Rollen & permissies

Bepaal wie wat mag zien en doen.

Met Rollen & Permissies in OutSmart geef je elke medewerker precies de rechten die hij of zij nodig heeft. Zo bepaal je wie toegang krijgt tot welke onderdelen van de backoffice en de app. Denk aan wie klanten mag aanmaken, wie prijzen mag aanpassen of wie alleen de planning mag inzien zonder deze te kunnen wijzigen.

Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers

Beheer rechten per groep of medewerker

Door medewerkers in gebruikersgroepen te plaatsen, beheer je hun rechten eenvoudig en centraal. Dit verkleint de kans op fouten, beschermt gevoelige informatie en brengt meer structuur in de samenwerking. Zo werkt iedereen veilig en efficiënt binnen zijn eigen verantwoordelijkheden.

Rollen & Permissies zorgen ervoor dat zowel de backoffice als de buitendienst met vertrouwen en duidelijkheid kunnen werken. Managers houden grip op gevoelige data, terwijl medewerkers alleen zien wat voor hun werk relevant is. Dat geeft rust, overzicht en minder kans op miscommunicatie.

Praktijkvoorbeeld

Een installatiebedrijf geeft monteurs alleen toegang tot hun werkbonnen en klantgegevens in de app, maar niet tot prijslijsten of facturen. De verkoopafdeling kan offertes aanmaken, maar mag de planning niet aanpassen. Zo blijft iedereen gefocust op zijn eigen taken en voorkom je fouten.

Voordelen

Meer controle over rechten en toegang
Minder kans op fouten in de backoffice
Beperk inzicht in gevoelige informatie
Flexibel in te richten per functie of medewerker

3232784

Werkbonnen per jaar

5172

Klanten vertrouwen op OutSmart

Jaren ervaring

OutSmart is gebruiksvriendelijk, compleet en gewoon makkelijk in gebruik. Voor ons dé tool die ik elke organisatie zou aanraden.

Kimberley, Oostendorp Nederland

OutSmart is zeer professioneel en onmisbaar in ons bedrijfsproces. Alle processen draaien nu veel efficiënter.

Twan van Horssen, Mobility Installations

Met of zonder rolbeheer in OutSmart

Zo verandert het beheren van gebruikerstoegang met rollen en permissies in OutSmart.

Situatie	Zonder rolbeheer	Met OutSmart rollen en permissies
Toegang tot gevoelige data	Alle medewerkers zien dezelfde gegevens — inclusief prijzen en rapporten	Financiële data, klantprijzen en rapporten alleen zichtbaar voor bevoegden
Monteur-app overzichtelijk houden	Monteurs zien kantoor-functies die niet relevant zijn voor hen	Monteurs zien alleen werkbonnen, planning en formulieren — geen afleiding
Nieuwe medewerker onboarden	Handmatig uitleggen wat iemand wel en niet mag in het systeem	Rol toewijzen — toegang staat direct goed ingesteld op basis van de rolsjabloon
Audit en compliance	Achteraf niet meer te achterhalen wie welke wijziging heeft gemaakt	Acties worden gelogd per gebruiker — altijd terug te vinden wie wat heeft gedaan

Veelgestelde vragen over rollen en permissies in OutSmart

Rollen in OutSmart zijn profielen die bepalen welke functies en data een medewerker mag zien en gebruiken. Een monteur ziet zijn werkbonnen en planning; een planner beheert alle opdrachten; een beheerder heeft toegang tot instellingen en rapportages. Permissies bepalen per module of iemand gegevens mag lezen, aanmaken, bewerken of verwijderen.

Ja, naast de standaardrollen (monteur, planner, beheerder) kun je in OutSmart eigen rollen aanmaken met specifieke permissies. Dit is handig voor functies als projectleider, servicecordinator of financieel medewerker die andere toegangsrechten nodig hebben dan de standaardprofielen.

Dat bepaal jij via de rolinstelling. Standaard hebben monteurs geen toegang tot financiële modules zoals facturatie, prijzen of omzetrapportages. Je kunt dit per rol aanpassen als je bepaalde monteurs of seniormedewerkers meer inzicht wilt geven.

Ga in OutSmart naar Instellingen → Gebruikers en open het profiel van de nieuwe medewerker. Selecteer de gewenste rol en sla op. De medewerker heeft direct de bijbehorende toegangsrechten — er is geen handmatige permissie-instelling per functie nodig.

Ja, OutSmart logt wijzigingen per gebruiker. Je kunt zien wie een werkbon heeft aangemaakt, bewerkt of afgesloten. Dit is waardevol bij audits, klantvragen of interne controle op wie welke actie heeft uitgevoerd en wanneer.

Ja, het beheer van rollen en permissies is een standaardfunctie in OutSmart en inbegrepen in alle abonnementen — van Launch (€168/jaar) tot Maximize. Je kunt een onbeperkt aantal rollen aanmaken en toewijzen.