OutSmart is gebruiksvriendelijk, compleet en gewoon makkelijk in gebruik. Voor ons dé tool die ik elke organisatie zou aanraden.
Kimberley, Oostendorp Nederland
Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers
Je bepaalt zelf welke informatie uit een e-mail in de werkbon terechtkomt. Denk aan de afzender die direct als klant wordt herkend, of een onderwerpregel die automatisch in de interne memo wordt geplaatst. Ook specifieke trefwoorden, zoals “storing” of “reparatie”, kunnen automatisch de juiste omschrijving vullen. Zo wordt elke mail een gestructureerde en complete werkbon.
Door deze automatisering gaat er geen informatie meer verloren en voorkom je dubbele invoer. Je medewerkers besparen tijd, terwijl klanten sneller geholpen worden. Bovendien verhoogt dit de kwaliteit van de administratie: alle gegevens staan meteen op de juiste plek in OutSmart, zonder handmatige fouten.
Het resultaat is een gestroomlijnde intake van werkopdrachten. Of het nu gaat om een klant die een storing meldt via de website of een intern verzoek dat per mail binnenkomt: alles wordt eenduidig en overzichtelijk vastgelegd.
Praktijkvoorbeeld
Een installatiebedrijf kreeg dagelijks tientallen mails met storingsmeldingen. Voorheen typte de backoffice die handmatig over in OutSmart, wat veel tijd kostte en soms leidde tot fouten. Met Mail to Workorder worden deze mails nu direct omgezet naar werkbonnen, compleet met klantgegevens en omschrijving. Het bedrijf bespaart hierdoor dagelijks uren werk en klanten worden sneller ingepland.
Voordelen
- Automatische omzetting van e-mails naar werkbonnen.
- Minder handmatig werk en kans op fouten.
- Snellere verwerking van klantvragen en storingen.
- Flexibel in te richten met eigen regels en velden.
