justificação. O histórico de tarefas por cliente fica disponível no perfil — útil para saber que seguimentos foram feitos, quando e por quem. Relatórios de tarefas por período mostram a produtividade da equipa administrativa.
"O gestor vê tudo em tempo real — sem reuniões de ponto de situação desnecessárias." Cliente OutSmart |
