Mail to workorder

Van e-mail naar werkbon in één klik.

De Power-Up Mail to Workorder verandert inkomende e-mails automatisch in werkbonnen. Klanten sturen vaak verzoeken, storingsmeldingen of vragen per mail. Normaal gesproken moet je die handmatig overtypen in OutSmart, met alle kans op fouten of vertraging. Dankzij deze Power-Up gaat dat proces volledig automatisch.

Meer dan 20.000 dagelijkse gebruikers

Herken je dit bij het verwerken van storingsmeldingen?

Klanten melden storingen per e-mail. Iemand op kantoor leest de mail, typt alles handmatig over in een werkbon en belt de monteur. Elke keer opnieuw.

Elke storingsmelding handmatig overtypen — tijdrovend en foutgevoelig
Vertraging bij urgent werk — mail gelezen, maar werkbon pas later aangemaakt
Tikfouten en verkeerde klantgegevens — monteur rijdt naar het verkeerde adres
E-mails raken verloren — in de inbox, niet omgezet naar actie
Geen traceerbaarheid — welke mail heeft tot welke werkbon geleid?

Zo werkt het

Van e-mail naar werkbon — automatisch, zonder overtypen

Mail to Workorder zet inkomende e-mails automatisch om naar werkbonnen in OutSmart. Jij bepaalt de regels, OutSmart doet het werk.

Klant stuurt e-mail

Een klant of melder stuurt een storingsmelding of serviceverzoek naar jouw servicemailbox.

OutSmart herkent de e-mail

OutSmart leest de inkomende mail en herkent de afzender als bestaande klant. Adres, contactpersoon en klantgegevens worden automatisch ingevuld.

Werkbon automatisch aangemaakt

Op basis van jouw ingestelde regels wordt direct een werkbon aangemaakt met de juiste gegevens uit de e-mail.

Inplannen via het planbord

De werkbon verschijnt direct in het planbord. De planner wijst een monteur toe en de monteur ziet de opdracht in zijn app.

Volledig traceerbaar

Elke werkbon is herleidbaar tot de originele e-mail. Geen discussies over of een melding is verwerkt.

Storingsmeldingen direct verwerkt — zonder handmatig werk

Mail to Workorder elimineert de handmatige stap tussen het ontvangen van een melding en het aanmaken van een werkbon. Sneller, foutlozer en volledig traceerbaar.

Automatische klantherkenning — afzender wordt direct gematcht met bestaande klant
Configureerbare regels — jij bepaalt welke info uit de mail in de werkbon komt
Direct inplannen — werkbon verschijnt direct in het planbord
Geen overtypen — adres, contactpersoon en omschrijving automatisch overgenomen
Volledig traceerbaar — werkbon gekoppeld aan originele e-mail
Snellere respons — van melding naar monteur in minuten in plaats van uren

Mail to Workorder vs. handmatig verwerken

Elke storingsmelding handmatig overtypen kost tijd en fouten. Zo vergelijkt het:

Situatie	Handmatig	OutSmart Mail to Workorder
E-mail ontvangen	Lezen, beslissen, later verwerken	Direct automatisch omgezet naar werkbon
Klantgegevens invullen	Opzoeken en overtypen, fouten mogelijk	Automatisch herkend en ingevuld
Werkbon aanmaken	5–10 minuten per melding	Seconden, automatisch
Inplannen	Aparte stap, planner moet actie ondernemen	Werkbon direct zichtbaar in planbord
Traceerbaarheid	Niet — mail en werkbon staan los van elkaar	Werkbon gekoppeld aan originele e-mail
Snelheid van respons	Afhankelijk van wanneer iemand de mail leest	Direct na ontvangst e-mail

Geschikt voor elke servicebranche met e-mail storingsmeldingen

Mail to Workorder is nuttig voor elke organisatie die klantmeldingen per e-mail ontvangt:

Installatietechniek

Storingsmeldingen van cv-ketels of klimaatinstallaties direct omgezet naar werkbon — monteur ingepland zonder handmatig werk.

Beveiliging

Alarmmeldingen en storingen aan beveiligingssystemen direct als werkbon in het systeem — sneller schakelen bij urgente situaties.

Bouw & onderhoud

Onderhoudsverzoeken en klachten van opdrachtgevers direct omgezet naar werkbon voor de juiste monteur.

Koeltechniek & HVAC

Storingen aan koelinstallaties direct verwerkt — bij temperatuurproblemen telt elke minuut.

Elektrotechniek

Meldingen van stroomuitval of defecte installaties direct als urgente werkbon ingepland.

Liften & deuren

Storingmeldingen van liften of deuren direct omgezet — veiligheidsincidenten vragen directe actie.

Conversations-modus vs. Werkbon Drop

Mail naar Werkbon kent twee verwerkingsmodi, elk voor een ander gebruiksscenario.

Aspect	Conversations-modus	Werkbon Drop
Verwerking	Automatisch, direct bij binnenkomst	Handmatig, per e-mailbestand
Hoe je e-mail aanlevert	Vast inkomend e-mailadres	.eml-bestand slepen in de BackOffice
Beste voor	Doorlopende serviceaanvragen per e-mail	Regels testen of een mislukte e-mail alsnog verwerken
Inkomende limiet	Dagelijkse limiet van toepassing	Geen dagelijkse limiet
Mailconfiguraties	Gebruikt dezelfde actieve configuraties	Gebruikt dezelfde actieve configuraties

Wat klanten zeggen

Servicebedrijven over hun ervaringen met OutSmart.

„De overstap naar digitale werkbonnen verliep soepel. Inmiddels werken we met veel meer overzicht, snelheid en zekerheid.”

Niels Luijten

Dyzle

„OutSmart geeft ons een overzichtelijk systeem voor projecten, service en onderhoud. De planning is veel eenvoudiger geworden.”

Kimberley

Oostendorp Nederland

„OutSmart heeft onze werkprocessen sterk verbeterd. Dankzij de integratie met AFAS zijn nacalculatie en facturatie perfect geregeld.”

Tom Groot

VKS Schiedam

„Met OutSmart werken we volledig digitaal: monteurs zien direct hun opdrachten en we schakelen sneller bij spoedmeldingen.”

Martijn Kooijman

AaproTect

Veelgestelde vragen over Mail to Workorder

Mail to Workorder is een functie in OutSmart waarmee inkomende e-mails automatisch worden omgezet naar werkbonnen. Je stelt in welke mailbox wordt gemonitord en welke informatie uit de e-mail in de werkbon terechtkomt. Zo hoeft niemand meer handmatig over te typen.

OutSmart vergelijkt het e-mailadres van de afzender met de klantendatabase. Wordt de afzender herkend, dan worden naam, adres en contactgegevens automatisch ingevuld in de werkbon. Onbekende afzenders worden gesignaleerd voor handmatige verwerking.

Ja. Je configureert per mailbox welke informatie uit de e-mail wordt overgenomen: onderwerp als werkopdracht, afzender als klant, prioriteit op basis van trefwoorden en meer. De regels stel je zelf in via de OutSmart beheeromgeving.

Binnen enkele seconden tot minuten na ontvangst van de e-mail. De mailbox wordt continu gemonitord. Zo is de werkbon al aangemaakt terwijl de planner de e-mail nog aan het lezen is.

Bij een onbekende afzender wordt de e-mail gesignaleerd voor handmatige verwerking. Je kunt dan zelf de klant selecteren of een nieuwe klant aanmaken — de overige e-mailinhoud is al voorgevuld.

Ja, juist voor urgente meldingen is Mail to Workorder waardevol. De werkbon wordt direct aangemaakt en zichtbaar in het planbord. De planner kan direct een monteur toewijzen zonder eerst de mail handmatig te verwerken.

Ja. Je kunt meerdere mailboxen koppelen aan OutSmart, bijvoorbeeld een aparte storingslijn en een algemeen serviceadres. Per mailbox stel je eigen regels in voor de werkbon-aanmaak.

Ja. Mail to Workorder werkt met gangbare e-mailproviders. Bij de implementatie wordt de koppeling met jouw mailomgeving ingesteld. Neem contact op met OutSmart voor de specifieke technische vereisten.

Ja. Mail to Workorder kijkt naar de inhoud van de inkomende e-mail, niet naar wie hem verstuurt. Aannemers en hoofdaannemers gebruiken de functie om werkbonnen en opdrachtbevestigingen die zij van onderaannemers of opdrachtgevers per mail binnenkrijgen automatisch als werkbon in OutSmart te laten landen, in plaats van ze handmatig over te typen. Je stelt per mailbox in welke informatie uit de mail in de werkbon terechtkomt. Komt de afzender niet voor in je relatiebestand, dan wordt de werkbon gesignaleerd voor handmatige controle. Daarna kun je de werkbon direct doorzetten naar je boekhoudpakket, bijvoorbeeld Moneybird, Exact Online of Snelstart.

3232784

Werkbonnen per jaar

5172

Klanten vertrouwen op OutSmart

Jaren ervaring

Klaar om slimmer te werken?

Probeer OutSmart 14 dagen gratis. Geen creditcard, geen verplichtingen, gewoon direct aan de slag.