Rollen & Berechtigungen

Festlegen, wer was sehen und tun darf.

Mit Rollen & Berechtigungen in OutSmart gibst du jedem Mitarbeiter genau die Rechte, die er braucht. So bestimmst du, wer Zugriff auf welche Bereiche des Backoffice und der App bekommt.

Zum Beispiel, wer Kunden anlegen darf, wer Preise ändern darf oder wer nur die Planung einsehen darf, ohne sie zu verändern.

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Mit OutSmart Rollen und Berechtigungen steuerst du, welche Mitarbeiter welche Funktionen sehen und nutzen dürfen. Definiere individuelle Rollen für Disponenten, Techniker, Buchhalter und Manager — jeder sieht nur, was für seine Rolle relevant ist.

Aufgabenverwaltung in OutSmart ermöglicht es, interne Aufgaben und To-Dos deinen Technikern direkt zuzuweisen — mit Priorität, Deadline und Statusverfolgung in Echtzeit. Kein Anruf, kein Zettel: Mitarbeiter sehen ihre Aufgaben sofort in der App. Ab €168/Jahr.

 

Mit Vertrauen und Klarheit arbeiten

Indem du Mitarbeiter in Benutzergruppen einteilst, verwaltest du ihre Rechte einfach und zentral. Das reduziert die Fehlerquote, schützt sensible Informationen und bringt mehr Struktur in die Zusammenarbeit. Jeder arbeitet sicher und effizient innerhalb seiner Zuständigkeiten.

Rollen & Berechtigungen sorgen dafür, dass sowohl Backoffice als auch Außendienst mit Vertrauen und Klarheit arbeiten können. Manager behalten die Kontrolle über sensible Daten, während Mitarbeiter nur das sehen, was für ihre Arbeit relevant ist. Das sorgt für Ruhe, Übersicht und weniger Missverständnisse.

 

Security
 

Praxisbeispiel

Ein Installationsunternehmen gibt Monteuren in der App nur Zugriff auf ihre Arbeitsaufträge und Kundendaten, jedoch nicht auf Preislisten oder Rechnungen. Die Vertriebsabteilung kann Angebote erstellen, aber die Planung nicht ändern. So bleibt jeder auf seine Aufgaben fokussiert und Fehler werden vermieden.

Vorteile
  • Mehr Kontrolle über Rechte und Zugriff
  • Weniger Fehler im Backoffice
  • Einsicht in sensible Informationen beschränken
  • Flexibel für Funktionen oder einzelne Mitarbeiter einstellbar
Icon Nutzer
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Arbeitsauftrage per Jahr

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Unternehmen digitalisiert met OutSmart

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Aufgabenverwaltung mit und ohne OutSmart

SchrittOhne OutSmartMit OutSmart
Aufgaben zuweisenTelefonisch oder per WhatsAppIm System zuweisen — Mitarbeiter per App sofort informiert
Status verfolgenRückruf abwartenEchtzeit-Status: Offen, In Arbeit, Erledigt
Prioritäten setzenVerbal kommunizierenPrioritätsstufe direkt an der Aufgabe sichtbar
Deadlines setzenIn WhatsApp-NachrichtFälligkeitsdatum mit automatischer Erinnerung
Aufgaben für TeamsSeparate WhatsApp-GruppenTeamaufgaben mit zentraler Übersicht
AufgabenhistorieNicht nachvollziehbarVollständige Historie: wer wann was erledigt hat

Häufige Fragen zu Aufgaben in OutSmart

Arbeitsaufträge sind externe Kundenaufträge mit Zeiterfassung, Materialien und Abrechnung. Aufgaben sind interne To-Dos — für Büroarbeiten, Fahrzeugwartung, Schulungen oder andere interne Tätigkeiten ohne Kundenabrechnung.
Ja. OutSmart synchronisiert Aufgaben auf das Gerät des Mitarbeiters. Auch ohne Internetverbindung sind alle zugewiesenen Aufgaben in der App sichtbar.
Ja. OutSmart sendet dir eine Benachrichtigung, sobald ein Mitarbeiter eine Aufgabe als erledigt markiert — sofort, ohne nachfragen zu müssen.
Ja. Für regelmäßige interne Tätigkeiten wie Fahrzeugcheck oder Lagerinventur kannst du Aufgaben mit einem Wiederholungsintervall anlegen. OutSmart erstellt sie automatisch.
Ja. Du kannst eine Aufgabe direkt einem Arbeitsauftrag zuordnen — zum Beispiel „Angebot nachfassen" nach einem abgeschlossenen Auftrag.
Ja. Jede Aufgabe erhält eine Prioritätsstufe (Niedrig, Normal, Hoch, Dringend). Mitarbeiter sehen die Priorität sofort in ihrer App und können entsprechend handeln.
Aufgaben sind in OutSmart ab €168/Jahr enthalten (€14/Monat pro Nutzer). 14 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig.