Dependíamos muito do papel.Graças ao OutSmart conseguimos ganhar eficiência em vários processos com os nossos fornecedores e parceiros. Os clientes estão muito mais satisfeitos.
CapitalGás, Pedro Vaz
Mais de 20.000 utilizadores diários
De e-mail à ordem de trabalho em segundos
Define que informação de um e-mail deve ser integrada na ordem de trabalho. Por exemplo, o remetente é reconhecido de imediato como cliente e a linha de assunto pode ser automaticamente transferida para a nota interna. Palavras-chave como “avaria” ou “reparação” podem preencher automaticamente a descrição correta. Assim, cada e-mail transforma-se numa ordem de trabalho completa e estruturada.
Com esta automatização, nenhuma informação se perde e evita-se a duplicação de dados. Os colaboradores poupam tempo, enquanto os clientes são atendidos mais rapidamente. Além disso, melhora-se a qualidade da administração: todos os dados são registados no local certo no OutSmart, sem erros manuais.
O resultado é um registo de pedidos simples e transparente. Seja um cliente que comunica uma avaria através do site ou um pedido interno enviado por e-mail, tudo é registado de forma unificada e organizada.
Exemplo prático
Uma empresa de instalação recebia diariamente dezenas de e-mails com notificações de avarias. Antes, a equipa administrativa copiava manualmente as informações para OutSmart, o que consumia tempo e gerava erros. Com E-mail para Ordem de Trabalho, esses e-mails são agora convertidos diretamente em ordens de trabalho, completos com dados do cliente e descrição. A empresa poupa horas de trabalho por dia e os clientes são agendados mais rapidamente.
Benefícios
- Conversão automática de e-mails em ordens de trabalho.
- Menos trabalho manual e risco de erros.
- Processamento mais rápido de pedidos e avarias.
- Flexibilidade para configurar regras e campos personalizados.
