Dependíamos muito do papel.Graças ao OutSmart conseguimos ganhar eficiência em vários processos com os nossos fornecedores e parceiros. Os clientes estão muito mais satisfeitos.
CapitalGás, Pedro Vaz
Mais de 20.000 utilizadores diários
De e-mail à ordem de trabalho em segundos
Define que informação de um e-mail deve ser integrada na ordem de trabalho. Por exemplo, o remetente é reconhecido de imediato como cliente e a linha de assunto pode ser automaticamente transferida para a nota interna. Palavras-chave como “avaria” ou “reparação” podem preencher automaticamente a descrição correta. Assim, cada e-mail transforma-se numa ordem de trabalho completa e estruturada.
Com esta automatização, nenhuma informação se perde e evita-se a duplicação de dados. Os colaboradores poupam tempo, enquanto os clientes são atendidos mais rapidamente. Além disso, melhora-se a qualidade da administração: todos os dados são registados no local certo no OutSmart, sem erros manuais.
O resultado é um registo de pedidos simples e transparente. Seja um cliente que comunica uma avaria através do site ou um pedido interno enviado por e-mail, tudo é registado de forma unificada e organizada.
Exemplo prático
Uma empresa de instalação recebia diariamente dezenas de e-mails com notificações de avarias. Antes, a equipa administrativa copiava manualmente as informações para OutSmart, o que consumia tempo e gerava erros. Com E-mail para Ordem de Trabalho, esses e-mails são agora convertidos diretamente em ordens de trabalho, completos com dados do cliente e descrição. A empresa poupa horas de trabalho por dia e os clientes são agendados mais rapidamente.
Benefícios
- Conversão automática de e-mails em ordens de trabalho.
- Menos trabalho manual e risco de erros.
- Processamento mais rápido de pedidos e avarias.
- Flexibilidade para configurar regras e campos personalizados.
Notificações Automáticas
E-mail certo, na hora certa, para a pessoa certa — sem ação manualVantagem: Comunicação profissional garantida — sem depender de ninguém se lembrar de enviar O OutSmart envia automaticamente e-mails em cada passo do ciclo de vida de uma ordem de trabalho: confirmação de agendamento ao cliente, atribuição ao técnico, relatório de conclusão com PDF e fatura após aprovação. Cada e-mail é enviado no momento correto sem intervenção humana. Os e-mails automáticos usam os modelos configurados com a marca da empresa: logótipo, cores e assinatura. O cliente recebe comunicação consistente e profissional em cada interação — independentemente de quem criou a ordem.
"Os clientes comentam sempre a nossa comunicação profissional — é tudo automático no OutSmart."
Cliente OutSmart
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Relatórios por E-mail
Relatório de visita enviado automaticamente ao cliente — com fotos e assinaturaVantagem: Cliente recebe documentação completa imediatamente — sem pedidos posteriores Quando o técnico conclui a ordem de trabalho, o OutSmart gera automaticamente um relatório em PDF com todos os detalhes: trabalhos executados, materiais usados, fotos antes/depois, tempo gasto e assinatura digital do cliente. O relatório é enviado por e-mail imediatamente. O relatório serve simultaneamente como confirmação da visita, base para faturação e documento de arquivo para o cliente. Para obras com múltiplas visitas, o OutSmart pode enviar um relatório consolidado no final do projeto.
"Os clientes ficam impressionados com o relatório automático — recebem mais informação do que esperavam."
Cliente OutSmart
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Personalização de E-mails
Conteúdo, remetente e horário configurados — e-mails à medida do negócioVantagem: E-mails que parecem da empresa, não de software — confiança do cliente reforçada No OutSmart, personaliza completamente os e-mails automáticos: conteúdo do assunto e corpo, variáveis dinâmicas (nome, data, técnico), remetente com domínio próprio e horário de envio. Um e-mail enviado às 23h pode ser agendado para as 8h do dia seguinte. Para empresas com múltiplos tipos de cliente (particulares vs empresas), cria modelos de e-mail diferentes por segmento. O cliente particular recebe comunicação mais simples; o cliente corporativo recebe relatório mais detalhado com dados para a contabilidade.
"Os e-mails são enviados em nome da nossa empresa, com o nosso domínio — os clientes não sabem que é automático."
Cliente OutSmart
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