E-mail & SMS templates

Altijd professioneel en automatisch communiceren.

Met E-mail & SMS templates in OutSmart communiceer je automatisch met klanten op de belangrijkste momenten. Denk aan afspraakbevestigingen, herinneringen, of het versturen van offertes en werkbonnen. Jij bepaalt zelf de tekst en stijl, zodat elk bericht aansluit bij de tone of voice van jouw bedrijf. Zo krijgt je klant altijd een persoonlijk én professioneel bericht, zonder dat jij daar extra werk aan hebt.

Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers

Communiceren in je eigen huisstijl

Naast e-mail kun je ook SMS-templates gebruiken. Deze zijn ideaal voor korte en directe communicatie, bijvoorbeeld bij last-minute wijzigingen of urgente meldingen. Dankzij de automatische koppeling aan je processen ontvangt de klant altijd precies op tijd de juiste informatie – betrouwbaar en overzichtelijk.

Met E-mail & SMS templates bespaar je tijd, verhoog je de klanttevredenheid en geef je je communicatie een consistente uitstraling. Zo combineer je efficiëntie met professionaliteit en hou je grip op elk klantcontact.

Praktijkvoorbeeld

Een installatiebedrijf stuurt klanten automatisch een e-mail zodra een monteur ingepland wordt: “Onze monteur komt morgen tussen 9:00 en 11:00 uur bij u langs.” Bij spoed versturen ze een SMS met de melding dat de monteur onderweg is. Zo blijft de klant altijd perfect op de hoogte.

Voordelen

Automatisch communiceren – minder handmatig werk
Professionele uitstraling – altijd in jouw eigen stijl
Betere klantbeleving – klant blijft goed geïnformeerd
Zowel per e-mail als per SMS beschikbaar

3232784

Werkbonnen per jaar

5172

Klanten vertrouwen op OutSmart

Jaren ervaring

OutSmart is gebruiksvriendelijk, compleet en gewoon makkelijk in gebruik. Voor ons dé tool die ik elke organisatie zou aanraden.

Kimberley, Oostendorp Nederland

OutSmart is zeer professioneel en onmisbaar in ons bedrijfsproces. Alle processen draaien nu veel efficiënter.

Twan van Horssen, Mobility Installations

Met of zonder e-mailtemplates in OutSmart

Zo verandert de klantcommunicatie als e-mails automatisch worden verstuurd via OutSmart.

Communicatiemoment	Zonder e-mailtemplates	Met OutSmart e-mailtemplates
Werkbonbevestiging sturen	Planner stuurt handmatig een e-mail na elke nieuwe werkbon	Bevestigingsmail gaat automatisch zodra de werkbon is aangemaakt
Klant op de hoogte houden	Klant belt voor status — kantoor zoekt op en belt terug	Automatische statusupdate naar klant bij elke statuswijziging
Afgeronde klus communiceren	Handmatig een afsluitende mail opstellen en versturen	Afrondingsmail met werkbonsamenvatting gaat automatisch na sluiting
Consistente huisstijl bewaken	Elke medewerker schrijft e-mails op eigen manier — inconsistent beeld	Alle klantmails zien er identiek uit met jouw logo, kleuren en toon

Veelgestelde vragen over e-mailtemplates in OutSmart

E-mailtemplates in OutSmart zijn vooraf opgestelde e-mailberichten die automatisch worden verstuurd wanneer een werkbon een bepaalde status bereikt. Je stelt de tekst, variabelen en trigger eenmalig in. Daarna communiceert OutSmart automatisch met klanten bij elke statuswijziging — zonder dat de planner handmatig een mail hoeft te sturen.

OutSmart biedt variabelen zoals klantnaam, contactpersoon, opdrachtnummer, datum, tijd, monteursnaam, werkbon-omschrijving en locatie. Je voegt ze in via de variabelenselectie in de templateeditor. OutSmart vervangt de variabelen automatisch met de juiste waarden bij het versturen.

Ja, e-mailtemplates in OutSmart ondersteunen je eigen logo, kleur en bedrijfsnaam. Zo zien alle automatische klantmails er professioneel en herkenbaar uit — passend bij jouw merkidentiteit en niet als een generiek systeembericht.

Je kunt e-mailtemplates koppelen aan verschillende triggers: bij het aanmaken van een werkbon (bevestiging), bij een statuswijziging (update), bij het toewijzen aan een monteur (afspraakinformatie) en bij het sluiten van een werkbon (afronding of tevredenheidsverzoek). Meerdere templates per trigger zijn mogelijk.

Ja, je stelt een reply-to-adres in bij elk template. Klanten die antwoorden op de automatische mail bereiken daarmee het door jou ingestelde e-mailadres, zoals de planner of het algemene servicemailbox.

Ja, e-mailtemplates zijn een standaardfunctie in OutSmart en inbegrepen in alle abonnementen — van Launch (€168/jaar) tot Maximize. Er zijn geen extra kosten voor het aanmaken van templates of het aantal automatische mails dat wordt verstuurd.